La pandemia interrumpió el trabajo en oficina de manera significativa. También creó oportunidades significativas y riesgos multimillonarios para el gobierno federal, el propietario y ocupante de espacio de oficina más grande de los EE. UU. Para el Gobierno, adoptar el trabajo híbrido y un portafolio inmobiliario más pequeño y flexible convierte el riesgo financiero en un ahorro para los contribuyentes, además de que es una oportunidad para reclutar y retener a los empleados talentosos que necesita.
Pero ¿los organismos gubernamentales tienen todas las herramientas que necesitan para aprovechar las oportunidades creadas por el trabajo a distancia? Se podría decir que no en este momento, pero esas herramientas están disponibles para ellas a través de espacios de trabajo flexibles. A continuación, se muestran algunas formas en las que las soluciones de bienes raíces flexibles pueden ayudar al gobierno a hacer el cambio hacia el trabajo híbrido.
La flexibilidad convierte los riesgos en oportunidades y ahorros
La pandemia y el cambio al trabajo híbrido dejaron en evidencia la desconexión masiva que existe entre el portafolio de espacio de oficina del Gobierno federal y lo que los empleados necesitan para hacer su trabajo. La presencia inmobiliaria del Gobierno es demasiado grande, demasiado costosa y está mal configurada para adaptarse al trabajo colaborativo. Sin embargo, los funcionarios tienen una tremenda incertidumbre sobre qué hacer al respecto.
Muchas empresas privadas ya se han dado cuenta de que hay otra opción: espacio de oficina flexible listo para usar. Este tipo de espacio no requiere capital inicial, se puede adquirir en meses (no en años) y tiene compromisos a corto plazo, por lo que puedes pagar lo que necesitas hoy y expandir o reducir fácilmente el tamaño para cumplir con los requisitos cambiantes del mañana. Pagar por espacio cuando lo necesitas, y solo cuando lo necesitas, es quizás la herramienta más poderosa para reducir costos y crear el espacio para la colaboración que tus empleados necesitan después de un año de trabajo desde casa.
Los proveedores de bienes raíces flexibles permiten a los organismos reducir los contratos de arrendamiento que vencen ahora, ahorrar dinero de inmediato, brindar opciones a los empleados, experimentar con la oficina del futuro y ganar tiempo para determinar sus requisitos a largo plazo. Sin estas soluciones, dado el tamaño del Gobierno federal, cientos de millones de dólares pueden desperdiciarse en arrendamientos vacíos.
Un contrato de arrendamiento que expira con una reubicación o una reducción de espacio a largo plazo
Un dilema común (y costoso) para los funcionarios federales de bienes raíces es tener un contrato de arrendamiento de oficina que vence mientras se sabe que el organismo tiene un requisito de espacio más pequeño en el futuro o que quiere reubicarse. Dados los años que lleva reemplazar un arrendamiento o construir una instalación propiedad del Gobierno, los funcionarios contratantes a menudo se sienten forzados a tener costosas extensiones de arrendamiento de varios años.
Sin embargo, la pandemia ha hecho que las extensiones como esta sean aún más difíciles de justificar, ya que los arrendamientos están en su mayoría disponibles y son más grandes de lo necesario. Afortunadamente, la inversión que los organismos hicieron en tecnología móvil durante la pandemia significa que pueden cambiar a soluciones flexibles más pequeñas y menos costosas rápidamente y con un mínimo de desembolso de capital.
Los organismos pueden experimentar con toda la gama de soluciones de trabajo distribuido y remoto que sus empleados desean mientras firman sus necesidades inmobiliarias a largo plazo y realizan los trámites correspondientes.
Empleados: contratación, retención y equidad
En el nuevo modelo híbrido de espacio de trabajo, los empleados podrán trabajar desde varios entornos en una semana determinada, y también podrán dividir cada día de trabajo entre diferentes ubicaciones. Un empleado puede comenzar su día trabajando desde casa y luego ir a una oficina o espacio de coworking para reunirse con colegas. De hecho, más de la mitad (53 %) de los empleados que encuestamos dicen que quieren trabajar en oficinas tres días a la semana o menos. Tres de cada cuatro empleados afirmaron que dejarían de lado un beneficio a cambio de elegir dónde trabajar una vez que la COVID-19 deje de ser una amenaza, según un estudio de WeWork y Workplace Intelligence. Incluso la Oficina de Administración y Presupuesto de la Casa Blanca reconoció que el trabajo híbrido es manera preferida para muchos empleados gubernamentales.
Si bien los empleados prefieren trabajar de forma remota, muchos no tienen la experiencia de trabajo en casa de sus sueños o no pueden contar con beneficios equitativos debido a las políticas de teletrabajo de la agencia. Obligar a los empleados a ir a la oficina cinco días a la semana puede no ser la mejor solución, especialmente si se hay traslados largos o complicados de por medio.
Al agregar proveedores de espacios de trabajo flexibles como opción, los empleadores dan a sus equipos el poder de elegir dónde trabajar y les garantizan que los beneficios de una mejor experiencia de teletrabajo estén disponibles para todos los empleados correspondientes de manera equitativa. Trabajar desde un “tercer” espacio, como una ubicación de coworking cercana, puede aumentar su productividad y compromiso.
Un antiguo administrador de GSA cree que la flexibilidad de las ubicaciones que WeWork, en más de 120 ciudades de todo el mundo, puede ayudar con los esfuerzos de reclutamiento de personal, ya que proporciona más opciones en las estaciones de servicio.
Un requisito para más espacio adecuado
Después de un año y medio de teletrabajo, el típico piso de oficinas privadas privada y cubículos es demasiado grande y poco adecuado para el trabajo colaborativo que atrae a los empleados de vuelta a la oficina. Reconfigurar el espacio existente lleva años e importantes inversiones de capital, que la mayoría de las agencias no tienen o podrían invertir mejor en personas o tecnología. En cambio, las empresas se están orientando hacia proveedores flexibles para agregar espacios colaborativos y llenos de amenidades a su portafolio de forma rápida y por un plazo mensual o anual. Cuando uno se asocia con WeWork, no hay necesidad de contratos a largo plazo o grandes inversiones de capital.
Las organizaciones descubren que necesitan mucho menos espacio con WeWork del que necesitarían en una ubicación tradicional alquilada o propia. Eso se debe a que hay muchos espacios compartidos en ubicaciones de WeWork. Los requisitos de “espacio especial”, como salas de reuniones, salas de impresoras y servidores, despensas y áreas de recepción, a menudo ocupan una parte mayor del espacio utilizable dedicado del inquilino en un contrato de arrendamiento tradicional.
En un modelo flexible de oficina, estos espacios se pueden encontrar fuera del espacio dedicado de un miembro y reservar según sea necesario. Debido a que estas amenidades son compartidas, los miembros solo pagan una parte proporcional de sus costos y tienen acceso a una cantidad y calidad de amenidades mucho mayor. De hecho, bajo un arrendamiento tradicional, una sala de reuniones grande o un espacio colaborativo puede ser simplemente inalcanzable para una oficina más pequeña.
Un futuro incierto requiere flexibilidad
Las agencias no saben lo que depara el futuro para los bienes raíces durante los próximos años, aunque sus empleados quieren opciones sobre dónde, cuándo y cómo trabajar hoy mismo. Aferrarse a los contratos de arrendamiento que van a expirar no solo supone un despilfarro de cientos de millones de dólares de los contribuyentes, sino que también limita la posibilidad de acceder a espacios de calidad, ubicaciones y opciones de espacios de trabajo necesarios para retener y atraer a empleados con talento.
WeWork Government Solutions puede ofrecer acceso a espacios de coworking tradicionales, oficinas privadas, suites de piso completo y edificios enteros. Los empleados gubernamentales también pueden optar por utilizar cientos de ubicaciones de WeWork en EE. UU. y en más de 30 países a través de productos que incluyen WeWork All Access y WeWork On Demand.
Cada opción de WeWork incluye aspectos básicos de oficina. La infraestructura de seguridad para el trabajo no clasificado ya está en marcha, mientras que las soluciones tecnológicas personalizadas están disponibles para proyectos más sensibles o clasificados. WeWork ya cuenta con una amplia experiencia trabajando con gobiernos y puede proporcionar banda ancha exclusiva, conexión VLAN privada por cable e incluso armarios de TI privados y segmentados cuando sea necesario.
Entidades gubernamentales de todo el mundo ya se han mudado a ubicaciones de WeWork. En Asia, un gobierno local arrendó un piso privado en un edificio a fin de crear un espacio para la innovación tecnológica. En Europa, un organismo federal trasladó su equipo de desarrollo digital de 200 personas a WeWork cuando superó la capacidad en sus oficinas existentes antes de lo previsto. En América del Norte, un organismo militar eligió WeWork para albergar a su equipo de 250 personas en un piso seguro diseñado a fin de cumplir con sus especificaciones. Y, en Ciudad de México, un organismo intergubernamental se mudó a WeWork después de que un terremoto dañara su oficina.
Ponte en contacto con nosotros para ver cómo WeWork puede ayudarte a resolver tus necesidades inmobiliarias.
Dan Mathews es jefe de ventas federales en WeWork. Ha pasado más de 20 años trabajando en Washington, D. C., lo que incluye más de dos décadas en Capitol Hill. Recientemente, fue comisionado del Servicio de Edificios Públicos de los Estados Unidos en la Administración de Servicios Generales.
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