Jak opracować plan powrotu do biura z orientacją na empatię

Elastyczność pracy ewoluowała — dawniej była przywilejem, obecnie jest koniecznością. Oto jak firma LivePerson nadała jej priorytet.

Członkowie zespołu LivePerson pracują w lokalizacji WeWork 125 W 25th St w Nowym Jorku. Fot. LivePerson

Pandemia zmieniła style pracy, a firmy wciąż usilnie starają się zrealizować przemyślane i skalowalne plany powrotów do biur. Gdy w kwietniu podjęłam pracę w firmie LivePerson, moim celem była ewolucja firmowej kultury — tak aby cechowało ją więcej troski i empatii wobec pracowników. Pierwszym krokiem było przeniesienie pracowników po lockdownie w związku z pandemią COVID-19 z powrotem do wspólnych fizycznych przestrzeni do pracy, w których priorytetem jest ich zdrowie i bezpieczeństwo. 

Niedługo po tym, jak dołączyłam do zespołu, jego liderka i menedżerka ds. nowoczesnego miejsca pracy w LivePerson Marlene Kassens zaproponowała: „Dajmy naszym pracownikom możliwość pracy z dowolnego miejsca — z domu lub jednej z setek lokalizacji WeWork na całym świecie”. Wraz z początkiem pandemii udało nam się z skutecznie przejść na pracę zdalną. Pomysł Marlene zapoczątkował bezpieczny powrót do fizycznych przestrzeni do pracy na całym świecie.

LivePerson korzysta z dedykowanego biura w lokalizacji WeWork w Nowym Jorku.

Zgodnie z prognozami nasza firma odnotowuje wysoki wzrost. Rozważaliśmy tradycyjne opcje najmu nieruchomości, ale ostatecznie zdecydowaliśmy się na elastyczne warunki oferowane przez WeWork. Wiemy, że to rozwiązanie najlepiej posłuży naszym pracownikom w kontekście elastyczności dotyczącej lokalizacji, udogodnień i ogólnie miejsca pracy. Zdałam sobie sprawę, że nawiązując współpracę z WeWork, możemy zaznaczyć naszą obecność na całym świecie. Dzięki połączeniu członkostwa WeWork All Access z dedykowanymi biurami w lokalizacjach WeWork pomysł Marlene umożliwił nam zaoferowanie pracownikom w pełni wyposażonych i inspirujących wnętrz, a jednocześnie dał nam możliwość zwiększania pozostającej do naszej dyspozycji przestrzeni stosownie do potrzeb pojawiających się w miarę rozwoju firmy.

To już oficjalne: procedura powrotu do biur

Szukając nowych sposobów pracy, opracowaliśmy procedurę powrotu do biur. Uwzględniamy w nich nasze wynajęte biura w Seattle, Londynie i Herclijji (już wkrótce), naszą centralę w Nowym Jorku (która znajduje się w dedykowanej przestrzeni w lokalizacji WeWork 125 W 25th St), a także globalny dostęp WeWork All Access dla ponad 1300 naszych pracowników. Dzięki tym rozwiązaniom możemy nie tylko oferować pracownikom elastyczność, ale też skorzystać z możliwości skalowania w takt naszych ambitnych celów rekrutacyjnych.

Oto główne punkty procedury:

1. Planowanie i badania z nastawieniem, że pracownicy są najważniejsi 

Jako dyrektor ds. zasobów ludzkich nie wyobrażam sobie przywództwa bez empatii. Wewnętrzna ankieta przeprowadzona w celu lepszego poznania potrzeb pracowników podczas pandemii wykazała, że wiele osób ceni sobie pracę zdalną i dobrze się spisuje w takich warunkach. Jednak ankieta pokazała też, że po miesiącach izolacji wielu pracownikom brakowało okazjonalnych pogawędek na korytarzu, sesji współpracy, wypadów po kawę, lunchu w biurze i happy hours w towarzystwie kolegów i koleżanek z pracy. Krótko mówiąc, tęsknili za sobą i czasami chcieli być w biurze.

Pracownicy LivePerson mogą pracować w różnych obszarach, w tym w przestrzeniach wspólnych.

39% ankietowanych zadeklarowało, że chciałoby przychodzić do biura 2–3 razy w tygodniu, a 34% wolałoby pojawiać się w nim 2–3 razy w miesiącu. Kiedy wdrożyliśmy nasze elastyczne rozwiązania w zakresie przestrzeni do pracy na całym świecie, zachęcaliśmy pracowników do współpracy i budowania więzi społecznych w dogodnych dla siebie lokalizacjach i zgodnie z ich własnym harmonogramem. Chcieliśmy zmienić ich nastawienie z „muszę iść do biura” na „chcę iść do biura”. Zachęcenie pracowników do przebywania ze sobą, zamiast zmuszania ich do tego, niewątpliwie wymagało od nas kreatywności.

Obecnie pracownicy mogą przychodzić do naszych dedykowanych biur, aby budować relacje ze współpracownikami, porozmawiać ze starszymi menedżerami lub popracować bezpośrednio z naszym firmowym coachem Timem Storeyem.

2. Przygotowanie na rozwój dzięki elastyczności

Ponownie przeanalizowaliśmy nasze prognozy dotyczące zatrudnienia i przeprowadziliśmy burzę mózgów na temat zwiększenia skali działań. Musieliśmy mieć możliwość zaoferowania naszym pracownikom większej przestrzeni fizycznej w 2022 roku. Obecnie mamy obsadzone ponad 700 stanowisk i zdajemy sobie sprawę, że aby przyciągnąć największe talenty, musimy oferować elastyczne rozwiązania. Kandydaci mogą pochodzić z dowolnego miejsca i konkurować z siłą roboczą na całym świecie. My natomiast oferujemy nowe metody wspierania i rozwijania talentów, dzięki czemu doskonalimy kulturę naszej firmy.

3. Dodatkowy poziom bezpieczeństwa i troski

Ponieważ bezpieczeństwo leży u podstaw naszej strategii powrotu do biur, udostępniamy narzędzia do samodzielnych testów, aby ułatwić pracownikom dbanie o bezpieczeństwo — zarówno własne, jak i ich współpracowników oraz rodzin. Nasza własna aplikacja BELLA Health™ wykorzystuje konwersacyjną sztuczną inteligencję, aby pokierować pracowników przez samodzielnie przeprowadzane testy autoryzowane przez FDA, a ponadto oferuje możliwość wysyłania wiadomości do zespołu pomocy dostępnego na żywo (jeśli zajdzie taka potrzeba). Połączenie intuicyjnej aplikacji z łatwymi w użyciu testami sprawia, że BELLA Health jest doskonałym narzędziem, które pomaga naszym pracownikom bezpiecznie wrócić do biur.

Pracownicy świętują powrót do biura.

Dzięki tym wszystkim rozwiązaniom mogliśmy zorganizować dzień powitalny w biurach WeWork w Nowym Jorku, Seattle i Londynie, aby świętować ponowne osobiste spotkanie. Był to dzień pełen emocjonalnych spotkań po przerwie, przemówień, ciasta i toastów szampanem.

Porady przydatne podczas opracowywania planu powrotu do biura

Najlepsze rozwiązania dotyczące bezpiecznych powrotów do biur mogą być różne — w zależności od charakteru działalności. Tutaj jednak można znaleźć kilka wskazówek, które przydadzą się każdej firmie z każdej branży. 

  1. Przeprowadź wśród pracowników ankietę, aby dokładnie ustalić, jakie mają potrzeby, jeśli chodzi o miejsce pracy.
  2. Na podstawie uzyskanych w ten sposób opinii opracuj plan uwzględniający zarówno preferencje pracowników, jak i potrzeby firmy. Jeśli obejmuje on osobiste spotkanie pracowników, zastanów się nad najlepszym rozwiązaniem w zakresie fizycznej przestrzeni do pracy, biorąc pod uwagę swoją lokalizację, zapotrzebowanie na elastyczność i prognozy dotyczące zatrudnienia. 
  3. Za fundament swojej strategii powrotu do biura obierz bezpieczeństwo pracowników i szeroko zakomunikuj im swoje plany.
  4. Weź pod uwagę wspólne trendy lub preferencje zespołu — dzięki temu zyskasz największe szanse na opracowanie skutecznej strategii powrotu do biura.

Dzięki przywództwu opartym na trosce i empatii przyczyniamy się do tworzenia środowiska, w którym pracownicy mogą najwydajniej pracować. Wsłuchanie się w ich potrzeby i wyciągnięcie odpowiednich wniosków pomogło nam obrać nowe podejście. Współpraca z WeWork w celu zapewnienia pracownikom elastycznych opcji pracy wprowadza innowacje w bardziej tradycyjnym podejściu biurowym, zapewniając każdemu wyjątkową możliwość wypróbowania różnych sposobów pracy. Bez względu na to, jak wygląda Twoja strategia dotyczącą personelu, pamiętaj, że obecny trudny czas niepewności wymaga nadzwyczaj dużej empatii.

Monica Pool Knox to twórczyni globalnej strategii dotyczącej zasobów ludzkich w firmie LivePerson — obejmuje ona rozwój przywództwa, efektywność organizacyjną, zarządzanie talentami, naukę, wynagrodzenia, pozyskiwanie talentów, operacje dotyczące zasobów ludzkich, różnorodność, sprawiedliwość i integrację oraz nowoczesne miejsce pracy. W pracy koncentruje się na kontynuowaniu działań na rzecz empatycznej i etycznej sztucznej inteligencji jako podstawy kultury firmy LivePerson. Knox może się pochwalić bogatym doświadczeniem w zarządzaniu działem kadr organizacji i opracowywaniu strategii z myślą o przyciąganiu, rozwijaniu i zatrzymywaniu światowej klasy talentów w dobrze prosperujących firmach.

Zastanawiasz się nad zmianą przestrzeni do pracy?

Czy ten artykuł był przydatny?
Kategoria
Analizy ekspertów
Tagi
DUżE FIRMY I KORPORACJE
ELASTYCZNOść
KULTURA