Abituarsi alle nuove regole di spazio personale nell’ambiente di lavoro

Lo studio della prossemica può aiutarci ad adattarci ai cambiamenti radicali nello spazio personale al ritorno in ufficio

Lo spazio è un mezzo potentissimo per stimolare l’impegno, l’innovazione e la produttività. Ma com’è esattamente uno spazio ideale? In La scienza degli interni, scopriamo in che modo la progettazione intenzionale può trasformare qualsiasi spazio di lavoro in un ambiente collaborativo.

Lo spazio interpersonale, ovvero lo spazio fisico tra le persone, ci dice molto a proposito del nostro ambiente e della nostra cultura. Quando si torna in ufficio in modo socialmente distanziato si deve riconsiderare ciò che intendiamo per spazio personale, sia quello proprio, sia quello rispetto agli altri. 

Lo studio degli spazi interpersonali è noto come prossemica. Un aspetto importante è che si tratta di qualcosa di non verbale, nel senso che non chiediamo alle persone che incontriamo se possiamo attraversare il loro spazio, ma giudichiamo dal loro linguaggio del corpo come muoverci a seconda delle necessità. 

Tornando al lavoro vedremo che in tutti gli spazi è pieno di indicazioni su come mantenere la distanza di sicurezza tra colleghi. Ma la raccomandazione di mantenere una distanza di 1 metro è indicativa. La quantità di spazio che fa sentire i singoli dipendenti sicuri in ufficio varia notevolmente. 

Il fatto che la prossemica è personale e non verbale rende l’esperienza di stare in ufficio durante la pandemia di coronavirus particolarmente difficile da gestire. Abbiamo sperimentato cambiamenti improvvisi e radicali nelle nostre norme prossemiche e dovremmo ripensare il modo in cui negoziamo la prossemica con i colleghi. 

Che cos’è la prossemica?

Gli inizi della teoria prossemica classica risalgono agli anni Sessanta a opera dell’antropologo Edward T. Hall, il quale classificò quattro gradi di distanza interpersonale – o gradi di prossimità – che possiamo sperimentare:

1. Distanza pubblica

A questa distanza (3,5–7,5 m) si deve parlare più forte per essere ascoltati ed è più difficile mantenere il contatto diretto con gli occhi, per cui la connessione tra due persone è minima.

2. Distanza sociale

A questa distanza (1,2–3,5 m) ci si basa sulle sensazioni visive e auditive per stabilire una connessione, perché si è ancora troppo distanti per toccare o percepire il calore del corpo.

3. Distanza personale

Questa distanza (0,45–1,2 m) viene mantenuta durante l’interazione con gli amici. In questo caso la visione è chiara, il contatto con gli occhi è forte, la conversazione è fluida.

4. Distanza intima

A questa distanza (0–0,45 m), l’aura di una persona stabilisce un maggior senso di connessione rispetto alle sensazioni visive o auditive. La connessione è rafforzata dalla sensazione termica e olfattiva del corpo.

Lo studio della prossemica è importante perché abbiamo bisogno della prossimità per istituire legami e comunicare in modo efficace. Sono molti coloro che sostengono che la prossimità è essenziale per la salute mentale. Gestendo la distanza tra noi e gli altri controlliamo il livello di esposizione nei confronti di un’altra persona che ci fa sentire a nostro agio. Ad esempio, potremmo stare vicini e toccare i nostri amici mentre parliamo, ma mantenere le distanze e il contatto visivo con un docente dopo una conferenza. Se un estraneo sta troppo vicino a noi, potremmo reagire negativamente e percepire ciò come un’intrusione nel nostro spazio personale. Un’interazione tra due persone può trasformarsi da pubblica a intima nello spazio di un metro e mezzo – e questa possibilità può provocare parecchia ansia. 

Un cambiamento improvviso dello spazio interpersonale

Negli ultimi quattro mesi la prossemica è cambiata drasticamente. Siamo diventati tutti estremamente consapevoli di un nuovo parametro di valutazione dello spazio interpersonale: il nuovo distanziamento sociale necessario per rallentare la diffusione dei contagi da COVID-19. La distanza di 1.50 m consigliata dai Centers for Disease Control è diventata la norma negli USA e ha riguardato ogni luogo dei nostri spazi pubblici, dai parchi ai supermercati.

Abbiamo anche sperimentato una quarantena globale che ci ha costretti ad adottare nuove regole di vicinanza che sembrano essere radicalmente ravvicinate nel caso di molti nuclei familiari, o radicalmente distanti nel caso di molti che vivono da soli. In entrambi i casi si è trattato di un’esperienza privata, specifica di ognuno, e i media pullulano di casi di persone che hanno cerato di violare questi limiti. 

Nell’ambiente di lavoro fisico le interazioni interpersonali possono aumentare la produttività. La comunicazione può essere più fluida quando i colleghi si incontrano faccia a faccia e possono istituirsi dei rapporti, che creano una cultura positiva nelle organizzazioni. La prossimità fisica aumenta la probabilità di fare amicizia perché le persone avvertono una connessione più forte con coloro che sono fisicamente vicini. Anche l’apprendimento derivante dall’osservazione delle persone che lavorano è reso possibile da queste interazioni. 

Ma in termini di prossemica nell’ambito del ritorno al lavoro durante la pandemia di COVID-19 sarà necessario un dialogo un po’ più ampio con i colleghi.

Come rispettare lo spazio personale nell’ambiente di lavoro durante la pandemia di COVID-19

Anche se la prossemica è considerata non verbale, è importante chiedere ai colleghi se si sentono a loro agio con il grado di spazio interpersonale che gli viene proposto. In alternativa, ci si deve sentire autorizzati a indicare il grado di prossimità di cui si ha bisogno per potersi sentire a proprio agio. 

I responsabili possono affrontare l’argomento con i singoli membri del team sul grado di prossimità adatto a loro. Un dialogo aperto e franco sugli aspetti della prossemica allevia i fastidi legati alla possibile intrusione da parte nostra nello spazio personale di qualcuno e all’intrusione da parte di qualcuno nel nostro spazio personale. 

I team potrebbero anche studiare soluzioni creative che contribuiscono a promuovere la collaborazione interpersonale mantenendo una prossimità confortevole. Per alcuni team la soluzione giusta potrebbe essere quella di disporre di ulteriori postazioni di sanificazione nelle vicinanze e mettersi d’accordo sulla frequenza con cui ognuno debba pulire le superfici dopo averle utilizzate. Per altri potrebbe consistere nell’organizzare i momenti di prossimità nella giornata lavorativa. Una collaborazione più stretta potrebbe aver luogo solo una volta al giorno, ad esempio durante gli stand-up meeting, dopodiché i componenti del team lavorano separatamente per il resto del giorno. 

I responsabili aziendali globali dovrebbero considerare come tenere queste conversazioni su vasta scala. Il punto importante è che la prossimità è personale. Una politica aziendale non va bene per tutti, mentre l’abitudine di “chiedere prima” è a vantaggio di tutti i membri del team in quanto li mette in condizione di sentirsi sicuri e di cambiare le loro abitudini lavorative.

La cultura dell’ambiente di lavoro migliorerà solo se saremmo disponibili a valutare diversamente le esigenze di prossimità. Ritornando in ufficio durante la pandemia dovremmo cercare di capire meglio in che cosa siamo diversi e impegnarci a realizzare una cultura più inclusiva. La prassi di inserire la prossemica nelle norme aziendali e nelle modalità di lavoro di gruppo non va solo a vantaggio di chi ha a che fare con un potenziale contagio, ma costituisce anche un passo in avanti nell’accettare molte altre differenze nel nostro ambiente di lavoro affinché esso diventi più diversificato, dinamico e produttivo.

Ashley Bryan è una Senior Strategist di WeWork. Come membro del Customer Marketing and Technology team si occupa delle opinioni del pubblico e di segmentazione dei clienti, stabilendo connessioni tra le caratteristiche dei membri e la loro esperienza. Bryan ha ricevuto una formazione in architettura e strategia del marchio e vanta un’esperienza di otto anni presso aziende di New York City e San Francisco. 

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