フレキシブルなオフィススペースは、従業員に働き方や勤務場所の自由を提供するために設計されたワークスペースのひとつです。割り当てられたデスクで毎日業務に当たる従来のオフィススタイルとは異なり、柔軟なオフィススペースで働く従業員は、その時の仕事の内容に合わせてオフィスのエリアを選ぶことができます。
フレキシブルなワークスペースは、ビジネス目標の変化に合わせて簡単に配置を変えたり、チームの規模が拡大・縮小するのに合わせてすばやくスケールアップしたりスケールダウンしたりできます。こうした柔軟性のあるオフィススペースは、通常、柔軟性のある働き方と組み合わせて使用するように設計されており、チームが必要な場所、時間、方法で作業する自由を提供します。
柔軟性のある働き方とは
柔軟性のある働き方とは、従来の営業時間や勤務地にとらわれない働き方を指す言葉です。これには、同じオフィスの異なる場所で作業すること、自宅やリモートデスクで作業すること、パートタイムや時差出勤をすることが含まれます。
決められた労働時間に固執したり、辛い通勤に耐えたりする必要がない従業員は、より多くの時間とエネルギーを使ってより優れた仕事をすることができるだけではなく、一般的にオフィスで働く同僚よりも幸福度が高く、さらに生産性が高いことがわかっています。柔軟性のある働き方は、人々に好きな場所で好きなように働く機会、さらに健康的なワークライフバランスを育む時間を与えます。従業員は自分に都合のよいスケジュールを組むことで、ラッシュアワーの交通渋滞や満員電車を避けつつ、医師の予約や学校への送り迎えなどの用事をこなすことができます。
柔軟性のある働き方は、個々の従業員に特定のニーズに合った方法で作業するオプションを提供するだけでなく、利用可能なスペースを最大化することにより、企業がコストを削減し、オフィスのレイアウトを最大限に活用するのに役立ちます。オフィス内にいる従業員の数が少なくなると、チームが自発的に集まってコラボレーションしたり、ノートパソコンを持って特定のタスクに集中できる部屋を備えた共用エリアを作ることが容易になります。
フレキシブルなワークスペースに重要なもの
フレキシブルなワークスペース（柔軟なオフィススペース）は、その時々の企業のニーズに合わせて変化していくため、当然ながらオフィスの形もそれぞれ異なります。ただしほとんどの柔軟なオフィススペースには共通するいくつかの基本的な要素があり、それぞれが多用途性とコラボレーションを促進します。
- オープンプランデザイン。オープンプランオフィスが初めて登場したのは 1 世紀以上前のニューヨークでしたが、今日私たちが目にするおなじみのスタイルになったのは、1960 年代にインテリアデザイナーが従業員間の物理的な壁を取り除くことによって大規模なチームを効率的に収容する方法を模索したことによります。現在オープンプランのオフィスコンセプトは柔軟なワークスペースの基本的な要素として広く普及しており、異なる部門間の自由なコラボレーションを可能にしています。
- 静かなエリア。オープンプランのオフィスデザインでよく知られる欠点として、周囲の騒音が気になるというものがあります。柔軟なワークスペースでは、従業員が邪魔されることなくタスクに集中できる場所を提供するために静かなエリアを設けることにより、これを軽減します。これらは、建物内の静かな一角にあるオープンスペースから、遮音性の高いプライベートな電話ブースまで、さまざまな形とサイズで提供されます。
- 自在に調整できるワークステーション。フレキシブルなオフィススペースには、多くの場合、従来とは異なるスタイルのワークステーションが含まれます。共用エリアのスタンディングデスクは、一か所にとどまるのではなく移動することでさまざまな方法でスペースを使用するというアイデアを促進します。コーヒーバーや受付エリアなどオフィス内のリラックスしたコーナーでは、快適な椅子と自然光が、人々が一呼吸入れたくなるような柔軟で居心地の良い空間を作り出します。
- 共用アメニティ。オフィス内の一か所にとどまっていると、人々は当然、デスク回りに仕事に必要なものを集めがちになります。柔軟なスペースでは、これらのリソースを一元化し、必要としている人が誰でも利用できるようにします。これらの共用アメニティはオフィス用品、プリンター、スナックのような物理的なものから、会議室やインフォーマルな共用スペースのようなスペースまで、多岐にわたります。
フレキシブルなワークスペースの特典
フレキシブルなワークスペースは、従来のオフィスワークスペースがもたらす生産性に対する多くの障壁を取り除きます。たとえば典型的なプロジェクトでは、多くの場合、より大規模で構造化されたディスカッションが行われる前に、少数の人々の間で行われる一連の短い非公式の対面会議から始まります。その後、チームは少人数のグループに分かれたり、一人で作業をしたりする必要が出てきます。
プロジェクトに必要なスペースが時間とともに変化するにもかかわらず、従来のオフィスワークスペースではこれらがすべて同じ場所で行われます。フレキシブルなオフィススペースでは、人々はその時点で行っている仕事に最も適したワークステーションを選択できます。これには、集中できる静かな場所でラップトップを使って仕事をしたり、カジュアルな共用スペースを使用して他のチームリーダーとコーヒーを片手に話し合ったり、あるいは 1 日か 2 日間リモートで作業したりすることが含まれます。適切に設計されたフレキシブルなワークスペースにより、従業員には自分に合った環境で最善の仕事をするために必要な余裕が与えられます。
フレキシブルなワークスペースは、生産性を上げるだけではなく、ビジネスオーナーに他の特典をもたらします。最も適応性の高いオフィスレイアウトは、活発な企業は成長期に拡大したり、オフィスに通勤する従業員が減少したときに規模を縮小したりすることができます。簡単に再構成できる動的なスペースは、ソーシャルディスタンスを実行できるたオフィスレイアウトの設計に役立ちます。これは、オフィスに戻る際の従業員の安全を確保する上で、重要な課題です。フレキシブルなオフィスはさらに、最大収容人数に近い人数がいても同じ場所で運営することができ、リースのコストを削減するのに役立ちます。
オフィスレイアウトの重要性
新型コロナウイルス感染症の世界的大流行により、公共スペースのデザインとレイアウトに改めて注目が集まりました。都市内を移動する方法が変化し、制限が緩和され、バー、レストラン、ジム、オフィスに徐々に人々が戻っていくにつれて、屋内スペースの使用方法も変わってきています。
ほとんどのワークスペースでは、デスクのレイアウトを再構成し、清掃ルーチンを強化し、新しい一方向システムを導入することで、ソーシャルディスタンスのガイドラインに適応しています。フレキシブルなオフィススペースは、企業が最小限の混乱でこの特定の課題に立ち向かうのに役立ち、チームがより大きなスペースに簡単に分散したり、リモートで作業したりできるようにしています。
パンデミックに限らず、優れたオフィスレイアウトは、安全性、快適性、機能性を最適化したものであるべきです。フレキシブルなオフィススペースは、チームが業務を成し遂げるために必要な共用スペースやリソースへのアクセスを可能にすることで、生産性を高めます。創造性を育み、変化するニーズに対応するようデザインされたオフィスで働いている場合、それがプロジェクト全体の過程であろうと一日の始まりから終わりまでであろうと、従業員はより簡単に目的を達成できるようになります。
オフィスに柔軟なスペースを取り入れる方法
フレキシブルなオフィス空間をつくるには、単にコーヒーメーカーの横にビーンバッグチェアをいくつか並べるだけではなく、アジャイルな作業環境を促進する必要があります。これは、必要なときにオフィスの他のエリアを使用するというアイデアを促進するものです。ここでの課題は、オフィスのレイアウトを変更することではなく、オフィス文化自体を変えることです。
今まで一つの用途のみに使用されていたスペースを他の用途に使うことを考えてみてください。毎月の報告会でしか使わないような窮屈な会議室は、アクティビティベースの作業エリアに最適なスペースであったり、単にメールを静かにチェックするのに最適なスペースであったりするかもしれません。ミーティングポッドと快適な家具があれば、オープンプランのオフィスを仕切らなくても静かなエリアを作り出すことができます。
テクノロジーは、フレキシブルなオフィス設計において重要な役割を果たしています。ほぼすべての座席の隣にデバイスを充電するための簡単にアクセスできるコンセントと、オフィスの隅々にワイヤレスデータ用の堅牢なメッシュネットワークがあることを確認してください。さまざまな部屋でのプレゼンテーション用に AV セットアップを標準化して、オフィス内ならどこでも会議を開催できるようにします。
人間は習慣に従うことを好みます。企業が新しい働き方に適応するには時間がかかるかもしれません。そこで、さまざまな用途に対応できるスペースを作成し、チームがそれらをどのように使用するかを決めることにより、フレキシブルなオフィスデザインによる特典を実感し始めることができます。
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Steve Hogarty 氏は、ロンドンを拠点とするライター兼ジャーナリストです。 City AM 新聞で旅行記事の編集者として、City AM マガジンでは編集局次長として働いており、テクノロジー、旅行、エンターテイメントに焦点を当てています。
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