Flexible Büroräume bieten den Mitarbeitenden dank ihrer Gestaltung viele unterschiedliche Bereiche und Arten zu arbeiten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Büros mit zugewiesenen Schreibtischen können die Mitarbeitenden in einem flexiblen Büro den Platz wählen, der am besten zu der Art von Arbeit passt, die sie gerade erledigen.
Flexible Arbeitsbereiche können leicht umgestaltet werden, um sich ändernden Geschäftszielen gerecht zu werden. Ebenso können sie rasch vergrößert und verkleinert werden, um für Teams unterschiedlicher Größe nutzbar zu sein. Dieses dynamische Gestaltungsprinzip geht in der Regel mit flexiblen Arbeitsvereinbarungen einher, durch die Teams selbst entscheiden, wo, wann und wie sie arbeiten möchten.
Was bedeutet flexibles Arbeiten überhaupt?
Flexibles Arbeiten bezieht sich auf alle Arbeitsweisen, die von herkömmlichen Bürozeiten oder -orten abweichen. Dies umfasst das Arbeiten an verschiedenen Plätzen im gleichen Büro, im Homeoffice oder in einem Remote-Büro, in Teilzeit oder in Gleitzeit.
Beschäftigte, die nicht an für sie ungünstige Arbeitszeiten gebunden sind oder zur Hauptverkehrszeit pendeln müssen, können nicht nur mehr Zeit und Energie für gute Leistungen aufwenden, sondern sind in der Regel auch zufriedener und sogar produktiver als ihre an strikte Bürozeiten gebundenen Kollegen. Flexibles Arbeiten gibt den Menschen die Möglichkeit, so zu arbeiten, wie sie wollen und wo sie wollen, und begünstigt dabei eine ausgewogene Work-Life-Balance. Wenn sie ihre Arbeitszeit eigenständig festlegen, können Mitarbeitende Verpflichtungen wie Arzttermine wahrnehmen oder ihre Kinder zur Schule begleiten und dabei gleichzeitig Staus und volle Verkehrsmittel vermeiden.
Durch flexibles Arbeiten erhalten Beschäftigte die Option, ihre Zeit entsprechend den eigenen Anforderungen einzuteilen, während Unternehmen Kosten senken und dank guter Auslastung des verfügbaren Platzes ihre Bürolayouts optimal nutzen können. Wenn weniger Mitarbeitende gleichzeitig im Büro sind, lassen sich einfacher gemeinsame Bereiche schaffen, in denen Teams sich spontan treffen und zusammenarbeiten können. Einzelne können sich auch mit ihrem Laptop in Ruhezonen zurückziehen, um sich auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren.
Wichtige Aspekte des flexiblen Arbeitsbereichs
Flexible Arbeitsbereiche (auch als „Flex-Büros“ bezeichnet) passen sich an die einzigartigen und wechselnden Anforderungen eines Unternehmens an und sind dementsprechend individuell gestaltet. Es finden sich aber stets einige Grundelemente, die die vielseitige Verwendbarkeit und die Zusammenarbeit fördern.
- Großraumbüros. Die ersten Großraumbüros entstanden vor mehr als einem Jahrhundert in New York City. Der heute bekannte Stil von Großraumbüros wurde in den 1960er Jahren populär, als Innenarchitekt:innen nach Möglichkeiten suchten, größere Teams effizient unterzubringen, indem sie die Wände zwischen Büros entfernten. Heutzutage ist das Konzept des Großraumbüros weit verbreitet und ein grundlegender Aspekt des flexiblen Arbeitsbereichs, der eine ungehinderte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen ermöglicht.
- Ruhezonen. Ein bekannter und gut dokumentierter Nebeneffekt von Großraumbüros ist der höhere Geräuschpegel. Flexible Arbeitsbereiche schaffen Abhilfe durch ausgewiesene Ruhezonen, in denen Mitarbeitende konzentriert und ungestört arbeiten können. Hierfür gibt es viele Lösungen, von offenen Bereichen in einem weniger frequentierten Teil des Gebäudes bis hin zu privaten, schallisolierten Telefonkabinen.
- Wandlungsfähige Arbeitsplätze. In flexiblen Büroräumen werden oft auch neuartige Arbeitsplätze eingerichtet. Stehpulte in Gemeinschaftsbereichen fordern zu mehr Bewegung auf und ermöglichen es, die Räumlichkeiten auf verschiedene Weise zu nutzen. In den ansprechend gestalteten Winkeln des Büros, wie etwa den Kaffeebars und Empfangsbereichen, laden bequeme Sitzmöbel und natürliches Licht zum Verweilen ein.
- Gemeinschaftsausstattung. Wenn Menschen an einen Platz im Büro gebunden sind, neigen sie dazu, die Dinge, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, auf und um ihren Schreibtisch herum zu lagern. Ein flexibler Bereich bündelt diese Ressourcen und macht sie für alle zugänglich, die sie benötigen. Diese gemeinsam genutzte Ausstattung kann Büromaterial, Drucker und Snacks umfassen, aber auch ganze Räume, wie Konferenzräume oder Pausenbereiche.
Die Vorteile flexibler Arbeitsbereiche
Flexible Arbeitsbereiche überwinden viele der Produktivitätshemmnisse eines herkömmlichen Arbeitsplatzes in einem Büro. Wenn man sich beispielsweise einen typischen Projektablauf ansieht, beginnen diese oftmals mit einer Reihe von kurzen, informellen persönlichen Treffen mit einer kleinen Anzahl von Personen, bevor das Projekt in einem größeren Plenum erörtert wird. Im Anschluss werden Teams vielleicht in kleinere Gruppen aufgeteilt oder Aufgaben an einzelne Personen delegiert.
In einem herkömmlichen Büro finden diese Phasen am gleichen Ort statt, obwohl sich der Raumbedarf des Projekts im Laufe der Zeit ändert. In einem flexiblen Büro können die Mitarbeitenden jedoch den Arbeitsplatz auswählen, der für die jeweilige Tätigkeit am sinnvollsten ist. Das kann bedeuten, in der Ruhezone konzentriert auf dem Laptop zu arbeiten, eine Gemeinschaftsfläche zu nutzen, um sich mit der Teamleitung bei einem Kaffee auszutauschen, oder einen oder zwei Tage im Homeoffice zu verbringen. Ein durchdachter flexibler Arbeitsbereich verschafft Mitarbeitenden den benötigten Freiraum, um sich selbst zu organisieren und ihre beste Leistung zu erbringen.
Neben der Produktivität sind für die Unternehmensführung flexible Arbeitsbereiche mit weiteren Vorteilen verbunden. Dank anpassungsfähiger Bürolayouts können schnell wachsenden Firmen in Wachstumsphasen expandieren oder zur alten Größe zurückkehren, wenn weniger Mitarbeitende ins Büro kommen. Eine dynamische Raumgestaltung lässt sich leicht abwandeln, um Abstandskonzepte einzubinden, die eine wichtige Rolle dabei spielen, die Sicherheit der Mitarbeitenden bei der Rückkehr ins Büro zu gewährleisten. Flexible Büros können zudem mit der höchstmöglichen Auslastung betrieben werden, was zu einer Senkung der Mietkosten beiträgt.
Die Bedeutung des Bürolayouts
Seit der COVID-19-Pandemie sind die Gestaltung und Anordnung des öffentlichen Raums wieder zum Thema geworden. Die Art und Weise, wie wir uns in unseren Städten bewegen, hat sich geändert und genauso wird sich die Art und Weise ändern, wie wir Innenräume nutzen, wenn wir im Zuge der Aufhebung der Einschränkungen wieder stärker Bars, Restaurants, Fitnessstudios und Büros nutzen.
An den meisten Arbeitsplätzen wurden die Abstandsregeln durch eine Neuanordnung der Schreibtische, verbesserte Reinigungsroutinen und die Einführung von Einbahnstraßenkonzepten umgesetzt. Flexible Büroräume helfen Unternehmen dabei, diese besondere Herausforderung mit minimalen Unterbrechungen zu bewältigen, da Teams sich problemlos über mehr Raum verteilen oder remote arbeiten können.
Auch ohne die Pandemie gilt: ein gutes Bürolayout sorgt für optimierte Sicherheit, Komfort und Funktionalität. Flexible Büroräume steigern die Produktivität, indem sie die Gemeinschaftsflächen und Ressourcen für Teams bereitstellen, die diese für ihre Aufgaben benötigen. Mitarbeitenden fällt es leichter, ihre Ziele zu erreichen, wenn ihre Arbeit durch Bürolayouts unterstützt wird, die die Kreativität fördern und die sich den wechselnden Anforderungen der Mitarbeitenden über den Tag oder ein Projekt hinweg anpassen.
Wie man flexible Bereiche im eigenen Büro schafft
Die Einrichtung eines flexiblen Büroraums bedarf etwas mehr Planung als einfach ein paar Sitzsäcke neben die Kaffeemaschine zu stellen. Es gilt, ein agiles Arbeitsumfeld zu schaffen, das dem Konzept Rechnung trägt, die verschiedenen Bereiche des Büros dann zu nutzen, wenn sie gebraucht werden. Das Bürolayout lässt sich einfach ändern. Die Herausforderung liegt jedoch darin, die Arbeitskultur zu ändern.
Bereiche, die oftmals nur einem einzigen Zweck dienen, könnten für eine umfassendere Nutzung geöffnet werden. Der zugestellte Konferenzraum, der nur einmal im Monat für Besprechungen genutzt wird, könnte der ideale Platz sein, um einen Bereich für aktivitätsbasiertes Arbeiten einzurichten oder einfach nur ein Ort, um in Ruhe E-Mails zu bearbeiten. Mit kleinen Besprechungsinseln und bequemen Möbeln lassen sich in Großraumbüros Ruhezonen schaffen, ohne klobige Raumteiler aufzustellen.
Die Technologie spielt eine große Rolle bei der Gestaltung flexibler Büros. Es werden leicht zugängliche Steckdosen zum Aufladen von Geräten an den Sitzplätzen benötigt. Zudem sollte ein robustes Mesh-Netzwerk für die drahtlose Datenübertragung in alle Ecken des Büros sorgen. Mit einem standardisierten AV-System für Präsentationen können überall im Büro Besprechungen reibungslos durchgeführt werden.
Der Mensch liebt die Gewohnheit. Es kann einige Zeit dauern, bis sich ein Unternehmen auf eine neue Arbeitsweise eingestellt hat. Indem vielseitige Räume bereitgestellt werden und darauf geachtet wird, wie die Teams sie nutzen, lassen sich die Vorteile eines flexiblen Bürodesigns umfassend ausschöpfen.
WeWork bietet dynamische, flexible und ansprechend gestaltete Arbeitsbereiche, die sich an den neuen Anforderungen der Mitarbeitenden anpassen. Erfahre mehr darüber, wie WeWork die Zukunft des flexiblen Arbeitens neu gestaltet hat und wie du die Arbeitskultur deines Unternehmens umwandeln kannst.
Steve Hogarty ist Schriftsteller und Journalist und lebt in London. Er ist Reiseredakteur der Zeitung City AM und stellvertretender Chefredakteur des City AM Magazine, wo er sich schwerpunktmäßig mit den Themen Technologie, Reisen und Unterhaltung befasst.
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