Что такое гибкое офисное или рабочее пространство?

Возможность использовать гибкое рабочее пространство, необходимое командам для выполнения задач, может существенно повысить качество взаимодействия в коллективе и его настрой

WeWork 1460 Mission St в Сан-Франциско. Фотографии предоставлены WeWork

Гибкое офисное пространство — это тип рабочего пространства, где сотрудникам предоставляется несколько вариантов рабочих мест и способов работы. В отличие от традиционных офисов с выделенными и закрепленными рабочими местами, в гибких офисных пространствах работники могут сами выбирать зону офиса, которая лучше всего подходит для той или иной задачи. 

Гибкие рабочие пространства можно легко перепланировать в соответствии с меняющимися бизнес-целями или быстро расширять и уменьшать, чтобы размещать в них команды разной численности. Эти виды динамичных офисных пространств обычно используются в сочетании с гибким графиком работы, чтобы предоставить командам свободу выбирать где, когда и как они хотят работать.

Что такое гибкий график работы?

Гибкий график работы — это термин, используемый для описания любой схемы работы, отличной от традиционного рабочего графика или локации. Под ним подразумевается работа в разных местах в пределах одного и того же офиса, работа из дома или с удаленного рабочего места, работа на неполный рабочий день или по скользящему графику.

Если работник не привязан к неудобному рабочему графику и ему не нужно ежедневно добираться на работу и обратно в час пик в перегруженном транспорте, он может не только тратить больше времени и энергии на работу и выполнять ее более качественно, но и в целом может чувствовать себя счастливее и даже продуктивнее, чем коллеги, вынужденные ходить в офис. Гибкий график работы дает людям возможность работать как они хотят и где хотят, поддерживая при этом здоровый баланс между работой и отдыхом. Работая по своему графику, сотрудники могут также заняться и другими, не менее важными делами, например сходить к врачу или завезти детей в школу без пробок в час пик и не пользуясь переполненным транспортом.

Гибкий график работы не только дает отдельным сотрудникам возможность работать в соответствии с их конкретными потребностями, но также помогает компаниям сократить расходы и максимально эффективно использовать планировку своих офисов за счет увеличения доступного пространства. Когда в офисе меньше людей в отдельно взятый момент времени, проще создавать зоны общего пользования, где команды могут спонтанно собираться и вести совместную работу, или тихие зоны, куда сотрудники могут удалиться с ноутбуком, чтобы сосредоточиться на конкретной задаче.

Важные аспекты гибкого рабочего пространства 

Гибкие рабочие пространства или «гибкие офисные пространства» адаптируются под уникальные и меняющиеся требования компании в любой момент времени, поэтому, естественно, каждый офис будет немного отличаться. Но есть ряд основных элементов, которые присутствуют практически во всех гибких пространствах. Они обеспечивают определенную универсальность и стимулируют совместную работу.

Существующий офис можно разбить на несколько частей, включая хаб для совместной работы и зону отдыха с менее плотной посадкой. Изображение предоставлено WeWork.
  • Дизайны с открытой планировкой.Первые офисы с открытой планировкой появились более века назад в Нью-Йорке, но знакомый стиль открытой планировки, который мы видим сегодня, приобрел популярность в 1960-х годах, когда дизайнеры интерьеров искали способы эффективного размещения больших команд, убрав физические стены между работниками. Сегодня концепция офиса с открытой планировкой широко распространена и является фундаментальным аспектом гибкого рабочего пространства, обеспечивающим свободное взаимодействие между разрозненными отделами.
  • Тихие зоны.Документально подтвержденный побочный эффект открытых офисных планировок — высокий уровень шума в помещении. В гибких рабочих пространствах это сглаживается за счет тихих зон, где работники могут сосредоточиться на задачах и их не будут отвлекать. Они бывают разных форм и размеров — от открытых пространств в каком-нибудь тихом уголке здания до индивидуальных телефонных будок со звукоизоляцией.
  • Адаптируемые рабочие места. Гибкое офисное пространство часто включает в себя рабочие места нестандартного вида. Столы для работы стоя в зонах общего пользования позволяют реализовать идею свободного перемещения в пространстве и его использования различными способами. В спокойных уголках офиса, таких как кофе-бары и зона ресепшн, удобные кресла и естественное освещение формируют гибкие пространства с располагающей обстановкой, где люди захотят остаться.
  • Общие услуги.Люди, которые привязаны к одному месту в офисе, естественно, имеют обыкновение хранить все необходимое для работы на своих рабочих местах и рядом с ними. В гибком пространстве все это расположено централизовано, и все могут пользоваться необходимыми ресурсами. Сюда входят офисные принадлежности, принтеры и офисная еда, или же целые пространства, такие как переговорные комнаты или зоны общего пользования для неформального общения.

Преимущества гибкого рабочего пространства

Гибкое рабочее пространство позволяет преодолеть ряд препятствий, снижающих продуктивность, которые, как правило, имеются в традиционном офисе. Рассмотрим типичный план реализации проекта. Сначала проводится несколько коротких неформальных личных встреч в узком кругу людей, потом начинается более масштабное и структурированное обсуждение. Затем, возможно, командам придется разделиться на небольшие группы или каждому работать самостоятельно над своими задачами.

В традиционном офисе все это происходит в одном месте, хотя требования к пространству для выполнения проекта со временем меняются. А в гибком офисном пространстве люди могут выбрать наиболее подходящее рабочее место для того, чем они занимаются в данный момент. Это означает, что они могут работать с ноутбуком в тихой зоне, где можно сосредоточиться, могут использовать неформальное общее пространство для встреч и бесед с руководителями других команд за чашкой кофе или же могут взять пару дней для того, чтобы поработать удаленно. Удачно спроектированное гибкое рабочее пространство позволяет сотрудникам делать передышку и работать в своем ритме с максимальной эффективностью.

Владельцам бизнеса, помимо производительности, гибкие рабочие пространства обеспечивают и другие преимущества. Наиболее адаптивные офисные планировки позволяют динамично развивающимся компаниям расширять пространство в период роста и сокращать его, когда в офисе находится меньше персонала. Динамические пространства, конфигурацию которых можно легко менять, помогают в создании офисных планировок c соблюдением требований социального дистанцирования, что является ключевой задачей для обеспечения безопасности работников, когда они возвращаются в офисы. Гибкие офисы также могут работать практически с максимальной заполняемостью, что помогает снизить расходы по аренде.

Важность планировки офиса

Пандемия COVID-19 вновь привлекла внимание к дизайну и планировке наших общественных мест. Мы стали передвигаться по городу по-другому. А по мере того, как будут ослабевать ограничения и мы постепенно будем возвращаться в бары, рестораны, спортивные залы и офисы, также изменятся и способы использования пространств внутри помещений.

Большая часть рабочих пространств была адаптирована под рекомендации социального дистанцирования: была выполнена перестановка рабочих столов, усилены меры по уборке и внедрены системы одностороннего движения. Гибкие офисные пространства помогают компаниям выполнить эту конкретную задачу с минимальными изменениями устоявшегося порядка и позволяют командам легко рассредотачиваться в пределах всего общего пространства или работать удаленно.

WeWork 1460 Mission St в Сан-Франциско.

Если абстрагироваться от проблемы пандемии, хорошая планировка офиса — это планировка, которая обеспечивает оптимальные условия для безопасности, комфорта и функциональности. Гибкое офисное пространство повышает продуктивность, предоставляя командам доступ к общим пространствам и ресурсам, необходимым для выполнения задач. Планировка офиса, которая стимулирует творческий потенциал сотрудников и учитывает их меняющиеся потребности — на всем протяжении реализации проекта или в течение дня — помогает им, облегчая выполнение поставленных задач и достижение целей.

Как обустроить гибкое пространство в вашем офисе 

Создание гибкого офисного пространства подразумевает нечто большее, чем несколько кресел-мешков рядом с кофемашиной. Также необходимо создать и поддерживать динамичную рабочую среду, в которой реализуется идея использования различных зон офиса, когда они необходимы. Изменение планировки офиса — это просто, изменение офисной культуры — задача посложнее. 

Попробуйте изменить формальное предназначение пространств, которые обычно используются только для одной цели. Скучная переговорная комната, которой вы пользуетесь лишь раз в месяц для подведения итогов, может стать идеальным пространством для функционально ориентированной рабочей зоны или просто местом, где можно спокойно просмотреть электронную почту. Кабинки для совещаний и удобная мебель помогут обустроить тихие зоны в офисах с открытой планировкой без необходимости возводить громоздкие перегородки.

Технологии играют важную роль в дизайне гибкого офиса. Убедитесь, что рядом с большинством мест есть удобный доступ к розеткам для зарядки устройств и устойчивая сотовая сеть для беспроводной передачи данных в каждом уголке офиса. Стандартизируйте настройку аудио- и видеоподключения для презентаций в разных помещениях, чтобы обеспечить максимальную слаженность при проведении встреч в любой части офиса.

Мы — заложники привычки. Компании может потребоваться время для адаптации к новому способу работы. Но создавая универсальные пространства и реагируя на особенности использования их вашими командами, вы можете начать осознавать преимущества офисов с гибким дизайном.

WeWork предлагает динамичные, гибкие и прекрасно оформленные рабочие пространства, которые учитывают меняющиеся потребности работников. Узнайте больше о том, как WeWork переосмыслила будущее гибких схем работы,и выясните, как вы можете изменить культуру труда в своей компании.

Стив Хогарти (Steve Hogarty) — писатель и журналист из Лондона. Он является редактором статей о путешествиях в газете City AM и заместителем редактора журнала City AM Magazine, где он пишет о технологиях, путешествиях и развлечениях.

Подбираете новое рабочее пространство?

Была ли эта статья полезной?
Категория
Гибкие продукты
Тэги
Брокер
Гибкое пространство
Стратегия недвижимости