In che cosa consistono gli spazi ad uso ufficio o gli spazi di lavoro flessibile?

Mettere a disposizione del personale gli spazi di lavoro flessibile di cui ha bisogno per svolgere l’attività professionale può favorire la collaborazione e sollevare il morale in ufficio

WeWork 1460 Mission St a San Francisco. Fotografie di WeWork

Gli spazi ad uso ufficio flessibili sono una tipologia di ambienti di lavoro progettata per mettere a disposizione dei dipendenti un’ampia varietà di luoghi e modi di lavorare. A differenza degli uffici tradizionali con postazioni fisse e assegnate, i dipendenti degli spazi ad uso ufficio flessibili possono scegliere la zona dell’ufficio più adatta al tipo di lavoro che devono svolgere in un determinato momento. 

Gli spazi di lavoro flessibili possono essere facilmente riorganizzati per tener conto delle variazioni degli obiettivi aziendali, oppure ampliati o ridotti rapidamente per adeguarsi alle mutate dimensioni dell’organico. Queste tipologie di spazi ad uso ufficio dinamici sono in genere progettate per essere utilizzate con contratti di lavoro flessibili, per consentire al personale di scegliere dove, come e quando lavorare.

In che cosa consiste il lavoro flessibile?

“Lavoro flessibile” è un’espressione che denota qualsiasi modello di lavoro che non corrisponde agli orari di lavoro o alle sedi tradizionali. Ciò può significare lavorare in spazi diversi all’interno dello stesso ufficio, da casa o da una postazione remota, oppure lavorare part-time o con orari scaglionati.

I lavoratori che non devono rispettare orari penalizzanti o sobbarcarsi lunghi tragitti casa-lavoro non solo possono disporre di più tempo e di maggiori energie per svolgere bene le loro mansioni, ma sono anche in genere più felici e ancora più produttivi rispetto ai colleghi obbligati a rimanere in ufficio. Il lavoro flessibile offre alle persone l’opportunità di lavorare come e dove vogliono e di trovare il giusto equilibrio tra lavoro e vita privata col passare del tempo. Scegliendo personalmente gli orari di lavoro i dipendenti possono assumere anche altri impegni, ad esempio un appuntamento per una visita medica o accompagnare i figli a scuola, evitando al tempo stesso il traffico dell’ora di punta e gli spostamenti quando i treni sono più affollati.

Il lavoro flessibile non solo offre ai singoli dipendenti la possibilità di lavorare in un modo che si adatta alle loro esigenze specifiche, ma aiuta anche le aziende a ridurre i costi e a sfruttare al meglio la sistemazione degli uffici, utilizzando al massimo lo spazio disponibile. Con un numero inferiore di persone in ufficio in un dato momento diventa più facile organizzare zone comuni in cui il personale possa riunirsi e collaborare spontaneamente, oppure consentire ai lavoratori di spostarsi con il proprio portatile in spazi tranquilli per concentrarsi su una particolare attività.

Gli aspetti importanti degli spazi di lavoro flessibili 

Gli spazi di lavoro flessibili, noti anche come “spazi ad uso ufficio flessibili”, si adattano alle esigenze specifiche e ai cambiamenti di situazione delle aziende in qualsiasi momento, con la possibilità di riconfigurare gli uffici caso per caso con minime variazioni. Tuttavia è possibile trovare tutta una serie di elementi di base nella maggior parte degli spazi flessibili, ognuno dei quali migliora la versatilità e la collaborazione.

Un ufficio può essere trasformato con diverse sistemazioni, ad esempio come centro collaborativo e zona di lavoro con sedute per evitare assembramenti. Immagine di WeWork.
  • Progetti open space. I primi uffici open space hanno fatto la loro comparsa a New York City più di un secolo fa, ma lo stile che tutti conoscono delle odierne sistemazioni con spazi aperti hanno iniziato a prendere piede negli anni ’60, quando i progettisti di interni cercavano come poter fare per contenere in modo efficace un organico numeroso, eliminando le pareti divisorie tra un dipendente e l’altro. Oggi, il concetto di uffici open space è molto diffuso ed è un elemento fondamentale degli spazi di lavoro flessibili, perché consente la libera collaborazione tra i diversi reparti.
  • Zone appartate. Un effetto collaterale ben documentato della progettazione di uffici open space è la maggiore rumorosità. Gli spazi di lavoro flessibili riducono questo problema, mettendo a disposizione delle zone appartate in cui i lavoratori possono concentrarsi sulla loro attività senza essere interrotti. Queste sistemazioni sono disponibili in diverse forme e dimensioni, ad esempio come spazi aperti in un angolo appartato dell’edificio o sotto forma di cabine telefoniche private e insonorizzate.
  • Postazioni di lavoro adattabili. Spesso gli spazi ad uso ufficio flessibili comprendono postazioni di lavoro di tipo non tradizionale. Le postazioni collocate nelle aree comuni favoriscono l’idea di spostarsi per utilizzare lo spazio in diversi modi. Negli angoli adibiti al relax in ufficio, come i bar e le reception, la presenza di comode sedute e di un’illuminazione naturale dà vita a spazi flessibili e invitanti in cui le persone sono indotte a trattenersi.
  • Servizi condivisi. Quando le persone sono costrette ad utilizzare sempre la stessa postazione in ufficio tendono naturalmente ad accumularvi tutto ciò di cui hanno bisogno per svolgere le loro mansioni. Uno spazio flessibile accentra queste risorse e le rende disponibili per tutti coloro che ne hanno bisogno. Queste utenze condivise possono comprendere forniture per ufficio, stampanti e spuntini, oppure interi spazi, ad esempio sale riunioni o aree comuni più informali.

I vantaggi degli spazi di lavoro flessibili

Gli spazi di lavoro flessibili eliminano molti ostacoli alla produttività che caratterizzano gli ambienti ad uso ufficio tradizionali. Prendiamo in considerazione la tempistica di un progetto tipico, che potrebbe iniziare con una serie di riunioni dal vivo brevi e informali tra poche persone, prima che la discussione diventi più ampia e strutturata. A partire da quel momento il personale potrebbe aver bisogno di dividersi in piccoli gruppi o di lavorare individualmente alle sue mansioni.

In uno spazio di lavoro tradizionale queste fasi si svolgono tutte nella stessa postazione, anche se le esigenze di spazio del progetto sono destinate a cambiare nel tempo. Invece con uno spazio ad uso ufficio flessibile le persone possono scegliere una postazione di lavoro più adatta all’attività che stanno svolgendo in un determinato momento. Ciò può significare lavorare da un computer portatile in una zona appartata per potersi concentrare, utilizzare uno spazio condiviso per incontrare gli altri responsabili del progetto davanti a un caffè o prendersi uno o due giorni per lavorare in remoto. Gli spazi di lavoro flessibili ben progettati lasciano ai dipendenti la libertà di cui hanno bisogno per svolgere al meglio la loro attività in base alle esigenze del momento.

Per i titolari di aziende gli spazi di lavoro flessibili offrono ulteriori vantaggi, oltre a quello della maggiore produttività. La sistemazione degli uffici più adattabili consentono alle aziende in rapida evoluzione di espandersi durante i periodi di crescita e di ridimensionarsi quando è necessaria la presenza in ufficio di un minor numero di lavoratori. Gli spazi dinamici che possono essere facilmente riconfigurati aiutano a progettare la sistemazione di uffici nel rispetto del distanziamento, un aspetto fondamentale per garantire la sicurezza quando i dipendenti tornano a lavorare in ufficio. Negli uffici flessibili è anche possibile gestire le presenze nel rispetto dei limiti di capienza, contribuendo a ridurre il costo dei contratti d’affitto.

L’importanza della sistemazione negli ufficio

La pandemia di COVID-19 ha ridestato l’interesse per la progettazione e le sistemazioni dei nostri spazi pubblici. Il modo in cui ci muoviamo all’interno delle nostre città è cambiato, e con l’allentamento delle restrizioni e il ritorno a frequentare bar, ristoranti, palestre e uffici cambierà anche il modo in cui utilizziamo gli spazi interni.

La maggior parte degli ambienti di lavoro è stata adattata alle linee guida sul distanziamento sociale, riconfigurando la sistemazione delle postazioni di lavoro, migliorando le procedure di pulizia e introducendo nuovi sistemi di circolazione a senso unico. Gli spazi ad uso ufficio flessibili aiutano le aziende ad affrontare questa particolare sfida con minime interruzioni, consentendo di aumentare gli spazi in funzione dell’ampliamento dell’organico o di lavorare in remoto.

WeWork 1460 Mission St a San Francisco.

Al di là delle complessità legate alla pandemia, una valida sistemazione dell’ufficio consente di ottimizzare sicurezza, comfort e funzionalità. Gli spazi ad uso ufficio flessibili fanno aumentare la produttività, consentendo al personale l’accesso a spazi condivisi e alle risorse di cui ha bisogno per svolgere le sue mansioni. Quando i lavoratori possono contare su una sistemazione dell’ufficio che favorisce la creatività e risponda alle esigenze in continua evoluzione, che si tratti di un progetto o di un corso della durata di un giorno, riescono a centrare gli obiettivi più facilmente.

Come adottare gli spazi di lavoro flessibili negli uffici 

Organizzare spazi ad uso ufficio flessibili non significa mettere un paio di poltrone a sacco accanto alla macchina del caffè. È necessario promuovere anche un ambiente di lavoro agile, che favorisca l’idea di utilizzare diverse zone dell’ufficio quando occorre. Modificare la sistemazione degli uffici è la parte più facile, mentre la vera sfida consiste nel cambiare la cultura aziendale per quanto riguarda il lavoro in ufficio. 

Bisogna provare a rivoluzionare gli spazi che in genere sono destinati ad un unico scopo. La tradizionale sala riunioni che viene utilizzata solo per il debriefing mensile potrebbe diventare lo spazio perfetto per un’area di lavoro in cui svolgere attività specifiche o, semplicemente, un luogo in cui rispondere tranquillamente ai messaggi di posta elettronica arretrati. Grazie a meeting pod e arredi confortevoli è possibile realizzare zone appartate negli uffici open space, senza dover erigere ingombranti divisori per le sale.

La tecnologia svolge un ruolo importante nella progettazione degli uffici flessibili. Bisogna assicurarsi che ci siano prese facilmente accessibili per la ricarica dei dispositivi accanto alla maggior parte delle sedute, altre a una rete wireless affidabile in ogni angolo dell’ufficio. Inoltre è necessario standardizzare gli impianti audiovisivi per le presentazioni in più sale per poter ospitare una riunione in qualsiasi parte dell’ufficio.

Siamo abitudinari per natura. Per questo potrebbe volerci del tempo perché un’azienda si adatti a una nuova modalità di lavoro. Tuttavia, grazie alla realizzazione di spazi versatili e alla reattività con cui il personale si abitua ad utilizzarli, è possibile iniziare a sfruttare i vantaggi di un progetto che preveda uffici flessibili.

WeWork propone ambienti di lavoro dinamici, flessibili e dal design accattivante, che riflettono le esigenze in continua evoluzione dei lavoratori. Scoprite di più sul modo in cui WeWork ha reinventato il futuro del lavoro flessibile e capite come trasformare la cultura del lavoro della vostra azienda.

Steve Hogarty è uno scrittore e giornalista che vive a Londra. Scrive articoli di viaggio per il quotidiano City AM ed è vicedirettore di City AM Magazine. Si occupa di tecnologia, viaggi ed intrattenimento.

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