Czym jest elastyczna przestrzeń biurowa lub przestrzeń do pracy?

Zapewnienie zespołom elastycznej przestrzeni do pracy potrzebnej im do realizacji zadań może się przyczynić do lepszej współpracy i poprawy morale

WeWork 1460 Mission St w San Francisco.Fot. WeWork

Elastyczna przestrzeń biurowa to rodzaj przestrzeni do pracy zaprojektowany z myślą o zapewnieniu pracownikom różnych miejsc dostosowanych do różnych stylów pracy. W odróżnieniu od tradycyjnych biur, w którym biurka i pracownicy zajmują stale te same miejsca, w przypadku elastycznej przestrzeni biurowej pracownicy mogą wybrać obszar biura, który najlepiej odpowiada rodzajowi aktualnie wykonywanej pracy. 

W przypadku elastycznych przestrzeni do pracy można łatwo dostosowywać ich aranżację do zmian celów biznesowych, a także szybko zwiększać lub redukować powierzchnię, aby pomieścić zespoły o różnej wielkości. Takie dynamiczne przestrzenie biurowe są zwykle projektowane z myślą o elastycznych warunkach pracy, które zapewniają zespołom swobodę pracy w dowolnym miejscu i czasie oraz w dowolnym stylu.

Czym jest elastyczny styl pracy?

Elastyczny styl pracy to termin używany jako określenie wzorca pracy, który wykracza poza tradycyjne godziny i lokalizację pracy. Może to oznaczać pracę w różnych miejscach tego samego biura, pracę w domu, pracę zdalną w innym biurze, a także pracę na część etatu lub w nieregularnych godzinach.

Pracownicy, którzy nie muszą przestrzegać niewygodnych godzin pracy ani borykać się z uciążliwymi dojazdami, nie tylko mogą przeznaczyć więcej czasu i energii na realizację swoich zadań, ale też są ogólnie szczęśliwsi i wydajniejsi w porównaniu z pracownikami zobowiązanymi do pracy w biurze. Elastyczny styl pracy umożliwia decydowanie o stylu, miejscu i porze pracy, krzewiąc przy tym kulturę równowagi między pracą a życiem prywatnym. Dzięki możliwości ustalenia własnego grafiku pracownicy mają czas na załatwianie innych spraw, takich jak wizyta u lekarza czy podwiezienie dzieci do szkoły, a przy tym unikają korków w godzinach szczytu i dojazdu zatłoczonymi autobusami.

Elastyczny styl pracy nie tylko odpowiada na potrzeby pracowników, ale też pomaga firmom obniżyć koszty i w pełni wykorzystać aranżację biura dzięki maksymalizacji dostępnej przestrzeni. Ponieważ obecnie mniej osób przebywa w biurze, jeszcze łatwiej można wydzielić przestrzeń wspólną, w której zespoły mogą się spontanicznie zbierać i ze sobą współpracować. Inni pracownicy mogą się zaszyć z laptopem w strefach ciszy, co ułatwi im skoncentrowanie się na danym zadaniu.

Ważne aspekty elastycznej przestrzeni do pracy 

Elastyczne przestrzenie do pracy lub elastyczna przestrzeń biurowa to sposób na dostosowanie się do specyficznych i zmiennych wymogów firmy w danym czasie, a to oznacza, że każde biuro będzie wyglądać nieco inaczej. Istnieje jednak kilka podstawowych elementów, które znajdują się w większości elastycznych przestrzeni, promując ich uniwersalność oraz współpracę.

Istniejące biuro można przekształcić z zastosowaniem różnych aranżacji w także przez ukierunkowanie na współpracę i mniejsze zagęszczenie miejsc siedzących. Fot. WeWork.
  • Projekty na planie otwartym.Pierwsze biura na planie otwartym pojawiły się ponad sto lat temu w Nowym Jorku, jednak układy oparte na otwartym planie, które znamy dziś, zaczęły zyskiwać popularność w latach 60. ubiegłego wieku, gdy projektanci wnętrz poszukiwali rozwiązań, które pomieściłyby większe zespoły, i decydowali się na usunięcie fizycznych ścian między pracownikami. Obecnie koncepcja biura na planie otwartym jest powszechnie stosowana i stanowi fundamentalny aspekt elastycznej przestrzeni do pracy, gdyż umożliwia swobodną współpracę między działami.
  • Strefy ciszy. Nieuniknionym efektem ubocznym projektu na planie otwartym jest wzrost poziomu hałasu w otoczeniu. Elastyczne przestrzenie do pracy łagodzą ten problem przez wydzielone strefy ciszy, w których pracownicy mogą bez zakłóceń skupić się na wykonywanych zadaniach. Obszary te różnią się kształtami i wielkością — od cichych zakątków w otwartych obszarach budynku po prywatne, dźwiękoszczelne budki telefoniczne.
  • Stanowiska pracy z możliwością dostosowania. Elastyczna przestrzeń biurowa często obejmuje niekonwencjonalne stanowiska pracy. Biurka do pracy na stojąco w przestrzeniach wspólnych promują koncepcję ruchu i wykorzystywania przestrzeni na różnorodne sposoby. Spokojne zakątki biura, takie jak kawiarnie i obszary przy recepcjach, wygodne krzesła i naturalne światło to elementy elastycznych i inspirujących przestrzeni, w których chce się zostać na dłużej.
  • Współdzielone udogodnienia. Przywiązanie do jednego miejsca w biurze naturalnie łączy się z tendencją do przechowywania rzeczy, które są potrzebne do wykonywania zadań. Najczęściej lądują one na biurkach lub w ich pobliżu. Elastyczna przestrzeń centralizuje zasoby i sprawia, że są one dostępne dla każdego, kto akurat ich potrzebuje. Do wspólnych narzędzi mogą należeć materiały biurowe, drukarki, przekąski, a także całe przestrzenie, na przykład sale konferencyjne lub nieformalne przestrzenie wspólne.

Korzyści płynące z elastycznej przestrzeni do pracy

Elastyczna przestrzeń do pracy eliminuje wszelkie przeszkody na drodze do wydajnej pracy, które często występują w tradycyjnej przestrzeni biurowej. Przeanalizujmy typowy przebieg prac nad projektem, który może się zaczynać od serii krótkich nieformalnych spotkań twarzą w twarz między garstką osób, zanim zostanie zorganizowana większa i bardziej usystematyzowana dyskusja. Na tym etapie zespoły prawdopodobnie muszą się podzielić na mniejsze grupy lub każdy pracownik musi sam pracować nad swoimi zadaniami.

W tradycyjnej przestrzeni biurowej każdy etap jest realizowany w jednym stałym miejscu, mimo zmieniających się w czasie wymogów dotyczących przestrzeni w związku z realizacją projektu. Natomiast w elastycznej przestrzeni biurowej pracownicy mają swobodę wyboru stanowiska pracy, które najbardziej odpowiada charakterowi aktualnie wykonywanego zadania. Może to oznaczać pracę w strefie ciszy przy laptopie, gdy trzeba się skupić, skorzystanie z nieformalnej przestrzeni wspólnej, aby wymienić się spostrzeżeniami z liderami zespołów przy filiżance kawy, czy pracę zdalną przez dzień lub dwa. Dobrze przemyślana aranżacja elastycznej przestrzeni do pracy daje pracownikom odpowiednią dozę niezależności od czasu i miejsca, aby mogli jak najlepiej pracować na własnych warunkach.

Dla właścicieli firm elastyczne przestrzenie do pracy oznaczają nie tylko produktywność, ale też szereg innych korzyściami. Najbardziej elastyczne aranżacje biur pozwalają dynamicznie działającym firmom zwiększać skalę wykorzystania przestrzeni w okresach wzrostu lub redukować ją, gdy do biura dojeżdża mniej pracowników. Dynamiczne przestrzenie można łatwo konfigurować przez wdrażanie aranżacji z uwzględnieniem zasad dystansowania społecznego. Jest to kluczowa kwestia z perspektywy dbania o bezpieczny powrót pracowników do biura. W przypadku elastycznych biur można też użytkować przestrzeń na poziomie zbliżonym do maksymalnego zagęszczenia, co pomaga obniżyć koszty najmu.

Duże znaczenie aranżacji biura

Pandemia COVID-19 spowodowała baczniejsze zwracanie uwagi na układ i aranżację przestrzeni publicznych. Zmienił się sposób, w jaki poruszamy się po miastach, a że w miarę luzowania obostrzeń stopniowo wracamy do barów, restauracji, siłowni i biur, zmieni się też sposób korzystania z przestrzeni zamkniętych.

W większości środowisk pracy przestrzega się zaleceń dotyczących dystansowania społecznego przez zmianę rozmieszczenia biurek, zintensyfikowanie sprzątania i wyznaczenie ścieżek jednokierunkowego ruchu. Elastyczna przestrzeń biurowa pomaga firmom stawić czoła temu szczególnemu wyzwaniu, minimalizując zakłócenia i umożliwiając zespołom łatwe rozmieszczenie się na większej powierzchni lub pracę zdalną.

WeWork 1460 Mission St w San Francisco.

Jednak wykraczając myślami poza pandemię, warto pamiętać, że dobra aranżacja biura zapewnia optymalne bezpieczeństwo, wygodę i funkcjonalność. Elastyczna przestrzeń biurowa zwiększa produktywność, zapewniając zespołom dostęp do wspólnych przestrzeni i zasobów, które umożliwiają im wykonywanie zadań. Gdy pracownicy mają do dyspozycji aranżację biura, która sprzyja kreatywności i odpowiada ich zmiennym potrzebom — czy to na różnych etapach realizacji projektu, czy w ciągu dnia pracy — mogą łatwiej osiągać cele.

Jak zorganizować elastyczną przestrzeń w swoim biurze 

Tworzenie elastycznej przestrzeni biurowej wymaga czegoś więcej niż dostawienia kilku siedzisk przy ekspresie do kawy. Trzeba też zadbać o miejsce pracy oparte na zwinności — w myśl koncepcji promującej użytkowanie różnych obszarów biura, gdy są akurat potrzebne. Zmiana aranżacji biura jest prostszą częścią transformacji. Prawdziwą trudność stanowi zmiana kultury biura. 

Spróbuj zredukować formalność zastosowań, która często dotyczy przestrzeni służących tylko jednemu celowi. Duszna sala konferencyjna, której używasz tylko do comiesięcznych spotkań podsumowujących, może być idealnym miejscem do pracy opartej na aktywności lub po prostu miejscem, w którym można w spokoju nadrobić zaległości w e-mailach. Moduły konferencyjne i wygodne meble mogą tworzyć strefy ciszy w biurach na planie otwartym, eliminując konieczność wznoszenia niezbyt atrakcyjnych ścianek.

Technologia odgrywa ważną rolę w projekcie elastycznego biura. Dopilnuj, aby przy większości siedzeń znajdowały się łatwo dostępne gniazdka elektryczne do ładowania urządzeń, a w każdym zakątku biura był stabilny sygnał sieci mesh do bezprzewodowego przesyłania danych. Zastosuj standardową konfigurację wyposażenia audio-wideo do prezentacji dostępnego w różnych salach, aby umożliwić bezproblemową organizację spotkań w dowolnej części biura.

Przyzwyczajenie jest drugą naturą człowieka. Dlatego przystosowanie się do nowego stylu pracy może trochę potrwać. Jednak tworząc uniwersalne przestrzenie i reagując na sposoby ich użytkowania przez zespoły, możesz zacząć dostrzegać korzyści płynące z elastycznego biura.

WeWork oferuje dynamiczne, elastyczne i pięknie zaprojektowane miejsca pracy, które odzwierciedlają zmieniające się potrzeby pracowników. Dowiedz się więcej o tym, jak WeWork zmienia oblicze przyszłości elastycznej pracy, i odkryj, jak możesz zmienić kulturę pracy w swojej firmie.

Steve Hogarty to mieszkający w Londynie autor i dziennikarz. Jest redaktorem podróżniczym gazety City AM i zastępcą redaktora naczelnego dwumiesięcznika City AM Magazine, w którym porusza tematy związane z technologią, podróżami i rozrywką.

Zastanawiasz się nad zmianą przestrzeni do pracy?

Czy ten artykuł był przydatny?
Kategoria
Elastyczne produkty
Tagi
BROKERZY
ELASTYCZNA PRZESTRZEń
STRATEGIE DOTYCZąCE NIERUCHOMOśCI