ホットデスクって何?どんなメリットがあるの?

ホットデスクのメリットは、その便利さや柔軟性だけに留まりません。コミュニティやクリエイティビティのような無形の要素も、ビジネスを成功に導くのに大きな役割を果たします。

WeWork Gateway 1 in Salt Lake City. Photographs by WeWork
WeWork Gateway 1(ユタ州ソルトレイクシティ)。 写真:WeWork

在宅勤務、オープンオフィスプラン、共用のコワーキングスペースの台頭により、ホットデスクは現代のワークライフの定番となりました。流行であるという以上に、このツールは人々が好きなときに好きな場所で働くことを可能にし、自営業者や企業はどこからでも生産性と接続性を維持しつつ業務に当たっています。WeWork On DemandWeWork All Access などの柔軟なソリューションにより、ホットデスクに簡単にアクセスできるようになります。

ホットデスクのメリットは、その便利さや柔軟性だけに留まりません。コミュニティやクリエイティビティのような目に見えないメリットも隠されています。しかし、それはどのように機能するのでしょうか?また、貴社にとって正しい選択となるでしょうか? 

ホットデスクとは 

ホットデスクは、同じデスクを異なる人が異なる時間帯に使用する組織的なワークスペースシステムです。一般的には、冗長なオフィススペースを削減することにより、スペース効率を最大化し、不動産リスクを軽減することを目的に採用されます。プライベートオフィスやコミュニティ型ワークスペースにホットデスクを取り入れることもできます。多くの場合、ホットデスクによる柔軟性は従業員のイノベーションの向上をもたらします。さらに社会的な側面として、分野を越えたコラボレーションを促進する方法として知られています。 

ホットデスクの仕組み

デスクを見つけ、電源を入れて、仕事を始める:ホットデスクは、プライベートオフィススペースと共用オフィススペースの両方で、プロフェッショナルが必要に応じて仕事をするためのスペースを提供します。つまり、ホットデスクに必要なものは環境によって異なります。ここでは、考慮すべき主な点についてご紹介します。  

電源コンセントと電話へのアクセス

ホットデスクには通常、専用の電源コンセントと Wi-Fi 接続が用意されています。WeWork のような共用コミュニティ型ワークスペースでは、デスクから離れた電話ブースや共用ラウンジの一角など、電話を利用できる専用の場所があります。プライベートオフィス環境、特にセールス業務を主とする会社では、さまざまな従業員が必要に応じて使用できるように、常設の電話がデスクに取り付けられていることもあります。 

予約可能な会議室

共用コワーキングスペースでのホットデスクのほとんどは、アプリから、またはウェブサイトからログインすることにより会議室を予約できます。WeWork のようなアメニティが豊富なソリューションでは、共用ラウンジ、キッチン、ブレーンストーミングエリア、会議室、同業者のグローバルネットワークにもアクセスできます。 

印刷設備 

会議室の予約と同様に、ホットデスクスペースには、多くの場合、従業員がアプリやウェブサイトから使用できる共用プリンターがあります。これらのプリンターは、共用ワークスペースではコミュニティチームによって管理され、プライベート環境ではオフィスマネージャーによって内部管理されます。 

持ち物の収納 

ホットデスク関連の懸念として挙がるのが、ユーザーにバッグ、コート、仕事用の小物などを収納しておく場所がないということです。これに対処する方法はそれぞれのワークスペースによって異なります。一部のコミュニティ型ワークスペースでは、ユーザーは会議に出席したり昼食をとったりするときに、一定時間ホットデスクに荷物を置いておくことが許可されています。ホットデスクのユーザーにロッカーを提供しているワークスペースもあります。プライベートオフィスでは、会議や昼休みに関係なく、従業員が 1 日中同じデスクを利用するのが一般的です。 

WeWork Reforma 26(メキシコシティ フアレス)。
WeWork Reforma 26(メキシコシティ)

テクノロジーとインターネット

ラップトップ、タブレット、スマートフォンがなければ、ホットデスクは成り立ちません。ホットデスクを提供しているすべてのオフィスは、それらに対応するために Wi-Fi を提供する必要があります。ただし、一部のユーザーには、効率的な仕事をするためラップトップ以上のものを必要とします。このため、一部のホットデスクにはモニターと VGA、DVI、あるいは HDMI 接続が付属しており、ユーザーはラップトップと接続することにより、2 つ目の画面を一時的に使用できます。 

トイレ、キッチン、その他の共用エリア

ほとんどのオフィス環境と同様に、ホットデスクの使用にはトイレやキッチンなどの設備の使用が含まれており、これらはオフィスの管理者によって清掃、管理されています。WeWork は総合的なソリューションであるため、ホットデスク契約により、無料のコーヒー、考えごとのできる静かな部屋、シャワー、ローションやヘアケア製品などのバスルーム用品、さらにはコミュニティでの食事や頻繁なネットワーキングイベントなどの特典を利用することができます。 

必要に応じたプライベート空間 

どのような職種であっても、会議の内容や、戦略的計画、財務について話し合う際など、就業時間中にはある程度のプライバシーが必要です。こうした会話は、特に他のチームや他社の人々に囲まれているホットデスク環境で行うのには適さないため、よりプライベートな空間が必要となります。

プライベートオフィスとコミュニティ型ワークスペースのどちらにも、プライベートミーティングを開催したり、機密性の高い電話をかけたりするための予約可能な会議室があります。WeWork のようなワークスペースソリューションでは、防音の専用電話ブースも用意されています。さらに、意図的に設計されたラウンジには、電話をかけたり会話をしたりするためのプライベートなヌックがあります。 

WeWork 123 Buckingham Palace Road(ロンドン)。
WeWork 123 Buckingham Palace Road(ロンドン)。

ホットデスクのメリット 

ホットデスクのメリットは、ワークスタイルや設備に必要なものによって異なります。フリーランサーには、仕事をしたり潜在的な顧客と出会えるような場所が喜ばれ、ビジネスオーナーにとっては、柔軟な賃貸条件、さらにさまざまな都市に従業員を雇ったり派遣したりできることが魅力です。 

自営業者のためのホットデスク

コンサルタント、フリーランサー、起業家が同じ場所で仕事をする場合、ホットデスクは、長期のオフィスリースのコミットメントや規約に縛られることのないオフィススペースを見つけるための柔軟で費用効果の高いソリューションとなります。フリーランサーやリモートワーカーにとっては、自宅で仕事をする孤独感を解消し、同じように仕事をする人々とつながることができる場所になります。 

さまざまな場所で複数のプロジェクトをこなしている自営業者の場合、ホットデスクを使用すると、行く先々の都市でワークスペースを見つけてつながることができます。この便利さは生産性を高め、どこに行っても仕事専用の場所や顧客と会うことのできるプロフェッショナルな空間を兼ねたオフィススペースを利用できるという特典をもたらします。 

エンタープライズ企業のためのホットデスク

チームの成長とビジネスの拡大には、俊敏性が鍵となります。ホットデスクを採用すると、大規模な先行投資なしでリモートワーカーを柔軟に採用することができます。月々の契約により、主要な市場に迅速に拡大し、必要に応じて撤退すると同時に、独自のオフィスを開設することに伴うリスクを排除できます。 

企業は場所に制限されることなく、優秀な人材を採用することもできます。WeWork のメンバー企業 TripActions の国際人材部門バイスプレジデントである Tammi Yee 氏は、「パロアルト本社にいるだけでは出会えなかった人材に巡り会え、今や世界中の都市から一流の人材を採用しています」と話します。 ホットデスクを使用すると、独自のスペースを用意したり、移転にコストをかけることなく、才能のあるチームを成長させることができます。

規模と成長に関する特典に加え、柔軟な家賃契約に伴うコストの削減、さらにオフィススタッフ、清掃スタッフのアウトソーシング、およびアメニティにかかるコストを削減できることは、大企業にとって大きな魅力となります。550 を超える商業用不動産エグゼクティブを対象とした最近の調査によると、柔軟なワークスペースを使用している企業の 3 分の 1 が、5% 以上の占有コストの節約を報告しています。 

さらに、コワーキングスペースを利用すると従業員の仕事へのエンゲージメントと生産性が向上すると言われていますが、ホットデスクはそれを活用する効果的な方法です。WeWork のメンバーである Pabst Brewing Company の商業戦略担当バイスプレジデントの Ashley Swygert 氏は、「フィールドベースの従業員の場合、異なる地域にコミュニティワークスペースがあると便利です」と話します。

ロサンゼルスに本社を置き、サンアントニオとダラスにオフィスを構える Pabst は、全米で 300 人以上のリモートワーカーを雇用しています。「すべての WeWork スペースはとても素敵で、非常に魅力的です。業種を超えたさまざまな人々と交流できることは素晴らしいことであり、私のやる気とインスピレーションを維持するのに役立っています」と Swygert 氏は言います。

WeWork 383 George St(オーストラリア シドニー)。
WeWork 383 George St(オーストラリア シドニー)

すべての人のコラボレーションとイノベーションの向上につながるホットデスク 

プライベートオフィスであろうと、より広いコミュニティ型ワークスペースであろうと、ホットデスクはさまざまなチームや企業の人々を集め、多様な専門知識を持った人々の集まる小宇宙を創り出します。このつながりは、多くの場合、新しいクライアント、投資家、パートナー、または従業員がホットデスクを通して出会う新しい機会をもたらします。 

2018 年の調査で、コワーキングスペースは、「起業家、他の企業、スタートアップ企業、イノベーター」間の関係を築く上で特に価値があるという結果が示されました。これは、共用スペースとインフラストラクチャ、およびアプリやオンラインコワーキングコミュニティなどのテクノロジーを含む、意図的なデータ駆動型のワークスペース設計によって実現されます。 

多くの研究で、ホットデスクがイノベーションや起業家精神の向上に役立っていることがわかっています。この一因は、ホットデスクのユーザーに、思いついたときにどこでも仕事ができるという柔軟性が与えられていることです。また、知識の共有、社会的相互作用、およびホットデスク環境でのイノベーションプロセスの分散化も理由のひとつです。新しいアイデアやプロセスの発見は、さまざまな専門知識に囲まれているときに自然に発生するものです。さらに、絶えず進化する作業環境によって、燃え尽き症候群やプロジェクトに起因する疲労のリスクが軽減されます。 

WeWork Leading Center(成都、中国)。
WeWork Leading Center(成都、中国)。

ホットデスクが自分に合っていないかどうかを判断する方法 

ホットデスクのメリットは多岐にわたりますが、このアプローチはすべての業界やすべてのワークスタイルに適しているわけではありません。機密性の高い情報を扱う従業員にはよりプライベートな空間を備えたソリューションが必要であり、一貫した構造と終日継続的なコラボレーションを必要とするチームは、座席の変更があると不便です。また、新入社員のトレーニングにはさまざまな考慮が必要であり、同僚を見つけるにはチャットアプリの使用が必要です。このような場合には、コワーキング環境内の専用デスクまたは小さなプライベートオフィスを検討してみるとよいでしょう。このようなアプローチにより、より広いスペースとコワーキングコミュニティの特典を維持しながら、より管理の行き届いたパーソナライズされたワークスペースが実現されます。   

フリーランスをしている場合でも、リモートチームを管理している場合でも、ホットデスクはさまざまな場所で生産性を向上させるのに役立ちます。これにより、従来のオフィススペースに必要な長期的なコミットメントやコストに煩わされることなく、新しい市場への拡大や最高の人材のリモート採用など、大胆なビジネス上の意思決定を行うことができます。さらに、プロの集まる活気に満ちたコミュニティへのアクセスが、イノベーションの新たな機会をもたらします。 

より柔軟なソリューション

増大するリモートワーカーやハイブリッドワークプレイスモデルを実装する企業の従業員にサービスを提供するために、WeWork は、ホットデスクだけでなく、会議室やプライベートオフィスなどの他のワークスペースにもアクセスしやすく柔軟に対応できるようにしてきました。柔軟性とアクセシビリティが安全性とソーシャルディスタンスを犠牲にすることはありません。WeWork は、職場での効果的なディスタンスを実現するため、強化された清掃対策と再考されたスペースで、コミュニティの安全を優先し続けています。 

ホットデスクがあなたや貴社に適していると思われる場合、以下の WeWork 製品をご検討ください。

WeWork On Demand

WeWork On Demand はこれまでにない柔軟性を提供し、17 の主要都市の 190 以上のロケーションにあるホットデスクや会議室のすべてにアクセスできるようにします。毎月の契約に縛られることはありません。ご利用の開始は、アプリをダウンロードし、最寄りの WeWork ロケーションを見つけて予約するだけです。 

WeWork All Access

WeWork All Access では、30 か国の 150 都市にある世界中の数百の WeWork ロケーションにあるホットデスク、会議室、プライベートオフィスにアクセスできるようになります。 新しいメンバーまたは現在のメンバーとしてアクティブ化するには、こちらの簡単な手順に従ってください。 

この記事は 2019 年 11 月 21 日に掲載されたもので、編集担当によって全体的に更新されました。

Caitlin Bishop は NYC 在住、WeWork の Ideas by WeWork の元ライターです。以前はオーストラリアのシドニーで Mamamia.com.au のジャーナリスト兼編集者、Gotham Gazette のレポーターをしていました。

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