Huit tendances d’espaces de travail flexibles selon des leaders de l’immobilier

Colliers, WeWork, Microsoft et EY partagent les stratégies et les technologies qui auront un impact sur la flexibilité des espaces

Colliers a publié récemment son rapport 2020 sur la flexibilité de l’espace de travail aux États-Unis très attendu; qui révèle les principales tendances sur le marché concernant le rôle du travail à distance aujourd’hui, comment l’espace de travail flexible peut s’intégrer dans les stratégies de portefeuille immobilier à l’avenir, et comment la technologie peut façonner et influencer le futur de l’espace flexible. 

Le vice-président chargé de la flexibilité du milieu de travail chez Colliers, Francesco De Camilli, s’est réuni avec le directeur général de WeWork, Sandeep Mathrani, le vice-président de Microsoft pour l’immobilier et la sécurité à l’international, Michael Ford, et le chef de file du secteur immobilier pour les Amériques chez Ernst & Young, David Kamen, pour discuter des résultats du rapport Colliers et de leurs prédictions personnelles sur le futur de l’espace de travail flexible. 

Pour voir l’enregistrement complet, veuillez vous inscrire ici. Pour avoir un aperçu des éléments clés, voici quelques points forts.

La demande d’espaces de travail flexibles a considérablement évolué au cours des 18 derniers mois

Colliers a constaté qu’au cours du premier semestre de l’année 2019, la demande d’espaces de travail flexibles a augmenté d’environ 20,5 % par rapport à 2018 sur les 28 principaux marchés métropolitains des États-Unis. Au premier semestre de l’année 2020, la croissance était encore supérieure à celle de l’année précédente, mais de seulement 1,6 %. Il est indéniable que la pandémie de COVID-19 a eu un impact considérable sur ce ralentissement. On a beaucoup discuté récemment de ce qui se passera dans les six prochains mois, et de l’impact qu’une augmentation de la demande d’espaces de travail flexibles dans les banlieues pourrait avoir sur la croissance.

Pour obtenir plus d’informations sur le parc immobilier dans les banlieues, Colliers a examiné la croissance du parc sur une période de 21 mois (entre le quatrième trimestre de l’année 2018 et le deuxième trimestre de l’année 2020). Au deuxième trimestre de cette année, l’entreprise a calculé environ 1,99 million de mètres carrés (21,4 millions de pieds carrés) d’espace de travail flexible dans les banlieues, contre 3,85 millions de mètres carrés (41,1 millions de pieds carrés) d’espace de travail flexible dans le centre du quartier d’affaires. Les banlieues conservent environ 50 % du parc immobilier des quartiers d’affaires centraux, mais beaucoup s’attendent à ce que cela change considérablement au cours des 18 prochains mois, car les banlieues à densité plus faible reçoivent une part disproportionnée de la nouvelle demande. 

Une majorité des occupants pense que le retour au travail va stimuler la demande d’espaces de travail flexibles

Les espaces de travail flexibles ne représentent qu’une infime partie du marché des espaces de travail aux États-Unis (seulement 1,5 %). Mais nombreux sont ceux qui pensent qu’il y a là une énorme opportunité pour les opérateurs immobiliers, pendant que les entreprises étudient de quelle manière retourner au travail après la pandémie de COVID-19. Dans une enquête menée par Colliers auprès de milliers d’occupants dans le monde, un tiers des personnes interrogées a prédit qu’il n’y aurait pas de demande accrue d’espaces flexibles à l’avenir, 20 % des personnes interrogées étaient certaines qu’il y aurait une demande accrue, et 40 % pensaient que la demande augmenterait. En d’autres termes, la majorité des occupants anticipe une hausse. 

WeWork 725 Ponce à Atlanta.

Dans cette même enquête, Colliers a demandé aux personnes à quelle fréquence ils travaillaient à domicile avant la COVID-19, et à quelle fréquence ils souhaiteraient travailler à domicile après la COVID-19. Cinquante-huit pour cent des personnes interrogées n’avaient pas du tout travaillé à domicile avant la COVID-19. Mais 43 % d’entre elles souhaitent travailler à domicile au moins deux à trois jours par semaine après la COVID-19. Il s’agit là d’un changement radical, et certaines entreprises se tournent vers des stratégies de travail à distance dans le cadre du nouveau modèle – Microsoft en faisant partie. 

La plupart des employés souhaitent un équilibre entre le travail à distance et le travail au bureau

Selon Michael Ford de Microsoft, environ 5 % des employés de Microsoft travaillaient régulièrement à domicile avant la pandémie. Aujourd’hui, l’entreprise prévoit que ce chiffre pourrait atteindre jusqu’à 20 %. Il a constaté que la majorité des employés de Microsoft veut cependant retourner au bureau. De 80 à 85 % des employés déclarent vouloir travailler au bureau plus de trois jours par semaine. Mais cela ne veut pas dire que les espaces de travail vont redevenir comme avant. 

Après la pandémie de COVID-19, les employés de Microsoft prévoient plus de flexibilité dans trois domaines : 

  1. Le site de travail : travaillent-ils à domicile, dans un établissement Microsoft ou dans un espace flexible ? 
  2. Les horaires de travail : s’ils ne travaillent pas dans un espace de travail traditionnel de 9 h à 17 h tous les jours – et qu’ils continuent à bien faire leur travail – est-ce vraiment important quand ils travaillent ? 
  3. Des bureaux disponibles à l’échelle mondiale : en tant qu’entreprise mondiale, cela reste important. 

Tous ces facteurs influencent la stratégie immobilière mondiale de Microsoft pour l’avenir, l’entreprise souhaitant créer un portefeuille flexible qui puisse s’adapter à l’employé, et non l’inverse.

Pour se faire, l’équipe de Microsoft reprend les enseignements de la pandémie de COVID-19 en matière de santé et de sécurité pour créer un environnement sûr et productif. Il s’agit notamment de réduire la densité des bureaux et de respecter les normes de distanciation sociale sur l’ensemble du portefeuille de l’entreprise. 

L’entreprise a également élargi son portefeuille – que ce soit dans son propre espace ou dans les espaces loués – pour inclure des espaces de travail flexibles qui offrent des zones axées sur le travail de concentration, des espaces communs ou non assignés, et des salles de réunion à réserver pour les occasions où les équipes doivent se rendre dans le bureau pour collaborer. Microsoft a déjà prouvé que les personnes peuvent travailler à distance tout en restant productives, mais l’entreprise tient également à offrir à ses employés un menu d’options en fonction de leurs besoins.   

Les espaces flexibles peuvent être plus judicieux d’un point de vue financier pour les entreprises

Le directeur général de WeWork, Sandeep Mathrani, a noté qu’avant la pandémie, la capacité d’espace de bureau était en moyenne d’environ 60 %, avec des entreprises ou des locataires payant encore 100 % de la facture mensuelle de l’espace de travail. De nombreux employés n’étaient pas présents régulièrement dans leur bureau physique. Ils étaient avec leurs clients, se déplaçaient pour prospecter ou travaillaient de chez eux un jour ou deux par semaine. Ainsi, si la pandémie a entraîné un changement plus notable dans le travail à domicile, une fois que le personnel des entreprises retournera au travail, celles-ci pourront mieux exploiter leur espace de travail en louant des espaces flexibles qui offrent aux employés plus d’options et coûtent moins cher aux entreprises. 

WeWork Gav-Yam Negev à Be’er Sheva, en Israël.

M. Mathrani a également précisé que l’expression « espace de travail flexible » ne signifie pas que les personnes ou les employés partagent un espace avec quelqu’un d’autre ou s’assoient à côté d’une personne d’une autre entreprise. En fait, plus de la moitié des locataires de WeWork sont aujourd’hui des entreprises clientes qui investissent dans des espaces flexibles et utilisent un étage ou un bâtiment entier en fonction du temps et de l’espace dont ils ont besoin. Ils peuvent s’adapter en souplesse et prendre un bail aussi court qu’un mois ou aussi long que dix ans.  

La récolte de données aide les entreprises à prendre des décisions plus éclairées en matière d’espace de travail

David Kamen d’Ernst & Young a indiqué que son entreprise propose des programmes d’espaces de travail flexibles à ses employés depuis près de dix ans. Elle dispose d’une quantité considérable de données qu’elle utilise pour suivre la présence quotidienne dans les bureaux, les endroits où les employés aiment se rassembler, et combien de temps ils y passent. Elle a ensuite modifié ses offres en fonction de ces résultats. Mais il est également possible que les données d’avant la COVID-19 ne prédisent pas bien l’évolution de l’utilisation des bureaux. L’équipe continue de suivre l’utilisation là où elle le peut, mais elle commence aussi à réfléchir à la façon dont elle devrait peut-être utiliser ses données et sa technologie différemment. 

La technologie influence – et augmente – l’utilisation d’espaces flexibles

De nombreuses entreprises utilisent la technologie pour améliorer l’expérience de bureau. Microsoft, par exemple, a créé une application appelée My Hub, qui inclut des technologies Microsoft et des applications tierces, pour accompagner les employés de Microsoft depuis leur réveil le matin jusqu’à leur arrivée au bureau et leur retour chez eux.

Comme l’a expliqué Michael Ford, si certaines personnes veulent conduire leur propre voiture pour se rendre au travail, My Hub leur propose un parking pratique dès leur arrivée sur le site. Si elles veulent prendre les transports en commun, l’application leur indique le meilleur moment pour prendre le bus. Elles peuvent commander de la nourriture à l’avance pour ne pas avoir à attendre dans une file, et réserver des espaces de travail en fonction de leurs besoins ou de leurs préférences. L’objectif de Microsoft est d’offrir à ses employés la meilleure expérience possible afin qu’ils aient le sentiment d’avoir la flexibilité dont ils ont besoin pour être créatifs et innovants à l’avenir.

WeWork a également intégré davantage de technologie pour améliorer son offre de produits et sa flexibilité. Avec WeWork All Access, les membres peuvent accéder à des centaines d’espaces WeWork répartis dans 150 villes quand ils le souhaitent, où qu’ils se trouvent. Les personnes peuvent souscrire à un abonnement mensuel pour réserver un espace directement depuis leur téléphone et travailler ainsi dans différents espaces. Les grandes entreprises peuvent également payer pour permettre à leurs employés de travailler dans n’importe quel espace WeWork, que ce soit au bout de la rue pour éviter les longs trajets ou à l’autre bout du monde s’ils se déplacent pour affaires.  

All Access a gagné beaucoup en popularité auprès des entreprises qui veulent fournir à leur personnel un endroit où travailler. Leurs bureaux sont peut-être fermés, mais leurs employés n’ont pas forcément un lieu de travail idéal à domicile. Ils peuvent vivre dans un petit appartement, manquer d’espace de travail, jongler avec des responsabilités familiales ou être distraits par leurs colocataires. Mais ils veulent cependant un endroit où ils pourront se concentrer et être productifs. All Access est devenu une excellente solution pour de nombreuses personnes.  

Pour encore plus de flexibilité, WeWork On Demand est une application qui permet aux employés de louer un espace de travail à l’heure, à la journée, à la semaine ou au mois, même s’ils ne sont pas membres WeWork. Ce programme est actuellement disponible dans 11 villes et 160 emplacements WeWork aux États-Unis.

Les entreprises utilisent toute une gamme de modèles pour tirer parti d’un espace flexible

La taille unique ne correspond pas à tous. Et chez WeWork, Sandeep Mathrani a vu des entreprises adopter plusieurs approches différentes. Certaines entreprises cherchent en effet à dé-densifier l’aménagement de leurs bureaux. D’autres grandes entreprises ont complètement abandonné leur siège social et ont adopté le modèle en étoile. D’un autre côté, les jeunes entreprises de technologie réalisent la valeur d’être ensemble et comment la collaboration mène à l’innovation. Les entreprises de technologie exploitent des espaces flexibles et y retournent pour garder une longueur d’avance sur leurs concurrents et avoir toutes les chances de leur côté en matière d’innovation.

L’impact du travail à domicile sur les personnes ne peut pas être ignoré

Beaucoup de gens ne vont pas au bureau uniquement pour travailler, ils y vont également pour collaborer et socialiser. Bien que l’impact à long terme des personnes travaillant à domicile soit encore inconnu, de nombreuses personnes se sentent isolées et épuisées. Bien que les bureaux soient fermés pour réduire l’exposition à la COVID-19, de nombreuses personnes dans le monde continuent d’aller dans les bars, les centres de sports et les restaurants, et contractent le virus de toute façon. Un milieu de travail qui privilégie la santé et la sécurité pourrait aider les employés à à se sentir moins isolés et plus connectés.

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