Jene, die mit der alten Rechenformel arbeiten, hatten immer schon Schwierigkeiten, die Kosten flexibler Immobilien mit den Kosten langfristiger Mietverträge zu vergleichen. Der Vergleich ist aufgrund der naturgemäßen Unterschiede zwischen den beiden Immobilienangeboten etwas komplizierter.
Seit Kurzem orientiert sich die Leistungsmetrik für Immobilien anstelle der Kosten pro Quadratfuß oder der Gesamtbelegung stärker an den Mitarbeiterzahlen, z. B. den Kosten pro Person. Dies erleichtert den direkten Vergleich. Der ausschließliche Blick auf die Kosten (Quadratfuß oder Personenanzahl) lässt jedoch andere Unternehmensziele in den Hintergrund treten und hindert die Immobilienabteilung (CRE) daran, einen strategischen Mehrwert für ihr Unternehmen zu schaffen.
Da auch die Personal- und Finanzchefs zunehmend auf CRE-Funktionen Einfluss nehmen, sind die CRE-Teams nun gefordert, Immobilienstrategien zu entwickeln, die innovative Lösungen und agile Prozesse berücksichtigen, um die Mitarbeiterproduktivität zu steigern, Mitarbeiteranwerbung und -bindung zu verbessern und zu den Zielen für Umwelt, Gesellschaft und Governance (ESG) beizutragen.
Es ist bekannt, dass die Partnerschaft mit Anbietern für flexible Immobilien bei der Umsetzung agiler Prozesse zu einer verbesserten Mitarbeitererfahrung führt, da durch den Zugang zu außergewöhnlichen Arbeitsplätzen und Annehmlichkeiten ein einheitliches Erlebnis entsteht und Mitarbeitern zudem selber entscheiden können, wo und wann sie arbeiten.
Dieses Umdenken weg von der Kostenorientierung – die zur Einführung von Balanced Scorecards mit einer Vielzahl von Leistungskennzahlen geführt hat – hat im letzten Jahr verstärkt stattgefunden. Das liegt zum Teil auch an den Auswirkungen von COVID-19 auf die Auslastungsraten und hat die Bereitschaft der Nutzer zur Einführung agiler Prozesse erhöht.
Auswirkungen agiler Prozesse auf die Immobilienbranche
Der Blick auf eine Auswahl von Transaktionen von WeWork mit großen Unternehmen in den vergangenen 12 bis 18 Monaten zeigt, dass die Einführung agiler Prozesse dem betreffenden Unternehmen im Schnitt einen Effizienzgewinn von etwa 30 bis 40 Prozent beschert hat. Die Auswirkungen auf einen typischen Entscheidungsprozess für eine Immobilien lassen sich besonders gut in einem besonders heiß umkämpften Gewerbeimmobilienmarkt veranschaulichen: London.
Betrachten wir beim Vergleich zwischen flexiblen Immobilien und langfristigen Mietverträgen zunächst die herkömmliche Kennzahl: die Kosten pro Quadratfuß. Bei sonst gleichen Bedingungen liegt der durchschnittliche Preis für flexible Immobilien in London bei etwa 165 GBP (227 USD) pro Quadratfuß und Jahr, bei einer Immobilie mit einem 15-jährigen Mietvertrag liegt dieser Wert bei etwa 125 GBP (173 USD). (Diese Zahlen beziehen sich auf marktübliche Preise.) Wer die herkömmliche Metrik nutzt, käme zu dem Schluss, dass flexible Immobilien rund 30 Prozent teurer sind. Das bringt uns zu der Frage: Ist das der Wert, den wir für Flexibilität, geschäftliche Agilität und eine verbesserte Mitarbeitererfahrung ansetzen sollten?
Nicht unbedingt. Verlagert sich der Blickpunkt von den Kosten pro Quadratfuß hin zu den Kosten pro Mitarbeiter, liegen die Kosten für flexible Immobilien im Durchschnitt 20 bis 30 Prozent unter den Kosten der Gebäude mit herkömmlichen Mietverträgen.
Wie lässt sich der höhere Satz pro Quadratfuß mit den niedrigeren Kosten pro Mitarbeiter in Einklang bringen?
Der Grund ist, dass die Nutzer in einem WeWork-Gebäude Zugang zu weitaus mehr Bereichen haben als nur zu ihren Büros. In London bietet WeWork zum Beispiel Gemeinschaftsflächen in der Größenordnung von insgesamt mehr als 1 Mio. Quadratfuß an, die allen unseren Mitgliedern zur Verfügung stehen. Wenn sie sämtliche Features des WeWork-Angebots nutzen, einschließlich der All Access– Mitgliedschaft oder der Bezahlung pro Nutzung, können Arbeitgeber agile Prozesse implementieren und gleichzeitig die Kosten im Auge behalten.
Die Kosten pro Mitarbeiter haben wir gerade erläutert. Wie sollten also die Kosten pro Quadratfuß betrachtet werden? Ein Lieblingsvergleich, den ich gerne anführe, ist eine Versicherung, beispielsweise eine Kfz- oder Krankenversicherung. Die Versicherung bietet eine finanzielle Absicherung gegen mögliche künftig anfallende Kosten. Das gilt auch für flexible Immobilien.
Flexible Immobilienoptionen haben viel kürzere Laufzeiten – von einem Monat bis zu 10 Jahren – und bieten oft auch Optionen zur Verkleinerung und Vergrößerung. Herkömmliche Mietverträge haben dagegen langfristige, feste Laufzeiten, in der Regel zwischen 10 und 15 Jahren, ohne die Möglichkeit zur Vergrößerung oder Verkleinerung.
Für flexible Immobilien bezahlte Gebühren können als Absicherung gegenüber Kosten für einen Austritt aus herkömmlichen Mietverträgen angesehen werden. Bei flexiblen Immobilien wird nur für die Räumlichkeiten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt werden bezahlt – ohne sich zu binden. Bei einem herkömmlichen Mietvertrag ist ein vorzeitiger Ausstieg durch Untervermietung, Abtretung oder Rückgabe kompliziert, zeitaufwendig und teuer.
Berechnungen zum wahren Wert der Flexibilität
Um den Wert von Flexibilität zu beziffern, analysierte WeWork Mietaufkündigungen (mittels Untervermietung) mit einer Gesamtfläche von 50.000 Quadratfuß, um die Kosten für den Ausstieg aus herkömmlichen Mietverträgen nach drei Jahren zu ermitteln. Diese Kosten wurden einem flexiblen Dreijahresvertrag von WeWork gegenübergestellt.
Die meisten Leiter von Immobilienabteilungen (Heads of Corporate Real Estate, HCREs) bietet die Untervermietung eine Möglichkeit zur Kostenreduzierung, da die Mietverpflichtung bereits für die Restlaufzeit des Mietvertrags im Voraus festgelegt wurde. Um möglichst marktübliche Mieten zu erzielen, müssen HCREs bei jeder Kostenanalyse den Leerstand vor der Vermietung, Anreizpakete zur Untervermietung und Maklergebühren berücksichtigen – zusätzlich zu den nicht abschreibbaren Kapitalkosten, die möglicherweise ausgebucht werden müssen.
Unter Berücksichtigung von 12 Monaten Leerstand vor der Vermietung, 12 Monaten kostenloser Miete pro fünf Jahre Untermietvertragslaufzeit und einer Abschreibung der Investitionskosten sind die Kosten eines herkömmlichen Mietvertrags bei einer gleichen Nutzungsdauer von drei Jahren um 35 % höher als bei einem WeWork-Standort. Dabei wird unterstellt, dass ein Nutzer in einem WeWork-Gebäude dieselbe Fläche wie in einem herkömmlichen Mietvertrag nutzt. Nimmt ein Nutzer bei WeWork 40 % weniger direkte Bürofläche in Anspruch und ersetzt diese durch die Bereitstellung von WeWork All Access-Produkten für seine Mitarbeiter, erhöht sich der Kostenunterschied auf 60 %.
Bei diesem Beispiel liegt die Rentabilitätsschwelle im Vergleich zwischen einem herkömmlichen Mietvertrag und WeWork zwischen dem sechsten und siebten Jahr. Unter Einbeziehung der potenziellen Effizienzsteigerungen sind die absoluten Kosten für die Beendigung eines Mietverhältnisses immer höher als die Kosten für die Belegung von Flächen bei WeWork.
Dem National Bureau of Economic Research (NBER) zufolge dauerten die Konjunkturzyklen in den USA von den 1950er Jahren bis heute im Durchschnitt etwa fünfeinhalb Jahre. Nutzer eines herkömmlichen 10-Jahres-Mietvertrags sollte also davon ausgehen, dass sie zwei Konjunkturzyklen durchlaufen. Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage wie sinnvoll es ist, an einen teuren Mietvertrag über 10 Jahre gebunden zu sein.
Die Berechnung zeigt: Wenn ein Klima großer Unsicherheit herrscht, macht es Sinn, einen höheren Anteil an flexiblen Immobilien zu nutzen, um sich gegen die finanziellen Folgen einer vorzeitigen Beendigung eines Mietverhältnisses abzusichern.
Nikhil Chanrai ist Director im Enterprise-Team bei WeWork, verantwortlich für die Implementierung und Ausführung von Transaktions- und Portfoliostrategien für die größten Kunden von WeWork.
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