핫 데스크 작업이란 무엇이고 그 장점은 무엇일까요?

핫 데스크 작업의 장점은 편리함과 유연성을 넘어 커뮤니티와 창의성과 같은 무형 요소와 함께 비즈니스를 성공으로 이끈다는 것입니다.

WeWork Gateway 1 in Salt Lake City. Photographs by WeWork
솔트레이크시티 WeWork Gateway 1 지점. 사진 촬영: WeWork

원격 근무, 개방형 오피스 플랜과 공유형 코워킹 공간이 떠오르는 가운데 핫 데스크가 오늘날 직장 생활의 필수 요소가 되었습니다. 핫 데스크는 단순한 트렌드 이상으로 원하는 시간과 장소에서 일할 수 있게 해주며, 자영업자와 유명 기업 모두 일하는 장소에 구애받지 않고 생산성과 연결성을 유지하기 위해 즐겨 사용하는 도구입니다. WeWork 온디맨드WeWork 올액세스와 같은 유연한 솔루션을 통해 핫 데스크에 쉽게 접근할 수 있습니다.

핫 데스크는 편리함과 유연성을 넘어 커뮤니티와 창의성과 같은 무형의 요소까지 수많은 이점을 제공합니다. 그렇다면 핫 데스크의 이점은 무엇일까요? 또한 여러분의 회사에는 적합할까요?  

핫 데스크란? 

핫 데스크는 하나의 데스크를 여러 명이 각기 다른 시간에 임시로 사용하는 조직적 업무공간 시스템입니다. 일반적으로 이러한 시스템의 목적은 불필요한 오피스 공간을 줄여 공간 효율성을 극대화하고 부동산으로 인한 리스크를 감소시키는 것입니다. 핫 데스크는 프라이빗 오피스뿐 아니라 코워킹 스페이스에도 도입할 수 있습니다. 많은 경우 핫 데스크의 유연성은 직원의 혁신을 증진하며, 사회적 측면에서는 여러 분야의 협업을 촉진하기도 합니다. 

핫 데스크의 원리

데스크를 찾아 코드를 꽂고 바로 업무에 돌입: 핫 데스크는 프라이빗 오피스 공간과 공유 오피스 공간 모두에서 필요할 때마다 일할 수 있는 공간을 전문가에게 제공합니다. 따라서 핫 데스크의 특성은 환경에 따라 달라질 수 있으나, 고려할 만한 주요 요인은 다음과 같습니다.  

전원 콘센트 및 휴대폰 접근성

보통 핫 데스크에는 자체적인 콘센트와 Wi-Fi 연결이 구비되어 있습니다. WeWork와 같은 공용 코워킹 스페이스에는 데스크와 떨어진 곳에 폰 부스나 공용 라운지 등에 전화를 받을 수 있는 전용 공간이 마련되어 있습니다. 특히 영업회사의 프라이빗 오피스 환경에서는 보통 여러 직원이 필요할 때마다 사용할 수 있는 고정형 전화기가 데스크에 설치되어 있습니다. 

예약 가능한 미팅룸

대부분 공용 코워킹 스페이스의 핫 데스크 환경에서는 앱이나 웹 로그인으로 미팅룸을 예약할 수 있습니다. WeWork와 같이 풍부한 편의시설이 구비된 솔루션을 선택하면 공용 라운지, 키친, 브레인스토밍 영역, 컨퍼런스룸과 전 세계적인 전문가 네트워크에도 액세스할 수 있습니다. 

인쇄 시설

컨퍼런스룸 예약과 비슷하게, 많은 핫 데스크 공간에는 앱이나 웹 로그인을 통해 사용할 수 있는 중앙 프린터가 구비되어 있습니다. 이러한 프린터는 공용 업무공간에 설치된 경우 커뮤니티 팀이 관리하며, 프라이빗 환경에서는 사내 오피스 관리자가 담당합니다. 

개인 물품 보관 

핫 데스크에 관한 흔한 우려는 가방이나 코트, 업무용 부가장치를 보관할 전용 "공간(base)"이 없다는 점입니다. 그에 대한 해결책은 업무공간마다 다릅니다. 일부 코워킹 스페이스는 사용자가 회의에 참석하거나 점심식사를 하는 등 일정 시간 동안은 소지품을 핫 데스크에 둘 수 있습니다. 일부 공용 공간은 핫 데스크 고객에게 보관함이나 사물함을 제공하기도 합니다. 프라이빗 오피스에서는 직원이 회의 시간이나 점심시간 등 하루종일 같은 데스크를 점유합니다. 

멕시코 시티 후아레즈 WeWork Reforma 26 지점.
WeWork 멕시코 시티 Reforma 26 지점

기술과 인터넷

노트북, 태블릿, 스마트폰이 없다면 핫 데스크는 이용이 불가능하므로, 핫 데스크가 구비된 모든 오피스는 WiFi 연결이 있어야 합니다. 그러나 일부 사용자는 효과적인 업무를 위해 노트북 외의 장치도 함께 사용해야 합니다. 따라서 일부 핫 데스크는 모니터와 VGA/DVI/HDMI의 연결이 가능해 사용자가 간편하게 자신의 장치를 연결하고, 일시적으로 듀얼 모니터 사용이 가능하도록 하고 있습니다. 

화장실, 키친 및 기타 공용 공간

핫 데스크 환경에도 대부분의 오피스 환경과 같이 화장실과 키친 등의 편의시설이 포함되어 있으며, 오피스 관리팀이 청소, 물품 비치와 유지 관리를 담당합니다. WeWork와 같은 올인원 솔루션의 핫 데스크 계약에는 무료 커피, 명상을 위한 콰이어트룸, 샤워실, 로션과 헤어 제품 등의 욕실용품, 커뮤니티 식사와 자주 열리는 네트워킹 이벤트 같은 멤버십 혜택도 포함됩니다. 

필요할 때 프라이빗 공간 이용 

업종 대다수는 미팅 참석, 전략 기획, 재무 관련 논의 등처럼 어느 정도의 프라이버시가 필요합니다. 이러한 대화는 특히 다른 팀의 직원들이나 타사 사람들이 많은 핫 데스크에서 나누기에 너무 민감한 내용이므로 보다 프라이빗한 공간이 필요합니다.

프라이빗 오피스와 코워킹 스페이스 모두 프라이빗 미팅이나 민감한 내용의 전화를 받기 위해 컨퍼런스룸을 예약할 수 있습니다. WeWork와 같은 업무공간 솔루션은 이에 더해 방음 시설이 갖춰진 프라이빗 폰 부스도 제공합니다. 또한 용도 적합하게 디자인된 라운지의 개인용 열린 업무공간에서 전화를 받거나 대화를 나눌 수 있습니다. 

런던 WeWork 123 Buckingham Palace Road 지점.
런던 WeWork 123 Buckingham Palace Road 지점.

핫 데스크의 이점 

핫 데스크의 이점은 각자의 업무 스타일과 환경에 필요한 부분에 따라 다를 수 있습니다. 프리랜서는 업무를 처리하고 잠재적인 고객을 만날 수 있는 장소가 생겨서 좋고, 비즈니스 대표들은 유연한 임대 기간과 여러 도시의 업무공간에서 직원을 채용하고, 이러한 업무공간으로 직원들을 파견 보낼 수 있는 가능성을 높이 평가합니다. 

자영업자를 위한 핫 데스크

컨설턴트, 프리랜서 또는 같은 지점에서 근무하는 기업가에게 핫 데스크는 장기 오피스 임대 계약을 체결할 필요 없이 유연하고 비용 효과적으로 오피스 공간을 이용할 수 있는 솔루션입니다. 핫 데스크를 이용하면 집에서 일할 때 느끼는 고립감을 극복할 수 있고, 마찬가지로 원격 근무를 하거나 프리랜서로 근무하는 전문가 네트워크를 만날 수 있습니다. 

다양한 곳에서 여러 프로젝트를 병행하는 자영업자 또한 여러 도시에서 핫 데스크를 활용하여 업무공간을 찾고 연결을 유지할 수 있습니다. 이러한 편의성으로 인해 생산성을 증대하고 어디서든 오피스 공간의 혜택(전용 업무공간, 고객과 만날 수 있는 전문적인 환경)을 누릴 수 있습니다. 

대기업을 위한 핫 데스크

팀과 비즈니스의 규모를 늘릴 때는 민첩성(agility)이 매우 중요합니다. 핫 데스크는 거액의 사전 투자 없이 원격 근무자를 수용할 수 있는 유연성을 갖췄습니다. 월 단위의 개별 계약을 통해 신속하게 주요 시장으로 비즈니스를 확장하고, 필요할 때 철수하는 등 자체 오피스를 개설할 때 발생하는 리스크를 없앱니다. 

이러한 조건 덕분에 기업은 위치에 구애받지 않고 최고의 인재를 채용할 수 있습니다. WeWork 멤버사인 TripActions의 글로벌 인재 채용 전무 Tammi Yee는 "이제 Palo Alto 본사에 국한되지 않고 전 세계 각지에서 최고의 인재를 채용할 수 있죠."라고 말했습니다. 핫 데스킹을 활용하면 회사 자체적으로 공간을 마련하거나 이전 비용을 부담할 필요 없이 인재가 거주하는 곳으로 팀을 확대할 수 있습니다.

규모 확장과 성장뿐 아니라, 유연한 임대 계약으로 인한 비용 절감, 오피스 직원과 청소 직원의 아웃소싱과 편의시설 비용 등의 이점도 있습니다. 550명의 상업부동산 중역을 대상으로 한 최근 설문조사에 따르면, 유연한 공간을 사용하는 회사의 1/3은 점유 비용이 5% 이상 절감되었다고 응답했습니다. 

마지막으로 코워킹 스페이스에서는 직원 참여와 생산성 또한 증가하는 것으로 나타났습니다. 핫 데스크를 통해 이러한 이점을 누릴 수 있습니다. WeWork 멤버사 Pabst Brewing Company의 상업 전략 전무 Ashley Swygert는 "현장 일선에서 일하는 직원들이 언제든 찾을 수 있는 커뮤니티 업무공간이 있다는 건 좋은 일이죠."라고 말했습니다.

로스앤젤레스에 본사가 있으며, 샌안토니오와 댈러스에도 지사를 두고 있는 Pabst는 전국 각지에서 300명의 직원이 원격 근무를 하고 있습니다. "모든 WeWork 공간은 매우 멋지고 매력적입니다. 많은 사람들과 소통할 수 있어서 동기부여와 영감을 유지하는 데 도움이 됩니다."라고 Swygert는 말합니다.

호주 시드니 WeWork 383 George St 지점.
호주 시드니 WeWork 383 George St 지점.

핫 데스크는 모두의 협업과 혁신의 증가에 기여합니다. 

프라이빗 오피스에서든 보다 넓은 코워킹 스페이스에서든, 핫 데스크는 여러 팀이나 회사의 직원들을 한데 모아 다채로운 전문가들의 생태계를 구성합니다. 핫 데스크 도입으로 생겨난 교류를 통해 새로운 클라이언트, 투자자, 파트너나 직원을 얻게 되는 경우도 종종 있습니다. 

2018년의 연구에 따르면, 코워킹 스페이스는 특히 "기업가, 다른 비즈니스, 스타트업과 혁신가" 간 관계를 조성하는 데 특히 효과적인 것으로 나타났습니다. 이러한 관계는 데이터에 기반하여 용도에 적합하게 디자인된 업무공간을 통해 실현됩니다. 공용 공간과 인프라, 앱이나 온라인 코워킹 커뮤니티 등의 기술이 이 같은 디자인에 포함됩니다. 

여러 연구에 따르면 핫 데스크는 혁신과 기업가 정신의 증진과 관련이 있습니다. 이는 핫 데스크 사용자가 영감이 떠오르는 순간 언제 어디서나 자유롭게 일할 수 있는 유연성에서 일부 기인합니다. 핫 데스크 환경에서의 지식 공유, 사회적 교류와 혁신 프로세스의 분산화 또한 이에 기여합니다. 다양한 전문 지식을 접하면 새로운 아이디어와 프로세스의 발견 또한 자연스럽게 생기기 마련입니다. 또한 끊임없이 변화하는 작업 환경에서는 번아웃과 프로젝트 피로감도 줄어듭니다. 

중국 청두 WeWork Leading Center 지점.
중국 청두 WeWork Leading Center 지점.

비즈니스에 핫 데스크가 맞지 않다는 것을 확인하는 방법 

핫 데스크의 장점은 다양하나, 이러한 환경이 모든 산업이나 업무 스타일에 적합한 것은 아닙니다. 매우 민감한 정보를 취급하는 직원은 더욱 프라이빗한 솔루션을 선호할 수 있으며, 일관된 구조에 일하면서 지속적으로 협업해야 하는 팀은 자리가 계속 바뀌면 스트레스를 받을 수 있습니다. 신입 직원을 교육하는 경우에는 다른 환경을 고려해야 할 수 있으며, 채팅 클라이언트를 사용하여 동료 직원을 찾아야 할 수 있습니다. 이러한 경우에는 코워킹 환경 내 전용 데스크나 작은 프라이빗 오피스를 두는 방안을 고려하세요. 이 같은 환경을 통해 팀원들에게 보다 잘 통제되고 개인화된 업무공간을 제공하는 동시에 더 넓은 공간과 코워킹 커뮤니티의 혜택도 누릴 수 있습니다.   

프리랜서로 일하든 원격 팀을 운영하든, 핫 데스크를 통해 여러 위치에서 생산성을 높일 수 있습니다. 또한 전통적인 오피스 공간의 장기 계약과 비용을 걱정할 필요 없이 새로운 시장으로 사업을 확장하거나 원격으로 최고의 인재를 채용하는 등 대담한 비즈니스 의사결정을 내릴 수 있습니다. 마지막으로 핫 데스크는 역동적인 전문가 커뮤니티에 접근할 수 있어 참신한 혁신의 기회를 제공합니다. 

더 유연한 솔루션

WeWork는 지속적인 증가 추세를 보이는 원격 근무 인력과 혼합형 업무공간 모델 채택 기업의 니즈에 부응하기 위해, 핫 데스크뿐 아니라 미팅룸과 프라이빗 오피스 같은 여타 업무공간을 더욱 쉽고 유연하게 이용하도록 했습니다. 이러한 유연성과 접근성은 안전과 사회적 거리 두기 조치의 영향을 받지 않습니다. WeWork는 더욱 철저한 청소와 효과적인 업무공간 내 거리 두기를 위한 공간 재단장 등의 조치를 통해 커뮤니티의 안전 우선시하고 있습니다.

핫 데스크가 적합하지 않은 멤버나 회사는 다음의 WeWork 제품이 적합할 수 있습니다.

WeWork On Demand

WeWork 온디맨드는 월별 계약 없이 17개의 주요 도시에 있는 190개 이상의 지점에서 핫 데스크와 미팅룸을 이용할 수 있는 전무후무한 유연성을 제공합니다. 앱을 다운로드하여 가장 가까운 WeWork 지점을 찾아 예약한 다음 방문하시면 됩니다.

WeWork 올액세스

WeWork 올액세스를 이용하면 전 세계 30개 국가의 150개 도시에 있는 수백 곳의 WeWork 지점에서 핫 데스크, 컨퍼런스룸, 프라이빗 오피스를 이용할 수 있습니다. 다음 몇 단계만 거치면 신입 멤버나 기존 멤버로 이용할 수 있습니다.

본문은 2019년 11월 21일에 최초 게시된 내용을 에디터들이 수정한 것입니다.

Caitlin Bishop은 뉴욕에 본사를 둔 WeWork Ideas by We의 작가이다. 호주 시드니 Mamamia의 저널리스트 겸 편집자로 일했으며 Gotham Gazette의 기고 기자로도 활동했다.

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