パンデミックの影響で、オフィスを取り囲む状況は大きく変化しました。それは同時に、米国最大のオフィススペース所有者である連邦政府にも、大きなチャンスとともに数十億ドルのリスクをもたらしました。政府にとって、ハイブリッドワークや、より小規模で柔軟性のある不動産ポートフォリオを採用することは、財政リスクを税金の節約に変貌させ、必要とする有能な職員を採用し、保持できる機会にもなります。
とはいえ、政府機関にはリモートワークの機会を活かせるツールが十分に揃っているでしょうか。現時点ではそうとは言えませんが、柔軟なワークスペースを活用すれば、そのようなツールを手に入れることができます。この記事では、政府がハイブリッドワークに移行するにあたり、柔軟な不動産がどのように役立つかをご紹介します。
柔軟性があると、リスクがチャンスに変わり、節約につながる
パンデミックの発生とハイブリッドワークへの移行により、連邦政府のオフィススペースのポートフォリオと、職員の業務遂行に必要なものとの間には、大きな隔たりがあることが明らかになりました。政府が所有する不動産は、共同作業を行うには面積が広すぎ、コストがかかりすぎ、レイアウトが適していません。しかし、どのように対応すればいいのか、担当者には非常に大きな不安がのしかかっています。
多くの民間企業はすでに、「入居と同時に使える柔軟なオフィススペース」という新たな選択肢があることに気づいています。この種のワークスペースは、先行投資を必要とせず、数年単位ではなく数か月単位で利用でき、短期契約が可能なため、現時点で必要な分だけを支払い、将来、変化する要件に合わせて簡単に拡張または縮小することができます。必要なときに必要な分のスペースを確保できることは、コスト削減につながるだけでなく、1 年間の在宅勤務を経た職員が求めるコラボレーションのためのスペースを確保する最も強力なツールとなるでしょう。
柔軟性のある不動産の選択肢をもつことで、各省庁は期限間近の賃貸契約を終了させ、即座にコストを削減し、職員に選択肢を与え、未来のオフィスを試し、長期的な要件を掌握するための時間を確保することができます。このソリューションがなければ、連邦政府の規模を考えると、何億ドルもの税金が空きオフィスのリース契約に浪費されてしまうかもしれません。
リース期間が満了し、長期的にスペースを縮小または移転する場合
連邦政府の不動産担当者にとってよくある（そして高くつく）ジレンマは、期限付きのオフィスリースを契約している一方で、将来的に省スペースや移転の必要性に迫られるとわかっていることです。リース物件の変更や政府所有の施設の建設には何年もかかるため、契約担当者は高額な数年間のリース延長を余儀なくされることが多くなります。
しかし、パンデミックの影響で、このようなリースの延長を正当化することが一層難しくなっています。これらの物件は空き状態になっており、必要以上に広すぎる場合が多いからです。幸いなことに、パンデミックの期間中に各省庁がモバイルテクノロジーに投資したことで、より小規模で安価な柔軟なソリューションに迅速かつ最小限の資本支出で移行することができます。
そうすると各省庁、長期的な不動産のニーズを把握し、そのための調達を進めながら、職員が望む分散型やリモートワークのソリューションを試してみることができます。
職員の採用、保持、および公平性
新しいハイブリッドワークプレイスモデルでは、職員は 1 週間のうち日によって違う環境で仕事をすることができ、また、1 日の中で違うロケーションで業務を行うこともできます。朝は在宅で勤務し、その後、同僚のいるオフィスやコワーキングスペースに行くこともできます。実際、WeWork が調査した職員の半数以上（53%）が、週 3 日以下ならオフィスで働きたいと答えています。WeWork と Workplace Intelligence が実施した調査によって、4 人のうち 3 人が、新型コロナウイルス感染症の脅威がおさまったら、勤務場所を自由に選べるのであれば、テレワークのメリットを諦めても構わない、と答えたことが明らかになりました。ホワイトハウスの行政管理予算局はすら、ハイブリッドワークが政府職員の多くにとって望ましい方法であることを認めています。
ところが、リモートワークを希望しても、自宅に快適なホームオフィスを持てる職員は限られ、また省庁のテレワーク・ポリシーの恩恵を公平に受けられない場合もあります。週 5 日の出勤が義務化されても、特に通勤時間が長かったりする場合は、出勤に見合う効果は期待できないかもしれません。
柔軟なワークスペースを選択肢を加えることで、チームは働く場所を自分で選択できるようになり、テレワークの増加に伴うメリットを対象となる全職員が等しく享受できるようになります。自宅近くのコワーキングスペースなど、いわゆる「第 3 のスペース」で仕事ができると、生産性やエンゲージメントが高まります。
一般調達局（GSA）の元局長は、世界中の 120 以上の都市にある WeWork の柔軟なロケーションを利用することで、勤務地の選択肢を増やすことができ、人材確保に役立つだろう述べています。
より多くの適切なスペースの必要性
テレワークを導入して 1 年半が経過した現在、プライベートオフィスと間仕切りで仕切られた大部屋で構成された典型的な省庁のフロアプランでは、広すぎて、職員が職場復帰しても共同作業には適していません。既存のスペースを再構築するには、何年もかけて大規模な設備投資を行う必要がありますが、ほとんどの政府機関にはそのような資金がなく、むしろ人材や技術に資金を回すべきだと考えています。企業では、柔軟性のある不動産を活用して、アメニティに富んだコラボレーションスペースを、月単位または年単位で素早くポートフォリオに追加しています。WeWork との提携に、長期契約や大規模な設備投資は必要ありません。
WeWork を利用した場合、従来のリース契約物件や自社スペースよりも大幅に少ないスペースで済むことは明らかです。なぜなら、WeWork ロケーションには多くの共有スペースがあるからです。会議室、プリンタールーム、サーバールーム、パントリー、受付エリアなどの「特別なスペース」が必要な場合、従来のリース契約では、これらがテナントの専用スペースのかなりの部分を占めてしまいます。
柔軟なオフィスモデルでは、これらのスペースはメンバー専用スペース以外の場所に設けられ、必要に応じて予約ができます。アメニティは共有なため、メンバーはコストを比例配分するだけで、より質の高いアメニティをこれまでより多く利用できます。実際、従来のリース契約では、大規模な会議室やコラボレーションスペースは、小規模なオフィスではコストの面から無理な場合があります。
先の読めない未来には、柔軟性が求められる
この先数年で不動産の未来がどのようになるか、政府機関には明確にわかりませんが、職員は、どこで、いつ、どのように働くかを自分で選択したいと考えています。期限切れが近づくリース物件の契約を延長することは、何億ドルもの税金が無駄になるだけでなく、優秀な職員を保持し、惹きつけるために必要な、質の高いスペース、ロケーション、ワークスペースの選択肢を制限してしまいます。
WeWork 政府向けソリューションは、従来のコワーキングスペース、プライベートオフィス、専用フロアスイート、ビルの全館利用を提供します。また、政府職員は、WeWork All Access や WeWork On Demand などのサービスを通じて、米国および世界 30 か国以上にある数百の WeWork ロケーションを利用できます。
WeWork の各オフィスには、オフィスワークの必需品が完備されています。機密保持の必要のない業務向けのセキュリティ・インフラストラクチャはすでに導入されていますが、より機密性の高いプロジェクトには、カスタム・テクノロジー・ソリューションが利用できます。WeWork はすでに政府機関との業務経験が豊富にあり、必要に応じて専用線、プライベート有線VLAN、さらにはセグメント化されたプライベートITクローゼットを提供することができます。
世界各国の多くの政府機関は、すでにWeWork ロケーションに入居しています。アジアのある地方自治体は、ビルのプライベートフロアを契約し、技術革新のためのスペースとして利用しています。ヨーロッパのある連邦政府機関は、200 人から成るデジタル開発チームの急増に既存のオフィスでは追いつかず、チームを WeWork に移転させました。北米では、ある軍事機関が、250 人のチームを収容するために、独自の仕様に合わせて設計された WeWork の安全なフロアを選びました。メキシコシティでは、ある政府機関が地震でオフィスが損傷した際、WeWork に入居しました。
ぜひお問い合わせいただき、WeWork がどのように組織の不動産ニーズを解決できるかを確かめてください。
Dan Mathews は、WeWork の連邦政府担当営業責任者です。連邦議会関連の 20 年ほどの仕事を含むワシントン D.C. での勤務経験は 20 年以上に及びます。WeWork 入社前は、一般調達局の米国公共建築部門でコミッショナーを務めていました。
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