유연한 오피스 공간 또는 업무공간이란?

팀원들이 편리하게 업무를 완수할 수 있는 유연한 업무공간을 제공하면 협업을 촉진하고 오피스 내 사기를 진작할 수 있습니다.

샌프란시스코 WeWork 1460 Mission St 지점. 사진 촬영: WeWork

유연한 오피스 공간은 직원들에게 다양한 공간과 업무 방식을 제공하기 위해 디자인된 업무공간입니다. 각자의 데스크 위치가 정해져 있는 전통적인 오피스와 달리, 유연한 오피스 공간에서는 직원이 이 순간에 해야 하는 업무의 종류에 가장 적합한 오피스 구역을 직접 직접 선택할 수 있습니다. 

유연한 업무공간은 변화한 비즈니스 목표에 맞춰 간편하게 배치를 바꾸거나, 팀 규모에 따라 신속하게 확장 또는 축소할 수 있습니다. 이러한 동적 오피스 공간은 보통 팀원들이 원하는 시간에 원하는 장소에서 원하는 방식으로 근무할 수 있도록 유연 근무와 함께 활용됩니다.

유연 근무란?

유연 근무는 전통적인 업무 시간이나 장소를 벗어나는 근무 패턴을 설명하는 데 사용되는 용어입니다. 즉, 유연 근무는 같은 오피스 내 여러 장소에서 일하거나, 재택 근무 또는 원격 데스크에서 일하거나, 파트타임 또는 교대 근무로 일하는 등 다양한 의미를 내포할 수 있습니다.

불편한 근무 시간을 고수하거나 붐비는 통근을 감수할 필요가 없는 직원들은 업무 성과를 향상하는 데 시간과 에너지를 집중할 수 있을 뿐 아니라, 일반적으로 오피스에 묶인 직원들보다 행복감과 생산성이 증진됩니다. 유연 근무는 직원들이 원하는 시간과 장소에서 일할 수 있는 기회를 제공하여 워라밸을 향상합니다. 직원들은 업무 일정을 직접 선택함으로써 마음 편히 병원에 다니거나 자녀를 학교에 데려다 줄 수 있으며, 교통 체증과 사람들로 꽉찬 열차를 피할 수 있습니다.

유연 근무로 직원은 각자의 니즈에 맞는 방식으로 일할 수 있으며, 회사는 비용을 절감하고 가용 공간을 최대한 활용하여 오피스 레이아웃을 가장 효율적으로 사용할 수 있습니다. 동시에 오피스에 머무르는 인원수를 줄이면 팀원들이 즉흥적으로 모여 협업할 수 있는 공용 공간과 일부 직원들이 노트북을 들고 들어가 업무에 집중할 수 있는 콰이어트존이 형성됩니다.

유연한 업무공간의 중요한 측면 

유연한 업무공간 또는 ‘유연한 오피스 공간’은 회사의 가변적이고 고유한 요구 사항에 맞춰 언제든지 조정할 수 있으므로, 오피스는 저마다 그 모습이 조금씩 다릅니다. 단, 대다수의 유연한 공간에 공통으로 있는 기본 요소가 있는데, 이러한 요소들로 다목적성과 협업이 증진됩니다.

기존의 오피스를 협업 허브와 인구 밀도를 낮춘 착석영역을 포함한 다양한 레이아웃으로 전환할 수 있습니다. 이미지 제공: WeWork
  • 개방형 설계. 첫 개방형 오피스는 100년도 더 전에 뉴욕시에서 탄생했습니다. 하지만 오늘날과 유사한 개방형 레이아웃은 인테리어 디자이너들이 직원 사이의 물리적 벽을 제거하여 대규모의 팀을 효율적으로 수용하는 방법을 고안했던 1960년대에 인기를 얻기 시작했습니다. 오늘날 개방형 오피스의 개념은 널리 보급되어 유연한 업무공간의 근간을 이루며, 각 부서 간 자유로운 협업을 촉진합니다.
  • 콰이어트 구역. 개방형 오피스 디자인의 일반적인 부작용은 주변 소음의 증가입니다. 유연한 업무공간에 콰이어트 구역을 지정하면 이러한 부작용을 완화할 수 있습니다. 직원들은 콰이어트 구역에서 방해받지 않고 업무에 집중할 수 있습니다. 이러한 구역은 빌딩의 조용한 구석에 위치한 개방형 공간부터 방음 장치가 적용된 프라이빗 폰 부스까지 다양한 형태와 규모로 조성할 수 있습니다.
  • 가변형 워크스테이션. 많은 경우 유연한 오피스 공간에는 전통적이지 않은 형태의 워크스테이션이 있습니다. 공용 공간의 스탠딩 데스크는 이동을 통해 공간을 색다른 방식으로 활용하는 아이디어를 실현합니다. 오피스 한쪽에 설치된 편안한 느낌의 커피 바와 리셉션 구역, 안락한 의자와 풍부한 자연광은 오래 머무르고 싶은 유연하고 아늑한 공간을 조성합니다.
  • 공용 편의시설. 오피스에 지정된 자리를 갖게 되면 사람들은 자연스레 업무에 필요한 물건을 데스크 위나 주변에 쌓아두게 됩니다. 유연한 공간은 이러한 요소를 한 곳으로 모아 필요한 사람이 모두 사용할 수 있도록 합니다. 사무용품, 프린터, 간식뿐 아니라 컨퍼런스룸 또는 공용 공간과 같은 공간 전체도 이러한 공용 유틸리티에 포함될 수 있습니다.

유연한 업무공간의 이점

유연한 업무공간은 전통적인 오피스 업무공간이 생산성 증진에 가했던 제약의 대다수를 해결합니다. 일반적인 프로젝트 일정을 떠올려보세요. 보통 처음에는 소수의 인원이 짧고 캐주얼한 대면 회의를 하다가 갈수록 규모는 커지고 더욱 구조화된 논의를 하게 됩니다. 이후 팀은 소그룹으로 나누어 일하거나 혼자 작업해야 합니다.

전통적인 오피스 업무공간에서는 시간이 지날수록 프로젝트에 필요한 공간이 바뀜에도 불구하고 이러한 단계가 모두 하나의 지정된 위치에서 전개됩니다. 그러나 유연한 오피스 공간에서는 직원들이 현재 진행 중인 업무에 가장 적합한 워크스테이션을 직접 선택할 수 있습니다. 즉, 직원들은 집중할 수 있는 조용한 곳에서 노트북을 사용해 일하거나, 캐주얼한 분위기의 공용 공간에서 커피를 마시며 다른 팀 리더들과 이야기를 나날 수 있습니다. 또는 하루 이틀 정도 원격 근무를 할 수도 있죠. 잘 설계된 유연한 업무공간에서는 직원들이 편안한 공간에서 팀에 최상의 성과를 가져다줄 수 있습니다.

유연한 업무공간은 비즈니스 대표에게 생산성 이상의 이점을 제공합니다. 빠르게 변화하는 기업은 가장 가변적인 오피스 레이아웃을 통해 성장기에는 규모를 확장했다가 오피스로 출근하는 직원의 수가 감소하면 다시 기존의 규모로 축소할 수 있습니다. 또한 간편하게 재구성할 수 있는 동적 공간을 통해 사회적 거리 두기를 실천하는 오피스 레이아웃을 디자인할 수 있습니다. 이는 오피스로 복귀하는 직원들의 안전을 보장하는 데 매우 중요합니다. 유연한 오피스는 점유율을 최대한 끌어올려 임대 비용을 절감하는 데에도 기여합니다.

오피스 레이아웃의 중요성

코로나19 팬데믹을 계기로 공용 공간의 디자인과 레이아웃이 새롭게 주목받게 되었습니다. 사람들이 도시에서 이동하는 방식 또한 변화했으며, 이동 제한이 완화되고 바, 레스토랑, 체육관과 오피스로 돌아오는 이들이 늘어나면서 실내 공간을 활용하는 방식도 바뀔 것입니다.

대부분의 업무공간은 데스크 배치를 바꾸고, 청소 루틴을 강화하고 새로운 일방 통행 시스템을 도입하는 등의 조치를 통해 사회적 거리 두기 지침에 맞춰 변화했습니다. 유연한 오피스 공간에서는 팀이 더 넓은 공간으로 분산되거나 원격 근무를 할 수 있어 비즈니스가 불편을 최소화하면서 어려움을 더욱 극복해 나갈 수 있습니다.

샌프란시스코 WeWork 1460 Mission St 지점.

팬데믹 이후까지 고려하면, 좋은 오피스 레이아웃이란 안전, 편안함과 기능성을 모두 충족하도록 최적화된 레이아웃입니다. 유연한 오피스 공간에서는 팀원들이 공용 공간뿐 아니라 업무 수행에 필요한 리소스에도 접근할 수 있어 생산성이 향상됩니다. 프로젝트 진행 중 또는 하루 일과 중에 변화하는 자신의 니즈에 부응하며 창의력을 촉진하는 오피스 레이아웃에서 직원들은 목표한 성과를 더 쉽게 달성할 수 있습니다.

오피스에서 유연한 공간을 구현하는 방법 

유연한 오피스 공간을 조성하기 위해 커피 머신 옆에 푹신한 소파 몇 개를 비치하는 것만으로는 부족합니다. 필요한 경우 오피스의 여러 구역을 두루 활용한다는 개념을 반영하는 민첩한(agile) 업무 환경을 만들어야 하죠. 오피스 레이아웃을 변경하는 건 그중 쉬운 일이며, 오피스 문화를 바꾸는 것이야말로 진짜 어려운 부분입니다. 

하나의 용도로만 쓰이는 공간을 없애보세요. 예를 들어, 월간 브리핑에만 사용하는 컨퍼런스룸은 활동 중심의 업무 구역이나 직원이 조용히 밀린 이메일에 회신할 수 있는 공간으로 활용할 수 있습니다. 개방형 오피스에는 회의용 팟(pod)과 안락한 가구를 배치하여 투박한 파티션을 놓지 않고도 콰이어트존을 만들 수 있습니다.

유연한 오피스 디자인에서는 기술이 중요합니다. 전자 기기를 충전할 수 있도록 대다수의 좌석 옆에 쉽게 이용할 수 있는 콘센트를 설치하고, 오피스의 모든 코너에 성능 좋은 메시 네트워크를 설치하여 무선 데이터를 제공하세요. 모든 방의 프레젠테이션용 AV 설정을 표준화하여 오피스 어디에서든 최대한 불편 없이 회의를 진행할 수 있게 하세요.

사람은 습관의 동물입니다. 때문에 회사가 새로운 업무 방식에 적응하는 데에는 어느 정도 시간이 걸릴 수 있습니다. 그러나 다목적 공간을 조성하고 팀원들의 공간 활용 방식에 맞춰 조정하면 유연한 오피스 디자인의 이점을 실감할 수 있을 것입니다.

WeWork는 직원들의 니즈 변화를 반영한 동적이고 유연하며 아름다운 디자인의 업무공간을 제공합니다. WeWork가 새롭게 상상한 유연 근무의 미래에 대해 자세히 알아보고, 여러분 회사의 업무 문화를 어떻게 변화시킬 수 있을지 살펴보세요.

Steve Hogarty는 런던에 기반을 둔 작가이자 저널리스트입니다. City AM 신문의 여행 에디터이자 City AM Magazine의 부편집장으로 기술, 여행, 엔터테인먼트를 주로 다룹니다.

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