Od sceptycyzmu wobec pracy zdalnej po traktowanie jej jako priorytet: zmiana podejścia firmy Cimpress

Zespół Cimpress/Vista opracował dla siebie strategię opartą głównie na pracy zdalnej

Pracownicy Cimpress odbywają nieformalne spotkanie w WeWork 501 Boylston Street w Bostonie. Fot. David Degner

Przed pandemią Cimpress, firma macierzysta marki Vista, która zajmuje się współpracą partnerską w zakresie wzornictwa i marketingu w sektorze małych firm, była sceptycznie nastawiona do pracy zdalnej, a kultura firmy koncentrowała się na środowisku biurowym. Jednak podczas globalnego lockdownu nasze zespoły zaczęły dostrzegać zalety pracy zdalnej, a jednocześnie dalej realizowały wyznaczone cele.

Czerpiąc z owocnego doświadczenia pracy zdalnej, w sierpniu 2020 roku podjęliśmy działania mające na celu nadanie stałego priorytetu pracy zdalnej. Nie oznacza to jednak, że pracujemy wyłącznie zdalnie. Nasza kultura bazuje na wspólnych chwilach i wciąż jest wiele rzeczy, o które najlepiej możemy zadbać podczas interakcji bezpośrednich. Dlatego rozbudowaliśmy naszą strategię dotyczącą nieruchomości — przekształciliśmy istniejącą przestrzeń biurową, którą została zaprojektowana z myślą o kulturze biurowej, w centra współpracy sprzyjające pracy zdalnej na całym świecie. W ramach tej strategii dysponujemy biurem mieszczącym 250 członków zespołu w obiekcie WeWork 501 Boylston Street w Bostonie. Niektórzy członkowie naszego globalnego zespołu pracujący z innych miejsc otrzymali karty WeWork All Access.

Harmonia między życiem zawodowym a prywatnym przede wszystkim 

Równowaga między pracą a życiem prywatnym to termin, pod którym kryje się nieustające żonglowanie. Natomiast koncepcja harmonii między życiem zawodowym a prywatnym umożliwia współistnienie dwóch sfer — pracy i życia przez cały dzień. Każdy ma prawo samodzielnie zdefiniować harmonię między życiem zawodowym a prywatnym, jeśli tylko wywiązuje się ze swoich obowiązków.

Na przykład niektórzy przestrzegają tradycyjnego harmonogramu pracy, ponieważ akurat wtedy są sami w domu. Inny członek zespołu może być nocnym markiem, który woli siąść do pracy w późniejszych godzinach. Bardzo często członkowie zespołu robią sobie przerwę w środku dnia, aby się zająć prywatnymi sprawami. 

Wspólne przestrzenie to doskonały sposób na wzajemne poznawanie się pracowników firmy Cimpress.

Pomagamy członkom naszego zespołu w wielowymiarowym poprawieniu swoich relacji z pracą. Wykracza to daleko poza podstawowe zalety, takie jak ograniczenie konieczności dojeżdżania. Ta pomoc obejmuje również starannie opracowane zasady, praktyki, narzędzia i zasoby, dzięki którym zespoły mogą w pełni wykorzystać potencjał pracy zdalnej. To diametralna zmiana sposobu myślenia.

Narzędzia i zasady, dzięki którym można nadać priorytet pracy zdalnej

Harmonia między życiem zawodowym a prywatnym pozytywnie wpływa na poczucie szczęścia i wydajność członków zespołu, ale można ją osiągnąć tylko dzięki wsparciu w postaci odpowiednich narzędzi, zasad i praktyk. Oto kilka przykładów rozwiązań, które wdrożyliśmy w Cimpress/Vista:

  • W listopadzie 2020 roku opublikowaliśmy obszerny podręcznik — to wyczerpujące źródło prawdziwych informacji na temat pracy zdalnej. Z pomocą członków zespołu, którzy dodają dokumentację, zostawiają komentarze z pomysłami i aktualizują informacje, opracowanie, które na początku miało zaledwie kilka stron, rozrosło się do kilkuset.
  • Gdy tylko jest to możliwe, jako standard traktujemy współpracę asynchroniczną — oznacza to, że przesuwamy projekty do kolejnych etapów bez jednoczesnej dostępności online dwóch lub większej liczby osób. Jest to możliwe dzięki takim rozwiązaniom technologicznym jak Slack, Box czy nasza wirtualna tablica Miro. Na początku pandemii większość spotkań odbywała się przez Zoom. Teraz decydujemy, które spotkania są naprawdę konieczne, a które zadania można wykonać asynchronicznie, i zastanawiamy się, jak poprawić ogólną jakość spotkań.
  • W 2021 roku wprowadziliśmy program pilotażowy pod szyldem „Dzień dobrostanu”, a latem wdrożyliśmy „Energetyzujące piątki”. W 2022 roku wprowadziliśmy „Piątki sprzyjające koncentracji”, zapewniając członkom zespołu wolne od spotkań piątkowe popołudnia, podczas których skupiamy się na rozwoju kariery, głębokich przemyśleniach i innych zadaniach związanych z pracą, które wymagają skupienia.
  • Udostępniamy zasoby umożliwiające osiągnięcie dobrostanu w formacie sprzyjającym pracy zdalnej. Członkowie zespołu Cimpress/Vista w Stanach Zjednoczonych (oraz niektórych lokalizacjach w Europie) mogą korzystać z aplikacji do medytacji Headspace, z którą nawiązaliśmy współpracę. Wielkie wydarzenia stanowią olbrzymią część naszej kultury i gdy tylko znów będzie można je organizować w bezpiecznych warunkach, wznowimy spotkania setek członków zespołu w formie kilkudniowych konferencji, podczas których będą mogli uczestniczyć w zajęciach integracyjnych, omawiać strategię i uczyć się od siebie nawzajem. 
  • Współpracujemy z firmą Rising Workplace — dostawcą usług z zakresu oceny zdalnej ergonomii — która prowadzi kwartalne webinaria i indywidualne konsultacje dotyczące przestrzeni do pracy. Nawiązaliśmy też współpracę z firmą Peloton, dzięki czemu możemy zaoferować członkom amerykańskiego zespołu darmowy dostęp do zajęć fitness online i atrakcyjne zniżki na sprzęt do ćwiczeń.

Pozytywny wpływ pracy zdalnej znajduje odzwierciedlenie w wynikach cotygodniowych ankiet wśród pracowników, które mierzą ich zaangażowanie, poparcie i ogólne zadowolenie z firmy. Nasz wynik zaangażowania członków zespołu pracującego zdalnie jest 3,5-krotnie wyższy niż był w październiku 2020 roku, co plasuje Cimpress/Vista w czołówce 25% firm technologicznych o najwyższym wskaźników zaangażowania (zgodnie z oceną Peakon Employee Voice opracowaną przez Workday).

Praca zdalna to priorytet, ale nie jedyne rozwiązanie

W ramach wspierania dobrostanu członków zespołu oferuje się im możliwość wyboru przestrzeni, w której mogą najwydajniej pracować. Wszyscy członkowie zespołu, który pracuje przede wszystkim zdalnie, są uprawnieni do comiesięcznego zwrotu kosztów pracy zdalnej — obejmuje to umeblowanie i materiały biurowe, a także łączność Wi-Fi, dzięki czemu można łatwiej im zapewnić optymalny komfort pracy zdalnej. 

Dzięki partnerstwu z WeWork oferujemy dostęp do centrów współpracy i wspólnych przestrzeni do pracy w lokalizacjach, z których korzysta sporo członków zespołu. W obiektach tych znajdują się strefy ciszy sprzyjające pracy indywidualnej, udogodnienia, a także obszary o elastycznym przeznaczeniu — zespoły mogą tu się spotykać i wspólnie koncentrować na wykonywanych zadaniach.

W Bostonie przenieśliśmy się z naszej przestrzeni sprzed pandemii w lokalizacji WeWork One Lincoln Street, aby zająć ponad 1500 metrów kwadratowych w WeWork 501 Boylston Street — ten obiekt oferuje mnóstwo przestrzeni do współpracy i koncentracji dla nawet 250 członków zespołu. W obszarach, w których obecność naszego zespołu jest jeszcze niewielka, ale stale się wzmacnia (na przykład w Nowym Jorku czy Oakland), zapewniamy pracownikom członkostwo WeWork All Access. Dysponujemy również dedykowaną przestrzenią biurową w lokalizacjach WeWork w Indiach

Kultura firmy nie zależy od fizycznego biura — korzeniami sięga do sposobów naszej współpracy i tego, jak wspólnie realizujemy cele. Zapewniając członkom zespołu swobodę pory i miejsca pracy oraz nadając priorytet harmonii między życiem zawodowym a prywatnym, każda firma może czerpać korzyści z pracy zdalnej, które odnotowujemy w Cimpress/Vista. Wydajna praca jest możliwa dosłownie wszędzie, jeśli tylko mamy do dyspozycji odpowiednie narzędzia.

Maureen Carroll to starsza dyrektor ds. globalnego pozyskiwania talentów i różnorodności, równości oraz integracji w firmie Cimpress/Vista. Nadzoruje zespół pozyskiwania talentów, który dostrzega pozytywny i bezpośredni wpływ decyzji o przejściu na pracę zdalną.

Zastanawiasz się nad zmianą przestrzeni do pracy?

Czy ten artykuł był przydatny?
Kategoria
Analizy ekspertów
Tagi
ALL ACCESS
ELASTYCZNOść
KULTURA