Die Rückkehr ins Büro – umsichtig und einfühlsam geplant

Flexibilität war früher ein Pluspunkt und ist mittlerweile unabdinglich. Die Prioritäten hat LivePerson entsprechend gesetzt.

Mitarbeitende bei LivePerson am Standort WeWork 125 W 25th St in New York. Bild mit freundlicher Genehmigung von LivePerson.

Die Pandemie hat die Arbeitsweise der Menschen verändert. Die Unternehmen ringen weiterhin damit, umsichtige und skalierbare Pläne für die Rückkehr ins Büro umzusetzen. Als ich im April bei LivePerson anfing, habe ich das Ziel formuliert, eine von Fürsorge und Empathie geprägte Arbeitskultur für unsere Mitarbeitenden weiterzuentwickeln. Der erste Schritt bestand darin, den Übergang für die Beschäftigten vom COVID-19-Lockdown zu gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen mit höchsten Gesundheits- und Sicherheitsstandards zu planen. 

Kurz nach meinem Eintritt ins Unternehmen stellte mir eine Führungskraft in meinem Team, Marlene Kassens, die für Arbeitsplatzinnovation bei LivePerson verantwortlich ist, ihre Idee vor: „Wir könnten es unseren Mitarbeitenden ermöglichen, von überall aus zu arbeiten – von zu Hause aus oder an einem der hunderten von WeWork-Standorten weltweit“, sagte sie. Wir hatten bereits mit einer erfolgreichen Umstellung auf Telearbeit begonnen, als die Pandemie begann. Marlenes Idee gab den Anstoß für die Rückkehr zur Präsenzarbeit in Büros mit hohem Sicherheitsstandard überall auf der Welt.

LivePerson unterhält eigene Büros bei WeWork in New York City.

Die Wachstumsprognosen unseres Unternehmens sind sehr vielversprechend. Wir haben zwar herkömmliche Immobilien in Betracht gezogen, uns aber letztendlich für die flexible Option von WeWork entschieden, die unseren Angestellten mit Blick auf Standortflexibilität, Ausstattung und allgemeiner Arbeitsumgebung am besten entgegenkommt. Mir wurde rasch klar, dass wir unsere Präsenz weltweit durch eine Partnerschaft mit WeWork ausbauen konnten. Durch die Kombination von WeWork All Access und eigenen Büros bei WeWork konnten wir Marlenes Idee umsetzen, unseren Mitarbeitenden voll ausgestattete und inspirierende Räumlichkeiten anzubieten und gleichzeitig flexibel auf unser Wachstum zu reagieren.

Unsere offiziellen Leitlinien zur Rückkehr ins Büro

Im Zuge der Neubewertung von Arbeitsweisen haben wir unsere Leitlinien für die Rückkehr ins Büro erstellt. Die Grundlage bilden unsere gemieteten Büros in Seattle, London und Herzliya (in Kürze verfügbar), unser Hauptsitz in New York City in einem eigenen Bereich am Standort WeWork 125 W 25th St sowie der weltweite WeWork All Access-Zugang für unsere mehr als 1.300 Angestellten. Dadurch bieten wir unseren Mitarbeitern volle Flexibilität und sind zudem in der Lage, unsere ambitionierten Einstellungsziele zu erreichen.

Die Leitlinien sind im Einzelnen:

1. Bei der Planung und Bewertung steht der Mensch im Mittelpunkt 

Für mich als Chief People Officer hat ein einfühlsamer Führungsstil einen großen Stellenwert. Wir haben eine interne Umfrage durchgeführt, um die Bedürfnisse der Beschäftigten während der Pandemie besser zu verstehen. Das Ergebnis war, dass viele von ihnen ihr Homeoffice zu schätzen wussten und gut damit zurechtkamen. Es zeigte sich jedoch auch, dass sich viele der Befragten nach Monaten der Isolation nach spontanem Austausch im Flur, Teambesprechungen, gemeinsamen Kaffeepausen, Mittagessen im Büro und Happy Hours mit den Kollegen sehnen. Kurzum: Sie vermissten die anderen und würden auch gern im Büro arbeiten.

Mitarbeiter können bei LivePerson viele Bereiche nutzen, auch Gemeinschaftsbereiche.

39 Prozent der Befragten würden gern zwei- bis dreimal pro Woche im Büro arbeiten, 34 Prozent zwei- bis dreimal pro Monat. Unser Angebot, flexible Arbeitsbereiche weltweit bereitzustellen, sollte für unsere Beschäftigten auch die Möglichkeit für Zusammenarbeit und mehr Teamgeist an den Standorten beinhalten, die für sie am praktischsten gelegen sind und ihrer Zeitplanung entsprechen. Die grundlegende Einstellung sollte sein: „Ich habe die Gelegenheit, ins Büro zu kommen", und nicht: „Ich muss ins Büro“. Zusammenkünfte für Mitarbeitende zur Kür und nicht zur Pflicht zu machen, stellte uns tatsächlich vor einige Herausforderungen.

Jetzt haben die Beschäftigten die Möglichkeit, unsere eigenen Büros zu nutzen und sich mit Kollegen und Vorgesetzten auszutauschen oder direkt mit unserem Unternehmenscoach Tim Storey zu arbeiten.

2. Flexibilität als Vorbereitung auf Wachstumschancen

Wir haben unseren künftigen Personalbedarf abgeschätzt und überlegt, wie wir skalieren können. Im Jahr 2022 benötigen wir mehr Platz für die neuen Mitarbeiter. Wir sind zurzeit dabei, mehr als 700 Positionen zu besetzen, und wissen, dass Flexibilität eine Schlüsselrolle dabei spielt, Spitzentalente anzuziehen. Bewerber sind ortsunabhängig. Um in der globalen Arbeitswelt konkurrenzfähig zu sein, müssen wir neue Möglichkeiten zur Förderung und Entwicklung von Talenten bieten, um unsere Unternehmenskultur voranzubringen.

3. Sicherheit und Vorsorge

Unsere Strategie für die Rückkehr ins Büro baut auf hohen Sicherheitsstandards auf. Wir bieten eine Reihe von Testtools an, mit denen Mitarbeitende sich selbst, ihre Kollegen und ihre Familien schützen können. Unsere firmeneigene App BELLA Health™ nutzt konversationelle KI, die Benutzer durch von der FDA zugelassene Tests führt, und bei Bedarf eine Verbindung zum Live-Support herstellt. Die Kombination aus benutzerfreundlicher App und benutzerfreundlichen Tests macht BELLA Health zum idealen Medium, damit die Beschäftigten sicher ins Büro zurückkehren können.

Mitarbeitende feiern ihre Rückkehr ins Büro.

Dank all dieser Maßnahmen konnten wir in unseren WeWork-Büros in New York, Seattle und London einen Welcome Day veranstalten, um zu feiern, dass wir wieder persönlich vor Ort zusammenkommen können. Es wurde ein sehr emotionales Wiedersehen mit Rednern, Kuchen und der Gelegenheit, mit einem Glas Sekt anzustoßen.

Tipps für die Gestaltung von Leitlinien für die Rückkehr ins Büro

Die beste Lösung für eine sichere Rückkehr ins Büro kann je nach Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Es folgen ein paar Tipps, die meiner Meinung nach jedem Unternehmen, egal in welcher Branche, zugutekommen. 

  1. Es lohnt sich eine Umfrage, um die individuellen Anforderungen der Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplatz genau zu ermitteln.
  2. Anhand des Feedbacks lassen sich Leitlinien formulieren, die die geäußerten Wünsche und die Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigen. Ist die Arbeit im Büro eine Option, folgt eine Bewertung der Räumlichkeiten, die sich aufgrund des Standorts, der Flexibilitätsanforderungen und der Einstellungsprognosen des Unternehmens am besten eignen. 
  3. Die Grundlage für die Strategie zur Rückkehr ins Büro ist die Sicherheit der Mitarbeitenden. Die Leitlinien sollten breit kommuniziert werden.
  4. Und schließlich sollten auch allgemeine Trends und die Vorlieben der Teams berücksichtigt werden, um die Leitlinien für die Rückkehr ins Büro erfolgreich zu gestalten.

Durch einen Führungsstil, der durch Umsicht und Einfühlungsvermögen geprägt ist, verpflichten wir uns, ein Umfeld zu schaffen, in dem unsere Mitarbeitenden ihre besten Leistungen erzielen können. Indem wir ihnen zuhören und von ihnen lernen, haben wir diesen neuen Ansatz entwickelt. Durch die Partnerschaft mit WeWork können wir den Beschäftigten flexible Arbeitsmöglichkeiten anbieten und innovativere Bürokonzepte erproben, die alle nutzen können, um unterschiedliche Arbeitsweisen auszuloten. Denn ganz gleich, wie Unternehmen ihre Personalstrategie definieren, steht für mich fest, dass in diesen Zeiten ungewöhnlicher Unsicherheit außergewöhnliche Einfühlsamkeit gefragt ist.

Monica Pool Knox ist verantwortlich für die globale Personalstrategie von LivePerson – einschließlich Führungskräfteentwicklung, Organisationseffizienz, Talentmanagement, Weiterbildung, Leistungspakete für Mitarbeiter, Talentgewinnung, People Operations, Diversität, Gerechtigkeit und Inklusion sowie Arbeitsplatzinnovation. Ihr Anliegen ist, eine einfühlsame und ethische KI als Grundlage der Unternehmenskultur von LivePerson weiterzuentwickeln. Knox verfügt über umfassende Erfahrung bei der Leitung von HR-Organisationen und Strategien, um Spitzenkräfte in High-Performance-Unternehmen anzuziehen, zu entwickeln und zu binden.

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