Una empresa que trabaja en remoto se pasa al modelo híbrido

Sendle, el servicio de reparto con emisiones neutras de carbono, ha recurrido a WeWork para mantener conectado a su equipo distribuido

Para Sendle, una startup basada en el trabajo en remoto desde su concepción, la flexibilidad siempre ha sido una prioridad, ya que cuenta con empleados repartidos entre cuatro países y varias zonas horarias. 

Cuando la pandemia de COVID-19 estalló, las reuniones en los espacios de oficina personales de la empresa de WeWork en Sídney y Seattle (donde se encuentra su sede central) dejaron de ser una opción para muchos miembros del equipo. 

Sendle encontró una solución que proporcionaba a sus empleados la libertad para trabajar desde casa y conectar con sus compañeros en persona cuando fuera necesario.

El desafío: aportar flexibilidad y la posibilidad de conectar a un equipo distribuido por todo el mundo 

Fundada en 2014, Sendle es el primer servicio de mensajería 100 % neutro en carbono en Australia y Estados Unidos. Incluso antes de la pandemia, Sendle era una empresa desarrollada en torno al trabajo en remoto y quería dar a su personal la posibilidad de hacer algo más que trabajar desde casa. La idea era impulsar la motivación y la satisfacción de sus empleados. 

«Tendemos a ser muy productivos al trabajar en remoto, por lo que la idea era mejorar la experiencia en persona», explica Nicole Olver, directora de recursos humanos de Sendle.

Cuando se planteó dónde podría ofrecer espacio de oficina para sus equipos, para la empresa la flexibilidad era muy importante. «Al considerar diferentes opciones en materia de espacio de trabajo, lo que más nos interesaba era contar con un área que nos ofreciera flexibilidad a la hora de crecer», declara Eva Ross, directora de clientes y marketing de Sendle. «Al igual que cualquier otra startup, no sabíamos cuánto íbamos a crecer».

La opción tradicional de contar con una sede central no tenía sentido, ya que los empleados de Sendle se encuentran repartidos por Estados Unidos, Australia, Filipinas y Nueva Zelanda. La empresa necesitaba una solución que ofreciera un espacio en el que su equipo distribuido por todo el mundo pudiera conectar fuera de sus hogares, y cuyo tamaño pudiera adaptarse en función de las necesidades cambiantes de Sendle.

La solución: un lugar de trabajo híbrido 

Sendle se asoció con WeWork para crear las bases de un modelo de lugar de trabajo híbrido que combinaba los espacios de oficina personales con WeWork All Access, que permite que los empleados puedan elegir entre cientos de ubicaciones de WeWork en todo el mundo.

En 2019, Sendle estableció sus oficinas en Australia en WeWork 100 Harris Street en Sídney y su base en Estados Unidos en WeWork 1201 3rd Avenue en Seattle. 

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1. Eva Ross, directora de clientes y marketing (izquierda) y Nicole Olver, directora de recursos humanos, en WeWork 100 Harris St , en Sídney. 2. Olver lidera una reunión de equipo. 3. Oficina privada de Sendel en Sídney. Fotos de Elin Bandmann Photography.

«Para una pequeña empresa, es casi imposible configurar un espacio que pueda satisfacer los diferentes gustos y entornos que los empleados necesitan. Sin embargo, con WeWork, es posible disponer de lounges acogedores y espacios con escritorios abiertos e iluminados» comenta Ross. «El primer día vemos cómo muchas personas se sientan en sus escritorios y luego, comienzan a usar el resto del espacio gradualmente, interactuando con él de manera diferente. En definitiva, la idea es estar lo más cómodo posible en el trabajo».

Que la oficina se adapte a las necesidades de la gente y no al revés ha sido un cambio considerable. En este sentido, WeWork, destaca de manera muy positiva.

Eva Ross, directora de clientes y marketing de Sendle

Cuando la pandemia de COVID-19 estalló a principios de 2020, las restricciones impuestas por el confinamiento limitaron el tiempo que los empleados pasaban en la oficina. Sendle, con un número elevado de empleados que se trasladaron desde su lugar de trabajo habitual, quería ofrecerles una forma aún más flexible de trabajar fuera de sus hogares. Por ese motivo, a principios de 2021, la empresa de reparto ofreció a sus empleados suscripciones a WeWork All Access para que pudieran trabajar en prácticamente cualquier espacio de WeWork en todo el mundo.

«Contar con WeWork All Access ha permitido que nuestro personal pueda dirigirse a la ubicación de WeWork más cercana y disfrutar de la experiencia coherente que siempre cabe esperar de WeWork, pero en un punto más cercano a su hogar», comenta Ross.

Los resultados: mayor productividad y conectividad

Según Olver, la pandemia ha cambiado la relación de la empresa con los espacios. «Antes, la opción por defecto era contar con una oficina, un escritorio para todos y voilà: tenías una comunidad. Ahora, tenemos que reflexionar sobre cómo usamos nuestros espacios de oficina», añade. 

La oficina se ha convertido en un espacio en el que colaborar con un propósito y ha dejado de ser el lugar por defecto para trabajar.

«Que la oficina se adapte a las necesidades de la gente y no al revés ha sido un cambio considerable. En este sentido, WeWork destaca de manera muy positiva», comenta Ross. «En Sendle, dejamos claro que, cuando vas a la oficina, lo haces para conectar, pasar tiempo con tus compañeros, aprender por ósmosis e integrarte con el equipo».

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1. El equipo de Sendle se reúne en una sala de reuniones. 2. Olver y Ross mantienen una reunión en el lounge.

En Australia, donde las políticas de confinamiento limitan los desplazamientos entre estados, WeWork All Access ha hecho posible que los miembros del equipo pudieran reunirse fuera de la oficina de Sídney. 

«Hemos organizado miniquedadas en Perth y Brisbane para los equipos que de lo contrario no habrían podido utilizar los espacios de WeWork», comenta Ross. Además, con WeWork All Access, Sendle ha podido «reunir a aquellas personas que, de otra forma, habrían quedado muy aisladas».

La estrategia híbrida actual de Sendle es, en palabras de Olver, «muy fluida», con el fin de poder adaptarse a unas restricciones asociadas a la COVID-19 que cambian constantemente en los países en los que viven los empleados. El equipo directivo tiene como objetivo «crear momentos de coherencia sin ser prescriptivos» en cuanto al momento en el que los empleados quieren acudir a la oficina.

Según Olver cuando llegue el momento adecuado, Sendle establecerá «un ritmo más estructurado para ofrecer a la gente un mayor grado de coherencia» en su vida laboral.

«Empezaremos a contar con momentos más definidos cuando nos encontremos, aunque probablemente estén más centrados en torno al trabajo que hacemos y los momentos rituales en lugar de, por ejemplo, que todo el mundo venga los lunes», añade. «Por ejemplo, cada miércoles antes de la pandemia nos reuníamos para almorzar. La mayoría de la gente gravitará en torno a este evento y establecerá rutinas y puntos de colaboración alrededor de este ritual».

En la actualidad, muchos empleados de Sendle ya se benefician de la interacción con la comunidad más amplia de WeWork. 

«Hemos podido comprobar que nuestros empleados están participando en los eventos virtuales organizados por WeWork, tanto si se trata de una sesión rápida de meditación como de un día para jugar al Trivial», añade Olver. «Es algo que nos quita la presión de tener que organizar actividades constantemente. Podemos agilizar algo que ya está ocurriendo y este entorno nos da la oportunidad de conectar con otras empresas».

Puntos clave

  • Modelo de lugar de trabajo híbrido que incluye espacio de oficina personal en Sídney y Seattle, así como suscripciones a WeWork All Access para los empleados que viven en otras ciudades
  • Posibilidades de ampliar o reducir el espacio de oficina según sea necesario
  • Mayor productividad durante el tiempo que se pasa en la oficina
  • Una redefinición de la oficina como un espacio dedicado principalmente a establecer conexiones
  • Experiencias de oficina coherentes para los empleados
  • Posibilidad de participar en eventos organizados por WeWork
  • Oportunidades para conectar con otros miembros de WeWork

Como directora ejecutiva de BLOOM Digital Marketing, Ana Cvetkovic usa su formación en materia de periodismo para ayudar a las empresas a contar historias que conectan con sus clientes. Anteriormente, fue bloguera sobre comida.

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