Qu’est-ce qu’un espace de travail flexible ?

Fournir aux équipes l’espace de travail flexible dont elles ont besoin pour accomplir leur travail peut stimuler la collaboration et le moral

WeWork 1460 Mission St à San Francisco. Photos de WeWork

Un espace de travail flexible est conçu pour fournir aux employés différents lieux et différentes façons de travailler. Contrairement aux bureaux traditionnels où les postes de travail sont fixes et attribués, un espace de travail flexible permet aux travailleurs de choisir la zone du bureau qui convient le mieux au type de travail qu’ils doivent effectuer à un moment donné. 

Les espaces de travail flexibles peuvent être facilement réorganisés pour tenir compte de l’évolution des objectifs de l’entreprise, ou être rapidement agrandis ou réduits pour s’adapter à des équipes de tailles différentes. Ces types d’espaces de travail dynamiques sont généralement conçus pour être utilisés en parallèle avec des modalités de travail flexibles, afin d’offrir aux équipes la liberté de travailler où, quand et comme elles le souhaitent.

Qu’est-ce que le travail flexible ?

Le terme « travail flexible » désigne tout mode de travail qui ne relève pas des horaires de bureau ou des lieux de travail traditionnels. Cela peut signifier travailler à différents endroits dans le même bureau, travailler à domicile ou à un poste de travail distant, ou travailler à temps partiel ou avec des horaires décalés.

Les travailleurs qui n’ont pas besoin de respecter des horaires de travail peu pratiques ou de prendre des transports en commun bondés peuvent ainsi non seulement consacrer plus de temps et d’énergie à leur travail, mais sont généralement plus satisfaits, et même plus productifs que leurs collègues travaillant au bureau. Le travail flexible donne aux employés la possibilité de travailler comme ils le souhaitent et où ils le souhaitent, favorisant ainsi un bon équilibre vie professionnelle-vie personnelle. En choisissant leurs propres horaires, ils peuvent concilier des obligations telles que se rendre à leur rendez-vous chez le médecin et déposer leurs enfants à l’école, tout en évitant les heures de pointe et les trains bondés.

Le travail flexible donne non seulement aux employés la possibilité de travailler d’une manière qui répond à leurs besoins spécifiques, mais il permet également aux entreprises de réduire leurs coûts et d’exploiter au mieux leurs configurations de bureau en optimisant l’espace disponible. Avec moins de personnes au bureau à un moment donné, il devient plus facile de créer des espaces communs où les équipes peuvent se réunir spontanément et collaborer, ou permettant aux travailleurs de se retirer dans des zones calmes avec un ordinateur portable pour se concentrer sur une tâche particulière.

Éléments importants d’un espace de travail flexible 

Les espaces de travail flexibles s’adaptent aux besoins uniques et changeants d’une entreprise à un moment donné, de sorte que chaque bureau sera légèrement différent. Mais il existe un certain nombre d’éléments de base que vous trouverez dans la plupart des espaces flexibles, chacun favorisant la polyvalence et la collaboration.

Un bureau existant peut être transformé en différentes configurations, comme une plateforme de collaboration et des zones de places assises dé-densifiées. Image par WeWork.
  • Des conceptions d’espaces ouverts. Les premiers bureaux ouverts sont apparus il y a plus d’un siècle dans la ville de New York, mais le style familier des configurations ouvertes que nous voyons aujourd’hui a gagné en popularité dans les années 1960, car les designers d’intérieur cherchaient des moyens efficaces d’accueillir des équipes plus grandes en éliminant les murs physiques entre les travailleurs. Aujourd’hui, le concept du bureau ouvert est très répandu et constitue un aspect fondamental de l’espace de travail flexible, en permettant une collaboration fluide entre des services disparates.
  • Des zones calmes. L’augmentation du bruit ambiant est l’une des conséquences attestée de la configuration des bureaux en espace ouvert. Les espaces de travail flexibles atténuent cela en désignant des zones calmes pour fournir aux travailleurs un endroit où ils peuvent se concentrer sur des tâches sans être interrompus. Il en existe de nombreuses formes et tailles, des espaces ouverts dans un coin tranquille du bâtiment aux cabines téléphoniques insonorisées privées.
  • Des postes de travail adaptables. Les espaces de bureaux flexibles incluent souvent des styles de postes de travail non traditionnels. Des postes de travail debout dans les espaces communs favorisent l’idée de déplacement pour utiliser l’espace de différentes manières. Dans les coins plus décontractés du bureau, comme la cafétéria et les espaces de réception, des chaises confortables et un éclairage naturel créent des espaces flexibles et accueillants qui inciteront à y passer du temps.
  • Des services inclus partagés. Lorsqu’elles sont ancrées à un seul endroit dans le bureau, les personnes ont naturellement tendance à stocker les choses dont elles ont besoin pour accomplir leur travail sur et autour de leur poste de travail. Un espace flexible centralise ces ressources et les met à la disposition de tous ceux qui en ont besoin. Ces avantages partagés peuvent être des fournitures de bureau, des imprimantes, des collations ou des espaces entiers, comme des salles de réunion ou des espaces communs informels.

Avantages d’un espace de travail flexible

Un espace de travail flexible élimine bon nombre des obstacles à la productivité que présente un espace de bureau traditionnel. Pensez à un calendrier de projet classique, qui peut commencer par des rencontres en face à face courtes et informelles entre quelques personnes avant qu’une discussion plus élargie et plus structurée n’ait lieu. Par la suite, les membres des équipes devront peut-être se diviser en petits groupes ou travailler seuls sur leurs tâches.

Dans un espace de travail traditionnel, ces étapes se déroulent toutes au même endroit fixe, même si les besoins en espace du projet évoluent au fil du temps. Cependant, avec un espace de travail flexible, les employés peuvent choisir le poste de travail qui convient le mieux au travail qu’ils accomplissent à ce moment-là. Cela peut signifier travailler à partir d’un ordinateur portable dans un endroit calme où ils peuvent se concentrer, utiliser un espace partagé décontracté pour discuter avec d’autres chefs d’équipe autour d’un café, ou travailler à distance pendant un jour ou deux. Un espace de travail flexible bien conçu apporte aux employés la marge de manœuvre dont ils ont besoin pour faire de leur mieux en fonction de leurs besoins.

Pour les chefs d’entreprise, les espaces de travail flexibles offrent des avantages qui vont au-delà de la productivité. Les configurations de bureau les plus adaptables permettent aux entreprises qui se développent rapidement de s’agrandir pendant les périodes de croissance ou de réduire leur taille lorsque moins de travailleurs se rendent au bureau. Des espaces dynamiques qui peuvent être facilement reconfigurés permettent de concevoir des aménagements de bureaux encourageant la distanciation sociale, un défi majeur pour assurer la sécurité des travailleurs alors qu’ils retournent au bureau. Les bureaux flexibles peuvent également être exploités au plus près du taux d’occupation maximal, ce qui permet de réduire le coût de votre location.

L’importance de la configuration des bureaux

La pandémie de COVID-19 a mis de nouveau l’accent sur la conception et la configuration de nos espaces publics. La façon dont nous nous déplaçons dans nos villes a changé, et à mesure que les restrictions s’assouplissent et que nous retournons progressivement dans les bars, les restaurants, les salles de sport et les bureaux, la manière dont nous utilisons les espaces intérieurs va également changer.

La plupart des lieux de travail se sont adaptés aux directives de distanciation sociale en reconfigurant la disposition des postes de travail, en améliorant leurs routines de nettoyage, et en introduisant de nouveaux systèmes de circulation d’air à sens unique. Les espaces de travail flexibles aident les entreprises à relever ce défi particulier avec un minimum de perturbations, permettant ainsi aux équipes de se déployer facilement sur un plus grand espace ou de travailler à distance.

WeWork 1460 Mission St à San Francisco.

Au-delà de la pandémie, une configuration judicieuse de bureau optimise la sécurité, le confort et la fonctionnalité. Un espace de travail flexible améliore la productivité en permettant aux équipes d’accéder aux espaces partagés et aux ressources dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches. Lorsque les employés disposent d’une configuration de bureau qui stimule la créativité et répond à leurs besoins changeants, que ce soit au cours d’un projet ou au cours d’une journée, il leur est plus facile d’atteindre leurs objectifs.

Comment mettre en place un espace flexible dans votre bureau 

La création d’un espace de travail flexible ne se résume pas à l’installation de deux poufs à côté de la machine à café. Vous devez également favoriser un environnement de travail agile, qui incite à utiliser différentes zones du bureau lorsque cela est nécessaire. Changer la disposition du bureau est la partie la plus facile ; changer la culture du bureau est le défi. 

Essayez de dé-formaliser les espaces qui sont généralement réservés à un seul usage. La salle de réunion hyper formelle que vous n’utilisez que pour le débriefing mensuel pourrait être un espace de travail idéal pour certaines activités, ou tout simplement un endroit où les employés peuvent consulter tranquillement leurs e-mails. Des cabines pour se rencontrer et des meubles confortables peuvent créer des zones de calme dans des bureaux ouverts sans qu’il soit nécessaire de construire des murs de séparation peu pratiques.

La technologie joue un rôle important dans la conception d’un bureau flexible. Veillez à ce qu’il y ait des prises facilement accessibles pour recharger les appareils à côté de la plupart des sièges et un réseau maillé robuste pour les données sans fil partout dans le bureau. Standardisez l’installation audiovisuelle pour les présentations dans les différentes salles afin de faciliter au maximum l’organisation d’une réunion dans toutes les zones du bureau.

Nous avons des habitudes bien ancrées. Il faut parfois du temps à une entreprise pour s’adapter à une nouvelle méthode de travail. Mais en créant des espaces polyvalents et en étant à l’écoute des façons dont vos équipes les utilisent, vous pouvez commencer à tirer parti des avantages de la conception de bureau flexible.

WeWork fournit des lieux de travail dynamiques, flexibles et conçus avec goût qui reflètent l’évolution des besoins des travailleurs. Découvrez comment WeWork a réinventé le futur du travail flexible et comment vous pouvez transformer la culture de travail de votre entreprise.

Steve Hogarty est un écrivain et journaliste basé à Londres. Il est responsable de la section voyage du journal City AM et rédacteur adjoint du City AM Magazine, où son travail porte sur la technologie, le voyage et les loisirs.

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