Пандемия серьезно подорвала сам принцип офисной работы, но при этом для федерального правительства, крупнейшего владельца офисного пространства в США, возникли как значительные возможности, так и многомиллиардные риски. Гибридная работа, сокращение площадей и повышение гибкости портфолио недвижимости помогают превратить финансовые риски правительства в экономию для налогоплательщиков. И дают возможность нанимать и удерживать талантливых сотрудников, необходимых правительству.
Но владеют ли агентства всеми необходимыми инструментами, чтобы воспользоваться преимуществами удаленной работы? По-моему, пока еще нет, но эти инструменты доступны им через гибкое рабочее пространство. Вот как гибкая недвижимость может помочь правительству перейти к гибридной работе.
Гибкость превращает риски в возможности и экономию
Пандемия и переход к гибридной работе привели к серьезному несоответствию между портфолио офисных пространств федерального правительства и тем, что необходимо сотрудникам для работы. Площадь государственной недвижимости слишком велика, слишком дорога и мало подходит для совместной работы. Вдобавок официальные лица в недоумении, что с этим делать.
Многие частные компании уже осознали, что есть еще один вариант: гибкое офисное пространство под ключ. Такое пространство не требует первоначальных капитальных вложений. Его можно приобрести за месяцы, а не годы. Краткосрочные условия договора позволяют платить за то, что вам нужно сегодня, и легко расширять или сокращать площади в зависимости от изменения потребностей в будущем. Плата за пространство только тогда, когда оно вам необходимо, — это, пожалуй, самый мощный способ сокращения затрат. А также, отличная возможность создать вашим сотрудникам столь необходимое пространство для совместной работы, после целого года работы на дому.
Поставщики гибкой недвижимости позволяют государственным органам сразу же сокращать сроки аренды, и моментально экономить на этом, давать сотрудникам возможность выбора, экспериментировать с офисом будущего и выигрывать время для уточнения своих долгосрочных потребностей. Без всех этих решений, учитывая размеры федерального правительства, на аренду пустующих помещений могут быть потрачены сотни миллионов долларов.
Аренда заканчивается и требуется долгосрочное сокращение пространства или переезд
Распространенная (и дорогостоящая) дилемма для федеральных чиновников, отвечающих за недвижимость — срок аренды офиса истекает, а в будущем агентству нужно меньше площадей или оно хочет переехать. Поиск другого помещения для аренды или строительство государственного объекта занимает много лет. Поэтому сотрудники, ответственные за договоры, часто вынуждены продлевать дорогую аренду на несколько лет.
Более того, из-за пандемии такое продление еще труднее обосновать, поскольку арендованные помещения слишком велики и в основном пустуют. К счастью, инвестиции агентств в мобильные технологии, сделанные во время пандемии, позволяют быстро и с минимальными капитальными затратами перейти на менее масштабные, но более экономичные гибкие решения.
Кроме того, агентства могут экспериментировать с широким спектром решений для распределенной и удаленной работы, которых так ждут их сотрудники. И в то же время они определяют свои долгосрочные потребности в недвижимости и осуществляют все необходимые закупки.
Наем, удержание и равноправие сотрудников
В новой гибридной модели рабочего пространства сотрудники получат возможность работать в различных условиях в течение недели или разделять каждый рабочий день между разными локациями. Сотрудник может начать свой день с работы из дома, а затем пойти в офис или помещение для коворкинга, чтобы встретиться с коллегами. Более половины (53 %) опрошенных сотрудников говорят, что они хотели бы работать в офисе три дня в неделю или меньше. Как показало исследование компаний WeWork и Workplace Intelligence, трое из четырех сотрудников готовы отказаться от преимуществ в обмен на свободу выбора места работы, как только ослабеет угроза COVID-19. Даже Административно-бюджетное управление Белого дома признало, что многие люди в правительстве предпочли бы в будущем гибридную работу.
Хотя сотрудники предпочитают работать удаленно, многие из них не имеют домашнего офиса своей мечты, или агентства не обеспечивают им справедливых условий при удаленной работе. Требовать, чтобы сотрудники приходили в офис пять дней в неделю, возможно, не лучшее решение, особенно если поездка на работу занимает много времени.
С помощью поставщиков гибкого рабочего пространства работодатели дают своим командам возможность выбирать, где им работать, и справедливо распределяют преимущества удаленной работы между всеми сотрудниками. Работа в так называемом «третьем пространстве», например в ближайшем коворкинге, может повысить вовлеченность в работу и продуктивность персонала.
По мнению одного из бывших администраторов Управления общих служб США гибкость выбора локаций WeWork, расположенных в 120 с лишним городах мира, поможет в найме сотрудников, предлагая им широкий выбор рабочих мест.
Требуется больше подходящего пространства
После полутора лет удаленной работы стало ясно, что типичная планировка этажа с отдельными офисами и рабочими кабинками плохо подходит для совместной работы. Для перепланировки пространства пришлось бы потратить много времени и средств, которые лучше было бы потратить на людей и технологии. А у большинства государственных агентств нет на это ни времени, ни средств. Частные компании обращаются к поставщикам гибкого пространства, чтобы ежемесячно или ежегодно добавлять в свое портфолио многофункциональные пространства для совместной работы. Партнерство с WeWork не требует долгосрочных контрактов или крупных капиталовложений.
Организации с удивлением констатируют, что в WeWork им требуется значительно меньше пространства, чем в традиционных арендованных или собственных локациях. Это связано с тем, что в локациях WeWork много общих пространств. В рамках традиционной аренды значительную часть полезного пространства занимают «специальные пространства», такие как переговорные комнаты, принтерные и серверные помещения, кухни и ресепшн.
В модели гибкого офиса эти площади не входят в пространство, выделенное резиденту, и заказываются по мере необходимости. Поскольку эти помещения и услуги являются общими, резиденты платят только свою часть затрат и получают намного больше услуг более высокого качества. Фактически при традиционной аренде большая переговорная комната или пространство для совместной работы могут быть просто непомерно дорогими для небольших офисов.
Неопределенное будущее требует гибкости
Агентства не могут знать, что станет с недвижимостью через несколько лет, но их сотрудники хотят выбирать, где, когда и как им работать сегодня. Продление истекающих договоров аренды — это не только пустая трата сотен миллионов долларов налогоплательщиков, но и препятствие для привлечения и удержания талантливых сотрудников, которым нужен доступ к качественным локациям, помещениям и рабочим пространствам.
Решения WeWork для государственных организаций —это доступ к традиционным помещениям для коворкинга, отдельным офисам, офисам на весь этаж или целому зданию. Кроме того, государственные служащие могут выбирать из сотен локаций WeWork в США и более чем 30 странах с помощью таких продуктов, как безлимитный доступ WeWork и WeWork On Demand.
В каждом варианте WeWork предоставляется все необходимое для офисной работы. Для более важных или секретных проектов доступны нестандартные технологические решения безопасности а для несекретных работ инфраструктура безопасности уже обеспечена. WeWork имеет большой опыт работы с государственными органами и, если это необходимо, может предоставить выделенную пропускную способность передачи данных, частную проводную локальную сеть и даже сегментированные помещения с ИТ-оборудованием.
Во многих странах государственные агентства уже переехали в локации WeWork. В Азии местное правительство арендовало отдельный этаж в одном здании, чтобы создать пространство для технологических инноваций. В Европе федеральное агентство перевело команду цифрового развития из 200 человек в WeWork, когда она перестала помещаться в существующие офисы. В Северной Америке военное агентство выбрало WeWork для размещения своей команды из 250 человек на этаже, защищенном в соответствии с требованиями агентства. А в Мехико одно межправительственное агентство переехало в WeWork из своего офиса, поврежденного землетрясением.
Хотите узнать, как WeWork может помочь вам в решении ваших проблем с недвижимостью? Свяжитесь с нами и мы найдем для вас лучшее решение из всех возможных!
Дэн Мэтьюз — руководитель отдела федеральных продаж WeWork. Проработал более 20 лет в Вашингтоне, округ Колумбия, в том числе в Конгрессе США. В последнее время был комиссаром Службы общественных зданий Управления общих служб США.
Подбираете новое рабочее пространство?
