Trzy sposoby, dzięki którym liderzy mogą pomóc w sprawnym działaniu rozproszonych zespołów

Jak liderzy mogą wspierać relacje i współpracę, gdy nie wszyscy pracownicy znajdują się w tym samym miejscu

Nasze życie powoli zaczyna zbliżać się do normalności dzięki spadającym wskaźnikom przenoszenia COVID-19 i zwiększonej liczbie szczepień. Jasne jest, że powrót do miejsca pracy będzie procesem ewolucyjnym. Praca zdalna będzie kontynuowana na znacznie większą skalę niż przed pandemią, a liderzy będą musieli wprowadzić innowacyjne praktyki, aby się do niej dostosować.

Podczas niedawnego WeWork Innovation Summit Anjie Zheng , redaktor zarządzający WeWork ds. globalnych treści, poprowadziła dyskusję z czterema branżowymi ekspertami na temat tego, jak skutecznie wspierać komunikację i współpracę, gdy pracownicy spotykają się wirtualnie. Poniżej opisujemy trzy trendy, które pojawiły się w trakcie sesji. Obejrzyj rozmowę (wideo na żądanie) tutaj. 

Niech nasze wspólne chwile będą ważnymi chwilami

Zamknięcie biur na skutek pandemii przyzwyczaiło pracowników do korzyści płynących z pracy zdalnej, takich jak więcej czasu z rodziną i brak marnowania czasu na dojazdy. W rezultacie pomysł powrotu do starego modelu 5 dni w tygodniu spędzanych w biurze stał się mniej realistyczny. Lecz dla wielu osób praca zdalna w pełnym wymiarze czasu również nie wydaje się prawdopodobna. Większość profesjonalistów pragnie interakcji w biurze, dlatego firmy zamierzają stosować w przyszłości hybrydowy model pracy.

W sytuacji, w której pracownicy dzielą swój czas między pracę wirtualną i osobistą, paneliści zgodzili się, że kluczowe jest skuteczniejsze planowanie, aby ich czas w biurze był dobrze spożytkowany – i wart podróży z domu. Widzimy, jak ludzie tworzą modele pracy typu trzy-dwa [dni w biurze vs. dni pracy zdalnej], dwa-trzy lub trzy-jeden-jeden, dni, w których przebywasz w biurze, muszą być świadomie zaplanowane. ”, powiedziała LJ Louis, wiceprezes ds. globalnego pozyskiwania talentów, integracji i różnorodności w WeWork. 

Jeśli chodzi o osoby pracujące w większości zdalnie, które przychodzą od czasu do czasu do biura, dodała, że „ostatnią rzeczą, jaką chcesz, jest pobyt w biurze ograniczony do całego dnia wideokonferencji, co można by równie dobrze zrobić w domu”. Louis sugeruje upewnienie się, że spotkania twarzą w twarz są zaplanowane na dni pracy w biurze, a sale konferencyjne są zarezerwowane.

Paneliści zgodzili się, że aby rozproszone zespoły działały skutecznie, onboarding nowych pracowników, którzy nie mogą spotkać się fizycznie ze współpracownikami oraz managerami, również musi się zmienić. 

„Zwłaszcza teraz chcesz mieć pewność, że proces onboardingu jest dobrze zdefiniowany i ustrukturyzowany” – powiedział Boaz Inbal, dyrektor generalny centrów innowacji w Wix.com. Powiedział, że ważne jest, aby mieć zorganizowany proces, obejmujący również mentoring, aby „zdalni” nowicjusze mogli uzyskać dostęp do pomocy i porad, których potrzebują, gdy wirtualnie budują swoje relacje. 

Zoptymalizuj współpracę na nowe sposoby

Współpraca wygląda inaczej podczas pracy w domu, lecz tak naprawdę jedna rzecz pomaga wypełnić lukę komunikacyjną. Oglądanie twarzy współpracowników za pośrednictwem połączenia wideo ma kluczowe znaczenie dla spójnego, rozproszonego zespołu. 

„Za każdym razem, gdy mamy spotkanie, chcemy wideo” – powiedział Alex Campos, założyciel i dyrektor generalny Vensure . Wyjaśnił, że „to robi ogromną różnicę” i pomaga w zwiększeniu zaangażowania. Ponadto Campos zauważył, że spotkania online są często bardziej efektywne. „Pięciominutowa #sl-start#[/video]#sl-end#wideorozmowa pozwala na uniknięcie 30 minut pisania emaila”.

Myśląc o tym, jak komunikujemy się ze sobą w różnych lokalizacjach, niezbędne jest bardziej inkluzywne podejście. W artykule Ideas by WeWork Louis przedstawił kilka sposobów zwiększania integracji w biurach z rozproszonymi zespołami, w tym upewnienie się, że prezentacje w biurze dla mieszanych grup odbiorców — uczestników będących fizycznie w biurze i tych online — są wykonywane na laptopach, a nie na dużym ekranie. 

„Ci, którzy mogą mieć problemy ze słuchem, mogą łatwiej czytać z ruchu warg, widzieć mimikę twarzy, uzyskiwać dostęp do innych wskazówek niewerbalnych, a tym samym mogą w pełni uczestniczyć w spotkaniu” – powiedziała.

Kolejną dużą zmianą powinny być bardziej otwarte linie komunikacji. „Nie ma już strażników”, powiedział Louis, zachęcając ludzi do skontaktowania się z wyższymi rangą menedżerami, którzy w okresie przed pandemią mogli znajdować się za fizycznymi barierami. Campos nawiązał do tej wypowiedzi, sugerując, że ludzie „wykorzystują ten nowy, łatwiejszy dostęp”. 

To także świetny czas na nawiązywanie kontaktów z ludźmi z różnych zespołów, niezależnie od tego, czy pracowałeś z nimi w przeszłości, czy nie. Inbal sugeruje nawiązywanie nowych relacji i rozpoczynanie rozmów np. propozycjami pomocy. – Zapytaj „Co mogę dla ciebie zrobić?” – powiedział. „Jeżeli przyjdziesz do kogoś i coś zaproponujesz… ta osoba wróci do Ciebie i będziecie mogli coś zrobić razem”.

W przemyślany sposób promuj zaangażowanie emocjonalne

Gdy zespoły mają okazje współpracować w miejscu pracy, w naturalny sposób tworzą się więzi międzyludzkie. Te więzi pomagają pracownikom poczuć poczucie przynależności, co ma kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu. W przypadku zespołów rozproszonych, spontaniczne zaangażowanie jest mniej prawdopodobne; przywódcy muszą zapewnić właściwe warunki do jego rozwoju i to zaangażowanie pielęgnować. Paneliści mieli kilka pomysłów, jak to zrobić.

Travis Carson, założyciel Market Force Global, wyjaśnił, że budowanie zaufania i emocjonalnego zaangażowania oznacza brak ukrywania niewygodnej prawdy. „Podczas tej [pandemii], jeśli próbuje się być zbyt pozytywnie nastawionym, może się to wydać nieempatyczne” – powiedział. Zachęcał do bycia szczerym i stanowczym wobec pracowników, dostrzegając wyzwania aktualnego czasu, jednocześnie potwierdzając zaangażowanie pracowników w pomoc klientom, licząc na nich, niezależnie od wyzwań zewnętrznych.

Carson podzielił się także taktyką, która może pomóc podtrzymać morale i kontakty osobiste w rozproszonym zespole. Jego firma zorganizowała czat grupowy o nazwie „zabawa”, w którym rozmowa o pracy była surowo zabroniona. To miejsce, w którym można komunikować się ze współpracownikami wyłącznie na tematy 'ogólnożyciowe'. 

Zauważając, że rozproszone zespoły mają mniej możliwości docenienia indywidualnego wysiłku ich członków, Louis wyjaśnił, w jaki sposób wykorzystuje się do tego ogólnofirmowy kanał Slack firmy WeWork. Współpracownicy mają teraz łatwy sposób na docenienie świetnej pracy koleżanki lub kolegi — i podzielenia się tym uznaniem z 5000 osób.

W artykule Ideas by WeWork Balder Tol, dyrektor generalny WeWork Australia, opowiedział, jak podobne podejście stosuje się w jego firmie. Ich zespół organizuje „kręgi wdzięczności”, a także „kręgi słuchania” i „happy hours” online, aby wspierać budowanie więzi między pracownikami. Aby zapewnić nieograniczony czas i przestrzeń na komunikację, Tol sugeruje „godziny swobodnej komunikacji przez Zooma bez ustalonej agendy, po prostu otwarte forum do zadawania pytań lub pogawędki przy kawie”. 

Konkretne strategie i narzędzia, które wymienili Tol i paneliści, są pomocne w nawiązywaniu kontaktów i współpracy w rozproszonych zespołach. Ważniejsza jednak jest od ich taktyki, jest ich postawa. W trakcie dyskusji pojawiły się tematy takie jak kreatywność, zdolności adaptacyjne i pozytywne nastawienie. Nawet po ciężkim ubiegłym roku liderzy ci byli w stanie skupić się na pozytywnych aspektach pandemii i sukcesach swoich firm. Ma to znaczenie, ponieważ liderzy nadają ton swoim zespołom, nawet gdy kierują nimi wirtualnie. 

Obejrzyj rozmowę (wideo na żądanie) tutaj

Colette Coleman jest redaktorką i strategiem ed-tech. Od kilku lat pracuje w startupie z globalnie rozproszonym zespołem.

Szukasz przestrzeni do pracy? Skontaktuj się z nami.
Czy ten artykuł był przydatny?
thumbs-up thumbs-down