Desde o surgimento do trabalho remoto, dos escritórios com planta aberta e dos espaços de coworking compartilhados, o uso de mesas compartilhadas tornou-se um elemento básico da vida profissional moderna. Mais do que uma tendência, ele permite que as pessoas trabalhem quando e onde quiserem e é uma ferramenta usada por profissionais autônomos e empresas estabelecidas para se manterem produtivos e conectados, onde quer que o trabalho os leve. Soluções flexíveis como o WeWork On Demand e o WeWork All Access oferecem fácil acesso a mesas compartilhadas.
As mesas compartilhadas oferecem inúmeros benefícios, desde praticidade e flexibilidade até fatores intangíveis como comunidade e criatividade. Mas como isso funciona? Esse modelo é ideal para sua empresa?
Como é o sistema de mesas compartilhadas?
O sistema de mesas compartilhadas é um sistema de espaço de trabalho organizacional no qual as mesas são usadas por pessoas diferentes em momentos diferentes e de maneira pontual. Normalmente, o objetivo é maximizar a eficiência do espaço e diminuir o risco imobiliário, reduzindo o espaço de escritório supérfluo. É possível implementar mesas compartilhadas em escritórios privativos e em espaços de coworking. A flexibilidade associada às mesas compartilhadas é frequentemente associada a um aumento na inovação do funcionário, enquanto o aspecto social é citado como uma forma de incentivar a colaboração interdisciplinar.
Como funciona o sistema de mesas compartilhadas?
Encontre uma mesa, conecte-se e comece a trabalhar: as mesas compartilhadas oferecem espaço para os profissionais trabalharem conforme suas necessidades, tanto em escritórios privativos quanto em escritórios compartilhados. As particularidades do uso de mesas compartilhadas podem variar conforme o ambiente, mas estes são os principais fatores a ser considerados.
Acesso a tomadas e telefones
As mesas compartilhadas normalmente contêm tomadas próprias e conexão Wi-Fi. Em espaços de coworking compartilhados como os espaços da WeWork, existem espaços exclusivos além da mesa para receber chamadas — em cabines telefônicas ou saguões compartilhados. Em ambientes de escritórios privativos, particularmente em empresas de vendas, provavelmente há um telefone permanente conectado à mesa para que funcionários diferentes o utilizem conforme necessário.
Salas de reunião disponíveis para reserva
A maioria das configurações de mesas compartilhadas em espaços de coworking compartilhados possibilitam a reserva de salas de reunião por meio de aplicativo ou login na Web. Soluções ricas em facilidades e conveniências como a WeWork também oferecem acesso a saguões compartilhados, cozinhas, áreas para brainstorming, salas de reunião e uma rede mundial de profissionais.
Instalações para impressão
Assim como as salas de reunião disponíveis para reserva, os espaços de mesas compartilhadas geralmente contêm uma impressora central que os profissionais podem usar por meio de aplicativo ou login na Web. Essas impressoras são gerenciadas pela equipe da comunidade em espaços de trabalho compartilhados e internamente pelos gestores do escritório em ambientes privativos.
Armazenamento de itens pessoais
Uma preocupação frequentemente apresentada em relação às mesas compartilhadas é a ausência de uma "base" exclusiva para que os usuários guardem bolsas, casacos e acessórios de trabalho. Essa questão é abordada de maneira variável entre os espaços de trabalho: em alguns espaços de coworking, os usuários podem deixar seus pertences em uma mesa compartilhada por um tempo determinado enquanto participam de reuniões ou saem para almoçar. Outros espaços compartilhados oferecem guarda-volumes ou armários para os usuários de mesas compartilhadas. Em escritórios privativos, é mais comum um colaborador utilizar a mesma mesa o dia inteiro, independentemente de reuniões ou horário de almoço.
Tecnologia e Internet
O sistema de mesas compartilhadas não seria possível se não existissem laptops, tablets e smartphones — e todos os escritórios com configurações de mesas compartilhadas devem disponibilizar Wi-Fi em suas acomodações. No entanto, alguns usuários precisam de mais do que um laptop para trabalhar de maneira eficaz. Por isso, algumas mesas compartilhadas acompanham um monitor e conexão VGA, DVI ou HDMI, para que os usuários possam conectar e usar uma segunda tela temporariamente.
Banheiros, cozinhas e outras áreas comuns
Assim como na maioria dos ambientes de escritório, amenidades como banheiros e cozinhas são incluídas em uma configuração de mesas compartilhadas e são limpas, abastecidas e conservadas pela gestão do escritório. Em soluções completas como a WeWork, os contratos de mesas compartilhadas também oferecem acesso a café ilimitado, salas de silêncio para meditação, chuveiros, itens de banho como loção e produtos para o cabelo e benefícios como refeições comunitárias e eventos de networking frequentes.
Espaço privativo quando necessário
A maioria das profissões precisa de privacidade durante o dia de trabalho, para participar de reuniões, realizar planejamento estratégico ou discutir finanças. Essas conversas provavelmente são sigilosas demais para uma mesa compartilhada, especialmente quando você está cercado por pessoas de outras equipes ou empresas e precisa de um espaço mais privativo.
Tanto os escritórios privativos quanto os espaços de coworking oferecem salas de reunião disponíveis para reserva para a realização de reuniões privativas ou para receber chamadas sigilosas. No entanto, as soluções de espaço de trabalho como as soluções da WeWork também oferecem cabines telefônicas privativas com isolamento acústico. Além disso, a WeWork oferece saguões intencionalmente projetados com nichos privativos para receber chamadas ou conversar.
Vantagens das mesas compartilhadas
Os benefícios das mesas compartilhadas variam de acordo com seu estilo de trabalho e com suas necessidades de configuração. Enquanto freelancers gostam de ter um local para trabalhar e encontrar possíveis clientes, os empresários se beneficiam com contratos de locação flexíveis e com a possibilidade de contratar ou enviar funcionários para espaços de trabalho em diferentes cidades.
Mesas compartilhadas para profissionais autônomos
Se você é um consultor, freelancer ou empreendedor que trabalha no mesmo local, as mesas compartilhadas são uma solução flexível e econômica para encontrar um espaço de trabalho, sem o compromisso ou a inflexibilidade de contratos de locação de escritório de longo prazo. As mesas compartilhadas ajudam a combater o isolamento do trabalho em casa e colocam a seu redor uma rede de profissionais que também trabalham remotamente ou são freelancers.
Para profissionais autônomos que trabalham em vários projetos em diversos locais, as mesas compartilhadas também permitem encontrar uma sala comercial e permanecer conectados — até mesmo entre cidades. Essa praticidade aumenta a produtividade e oferece os benefícios do espaço de trabalho (um local exclusivo para trabalhar; um ambiente profissional para fazer reuniões com clientes) onde quer que seu trabalho o leve.
Mesas compartilhadas para empresas corporativas
A agilidade é fundamental quando se trata de expandir a equipe e escalar os negócios — e as mesas compartilhadas oferecem flexibilidade para contratar trabalhadores remotos sem grandes investimentos iniciais. Com os contratos individuais mensais, você pode atingir os principais mercados rapidamente e se retirar quando necessário, ao mesmo tempo que elimina os riscos associados à abertura de seu próprio escritório.
O contrato também permite que as empresas contratem os melhores talentos, sem restrições de localização. "Em vez de ficarmos isolados em nossa sede em Palo Alto, agora recrutamos os melhores talentos em cidades do mundo inteiro", conta Tammi Yee, Vice-presidente Global de Talentos da TripActions, empresa membro da WeWork. Com as mesas compartilhadas, você pode expandir sua equipe onde os talentos residem, sem estabelecer seu próprio espaço ou lidar com os custos de transferência.
Além de escala e expansão, a economia proporcionada pelos contratos de locação flexíveis e pela terceirização de pessoal de escritório, pessoal de limpeza e custo de amenidades são um grande atrativo para as grandes empresas. Segundo uma pesquisa recente com mais de 550 executivos de bens imóveis comerciais, um terço das empresas que usam espaços flexíveis relataram mais de 5% de economia de custo de ocupação.
Por último, os níveis de envolvimento e produtividade dos colaboradores curiosamente aumentam em espaços de coworking, e as mesas compartilhadas oferecem uma maneira eficaz de aproveitar isso. "Para um colaborador de campo, é bom contar com um espaço de trabalho comunitário", afirma Ashley Swygert, Vice-presidente de Estratégia Comercial da Pabst Brewing Company, membro da WeWork.
Com sede em Los Angeles e escritórios em San Antonio e Dallas, a Pabst também emprega mais de 300 trabalhadores remotos em todo o país. "Todos os espaços da WeWork são muito agradáveis e convidativos", conta Swygert. "É incrível poder interagir com tantas pessoas diferentes, e isso me ajuda a estar sempre motivada e inspirada."
As mesas compartilhadas estão associadas ao aumento da colaboração e da inovação — para todos
Seja em um escritório privativo, seja em um espaço de coworking mais amplo, as mesas compartilhadas reúnem pessoas de equipes ou empresas diferentes, criando um microcosmo diversificado de profissionais. Essa conexão geralmente leva a novas oportunidades, nas quais novos clientes, investidores, parceiros ou funcionários são atraídos por meio da introdução de mesas compartilhadas.
Segundo uma pesquisa de 2018, os espaços de coworking são particularmente valiosos para estabelecer relacionamentos entre "empreendedores, outras empresas, startups e agentes de inovação". Isso é obtido por meio do design intencional e baseado em dados do espaço de trabalho, que inclui espaços e infraestrutura compartilhados e tecnologias como aplicativos ou comunidades de coworking on-line.
Muitos estudos associam as mesas compartilhadas a um aumento da inovação e do empreendedorismo. Em parte, esse aumento é possível graças à flexibilidade oferecida aos usuários de mesas compartilhadas, que podem trabalhar onde e quando a inspiração surge. Ele também ocorre por meio do compartilhamento de conhecimento, das interações sociais e da descentralização dos processos de inovação em ambientes de mesas compartilhadas. A descoberta de novas ideias e processos ocorre naturalmente quando você está rodeado por diversas especialidades. Além disso, o risco de burnout e fadiga de projeto é reduzido por um ambiente de trabalho em constante evolução.
Como saber se as mesas compartilhadas não são adequadas para você
Embora as mesas compartilhadas possam certamente apresentar inúmeros benefícios, esse modelo não se adapta a todos os setores ou estilos de trabalho. Os funcionários que trabalham com informações altamente confidenciais podem preferir uma solução mais privativa, enquanto as equipes que precisam de uma estrutura consistente e de colaboração constante ao longo do dia de trabalho podem se sentir frustradas com a mudança de assentos. O treinamento de novos funcionários requer considerações diferentes, e a localização de colegas pode exigir algum reconhecimento por meio de conversas com os clientes. Nesses casos, considere mesas exclusivas ou um pequeno escritório privativo em um ambiente de coworking. Contratos como esses proporcionam a você e sua equipe um espaço de trabalho mais controlado e personalizado, mantendo os benefícios do espaço mais amplo e da comunidade de coworking.
Se você é freelancer ou administra uma equipe remota, as mesas compartilhadas ajudam a promover produtividade em locais diferentes. Com elas, você pode tomar decisões de negócios ousadas — por exemplo, expandir para novos mercados ou contratar os melhores talentos remotamente — livre de contratos de longo prazo e dos custos de espaços de trabalho tradicionais. Por último, elas possibilitam novas oportunidades de inovação e oferece acesso a uma comunidade dinâmica de profissionais.
Soluções mais flexíveis
Para atender o número cada vez maior de pessoas trabalhando remotamente e de empresas que implementam modelos de local de trabalho híbrido, a WeWork tornou muito mais acessível e flexível o acesso a mesas compartilhadas e a outros espaços de trabalho, como salas de reunião e escritórios privativos. A flexibilidade e a acessibilidade não prejudicam as medidas de segurança e distanciamento social, pois a WeWork continua priorizando a segurança de nossa comunidade com medidas de limpeza aprimoradas e espaços reinventados para promover um distanciamento eficaz no local de trabalho.
Se as mesas compartilhadas são ideais para você e sua empresa, os seguintes produtos da WeWork podem ser uma solução perfeita.
WeWork On Demand
O WeWork On Demand oferece flexibilidade sem precedentes, garantindo acesso a mesas compartilhadas e salas de reunião em mais de 190 locais acessíveis em 17 grandes cidades, tudo sem as restrições de um contrato mensal. Basta fazer o download do aplicativo, encontrar o local da WeWork mais próximo de você, reservá-lo e acessá-lo.
WeWork All Access
O WeWork All Access garante acesso a mesas compartilhadas, salas de reunião e escritórios privativos em centenas de locais da WeWork ao redor do mundo, em 150 cidades em 30 países. Siga estas etapas fáceis para efetuar sua ativação como novo membro ou membro atual.
Este artigo foi publicado originalmente em 21 de novembro de 2019 e foi inteiramente atualizado pelos editores.
Caitlin Bishop foi redatora do Ideas by We da WeWork na cidade de Nova York. Anteriormente, ela foi jornalista e editora do Mamamia.com.au em Sydney, na Austrália, e repórter colaboradora no Gotham Gazette.
