So lässt sich der physische Abstand am Arbeitsplatz einhalten

COVID-19 hat die Arbeitsweise von Beschäftigten verändert. So lässt sich der physische Abstand im Büro umsetzen

Jetzt, wo die COVID-19-Einschränkungen gelockert werden und wieder etwas Normalität einkehrt, müssen sich Beschäftigte auf der ganzen Welt auf eine völlig neue Arbeitsweise einstellen. 

Unsere Büroräume erwachen wieder zum Leben: frisch umgestaltet zur Einhaltung des physischen Abstands und verbessert dank strenger Reinigungsstandards. Vertraute Flure bilden jetzt komplexe Einbahnsysteme, die sich durch das Gebäude schlängeln, an jeder Ecke stehen Handdesinfektionsstationen und Besprechungsräume fühlen sich plötzlich viel – nun ja – geräumiger an.

Während manche Menschen – zumindest zeitweise – weiterhin im Homeoffice arbeiten werden, können es viele Beschäftigte kaum erwarten, ins Büro zurückzukehren. Die Vorteile von Fernarbeit sind unbestreitbar, es gibt aber auch Grenzen für das, was sich mit einem Video-Call erreichen lässt. Zusammenarbeit, Kultur, Innovation und Mentoring können sich gut entfalten, wenn sich Teams den gleichen physischen Arbeitsbereich teilen.

Wie können Unternehmen also sicherstellen, dass sie wirklich alles tun, um für die Gesundheit und Sicherheit ihrer Teams zu sorgen, wenn diese wieder ins Büro zurückkehren? Jedes Büro ist anders, aber es gibt Anpassungen, die sicherlich an den meisten Arbeitsplätzen eingeführt wurden – so zum Beispiel:

In erster Linie wird eine Reihe von klar kommunizierten und leicht zu befolgenden Richtlinien zur Einhaltung des physischen Abstands das Rückgrat des neu gestalteten Arbeitsplatzes bilden. Aber bevor wir einen Blick auf die Möglichkeiten werfen, wie man die physische Abstandswahrung am Arbeitsplatz umsetzen kann, möchten wir darauf eingehen, was physischer Abstand eigentlich bedeutet.

Was ist physischer Abstand?

Zum Einhalten des physischen Abstands zählen mehrere Maßnahmen, die dazu beitragen sollen, die Ausbreitung von COVID-19 zu verhindern, so z.B. die Begrenzung des physischen Kontaktes zwischen Menschen. Dies wird hauptsächlich dadurch erreicht, dass man überfüllte Räume meidet, einen Abstand von mindestens zwei Metern zwischen einzelnen Personen einhält und von Umarmungen und Händeschütteln absieht. 

WeWork 140 Crosby St in New York, NY, USA.

Um eine Krankheitsübertragung noch effektiver zu verlangsamen, wird der physische Abstand durch weitere präventive Maßnahmen ergänzt, wie z.B. das Vermeiden von Augen- und Mundberührungen, das Tragen eines Gesichtsschutzes in der Öffentlichkeit und regelmäßiges Händewaschen mit Seife und Wasser für mindestens 20 Sekunden. Wenn euer inneres Zeitgefühl nicht so gut funktioniert: Das entspricht ungefähr der Zeit, die man braucht, um zweimal „Happy Birthday“ zu singen.

Warum ist physischer Abstand wichtig?

Wenn das öffentliche Leben allmählich und auf sichere Weise in etwas normaleren Bahnen verläuft, ist laut den US-amerikanischen Centers for Disease Control (CDC) physischer Abstand eine der wirksamsten Maßnahmen, um die Übertragung von COVID-19 zu hemmen. Wissenschaftler wissen noch immer nicht genau, wie das Coronavirus funktioniert, doch Untersuchungen globaler Gesundheitsorganisationen deuten darauf hin, dass die rasche Ausbreitung von COVID-19 zum Teil auf das Verhalten von Menschen zurückzuführen ist, die leichte oder gar keine Symptome der Krankheit zeigen. 

Diese symptomfreien Träger übertragen das Virus auf Oberflächen, die sie berühren, und über mikroskopisch kleine Tröpfchen (Aerosole), die in die Luft ausgeatmet werden. Und weil sie sich körperlich gesund fühlen, ist es wahrscheinlich, dass sie ihren gewohnten sozialen Aktivitäten nachgehen und beispielsweise Freunde zu Hause zu besuchen.

Physischer Abstand ist nicht nur deshalb wichtig, weil er das eigene Risiko vermindert, sich mit dem Virus zu infizieren. Er muss auch deshalb sein, weil so das Risiko, dass bereits infizierte Menschen COVID-19 durch physische Nähe unwissentlich an jemand anderen weitergeben, maßgeblich reduziert wird. Laut den CDC ist physischer Abstand besonders wichtig für diejenigen Menschen, die nach Ansteckung mit dem Virus ein höheres Risiko haben, schwer zu erkranken – so z.B. ältere Personen oder Menschen mit Vorerkrankungen.

WeWork Coda in Atlanta, GA, USA.

Es werden laufend neue Erkenntnisse über COVID-19 gewonnen, aber in einem Punkt sind sich die Experten einig: Das Einhalten des physischen Abstands ist effektiv. Viele verschiedene Faktoren tragen dazu bei, dass neue COVID-19-Fälle auftreten – aber Experten, darunter auch die CDC, kommen zu dem Schluss, dass das korrekte Einhalten des physischen Abstands bisher ein äußerst wirksames Mittel war, um die Ausbreitung der Krankheit zu verlangsamen.

WeWork hat eine Reihe neuer Maßnahmen eingeführt, um sicherzustellen, dass dein Team in unseren Coworking Spaces arbeiten kann. In unseren Bereichen stehen Gesundheit und Sicherheit an erster Stelle und gleichzeitig werden die Regeln zum physischen Abstand korrekt eingehalten. Zusätzlich zu höchsten Hygienestandards in allen unseren Gebäuden haben wir unsere Gemeinschaftsflächen modifiziert, um durch versetzte Bestuhlung mehr Pufferzonen zu schaffen. Darüber hinaus setzen wir Beschilderungen zu richtigen Verhaltensweisen ein, um Teams sicher durch ihre Arbeitsbereiche zu leiten. Viele entscheidende WeWork Merkmale bleiben aber unverändert und tragen weiterhin zu einer einladenden Umgebung bei, so z.B. unsere geräumigen privaten Büros und Einzel-Arbeitsecken.

Tipps zur Abstandswahrung bei der Arbeit

1. Halte zwei Meter Abstand zu deinen Kolleginnen und Kollegen.

Das ist die goldene Regel zur Einhaltung des physischen Abstands. Halte möglichst immer einen Abstand von zwei Metern zu deinen Kolleginnen und Kollegen ein. Weitere Maßnahmen, die du zur Befolgung dieser Regel ergreifen kannst:

  • Verzichte darauf, dich mit einem Händedruck oder einer Umarmung vorzustellen 
  • Ordne die Schreibtische neu an, um persönlichen Raum zu gewährleisten, gestalte die Sitzordnung so, dass sich keine zwei Personen bei der Arbeit direkt gegenübersitzen
  • Lass anderen viel Raum, wenn sie sich im Gebäude bewegen

Um die Teams bei der Einhaltung dieser neuen Abstandsregeln zu unterstützen, hat WeWork die Auslastung der Gemeinschafts- und Besprechungsräume reduziert, um mehr Platz pro Person zu schaffen. Du wirst einige Verbesserungen feststellen können, wie z.B. Pufferzonen und Aufkleber, die angeben, welche Sitze in Lounges und Teeküchen besetzt werden dürfen, Bodenbeschilderungen, die auf Einbahnverkehr hinweisen, und eine verminderte Personenzahl in Aufzügen. 

WeWork Durham.ID in Durham, NC, USA.

Mitglieder in privaten Büros sind angehalten, ihren Arbeitsplatz so umzurüsten, dass er den physischen Abstandsregeln entspricht. Dazu können sie Maßnahmen wie transparente Trennwände und organisatorische Änderungen wie rotierende Arbeitszeitmodelle einsetzen. Das WeWork Personal steht dir zur Seite und gibt Tipps, wie du deinen Arbeitsbereich am besten neu gestalten kannst.

2. Meide belebte Bereiche

Werde dir bewusst, an welchen Stellen im Gebäude sich Menschen meistens zusammenfinden – z.B. in Kantinen,Küchen, Empfangsbereichen und Kaffeebars – und plane entweder um sie herum oder meide sie ganz. Überlege dir, ob es nicht besser ist, an deinem Schreibtisch statt in einem Gemeinschaftsbereich zu essen – und plane deine Mittagspausen möglichst so, dass du den nachmittäglichen Ansturm auf den Aufzug vermeiden kannst.

Wir haben die Aufenthaltsbereiche in den WeWork Räumlichkeiten so weit wie möglich offen gehalten. Unterhaltungsräume, Billardtische und Barista-Bars werden regelmäßig nach unseren neuen, verbesserten Standards gereinigt. Die Beschilderung macht außerdem eindeutige Angaben zur Einhaltung der Abstandsregeln und maximalen Kapazität in den jeweiligen Räumen.

3. Halte Meetings im Freien ab

Versuche, persönliche Treffen so weit wie möglich zu reduzieren. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, das Team an einem Ort zu versammeln, sollte in Erwägung gezogen werden, das Meeting lieber in Außenbereichen stattfinden zu lassen – oder in einem Konferenzraum, der so angepasst wurde, dass die Einhaltung des physischen Abstands möglich ist.

WeWork The Boardwalk in Irvine, CA, USA.

Bei WeWork haben wir alle Konferenzräume neu konfiguriert, indem wir die maximale Auslastung verringert, Stühle entfernt und Beschriftungen angebracht haben, welche Plätze belegt werden dürfen. Die Mitglieder-App zeigt die neuen Kapazitäten der Besprechungsräume an, und Schilder an den Türen und Tischen erinnern daran, bei der Nutzung des Raums einen sicheren Abstand einzuhalten. Viele WeWork Gebäude verfügen zudem über Außenbereiche wie Terrassen und Gärten, die unseren Mitgliedern viel Freifläche für sichere Treffen bieten.

4. Nutze Tools für Videokonferenzen

In den letzten Monaten hat der Einsatz von Videokonferenz-Software einen kometenhaften Anstieg erlebt. Da immer mehr Menschen ins Büro zurückkehren, werden Tools wie Zoom, Google Hangouts Meet und Skype weiterhin eine wichtige Rolle dabei spielen, wie Teams kommunizieren und zusammenarbeiten – und zwar nicht nur intern, sondern auch mit Kunden und Klienten, die sie bisher persönlich getroffen haben.

Nutze, wenn möglich, Videokonferenzen – als Alternative zu persönlichen Besprechungen mit Kunden, um dich mit Kollegen zu verbinden, die weiterhin außerhalb des Büros arbeiten, oder sogar um mit Kollegen zu sprechen, die im selben Gebäude arbeiten. In vielen WeWork Bereichen bieten sichere Telefonkabinen eine ideale Möglichkeit, an Videogesprächen teilzunehmen und gleichzeitig zu anderen Personen in deiner Umgebung den nötigen Abstand zu halten.

5. Vermeide die gemeinsame Benutzung von Gegenständen wie Stiften und gedruckten Dokumenten

Es war schon immer eine gute Gewohnheit, nichts zu drucken, was man nicht wirklich drucken muss. Jetzt geht es aber auch darum, auch keine physischen Gegenstände wie Briefpapier und gedruckte Dokumente im Team zu verteilen. COVID-19 kann nicht nur stunden- oder sogar tagelang auf harten Oberflächen verweilen – du brichst auch die physischen Abstandsregeln, wenn du Ausdrucke weiterreichst – es sei denn, du faltest sie in Papierflieger und schickst sie „per Luftpost“ an deine Kollegen.

Dies könnte bedeuten, dass dein Team gewohnte Arbeitsabläufe so umstrukturieren muss, dass gedruckte Dokumente nicht mehr weitergegeben werden müssen. Kommuniziere die neuen Leitlinien vor der Rückkehr des Teams ins Büro und achte auf Personen, die gedankenverloren in alte Gewohnheiten zurückfallen.

6. Nimm die Treppe, wann immer es geht

Überlasse die Aufzüge denjenigen, die sie am dringendsten benötigen, und mach dich mit den aktualisierten Nutzungsanleitungen der Aufzüge in deinem Gebäude vertraut. In den meisten Fällen wird die Kapazität der Aufzüge um mindestens 50 Prozent geringer sein als zuvor. Beachte deshalb während des Wartens im Vorraum den physischen Abstand, indem du mindestens zwei Meter zwischen dir und den übrigen Mitfahrenden lässt. In den Empfangsbereichen und Innenaufzügen in den von WeWork verwalteten Räumen erinnern Bodenaufkleber an die Einhaltung eines sicheren Abstands.

Wework Hoxton in London, Vereinigtes Königreich.

Wenn es für dir kein Problem darstellt, solltest du dir angewöhnen, stattdessen die Treppe zu nehmen. Wo immer es möglich war, wurden Treppenhäuser auf Einbahnverkehr umgestellt – was die Wahrscheinlichkeit, dass du auf dem Weg zu und von deinem Schreibtisch an jemand anderem vorbeikommst, erheblich verringert. WeWork hat mit Vermietern und Hausverwaltungen zusammengearbeitet, um neue Aufzugsrichtlinien und Fahrgastbegrenzungen einzuführen. 

7. Achte auf neue Beschilderungen

Genau wie in großen Kaufhäusern und in öffentlichen Innenräumen werden Büros mit verschiedenen Schildern versehen, die die Menschen mit Hilfe eines Einbahnsystems durch das Gebäude führen. Dies könnte bedeuten, dass du möglicherweise einen anderen Weg nehmen musst, um zu vermeiden, in einem Flur an anderen Beschäftigten vorbeizukommen oder dass dein gewohntes Treppenhaus nur für den Auf- oder Abstieg vorgesehen ist. Hier kommt es wirklich auf Zusammenarbeit an. Je mehr Menschen die Hinweisschilder befolgen, desto effektiver wird auch das System.

Bitte achte auf die folgenden Hinweise in den Coworking Spaces von WeWork: In Lounges und Fluren gibt es jetzt Aushänge mit neuen Leitlinien und klaren Anweisungen zu Best Practices. Auf Fußböden und an Wänden wirst du Vinylaufkleber sehen, die auf Einbahn-Verkehrssysteme hinweisen. In der Regel sind diese im Abstand von genau zwei Metern angebracht, damit du den Sicherheitsabstand leichter einhalten kannst. Und in Gemeinschaftsbereichen und Besprechungsräumen findest du farbige Aufkleber, die Pufferbereiche zwischen den Sitzplätzen schaffen.

8. Melde dich, wenn etwas nicht in Ordnung ist

Viele der Maßnahmen zur Einhaltung des physischen Abstands im Arbeitsbereich werden bereits umgesetzt sein, bevor jemand überhaupt ins Büro zurückgekehrt ist. Es kann also einige unerwartete Dinge geben, die erst dann offenkundig werden, wenn Mitarbeiter wieder beginnen, den Bereich tatsächlich zu nutzen.

Wenn du im Büro auf Bereiche stößt, in denen du das Gefühl hast, keinen sicheren Abstand einhalten zu können, notiere dir das bitte und besprich das Problem mit deinem Team und deinem Büroleiter. Neue Bürolayouts sollten anpassungsfähig und so flexibel sein, wie es die Bedürfnisse erfordern, sodass sich eventuelle Engpässe und unklare Beschilderungen leicht beheben lassen.

9. Trage eine Gesichtsbedeckung

Unweigerlich wird es Orte und Situationen geben, in denen es einfach nicht möglich sein wird, mehr als zwei Meter voneinander entfernt zu bleiben, wie zum Beispiel in einem engen Korridor oder in einem Aufzug. In solchen Momenten solltest du deine Mund-Nasen-Bedeckung tragenund den persönlichen Kontakt so weit wie möglich beschränken. 

WeWork 725 Ponce in Atlanta, GA, USA.

Bei WeWork tragen unsere Community-Teams und die täglichen Lieferanten Gesichtsbedeckungen und Handschuhe, wenn sie mit Lebensmitteln umgehen und die Post bearbeiten. Es wird empfohlen, dass du immer eine Mund-Nasen-Bedeckung bei dir trägst, egal, wo du hingehst. Falls du deine verloren oder vergessen hast, kannst du jederzeit ein Teammitglied ansprechen. Wahrscheinlich kann dir jemand eine Gesichtsbedeckung zum einmaligem Gebrauch anbieten. 

So entwickelst du eine Strategie zur physischen Abstandswahrung für dein Team

Um eine effektive Strategie zur physischen Abstandswahrung umsetzen zu können, solltest du die übliche Kapazität deines Büros bestimmen. Bevor du anfängst, Schreibtische umzustellen, Layouts zu ändern und Beschilderungen anzubringen, solltest du eine genaue Vorstellung davon haben, wie viele Personen zu einem bestimmten Zeitpunkt die einzelnen Bereiche des Büros nutzen werden. Sobald du ermittelst hast, wie viele Beschäftigte bei Einhaltung des physischen Abstands in eurem Büro bequem Platz finden, kannst du Maßnahmen zur Vermeidung von Menschenansammlungen entwickeln, damit sich jeder sicher zwischen den Bereichen bewegen kann.

Lege fest, wer im Büro sein muss

Berücksichtige die Verantwortlichkeiten und Präferenzen von Mitarbeitern, um zu entscheiden, wer im Homeoffice weiterarbeiten kann und wer vielleicht ins Büro zurückkehren möchte, aber denke auch an die persönlichen Umstände der Betreffenden. Was es dabei zu beachten gilt: Weist die betreffende Person oder jemand in der Familie einen Gesundheitszustand auf, der bei einer COVID-19-Infektion mit dem Risiko einer schweren Krankheit verbunden sein könnte? 

Miss jeden Arbeitsbereich aus, um seine Kapazität zu ermitteln

Genügend Platz zwischen den Schreibtischen zu schaffen, ist ein wichtiger Ausgangspunkt. Bedenke aber bitte, dass es den Beschäftigten möglich sein muss, in jedem Teil des Büros den physischen Abstand einzuhalten. Mach dir bewusst, in welchen Bereichen mit mehr Verkehrsaufkommen zu rechnen ist und wo mehr Menschen zusammenkommen werden – also zum Beispiel in Aufzüge und Eingängen, kleineren Räume wie Küchen und Toiletten und in Räumen, die Drucker, Scanner und andere gemeinsam genutzte Einrichtungen beherbergen.

Sorge für eine gestaffelte Anwesenheit, indem du Beschäftigte gruppierst

Vermeide ein voll besetztes Büro, indem du dein Team in eine oder mehrere Gruppen aufteilst und deren Anwesenheit zeitlich staffelst. Zum Beispiel könnte die eine Hälfte des Teams eine Woche lang vom Büro aus arbeiten und dann mit der anderen Hälfte tauschen, um in der folgenden Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Dadurch wird die gleichzeitige Belegung des Büros halbiert und die Auslastung des Bereichs reduziert, sodass die Beschäftigten leichter physischen Abstand wahren können.

Hilf den Beschäftigten, öffentliche Verkehrsmittel zu vermeiden

Deine Strategie zum Einhalten des physischen Abstands reicht über die Bürotüren hinaus. Gib deinen Teammitgliedern die Flexibilität, zu einer früheren oder späteren Tageszeit zu kommen und zu gehen, damit sie den Arbeitsweg zu Spitzenzeiten umgehen können. Beachte alle Ratschläge der Nahverkehrsunternehmen deiner Stadt und nimm diese in deine eigenen Richtlinien mit auf. Erwäge auch, Anreize für die Nutzung alternativer Verkehrsmittel zu bieten, wie z.B. Fahrradgutscheine oder Guthaben für Mitfahrdienste.

Wie auch immer du die Strategie deines Teams zur physischen Abstandswahrung gestaltest: Achte darauf, dass die Leitlinien klar kommuniziert werden – noch bevor jemand überhaupt ins Büro zurückkehrt ist. Die Coronavirus-Pandemie hat das Büro in einer Weise verändert, die niemand vorhersehen konnte. Die Gesundheit und Sicherheit aller Menschen am Arbeitsplatz hat heute mehr Priorität als je zuvor. Sei flexibel und bereit, deine Richtlinien anzupassen, während sich dein Team an die neue Arbeitsweise gewöhnt. 

Steve Hogarty ist Schriftsteller und Journalist und lebt in London. Er ist Reiseredakteur der Zeitung City AM und stellvertretender Chefredakteur des City AM Magazine, wo er sich schwerpunktmäßig mit den Themen Technologie, Reisen und Unterhaltung befasst.

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