Comment pratiquer la distanciation sociale au travail

Le COVID-19 a changé la façon dont les employés travaillent. Voici comment s'adapter à la distanciation sociale au bureau

Avec l’assouplissement des restrictions de confinement liées au COVID-19 et le retour de la société à un sentiment de normalité, les employés du monde entier doivent s’adapter à une toute nouvelle façon de travailler. 

Nos espaces de travail sont en train de s’animer à nouveau, fraîchement reconfigurés autour de tout un ensemble de règles de distanciation sociale et de normes de nettoyage renforcées. Les couloirs habituels forment maintenant des passages à sens unique qui serpentent autour du bâtiment, des distributeurs de gel hydroalcoolique se dressent à chaque coin, et les salles de réunion semblent soudainement beaucoup plus spacieuses.

Si certaines personnes continueront à travailler à domicile au moins une partie du temps, de nombreux employés sont impatients de retourner au bureau. Les avantages du travail à distance sont nombreux et variés, mais il y a des limites à ce qui peut être réalisé à travers un appel vidéo. La collaboration, la culture, l’innovation et le mentorat peuvent prospérer lorsque les équipes partagent le même espace de travail physique.

Comment les entreprises peuvent-elles s’assurer qu’elles font le maximum pour protéger la santé et la sécurité de leurs équipes lorsqu’elles sont prêtes à retourner au bureau ? Chaque bureau est différent, mais il existe des aménagements que la plupart des espaces de travail auront introduits, notamment :

Par-dessus tout, un ensemble de directives clairement communiquées et faciles à suivre en matière de distanciation sociale constituera la structure du milieu de travail reconfiguré. Mais avant d’examiner certaines façons dont vous pouvez commencer à respecter la distanciation sociale au travail, parlons de ce qu’elle signifie.

Qu’est-ce que la distanciation sociale ?

La distanciation sociale est un ensemble de mesures visant à empêcher la propagation du COVID-19 en limitant les contacts physiques entre les personnes. Pour ce faire, il est essentiel d’éviter les espaces bondés, de maintenir une distance d’au moins deux mètres entre les personnes et d’éviter les interactions sociales telles que les accolades et les poignées de main. 

WeWork 140 Crosby St à New York, NY, USA.

Pour augmenter son efficacité à réduire la transmission des maladies, la distanciation sociale est pratiquée avec d’autres actions préventives, comme éviter de se toucher les yeux et la bouche, porter des masques en public, et se laver régulièrement les mains avec du savon et de l’eau pendant au moins 20 secondes. Si votre chronomètre interne n’est pas très précis, c’est à peu près le temps qu’il faut pour chanter « Joyeux anniversaire » deux fois.

Pourquoi la distanciation sociale est-elle importante ?

Selon les Centres de contrôle et de prévention des maladies (CDC) des États-Unis, la distanciation sociale est l’une des mesures les plus efficaces qui aide à réduire la transmission du COVID-19 pendant que la société continue de reprendre vie en sécurité. Les scientifiques continuent leur apprentissage sur le fonctionnement du coronavirus, mais les recherches menées par les organisations mondiales de santé suggèrent que la rapidité à laquelle le COVID-19 se propage est en partie due au comportement des personnes qui présentent des symptômes légers de la maladie ou pas de symptômes du tout. 

Ces porteurs asymptomatiques transmettent le virus sur les surfaces qu’ils touchent et par le biais de gouttelettes microscopiques expirées dans l’air. Parce qu’ils se sentent en bonne santé physique, ils sont plus susceptibles de s’adonner à leurs activités sociales habituelles, comme rendre visite à des amis chez eux.

La distanciation sociale est importante non seulement parce qu’elle réduit le risque personnel de contracter le virus, mais aussi parce qu’elle réduit considérablement la possibilité que les personnes déjà infectées transmettent involontairement le COVID-19 à quelqu’un d’autre par la proximité physique. La distanciation sociale est particulièrement importante pour la minorité de personnes qui risquent davantage de tomber gravement malades après avoir contracté le virus, comme les personnes âgées ou celles qui souffrent de troubles médicaux sous-jacents, selon les CDC.

WeWork Coda à Atlanta, GA, USA.

On découvre sans cesse de nouvelles informations sur le COVID-19, mais les experts s’accordent à dire que la distanciation sociale fonctionne. De nombreux facteurs différents contribuent au rythme auquel les nouveaux cas de COVID-19 apparaissent, mais les spécialistes, dont les CDC, concluent que lorsqu’elle est correctement appliquée, la pratique de la distanciation sociale a été un outil très efficace pour ralentir la propagation de la maladie.

WeWork a introduit une série de nouvelles mesures pour s’assurer que votre équipe puisse travailler dans nos espaces de coworking qui privilégient la santé et la sécurité tout en respectant les règles de distanciation sociale appropriées. En plus des mesures de désinfection renforcée dans tous nos bâtiments, nous avons modifié nos espaces communs pour créer des zones tampons en décalant les sièges et en introduisant une signalétique comportementale pour guider les équipes en toute sécurité dans leurs espaces de travail. De nombreuses caractéristiques clés de WeWork restent les mêmes et contribuent à un environnement accueillant, comprenant toujours de spacieux bureaux privés et des cabines de travail à occupation unique.

Conseils pour la distanciation au travail

1. Rester à un mètre de vos collègues

C’est la règle d’or de la distanciation sociale. Maintenez une distance de deux mètres avec vos collègues à chaque fois que vous le pouvez. D’autres mesures que vous pouvez prendre pour respecter cette règle :

  • Perdre l’habitude de se saluer en se serrant la main ou en s’embrassant 
  • Réorganiser les postes de travail pour privilégier l’espace personnel ; organiser les sièges de manière à ce que deux personnes ne soient pas face à face lorsqu’elles travaillent
  • Laisser beaucoup d’espace aux autres lors des déplacements dans le bâtiment

Pour aider les équipes à respecter ces nouvelles règles de distanciation sociale, WeWork a dé-densifié les espaces communs et les salles de réunion afin de créer plus d’espace par personne. Vous remarquerez des améliorations telles que des zones tampons et des autocollants indiquant les sièges des lounges et des espaces cuisine qui peuvent être occupés, une signalétique au sol pour indiquer les trajets à sens unique et une capacité réduite dans les ascenseurs. 

WeWork Durham.ID à Durham, NC, USA.

Les membres des bureaux privés sont encouragés à réaménager leur espace de travail pour répondre aux directives de distanciation sociale en introduisant des solutions physiques telles que des cloisons transparentes, ainsi que des changements organisationnels, tels que des modèles de rotation du personnel. Le personnel de WeWork est à votre disposition pour vous conseiller sur la meilleure façon de réaménager votre espace de travail.

2. Éviter les zones très fréquentées

Identifiez les endroits du bâtiment où les gens ont tendance à se rassembler, tels que les cantines, les cuisines, les halls d’entrée et les machines à café, et planifiez votre trajet autour d’eux ou évitez-les complètement. Envisagez de vous restaurer à votre poste de travail plutôt que dans une partie commune, et prévoyez vos pauses déjeuner en tenant compte de la ruée de l’après-midi vers l’ascenseur.

Nous avons maintenu les services inclus des espaces WeWork dans la mesure du possible. Les salles de jeu, les tables de billard et les comptoirs barista sont régulièrement nettoyés selon nos nouveaux critères renforcés, tandis que la signalétique communique clairement les directives de distanciation et la capacité maximale de chaque salle.

3. Organiser les réunions à l’extérieur

Essayez de réduire la fréquence des rencontres en personne autant que vous pouvez raisonnablement le faire. Si vous ne pouvez pas éviter de réunir l’équipe dans un seul lieu, envisagez d’organiser la réunion à l’extérieur ou dans une salle de réunion adaptée à la distanciation sociale.

WeWork The Boardwalk à Irvine, CA, USA.

Chez WeWork, nous avons reconfiguré toutes nos salles de réunion en diminuant leur occupation maximale, en supprimant des chaises et en indiquant les sièges qui peuvent être occupés. L’application pour les membres affichera les nouvelles capacités des salles de réunion, et une signalétique sur les portes et les tables rappellera aux participants de garder une distance prudente lorsqu’ils utilisent la salle. De nombreux bâtiments WeWork offrent également plusieurs espaces extérieurs tels que des terrasses et des jardins, où nos membres peuvent se réunir en toute sécurité.

4. Utiliser les outils de vidéoconférence

Ces derniers mois ont vu une augmentation fulgurante de l’utilisation des logiciels de vidéoconférence. Alors que de plus en plus de personnes retournent au bureau, des outils tels que Zoom, Google Hangouts Meet et Skype continueront à jouer un rôle important dans la façon dont les équipes communiquent et collaborent, non seulement en interne, mais également avec des clients qu’elles auraient auparavant rencontrés en personne.

Dans la mesure du possible, utilisez la vidéoconférence comme alternative aux réunions en personne avec les clients, pour vous connecter avec des collègues qui continuent à travailler à distance, ou même pour parler avec des collègues travaillant dans le même bâtiment. Dans de nombreux espaces WeWork, les cabines téléphoniques sécurisées sont un moyen idéal de participer à des appels vidéo tout en respectant les distanciations sociales avec les autres personnes autour de vous.

5. Éviter de partager des objets tels que des stylos et des documents imprimés

Il était toujours bien d’éviter d’imprimer ce dont vous n’avez pas besoin, mais il est temps d’éviter de partager avec l’équipe des objets physiques tels que la papeterie et les documents imprimés. Non seulement le coronavirus peut rester sur des surfaces dures pendant des heures, voire des jours, mais à moins que vous ne pliiez vos impressions pour en faire des avions en papier, vous enfreindrez les règles de distanciation sociale lorsque vous les transmettrez.

Cela pourrait passer par la restructuration du flux de travail habituel de votre équipe afin d’éliminer la nécessité de faire circuler des documents imprimés. Communiquez le nouveau protocole avant le retour de votre équipe au bureau, et restez vigilant envers toute personne retournant distraitement à ses anciennes habitudes.

6. Prendre les escaliers si vous le pouvez

Réservez les ascenseurs à ceux qui en ont le plus besoin et familiarisez-vous avec les conseils mis à jour sur leur utilisation. Dans la plupart des cas, la capacité des ascenseurs aura été réduite d’au moins 50 %. Respectez donc la distanciation sociale lorsque vous attendez dans le hall d’entrée en maintenant une distance d’au moins un mètre entre vous et les autres personnes attendant également. Dans les halls d’ascenseurs et à l’intérieur des ascenseurs se trouvant dans les espaces gérés par WeWork, des autocollants au sol vous rappelleront de manière conviviale les consignes de distance de sécurité.

Wework Hoxton à Londres, Royaume-Uni.

Si vous le pouvez, envisagez de prendre l’habitude d’utiliser les escaliers à la place. Lorsque cela était possible, un sens unique a été attribué aux cages d’escalier, réduisant considérablement les risques de croiser une autre personne sur votre trajet vers ou depuis votre poste de travail. WeWork a travaillé avec les propriétaires et les gestionnaires immobiliers pour mettre en place de nouvelles directives sur les ascenseurs et leurs limites de capacité. 

7. Faire attention à la nouvelle signalétique

Tout comme dans les grands magasins et les espaces publics intérieurs, les bureaux seront décorés de divers panneaux pour aider à guider les gens dans le bâtiment à l’aide d’un système de sens unique. Cela peut impliquer que l’on vous demande de prendre un autre chemin pour éviter de croiser d’autres personnes dans un couloir, ou que votre cage d’escalier habituelle a été désignée comme étant désormais à sens unique de montée ou de descente. La coopération est vraiment importante à ce niveau là. Plus les gens respectent les signalétiques, plus le système devient efficace.

Voici ce à quoi il faudra prêter attention dans les espaces de coworking WeWork. Des affichages dans les espaces lounges et les couloirs mettent en avant les nouvelles orientations et des instructions claires sur les meilleures pratiques à appliquer. Sur les sols et les murs, vous repérerez des autocollants en vinyle indiquant le sens unique de circulation ; ils seront généralement espacés d’un mètre exactement pour vous aider à mesurer la distance de sécurité. Et dans les espaces communs et les salles de réunion, vous verrez des autocollants de couleur qui établiront des espaces tampons entre les sièges.

8. Parler si quelque chose ne va pas

Un grand nombre des mesures destinées à promouvoir la distanciation sociale dans l’espace de travail auront été conçues avant que les gens ne retournent au bureau, c’est pourquoi certains éléments ne deviendront évidents que lorsque les gens recommenceront à utiliser l’espace.

Si vous repérez des parties du bureau où vous pensez ne pas pouvoir respecter la distanciation sociale en toute sécurité, notez-les et discutez-en avec votre équipe et le responsable de votre bureau. Les nouveaux aménagements de bureaux doivent être aussi flexibles que les besoins l’exigent, de sorte que l’on puisse facilement remédier aux fortes affluences et à une signalétique vague

9. Se couvrir le visage

Il y aura inévitablement des endroits et des situations où il ne sera tout simplement pas possible de rester à plus d’un mètre de distance, par exemple dans un couloir confiné ou un ascenseur. Dans ces moments-là, vous devez porter votre masque et limiter autant que possible les contacts face à face. 

WeWork 725 Ponce à Atlanta, GA, USA.

Chez WeWork, nos équipes communauté et nos prestataires porteront des masques et des gants lorsqu’ils manipuleront des objets tels que la nourriture et le courrier. Il est recommandé que vous portiez un masque partout où vous allez. Si vous l’avez perdu ou oublié, parlez-en à un membre de l’équipe. Il pourrait être en mesure de vous en fournir un à usage unique et jetable. 

Comment élaborer une stratégie de distanciation sociale pour votre équipe

Comprendre la capacité optimale de votre bureau est au cœur d’une stratégie de distanciation sociale efficace. Avant de commencer à déplacer les postes de travail, modifier la configuration et placer la signalétique, vous devez avoir une idée fiable du nombre de personnes qui se trouveront dans chaque partie du bureau à chaque moment. Une fois que vous aurez évalué le nombre de personnes que votre bureau peut accueillir confortablement en respectant la distanciation sociale, vous pourrez commencer à concevoir des mesures de gestion de flux des personnes pour les aider à se déplacer en toute sécurité d’une zone à l’autre.

Déterminer qui doit être au bureau

Tenez compte des responsabilités et préférences des employés pour décider qui peut continuer à travailler à distance et qui pourrait vouloir revenir au bureau, mais tenez également compte de leur situation personnelle. Une chose dont vous pourriez tenir compte est si eux-mêmes ou un membre de leur famille ont des problèmes de santé qui pourraient les exposer à des risques de maladie grave en cas de contraction du COVID-19. 

Mesurer chaque zone de travail pour évaluer sa capacité

La création d’un espace suffisant entre les postes de travail est un point de départ important, mais n’oubliez pas que les employés devront également pouvoir respecter la distanciation dans l’ensemble du bureau. Identifiez les zones à forte fréquentation comme les ascenseurs et les entrées, les petites pièces comme les cuisines et les salles de bain, ainsi que les petits espaces qui entourent les imprimantes, les scanners et autres installations communes où les gens sont susceptibles de se rassembler.

Échelonner la présence des employés en les regroupant

Évitez que votre bureau soit rempli en scindant votre équipe en un ou plusieurs groupes et en échelonnant leur présence. Par exemple, une moitié de l’équipe peut travailler au bureau une semaine, puis échanger avec l’autre moitié pour travailler à domicile la semaine suivante. Cela réduit de moitié l’occupation du bureau à tout moment et dé-densifie l’espace, ce qui permet aux employés de respecter la distanciation sociale plus facilement.

Permettre aux employés d’éviter les transports en commun

Votre stratégie de distanciation sociale s’étend au-delà des portes du bureau. Donnez à votre équipe la flexibilité d’arriver et de partir plus tôt ou plus tard dans la journée pour éviter les heures de pointe. Prêtez attention aux avis émis par les autorités locales de transport de votre ville et intégrez leurs conseils dans vos politiques. Envisagez des mesures incitant l’utilisation d’autres formes de transport, comme des bons pour le vélo ou des crédits pour des services de covoiturage.

Quelle que soit la façon dont vous décidez de définir la stratégie de distanciation sociale de votre équipe, assurez-vous que le plan soit communiqué clairement et avant que les employés retournent au bureau. La pandémie de coronavirus a transformé le bureau d’une façon que personne n’aurait pu prévoir, la santé et la sécurité de chacun dans le milieu de travail est plus que jamais une priorité. Soyez flexible et prêt à adapter vos conseils au fur et à mesure que votre équipe s’habitue à la nouvelle façon de travailler. 

Steve Hogarty est un écrivain et journaliste basé à Londres. Il est responsable de la section voyage du journal City AMet rédacteur adjoint du City AM Magazine, où son travail porte sur la technologie, le voyage et les loisirs.

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