Un espace flexible aide les organismes gouvernementaux à économiser de l’argent maintenant

La pandémie a profondément perturbé le monde du bureau. Elle a également créé des occasions significatives et des risques de plusieurs milliards de dollars pour le gouvernement fédéral, le plus grand propriétaire et occupant d’espaces de bureau aux États-Unis. Pour le gouvernement, l’adoption du travail hybride et d’un portefeuille immobilier plus petit et plus flexible transforme les risques financiers en économies d’impôts payantes et constitue une occasion de recruter et de fidéliser les employés talentueux dont le gouvernement a besoin.

Mais les agences gouvernementales disposent-elles de tous les outils nécessaires pour saisir les occasions créées par le travail à distance? Je dirais que non, pour l’instant, mais ces outils sont à leur disposition grâce à l’espace de travail flexible. Voici comment l’immobilier flexible peut aider le gouvernement à passer au travail hybride.

La flexibilité transforme les risques en occasions et en économies

La pandémie et le passage au travail hybride ont révélé une déconnexion massive entre les espaces de bureau du portefeuille du gouvernement fédéral et ce dont les employés ont besoin pour faire leur travail. L’empreinte immobilière du gouvernement est trop importante, trop coûteuse et trop mal configurée pour permettre le travail collaboratif. Pourtant, les responsables sont dans l’incertitude la plus totale quant aux mesures à prendre.

Beaucoup d’entreprises privées ont déjà réalisé qu’il existe un autre choix : un espace de bureau flexible clé en main. Ce type d’espace ne nécessite pas de capital initial, peut être acquis en quelques mois (et non en quelques années) et comporte des engagements à court terme, de sorte que vous pouvez payer ce dont vous avez besoin aujourd’hui et facilement accroître vos activités ou les réduire pour répondre à l’évolution de vos besoins demain. Payer pour l’espace quand vous en avez besoin, et seulement quand vous en avez besoin, est peut-être l’outil le plus puissant pour réduire les coûts et créer les espaces de collaboration dont vos employés ont besoin après une année de travail à domicile.

Les fournisseurs de biens immobiliers flexibles permettent aux agences de couper les baux qui arrivent à échéance maintenant, d’économiser de l’argent immédiatement, de donner des choix aux employés, d’expérimenter avec les bureaux de l’avenir et de gagner du temps pour déterminer leurs besoins à long terme. Sans cette solution, étant donné la taille du gouvernement fédéral, des centaines de millions de dollars peuvent être gaspillés en baux vides.

Un bail arrivant à expiration avec une réduction de l’espace ou une relocalisation à long terme

Un dilemme courant (et coûteux) pour les agents immobiliers fédéraux est d’avoir un bail de bureaux arrivant à expiration tout en sachant que l’agence a une exigence d’empreinte réduite à l’avenir ou qu’elle souhaite déménager. Compte tenu des années qu’il faut pour remplacer un bail ou construire une installation gouvernementale, les agents contractants se sentent souvent contraints de recourir à des extensions de bail coûteuses et pluriannuelles.

Pourtant, la pandémie a rendu les extensions de ce type encore plus difficiles à justifier, car les locaux sont pour la plupart vides et plus grands que nécessaire. Heureusement, l’investissement dans les technologies mobiles que les agences ont réalisé pendant la pandémie signifie qu’elles peuvent passer à des solutions flexibles plus petites et moins coûteuses rapidement et avec un minimum de capitaux.

Les agences peuvent ensuite faire l’expérience de la gamme complète de solutions de travail distribué et à distance que leurs employés désirent, tout en répondant à leurs besoins immobiliers à plus long terme et en mettant ces actions en mouvement.

Recrutement, rétention et équité des employés

Dans le nouveau modèle de lieu de travail hybride, les employés auront la possibilité de travailler dans plusieurs environnements au cours d’une semaine donnée et pourront également séparer chaque journée de travail entre différents emplacements. Un employé peut commencer sa journée de travail à domicile, puis se rendre dans un bureau ou un espace de travail collaboratif pour y rencontrer des collègues. En fait, plus de la moitié (53 %) des employés que nous avons interrogés indiquent vouloir travailler dans un bureau trois jours par semaine ou moins. Selon une étude de WeWork et de Workplace Intelligence, trois employés sur quatre ont indiqué qu’ils laisseraient tomber un avantage en échange du choix de l’endroit où ils travaillent une fois que la menace de la COVID-19 serait écartée. Même l’Office of Management and Budget de la Maison-Blanche reconnaît que travail hybride constitue le meilleur moyen d’avancer pour beaucoup au sein du gouvernement.

Si les employés préfèrent travailler à distance, beaucoup n’ont pas le bureau à domicile de leurs rêves ou ne bénéficient pas équitablement des politiques de télétravail des organismes. Faire en sorte que les employés viennent au bureau cinq jours par semaine n’est peut-être pas la meilleure solution, surtout si des trajets longs ou compliqués sont en cause.

En ajoutant des fournisseurs d’espaces de travail flexibles au mélange, les employeurs donnent à leurs équipes le pouvoir de choisir où elles travaillent et garantissent que les avantages du télétravail accrus sont proposés équitablement à tous les employés admissibles. Travailler à partir d’un « troisième espace », comme un espace de travail collaboratif à proximité, peut augmenter leur productivité et leur intérêt.

Un ancien administrateur de la General Services Administration a indiqué qu’il pensait que la flexibilité d’emplacement que fournit WeWork, qui a des emplacements dans plus de 120 villes du monde, pourrait contribuer aux efforts de recrutement du personnel en offrant un plus grand choix de lieux d’affectation.

Un besoin du bon type d’espace, plus facilement

Après un an et demi de télétravail, le plan d’étage typique d’un organisme, composé de bureaux privés et de cubicules, est trop grand et mal adapté au travail collaboratif qui attire les gens au bureau. La reconfiguration des espaces existants nécessite des années et d’importants investissements en capital, dont la plupart des agences ne disposent pas ou qu’elles pourraient mieux dépenser en personnel ou en technologie. Au lieu de cela, les entreprises se tournent vers des fournisseurs flexibles pour ajouter rapidement, sur une base mensuelle ou annuelle, à leur portefeuille des espaces collaboratifs riches en équipements. Un partenariat avec WeWork ne nécessite pas de contrats à long terme ni de gros investissements en capital.

Les organisations trouvent qu’elles ont besoin de beaucoup moins d’espace avec WeWork qu’avec un emplacement traditionnel loué ou acheté. C’est parce qu’il y a beaucoup d’espaces partagés dans un emplacement WeWork. Les exigences en matière d’« espaces spéciaux », comme les salles de conférence, les salles d’impression et de serveurs, les cuisines et les espaces de réception, occupent souvent une plus grande partie de l’espace utilisable dédié d’un locataire dans un bail traditionnel.

Dans un modèle de bureau flexible, ces espaces peuvent être situés à l’extérieur de l’espace dédié d’un membre et réservés au besoin. Comme ces services sont partagés, les membres ne paient qu’une part proportionnelle de leurs coûts et ont accès à une qualité et à une quantité bien supérieures de services. En fait, dans le cadre d’un bail traditionnel, une grande salle de réunion ou un espace collaboratif peut tout simplement avoir un coût prohibitif pour un petit bureau.

Un avenir incertain requiert de la flexibilité

Les agences ne sauront pas ce que l’avenir réserve à l’immobilier avant plusieurs années, mais leurs employés veulent des choix quant au lieu, au moment et à la façon dont ils travaillent aujourd’hui. Le fait d’avoir des baux arrivant à expiration gaspille des centaines de millions de dollars des contribuables, mais limite également l’accès à l’espace, aux emplacements et aux choix d’espaces de qualité de travail requis pour conserver et attirer des employés talentueux.

WeWork Solutions gouvernementales peut offrir l’accès à des espaces de travail collaboratif traditionnels, à des bureaux privés, à des suites occupant un étage complet ainsi qu’à des immeubles entiers. Les employés du gouvernement peuvent également choisir d’utiliser des centaines d’établissements WeWork aux États-Unis et dans plus de 30 pays grâce à des produits comme WeWork All Access et WeWork On Demand.

Chaque option WeWork est livrée avec les essentiels de bureau. L’infrastructure de sécurité pour le travail non classifié est déjà en place, tandis que des solutions technologiques personnalisées sont disponibles pour les projets plus sensibles ou classifiés. WeWork possède déjà une vaste expérience de travail avec les gouvernements et peut fournir une bande passante dédiée, un réseau local virtuel câblé privé, et même des armoires informatiques privées et segmentées au besoin.

Des gouvernements du monde entier ont déjà déménagé dans des établissements WeWork. En Asie, un gouvernement local a loué un étage privé dans un bâtiment afin de créer un espace pour l’innovation technologique. En Europe, un organisme fédéral a déménagé son équipe de développement numérique de 200 personnes à WeWork lorsqu’elle a dépassé la capacité de ses bureaux existants plus tôt que prévu. En Amérique du Nord, une agence militaire a choisi WeWork pour loger son équipe de 250 personnes dans un étage sécurisé conçu pour répondre à ses exigences. À Mexico, un organisme intergouvernemental a emménagé dans un immeuble WeWork après qu’un tremblement de terre ait endommagé ses bureaux.

Communiquez avec nous pour savoir comment WeWork peut vous aider à répondre à vos besoins immobiliers.

Dan Mathews est responsable des ventes fédérales chez WeWork. Il a passé plus de 20 ans à travailler à Washington D.C., y compris plus de 20 ans à Capitol Hill. Il était jusqu’à récemment le commissaire du service des bâtiments publics américain au sein de la General Services Administration.