Comment élaborer des plans de retour au bureau axés sur la compassion

La flexibilité est passée d’un avantage à une nécessité. Voici comment LivePerson l’a priorisée

Employés de LivePerson au WeWork 125 W 25th St à New York. Photo fournie par LivePerson

La pandémie a transformé la façon dont les gens travaillent, et les organisations s’efforcent toujours d’élaborer des plans de retour au bureau réfléchis et évolutifs. Lorsque j’ai rejoint LivePerson en avril, mon objectif était de faire évoluer notre culture dans le but de créer des expériences plus attentionnées et empathiques pour notre personnel. La première étape consistait à faire sortir les employés d’un confinement dû à la pandémie de COVID-19, et à les réintroduire dans des espaces de travail physiques partagés qui priorisent la santé et la sécurité. 

Juste après mon arrivée, une dirigeante de mon équipe, Marlene Kassens, responsable de l’espace de travail moderne chez LivePerson, est venue me voir avec une idée : « laisser nos employés travailler d’où ils le souhaitent, chez eux ou depuis l’un des centaines d’établissements WeWork dans le monde ». Nous avions déjà basculé avec succès sur le travail à distance lorsque la pandémie a commencé. L’idée de Marlene a amorcé le retour dans des espaces de travail en personne sûrs à l’échelle mondiale.

LivePerson dispose d’un espace de bureaux attribués chez WeWork dans la ville de New York.

Notre entreprise devrait connaître une forte croissance, et bien que nous ayons envisagé des options immobilières traditionnelles, nous avons finalement décidé que l’immobilier flexible avec WeWork serait le mieux adapté à nos employés en ce qui concerne la flexibilité des emplacements, les services inclus, et l’ensemble de l’environnement de travail. J’ai réalisé que nous pouvions étendre notre présence dans le monde entier en nous associant à WeWork. Grâce à WeWork All Access associé à des bureaux attribués, l’idée de Marlene nous a permis de donner aux employés la possibilité de travailler dans des espaces entièrement équipés et stimulants, tout en ayant la flexibilité nécessaire pour nous adapter à mesure de notre croissance.

Rapport officiel : manuel de stratégie de retour au bureau

Lorsque nous avons exploré ces nouvelles façons de travailler, nous avons créé notre manuel de stratégie de retour au bureau. Il se base sur nos bureaux loués combinés à Seattle, Londres et Herzliya (prochainement), notre siège social de New York, qui se trouve dans un espace dédié dans l’établissement WeWork 125 W 25th St, et les passes WeWork All Access mondiaux pour nos plus de 1 300 employés. Non seulement nous offrons à nos employés de la flexibilité, mais nous sommes également en mesure d’évoluer pour atteindre nos objectifs ambitieux en matière de recrutement.

Les composantes de notre manuel de stratégie sont :

1. Planifier et rechercher avec un état d’esprit centré sur les personnes 

En tant que directeur des ressources humaines, il est extrêmement important pour moi que nous dirigions avec compassion. Après avoir réalisé une enquête interne pour mieux comprendre les besoins des employés pendant la pandémie, nous avons constaté que nombre d’entre eux appréciaient les arrangements à distance et étaient performants dans ce nouveau contexte. Et pourtant, l’enquête a également révélé qu’après des mois d’isolement, de nombreux employés souhaitaient avoir à nouveau des conversations de couloir fortuites, des sessions de collaboration, des conversations autour d’un café, des déjeuners au bureau, et des happy hours avec leurs collègues. En bref, ils se manquaient les uns les autres et voulaient par moments être au bureau.

Les employés de LivePerson peuvent travailler dans différents d’espaces, y compris des espaces communs.

39 % des personnes interrogées ont déclaré qu’elles préféraient être au bureau deux ou trois fois par semaine, et 34 % qu’elles préféraient y venir deux ou trois fois par mois. Lorsque nous avons lancé nos solutions de lieu de travail flexibles dans le monde entier, nous avons encouragé les employés à se réunir pour collaborer et créer une communauté dans les établissements les plus pratiques pour eux, selon leurs propres emplois du temps. Nous voulions que le modèle mental soit « Je peux venir au bureau » au lieu de « Je dois venir au bureau ». Inciter les employés à se réunir, plutôt que de les obliger à le faire, nous a obligés à faire preuve de créativité, c’est certain.

Aujourd’hui, les employés peuvent se rendre dans nos bureaux attribués et échanger avec leurs collègues, s’entretenir avec la direction, ou travailler directement avec notre coach d’entreprise, Tim Storey.

2. Se préparer à la croissance par le biais de la flexibilité

Nous avons revu nos prévisions de recrutement et réfléchi à la manière de nous adapter. Nous avions besoin de la capacité de fournir à nos nouveaux employés plus d’espaces physiques en 2022. Actuellement, nous recrutons pour plus de 700 postes et nous sommes conscients que pour attirer les meilleurs talents, nous devons faire preuve de flexibilité. Les candidats peuvent venir de n’importe où, et pour être concurrentiels sur le marché de la main-d’œuvre mondiale, nous devons offrir de nouvelles opportunités d’encouragement et de développement des talents afin d’approfondir la culture de notre entreprise.

3. Renforcer la sécurité et les soins

La sécurité étant le fondement de notre stratégie de retour au bureau ; nous fournissons des outils d’auto-test pour permettre aux employés d’assurer leur propre sécurité, ainsi que celles de leurs collègues et de leurs familles. Notre application propriétaire BELLA Health™ utilise l’IA conversationnelle pour guider les employés à travers des tests auto-administrés et autorisés par la FDA, avec la possibilité d’envoyer un message d’assistance en direct si nécessaire. La combinaison d’une application et d’un test faciles à utiliser fait de BELLA Health un outil parfait pour nous permettre de faire revenir les employés au bureau en toute sécurité.

Des employés fêtent leur retour au bureau.

Une fois tout cela mis en place, nous avons pu organiser une journée de bienvenue dans nos bureaux WeWork de New York, de Seattle et de Londres pour célébrer le fait d’être ensemble à nouveau en personne. Ce fut une journée de retrouvailles émouvantes, avec discours, gâteau et champagne.

Conseils pour ceux qui élaborent un plan de retour au bureau

La meilleure solution pour retourner au bureau en toute sécurité pourrait être différente pour votre entreprise. Mais vous trouverez ci-dessous quelques étapes qui, selon moi, profiteront à toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité. 

  1. Effectuez une enquête auprès des employés pour évaluer avec précision leurs besoins spécifiques en matière de lieu de travail.
  2. En fonction de leurs commentaires, élaborez un plan qui répond aux préférences exprimées ainsi qu’aux besoins de l’entreprise. S’il inclut le retour physique, évaluez une solution de lieu de travail physique le plus approprié en fonction de votre emplacement, de vos besoins en matière de flexibilité, et de vos projections quant au recrutement. 
  3. Faites de la sécurité des employés le point central de votre stratégie de retour au bureau, et communiquez les grandes lignes de vos plans.
  4. Enfin, répondez aux tendances ou préférences communes de vos équipes, car cela vous aidera à réussir dans la création de votre propre manuel de stratégie de retour au bureau.

En prenant soin des autres et en faisant preuve de compassion, nous nous efforçons de créer un environnement où les employés peuvent faire de leur mieux. En les écoutant et en apprenant d’eux, nous avons adopté cette nouvelle approche. Le partenariat avec WeWork pour offrir aux employés des options de travail flexibles innove par rapport à l’approche plus traditionnelle du bureau en donnant à chacun d’entre eux la possibilité unique de tester différentes façons de travailler. Quelle que soit votre stratégie en matière de main-d’œuvre, j’ai la conviction que cette période d’incertitude inhabituelle appelle à beaucoup de compassion.

Monica Pool Knox dirige la stratégie mondiale de ressources humaines de LivePerson, notamment le développement en leadership, l’efficacité organisationnelle, la gestion des talents, l’apprentissage, les récompenses globales, l’acquisition de talents, la gestion du personnel, la diversité, l’équité et l’inclusion, ainsi que le milieu de travail moderne. Elle se concentre sur la poursuite de l’alignement de l’IA compatissante et éthique comme fondement de la culture de LivePerson. Mme Knox possède une vaste expérience dans la direction d’organisations et de stratégies RH visant à attirer, développer et retenir des talents de classe mondiale au sein d’entreprises hautement performantes.

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