Elastyczność od zawsze jest priorytetem dla Sendle — start-upu, którego personel pracuje głównie zdalnie w czterech krajach i jeszcze większej liczbie stref czasowych.
Gdy wybuchła pandemia COVID-19, zebranie pracowników w dedykowanych przestrzeniach biurowych WeWork w Sydney i Seattle (siedziba główna) nie wchodziło w grę w przypadku wielu członków zespołu.
Firma Sendle znalazła rozwiązanie, które zapewniło pracownikom swobodę pracy z domu i możliwość osobistych spotkań ze współpracownikami w razie potrzeby.
Wyzwanie: zapewnienie elastyczności i umacnianie wzajemnych więzi w zespole rozproszonym po całym świecie
Założona w 2014 roku firma Sendle to pionier wśród dostawców w Australii i Stanach Zjednoczonych, który może się pochwalić całkowicie zerową emisją dwutlenku węgla. Już przed pandemią firma Sendle uznawała pracę zdalną za priorytet i chciała zapewnić pracownikom coś więcej niż tylko możliwość pracy z domu. Dzięki temu pracownicy mieli szansę na większą motywację i wyższą wydajność, a także poczucie satysfakcji.
„Nasza produktywność jest zazwyczaj wysoka [przy pracy zdalnej], więc tak naprawdę chodzi tylko o to, jak możemy ją poprawić dzięki osobistym doświadczeniom” — wyjaśnia Nicole Olver, dyrektor ds. kadr w firmie Sendle.
Jednym z najważniejszych aspektów branych pod uwagę przy wyborze przestrzeni biurowej dla zespołów firmy była elastyczność. „Szukając rozwiązań [w zakresie przestrzeni do pracy], chcieliśmy przede wszystkim miejsca, które zapewniałoby nam swobodę rozwoju” — powiedziała Eva Ross, dyrektor ds. marketingu i obsługi klienta w firmie Sendle. „Podobnie jak innym start-upom, często jest nam trudno określić skalę przyszłych działań ”.
Tradycyjna siedziba biura nie była sensownym rozwiązaniem, ponieważ pracownicy Sendle są rozproszeni i rezydują w Stanach Zjednoczonych, Australii, na Filipinach i w Nowej Zelandii. Firma potrzebowała rozwiązania, które zapewniałoby przestrzeń ludziom rozproszonym po całym świecie, sprzyjało nawiązywaniu kontaktów i relacji oraz umożliwiało skalowanie działań firmy w górę lub w dół stosownie do dynamicznie zmieniających się potrzeb Sendle.
Rozwiązanie: miejsce pracy hybrydowej
Firma Sendle połączyła siły z WeWork, aby wspólnie przygotować grunt pod elastyczny model miejsca pracy hybrydowej, które łączy w sobie dedykowaną przestrzeń biurową z dostępem WeWork All Access i umożliwia pracownikom wybór spośród setek lokalizacji WeWork na całym świecie.
W 2019 roku firma Sendle otworzyła biura pod australijskim adresem WeWork 100 Harris Street w Sydney i amerykańską siedzibę w WeWork 1201 3rd Avenue w Seattle.
„To niemal niemożliwe, aby jedna mała firma zyskała przestrzeń, która byłaby w stanie sprostać różnym gustom i potrzebom [pracowników] dotyczącym środowiska pracy. Jednak współpraca z WeWork zapewnia zarówno wygodne przestrzenie wspólne, jak i jasne otwarte przestrzenie z burkami” — tłumaczyła Ross. „Pierwszego dnia zaobserwowaliśmy, że początkowo wiele osób siedziało przy swoich biurkach, jednak potem ich miejsca stopniowo się zmieniały, następowała interakcja z przestrzenią. Chodziło o to, by poczuć się naprawdę komfortowo w pracy”.
Nastąpił zwrot w kierunku dostosowywania biura do potrzeb pracowników (a nie na odwrót), a WeWork niewątpliwie w znaczniej mierze to właśnie zapewnia.
Eva Ross, dyrektor ds. marketingu i obsługi klienta, Sendle
Gdy na początku 2020 roku wybuchła pandemia COVID-19, restrykcje związane z lockdownem ograniczyły czas pobytu pracowników w biurze. Wielu członków zespołu znajdowało się poza tradycyjnym miejscem pracy, więc firma Sendle chciała im zapewnić jeszcze większą elastyczność i możliwość pracy poza domem. Dlatego na początku 2021 roku ta firma transportowa zapewniła pracownikom członkostwo WeWork All Access uprawniające do korzystania z niemal każdej przestrzeni WeWork na całym świecie.
„Członkostwo WeWork All Access pozwala [naszym pracownikom] udać się do najbliższej lokalizacji WeWork i nadal cieszyć się spójną ofertą oczekiwaną od WeWork, tyle że w przestrzeni znajdującej się bliżej ich domu” — powiedziała Ross.
Rezultat: zacieśnienie więzi i ukierunkowanie na cel
Zdaniem Olver pandemia całkowicie zmieniła podejście firmy do przestrzeni. „Kiedyś każdy po prostu dostawał swoje biurko i voilà – mamy społeczność! Teraz zwracamy znacznie baczniejszą uwagę [na sposoby korzystania z naszych przestrzeni biurowych]”.
Biuro stało się miejscem, w którym współpracujemy w określonym celu, a nie tylko domyślnym miejscem pracy.
„Nastąpił zwrot w kierunku dostosowywania biura do potrzeb pracowników (a nie na odwrót), a WeWork niewątpliwie w znaczniej mierze to właśnie zapewnia” — przyznaje Ross. „[W firmie Sendle] opracowaliśmy własny patent: kiedy przekraczasz próg biura, jest to czas na nawiązywanie więzi, bezpośredni kontakt ze współpracownikami, naukę przez osmozę, posmakowanie atmosfery zespołu”.
W Australii, w której w ramach lockdownu ograniczono podróże pomiędzy stanami, członkostwo WeWork All Access umożliwiło członkom zespołu spotkania poza biurem w Sydney.
„[Zorganizowaliśmy] minispotkania w Perth i Brisbane dla tych zespołów, które w inny sposób nie skorzystałyby z przestrzeni WeWork” — powiedziała Ross. Jednak dzięki WeWork All Access firma Sendle mogła „zebrać wszystkich tych ludzi w jednym miejscu, a w przeciwnym razie pozostaliby odizolowani”.
Według Olver hybrydowa strategia firmy Sendle jest obecnie „dość płynna”, aby firma mogła sprostać nieustannie zmieniającym się restrykcjom związanym z pandemią COVID-19 w krajach, w których mieszkają pracownicy firmy. Zarząd „chce stworzyć momenty pozwalające na doświadczenie spójności bez nakazów” dotyczących powrotu pracowników biura.
Olver zapowiada, że gdy nadejdzie odpowiednia pora, Sendle ustanowi „bardziej uporządkowany rytm, aby zapewnić pracownikom większą spójność” w życiu zawodowym.
„Będzie coraz więcej momentów konkretnych spotkań, ale prawdopodobnie będą one bardziej skoncentrowane na pracy, którą wykonujemy, i naszych rytuałach. Nie będzie to fala wszystkich pracowników pojawiających się w biurze w poniedziałek rano.” „Na przykład w każdą środę [przed pandemią] spożywaliśmy wspólny posiłek — w środku tygodnia. Większość osób będzie chciała powrotu do tego rytuału i dostosuje swój harmonogram tak, aby było to możliwe”.
Obecnie wielu pracowników firmy Sendle już czerpie korzyści z przynależności do szerszego grona społeczności WeWork.
„Obserwujemy, jak nasi pracownicy dołączają do wirtualnych wydarzeń [organizowanych przez WeWork], niezależnie od tego, czy jest to szybka sesja medytacji, czy dzień ciekawostek” — powiedziała Olver. „Dzięki temu nie czujemy presji, aby ciągle coś organizować. Możemy działać prościej i korzystać z tego, co już się dzieje — a przy okazji daje nam możliwość nawiązywania kontaktów z innymi firmami”.
Najważniejsze informacje
- Model miejsca pracy hybrydowej, który obejmuje dedykowane przestrzenie biurowe w Sydney i Seattle oraz dostęp WeWork All Access dla pracowników w innych miastach
- Możliwość łatwego skalowania biura w górę lub w dół, w zależności od potrzeb
- Większe ukierunkowanie na cel podczas pobytu w biurze
- Przedefiniowanie biura jako miejsca przeznaczonego głównie do zacieśniania więzi
- Spójne doświadczenie biura przez pracowników
- Możliwość udziału w wydarzeniach organizowanych przez WeWork
- Szanse na poznanie innych członków społeczności WeWork
Jako dyrektor generalna BLOOM Digital Marketing Ana Cvetkovic korzysta ze swojego dziennikarskiego doświadczenia, aby pomagać innym firmom w opowiadaniu historii, które nie pozostają bez echa wśród potencjalnych klientów. Wcześniej Ana zajmowała się blogowaniem na temat żywienia.
Zastanawiasz się nad zmianą przestrzeni do pracy?
