¿Qué es el espacio de oficina o el espacio de trabajo flexible?

Cómo dar a los equipos el espacio de trabajo flexible que necesitan para hacer cosas que pueden impulsar la colaboración y la moral de la oficina

WeWork 1460 Mission St en San Francisco. Fotografías de WeWork

Un espacio de oficina flexible es un tipo de espacio diseñado para brindar a los empleados distintos lugares y maneras de trabajar. A diferencia de las oficinas tradicionales con escritorio fijos y asignados, los trabajadores de un espacio de oficina flexible pueden escoger el área de la oficina que mejor se adapte al tipo de trabajo que necesitan hacer en ese momento. 

Los espacios de trabajo flexible se pueden reorganizar fácilmente para adaptarse a los objetivos comerciales cambiantes, o bien se pueden incrementar o reducir para adaptarse a equipos de diferentes tamaños. Este tipo de espacio de oficina dinámico suele diseñarse para que se lo use en conjunto con acuerdos de trabajo flexible que les brinden a los equipos la libertad de trabajar dónde, cuándo y cómo ellos quieran.

¿Qué es un trabajo flexible?

Trabajo flexible es un término que se utiliza para describir cualquier patrón de trabajo que sobresalga de los horarios de atención o las ubicaciones convencionales. Eso puede implicar trabajar en diferentes lugares de una misma oficina, trabajar desde casa o en un escritorio remoto, o bien trabajar a tiempo parcial o en horario escalonado.

Los empleados que no tienen que cumplir con un horario incómodo o soportar desplazamientos concurridos no solo pueden pasar más de su tiempo y energía haciendo un excelente trabajo, sino que generalmente son más felices y más productivos que sus colegas que trabajan exclusivamente desde oficinas. El trabajo flexible les da a las personas la oportunidad de trabajar cómo y dónde quieran, fomentando un equilibrio saludable entre la vida profesional y laboral en el proceso. Al elegir sus propios horarios, los empleados pueden trabajar en función de sus obligaciones, como ir a una cita con el médico o retirar a un hijo de la escuela, mientras evitan el tráfico de las horas pico y los trenes llenos de gente.

El trabajo flexible no solo ofrece a los empleados la posibilidad de trabajar de una forma que se adapte a sus necesidades específicas, sino que también ayuda a las empresas a reducir costos y aprovechar al máximo la distribución de sus oficinas, ya que maximiza el espacio disponible. Con menos personas en la oficina en un momento específico, es más fácil crear áreas comunes donde los equipos puedan reunirse de manera espontánea y colaborar, o que los trabajadores puedan desviarse a espacios más tranquilos con una computadora portátil para concentrarse en una tarea particular.

Aspectos importantes de un espacio de trabajo flexible 

Los espacios de trabajo o “espacios de oficina flexibles” se adaptan a las necesidades únicas y cambiantes que tiene una empresa en un momento dado, por lo que, desde luego, cada oficina tendrá un aspecto diferente. Sin embargo, hay una serie de elementos básicos que se encuentran en la mayoría de los espacios flexibles, cada uno de los cuales promoverá versatilidad y un ambiente de colaboración.

Una oficina puede transformarse y tener diversos diseños, lo que incluye un centro de colaboración y áreas de asientos con poca densidad. Imagen de WeWork.
  • Diseños abiertos. Las primeras oficinas de espacio abierto surgieron hace más de un siglo en la ciudad de Nueva York. Sin embargo, el estilo más conocido de diseños abiertos de hoy en día se popularizó en la década de 1960, cuando los diseñadores de interiores buscaban maneras de acomodar de manera eficiente a equipos más grandes eliminando las paredes físicas entre los trabajadores. Hoy en día, el concepto de oficina abierta está muy extendido y es un aspecto primordial del espacio de trabajo flexible, que permite una colaboración fluida entre diferentes departamentos.
  • Áreas tranquilas. Un efecto secundario bien documentado del diseño de oficinas abiertas es el aumento de ruido ambiental. Los espacios de trabajo flexible disminuyen este problema al designar áreas tranquilas que brindan a los trabajadores un lugar en el que puedan concentrarse en sus tareas sin sufrir interrupciones. Existen muchas formas y tamaños, desde espacios abiertos y rincones tranquilos de un edificio hasta cabinas telefónicas privadas e insonorizadas.
  • Estaciones de trabajo adaptables. Los espacios de oficina flexibles suelen incluir estilos no tradicionales de estaciones de trabajo. Los escritorios de pie en áreas comunes promueven la idea de moverse para usar el espacio de diferentes maneras. En rincones relajados de la oficina, como las áreas de cafeterías y la recepción, las cómodas sillas y la iluminación natural crean espacios flexibles y acogedores donde la gente querrá quedarse.
  • Amenidades compartidas. Cuando se encuentran atadas a un solo lugar en la oficina, las personas tienden, de manera natural, a almacenar cosas en el área del escritorio que necesitan para diferentes propósitos. Un espacio flexible centraliza estos recursos y los pone a disposición de todos los que los necesitan. Estos servicios compartidos pueden ser suministros de oficina, impresoras, refrigerios o espacios enteros, como salas de reuniones o áreas comunes informales.

Beneficios de un espacio de trabajo flexible

Un espacio de trabajo flexible elimina muchas de las barreras a la productividad que presenta un espacio de trabajo de oficina tradicional. Pongamos el ejemplo de un cronograma típico de proyecto, que podría comenzar con una serie de breves e informales reuniones presenciales entre un grupo de personas antes de que comience una conversación más grande y estructurada. A partir de ahí, es posible que los equipos necesiten dividirse en grupos pequeños o trabajar solos en sus tareas.

En una espacio de trabajo de oficina tradicional, todas estas etapas ocurren en una misma ubicación, a pesar de que las necesidades de espacio del proyecto cambien con el paso del tiempo. Sin embargo, con un espacio de oficina flexible, las personas pueden elegir un lugar que tenga más sentido para el trabajo que estén realizando en ese momento. Eso puede significar trabajar desde una computadora portátil en un área tranquila, usar un espacio compartido informal para ponerse al día con otros líderes de equipo degustando un café o tomarse uno o dos días para trabajar de manera remota. Un espacio de trabajo flexible bien diseñado ofrece a los empleados el espacio que necesitan para trabajar mejor bajo sus propios términos.

Para los empresarios, los espacios de trabajo flexibles ofrecen otros beneficios más allá de la productividad. Los diseños de oficina más adaptables permiten a las empresas que se mueven con rapidez expandirse durante los períodos de crecimiento o reducir su tamaño cuando hay menos trabajadores que van a la oficina. Los espacios dinámicos que pueden reconfigurarse de manera sencilla ayudan a diseñar disposiciones de oficina socialmente distanciadas, un reto clave para garantizar la seguridad de los trabajadores en estos tiempos. Las oficinas flexibles también pueden funcionar más cerca de la ocupación máxima, lo que ayuda a reducir el costo del alquiler.

La importancia del diseño de oficina

La pandemia del COVID-19 hizo que se volviera a poner atención al diseño y la disposición de nuestros espacios públicos. La manera en la que nos movemos por nuestras ciudades ha cambiado, y a medida que las restricciones se relajen y volvamos a ir poco a poco a bares, restaurantes, gimnasios y oficinas, la forma en que usamos los espacios interiores también cambiará.

La mayoría de los espacios de trabajo se han adaptado a las directrices de distanciamiento social reconfigurando la disposición de los escritorios, mejorando sus rutinas de limpieza e introduciendo nuevos sistemas undireccionales. Los espacios de oficina flexibles ayudan a las empresas a hacer frente a este reto particular con una interrupción mínima al permitir que los equipos se repartan fácilmente en un espacio más grande o trabajen a distancia.

WeWork 1460 Mission St en San Francisco.

Si pensamos más allá de la pandemia, una buena distribución de oficina es aquella que optimiza la seguridad, la comodidad y la funcionalidad. Un espacio de oficina flexible mejora la productividad al brindar a los equipos acceso a espacios compartidos y a recursos que necesitan para trabajar. Cuando los empleados cuentan con el apoyo de un diseño de oficina que promueve la creatividad y responde a sus necesidades cambiantes, ya sea en el transcurso de un proyecto o del día, les resulta más fácil cumplir sus objetivos.

Cómo implementar un espacio flexible en tu oficina 

Crear un espacio de oficina flexible es mucho más que colocar un par de sillones junto a la máquina de café. También hay que fomentar un entorno de trabajo ágil, que promueva la idea de usar diferentes áreas de la oficina cuando sea necesario. Cambiar el diseño de oficina es la parte fácil, pero cambiar su cultura es lo más difícil. 

Trata de quitar la formalidad a los espacios que suelen estar reservados para un único fin. La sala de reuniones aburrida que solo usas para la reunión mensual podría ser el espacio perfecto para un área de trabajo basado en actividades o simplemente un espacio para ponerte al día con correos electrónicos. Los módulos de reunión y los muebles cómodos pueden crear zonas tranquilas en las oficinas de planta abierta sin necesidad de construir aparatosos separadores de espacio.

La tecnología juega un papel importante en el diseño de una oficina flexible. Asegúrate de que haya tomacorrientes de fácil acceso para cargar dispositivos junto a la mayoría de los asientos y una sólida red para datos inalámbricos en todos los rincones de la oficina. Estandariza la configuración audiovisual de las presentaciones en las distintas salas para que sea lo más sencillo posible llevar a cabo reuniones en cualquier parte de la oficina.

Somos criaturas de hábito. Puede tomar un tiempo hasta que una empresa se adapte a una nueva manera de trabajar. Pero, al crear un espacio versátil y ser receptivo a la forma en que tus equipos lo utilizan, puedes empezar a darte cuenta de los beneficios de un diseño flexible de oficinas.

WeWork ofrece espacios de trabajo dinámicos, flexibles y con un hermoso diseño que reflejan las necesidades cambiantes de los trabajadores. Obtén más información sobre cómo WeWork ha reinventado el futuro del trabajo flexible y explora cómo podría transformar la cultura laboral de tu empresa.

Steve Hogarty es un escritor y periodista de Londres. Es el editor de viajes del periódico City AM y el subdirector de la revista City AM Magazine, donde su trabajo se centra en la tecnología, los viajes y el entretenimiento.

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