Los espacios flexibles ayudan a los organismos públicos a ahorrar dinero

¿No sabes cómo reajustar tu cartera de oficinas? En WeWork podemos ayudarte

WeWork 660 North Capitol Street NW en Washington, D.C. (EE. UU.). Fotografías de WeWork

La pandemia ha trastocado las oficinas de manera profunda. También ha creado importantes oportunidades y riesgos multimillonarios para el gobierno federal, el principal propietario y ocupante de espacios de oficina en los EE. UU. Para el gobierno, la adopción del trabajo híbrido y una cartera inmobiliaria más pequeña y flexible convierte el riesgo financiero en ahorro para el contribuyente, a la vez que supone una oportunidad para contratar y retener a los empleados con talento que la administración necesita.  

Pero ¿disponen los organismos públicos de todas las herramientas necesarias para aprovechar las oportunidades que ha traído consigo el trabajo a distancia? Yo diría que ahora mismo no, pero esas herramientas están a su disposición a través de los espacios de trabajo flexibles. A continuación podrás conocer algunas formas en las que la flexibilidad inmobiliaria puede ayudar a la administración a prepararse para el trabajo híbrido. 

La flexibilidad convierte los riesgos en ahorro y oportunidades

La pandemia y la transición al trabajo híbrido revelaron una enorme desconexión entre la cartera de espacios de oficina del gobierno federal y lo que los empleados necesitan para hacer su trabajo. La ocupación de espacios por parte de la administración es demasiado grande y costosa. Además, no está bien planteada para trabajar de manera colaborativa. Sin embargo, los trabajadores públicos sienten una gran incertidumbre sobre lo que pueden hacer al respecto. 

Muchas empresas privadas ya se han dado cuenta de que existe otra opción: el espacio de oficina flexible y listo para usar. Este tipo de espacio no requiere capital inicial, se puede contratar por meses (en lugar de años) y los compromisos se adquieren a corto plazo, por lo que puedes pagar hoy por lo que necesitas y ampliar o contratar con facilidad para satisfacer tus necesidades en el futuro si estas cambian. Pagar por el espacio cuando lo necesitas —y solo entonces— es quizás la herramienta más poderosa para reducir los costes y crear el espacio para la colaboración que tus empleados requieren tras un año de trabajo desde casa. 

Los proveedores inmobiliarios flexibles permiten a los organismos evitar la renovación de los contratos de arrendamiento que vencen ahora, ahorrar dinero de inmediato, ofrecer opciones a los empleados, experimentar con la oficina del futuro y ganar tiempo para determinar sus necesidades a largo plazo. Sin estas soluciones, dado el tamaño del gobierno federal, podrían malgastarse cientos de millones de dólares en arrendamientos vacíos.  

Un alquiler que vence con una reducción o reubicación de espacio a largo plazo

Un dilema común (y costoso) para los trabajadores públicos federales de bienes raíces es tener un contrato de arrendamiento de oficinas a punto de vencer mientras son conscientes de que el organismo va a necesitar un espacio más pequeño en el futuro o quiere reubicarse. Dados los años que lleva reemplazar un arrendamiento o construir unas instalaciones propiedad de la administración, los trabajadores públicos a cargo de la contratación suelen sentirse obligados a incurrir en costosas ampliaciones de plazo del arrendamiento durante varios años. 

WeWork 700 K Street Northwest en Washington, D.C. (EE. UU.).

Sin embargo, la pandemia ha provocado que este tipo de ampliaciones resulten aún más difíciles de justificar, ya que los espacios arrendados están en su mayoría vacíos y son más amplios de lo necesario. Afortunadamente, la inversión que hicieron los organismos en tecnología móvil durante la pandemia permite pasar rápidamente a soluciones flexibles más pequeñas y menos costosas con desembolsos mínimos de capital.  

Así, estos organismos pueden experimentar con toda la gama de soluciones de trabajo distribuido y remoto que sus empleados desean, al tiempo que concretan sus necesidades inmobiliarias a largo plazo y ponen en marcha esas adquisiciones.  

Contratación, retención y equidad de los trabajadores

En el nuevo modelo de lugar de trabajo híbrido, los empleados tendrán la posibilidad de trabajar desde varios entornos en una misma semana, así como dividir la jornada laboral entre diferentes ubicaciones. Un empleado podría comenzar su día trabajando desde casa para luego acudir a una oficina o espacio de coworking y reunirse con sus compañeros. De hecho, más de la mitad (53 %) de los empleados encuestados afirman que quieren trabajar en oficinas tres días por semana o menos. Tres de cada cuatro empleados aseguraron que renunciarían a un beneficio a cambio de elegir el lugar de trabajo una vez que remita la amenaza de la COVID-19, según un estudio de WeWork y Workplace Intelligence. Incluso la Oficina de Gestión del Presupuesto de la Casa Blanca reconoció que el trabajo híbrido es la vía que muchos prefieren en la administración. 

Aunque los empleados prefieren trabajar a distancia, muchos no disponen de la oficina doméstica de sus sueños o no pueden beneficiarse equitativamente de las políticas de teletrabajo del organismo. Es posible que obligar a los empleados a acudir a una oficina cinco días a la semana no sea lo mejor, especialmente si para ello se requieren desplazamientos largos o complicados. 

Al añadir proveedores flexibles de espacio de trabajo a la combinación, las empresas otorgan a sus equipos el poder de elegir dónde trabajan y garantizan que los beneficios que implica el aumento del teletrabajo estén disponibles de forma equitativa para todos los empleados que pueden recurrir a él. Trabajar desde un «tercer espacio», como una ubicación de coworking cercana, puede aumentar su productividad e implicación.

Un antiguo administrador de la GSA ha indicado que cree que la flexibilidad de ubicación que ofrece WeWork —con espacios en más de 120 ciudades de todo el mundo— sirve de ayuda en los esfuerzos de contratación de personal al proporcionar más opciones en los lugares de destino. 

Necesidad de contar con más espacios adecuados

Después de un año y medio de teletrabajo, la distribución habitual de estos organismos, con oficinas y cubículos privados, resulta demasiado grande y poco adecuada para el trabajo colaborativo que incita a las personas a volver a la oficina. La reconfiguración de los espacios existentes requiere años y grandes inversiones de capital, que la mayoría de los organismos no tienen y podrían dedicar en su lugar a personal o tecnología. En cambio, las empresas están recurriendo a proveedores flexibles para añadir a su cartera espacios de colaboración repletos de comodidades de forma rápida y con carácter mensual o anual. No hay necesidad de suscribir contratos a largo plazo ni realizar grandes inversiones de capital al asociarse con WeWork.

Las organizaciones consideran que necesitan mucho menos espacio con WeWork que en una ubicación arrendada o propiedad tradicional. Esto se debe a que hay muchos espacios compartidos en las ubicaciones de WeWork. Los requisitos de «espacio especial», como las salas de reuniones, las salas de impresoras y servidores, las áreas de cocina y las zonas de recepción, suelen ocupar una parte amplia del espacio útil del que disfruta el inquilino en un contrato tradicional.  

WeWork 655 New York Ave NW en Washington, D.C. (EE. UU.).

En un modelo de oficina flexible, estas áreas pueden situarse fuera del espacio exclusivo de un miembro y reservarse en función de las necesidades. Dado que estos servicios son compartidos, los miembros solo pagan una parte proporcional de sus costes al tiempo que acceden a una calidad y variedad de servicios muy superior. De hecho, con un arrendamiento tradicional, una sala de reuniones o un espacio colaborativo amplio puede tener un coste prohibitivo para las oficinas más pequeñas.

El futuro incierto requiere flexibilidad

Los organismos no saben lo que el futuro tiene reservado para el sector inmobiliario de aquí a varios años, pero sus empleados quieren opciones sobre dónde, cuándo y cómo trabajar en la actualidad. Mantener contratos de arrendamiento a punto de vencer no solo supone un despilfarro de cientos de millones de dólares de los contribuyentes, sino que también limita la posibilidad de acceder a los espacios, ubicaciones y opciones de espacios de trabajo de calidad necesarios para retener y atraer a empleados con talento.

WeWork Government Solutions puede ofrecer acceso a espacios de coworking tradicionales, oficinas privadas, plantas completas y edificios enteros. Los empleados de la administración también pueden optar por utilizar cientos de locales de WeWork en Estados Unidos y en más de 30 países a través de productos como WeWork All Access y WeWork On Demand

Cada opción de WeWork incluye el equipamiento básico de la oficina. La infraestructura de seguridad para el trabajo no clasificado ya está incorporada, a la vez que se dispone de soluciones tecnológicas personalizadas para proyectos más sensibles o clasificados. WeWork cuenta ya con amplia experiencia en cuanto a trabajar con la administración y puede proporcionar ancho de banda dedicado, VLAN privada por cable e incluso armarios de TI privados y segmentados cuando sea necesario. 

Gobiernos de todo el mundo ya se han trasladado a las ubicaciones de WeWork. En Asia, una administración local arrendó una planta privada de un edificio a fin de crear un espacio para la innovación tecnológica. En Europa, un organismo federal trasladó a su equipo de desarrollo digital de 200 personas a WeWork cuando se les quedaron pequeñas las oficinas existentes antes de lo previsto. En Norteamérica, un organismo militar eligió WeWork para alojar a su equipo de 250 personas en una planta segura, diseñada para cumplir con sus especificaciones. Y en la Ciudad de México, un organismo intergubernamental se trasladó a WeWork después de que un terremoto dañara su oficina.

Ponte en contacto con nosotros para ver cómo WeWork puede ayudarte a resolver tus necesidades inmobiliarias.

Dan Mathews es responsable de ventas federales en WeWork. Lleva más de 20 años trabajando en Washington, D.C., lo que incluye más de dos décadas en el Capitolio. Recientemente fue Comisionado del Servicio de Edificios Públicos de los Estados Unidos en la Administración de Servicios Generales.

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