Cómo elaborar planes de regreso a la oficina diseñados en torno a la idea de la compasión

La flexibilidad ha pasado de ser un beneficio a una necesidad. Así es cómo LivePerson la ha convertido en prioridad.

Empleados de LivePerson en WeWork 125 W 25th St, Nueva York. Fotografías cortesía de LivePerson

La pandemia ha transformado la forma en la que la gente trabaja. Por eso, las organizaciones siguen esforzándose para llevar a cabo planes de retorno a la oficina escalables y amables. Cuando me incorporé a LivePerson en abril, mi objetivo era desarrollar nuestra cultura para generar experiencias más solidarias y empáticas para nuestra plantilla. El primer paso fue gestionar la transición de los empleados de los confinamientos por el COVID-19 a los espacios de trabajo físicos compartidos que dan prioridad a la salud y a la seguridad. 

Justo después de incorporarme, Marlene Kassens, una de las responsables de mi equipo y directora de lugares de trabajo modernos de LivePerson, acudió a mí con una idea: «dejemos que nuestros empleados trabajen desde donde quieran: en casa o en uno de los cientos de ubicaciones de WeWork repartidas por todo el mundo». Cuando la pandemia comenzó, lideró una exitosa transición al trabajo en remoto. La idea de Marlene puso en marcha el retorno a espacios de trabajo presenciales y seguros a escala global.

LivePerson dispone de espacio de oficina personal en WeWork en la ciudad de Nueva York.

Nuestra empresa cuenta con unas excelentes previsiones de crecimiento y, aunque consideramos opciones inmobiliarias tradicionales, finalmente hemos decidido que los espacios flexibles de WeWork son la mejor opción para nuestros empleados en materia de flexibilidad de la ubicación, servicios y características generales del entorno del lugar de trabajo. Me di cuenta de que podíamos ampliar nuestra presencia en todo el mundo al asociarnos con WeWork. Gracias a WeWork All Access y a las oficinas personales de WeWork, la idea de Marlene nos permitió ofrecer a los empleados la posibilidad de trabajar desde espacios inspiradores y completamente equipados, al mismo tiempo que disponíamos de la flexibilidad necesaria para adaptarnos a nuestro crecimiento.

Presentamos nuestra guía para el retorno a la oficina

Tras explorar las nuevas formas de trabajo, hemos creado nuestra guía para el retorno a la oficina. Esta se basa en nuestras oficinas alquiladas combinadas en Seattle, Londres y Herzliya (próximamente), en nuestra oficina central en Nueva York, que consiste en un espacio personal situado en WeWork 125 W 25th St y en nuestros pases globales de WeWork All Access, disponibles para nuestros más de 1300 empleados. No solo estamos ofreciendo flexibilidad a nuestros empleados, sino que además podemos crecer para cumplir nuestros ambiciosos objetivos en materia de contratación.

Estos son los componentes de nuestra guía:

1. Planificar e investigar con una mentalidad centrada en las personas 

Como directora de personal, es muy importante para mí que lideremos desde la compasión. Tras llevar a cabo una encuesta interna con el fin de comprender mejor las necesidades de los empleados durante la pandemia, detectamos que muchos de ellos apreciaban y rendían bien en entornos remotos. Al mismo tiempo, la encuesta mostró que, tras meses de aislamiento, muchos empleados querían recuperar las charlas espontáneas en los pasillos, las sesiones de colaboración, los cafés compartidos y los almuerzos en la oficina, y las happy hours con los compañeros. En resumen: echaban de menos a sus compañeros y a veces querían estar en la oficina.

Los empleados de LivePerson pueden trabajar en diferentes espacios, entre los que se incluyen las zonas comunes.

El 39 % de los encuestados indicaron que preferían estar en la oficina dos o tres veces a la semana, mientras que el 34 % comentó que prefería acudir dos o tres veces al mes. Al poner en marcha nuestras soluciones de lugar de trabajo flexibles a escala global, animamos a los empleados a reunirse para colaborar y construir una comunidad en las ubicaciones más convenientes para ellos, según sus preferencias de horarios. Queríamos que el modelo mental fuera «Voy a la oficina» en lugar de «Tengo que ir a la oficina». Obviamente, generar un incentivo para los empleados en lugar de forzarlos a reunirse nos obligó a ser creativos.

En la actualidad, los empleados pueden acudir a nuestras oficinas personales y conectar con sus compañeros, hablar con sus responsables o trabajar directamente con Tim Storey, nuestro asesor para empresas.

2. Preparación para el crecimiento flexible

Hemos revisado nuestras estimaciones sobre contratación y hemos propuesto ideas sobre cómo seguir creciendo. Necesitábamos tener la capacidad de ofrecer a los nuevos empleados más espacios físicos en 2022. En la actualidad, estamos contratando a personal para cubrir más de 700 puestos y somos conscientes de que atraer a los mejores talentos nos obliga a ser flexibles. Los candidatos pueden proceder de cualquier parte y, para competir a escala global, tenemos que ofrecer nuevas oportunidades para fomentar el talento, con el fin de promover nuestra cultura de empresa.

3. Integrar los componentes de seguridad y cuidados

Con la seguridad como base para nuestra estrategia de retorno a la oficina, ofrecemos herramientas de autodiagnóstico para ayudar a los empleados, a sus compañeros y a sus familias a mantenerse seguros. Nuestra aplicación de tecnología exclusiva BELLA Health™ usa inteligencia artificial conversacional para guiar a los empleados a través de las pruebas de autodiagnóstico autorizadas por la FDA. Además, cuentan con la posibilidad de obtener asistencia a través de mensajes en directo. La combinación de una aplicación y una prueba fáciles de usar convierte a BELLA Health en la herramienta ideal para ayudar a los empleados a regresar a la oficina de forma segura.

Los empleados celebran su regreso a la oficina.

Con todo esto en marcha, hemos podido celebrar una jornada de bienvenida en nuestras oficinas de WeWork en Nueva York, Seattle y Londres para celebrar que podemos volver a vernos en persona. Fue un día de encuentros emotivos que incluyó discursos, tarta y brindis con champán.

Consejos para crear un plan de retorno a la oficina

La mejor solución para regresar de forma segura a la oficina va a depender de las características de tu negocio. Aquí tienes algunas recomendaciones que creo que pueden beneficiar a cualquier empresa de cualquier sector. 

  1. Pregunta a los empleados para determinar sus necesidades únicas en materia de lugar de trabajo.
  2. A partir de sus comentarios, formula un plan que responda a las preferencias que han expresado y que se alinee con las necesidades del negocio. Si esto incluye volver a encontrarse físicamente, considera una opción de lugar de trabajo físico que cumpla una serie de requisitos en materia de ubicación, necesidades de flexibilidad y previsiones de contratación. 
  3. Basa tu estrategia de retorno a la oficina en la seguridad de los empleados y comunica tus planes de forma clara.
  4. Por último, ten en cuenta las tendencias o preferencias más frecuentes de tu equipo, esto te ayudará a desarrollar con éxito tu guía de retorno a la oficina.

Mediante un liderazgo basado en los cuidados y la compasión, nos hemos comprometido con la creación de un entorno en el que los empleados pueden rendir al máximo. Escucharles y aprender de ellos nos ha permitido desarrollar esta nueva estrategia. Asociarnos con WeWork para ofrecer a los empleados opciones de trabajo flexible nos permite innovar respecto a las estrategias de oficina más tradicionales y da a todos la capacidad única de probar diferentes formas de trabajar. Independientemente de cuál sea tu estrategia de personal, tengo claro que, en estos momentos de incertidumbre nunca vista, la compasión es más importante que nunca.

Monica Pool Knox dirige la estrategia global de recursos humanos de LivePerson, que incluye el desarrollo del liderazgo, la efectividad organizativa, la gestión del talento, la formación, la gestión de las recompensas, la adquisición del talento, las operaciones de recursos humanos, las acciones en materia de diversidad, igualdad e inclusión; y las estrategias de lugares de trabajo modernos. Asimismo, da prioridad al uso de una IA basada en la ética y la compasión como base de la cultura de LivePerson. Knox cuenta con una amplia experiencia como líder de recursos humanos a escala organizativa y en estrategias para la atracción, desarrollo y conservación del talento de primera clase en empresas de alto rendimiento.

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