À medida que a vida lentamente começa a retomar um senso de normalidade graças à redução dos índices de transmissão da COVID-19 e ao aumento das vacinações, está claro que o retorno ao local de trabalho será uma evolução. O trabalho remoto continuará em escala muito maior do que antes da pandemia, e os líderes precisarão de práticas inovadoras para acomodá-lo.
No WeWork Innovation Summit realizado recentemente, Anjie Zheng, editora-chefe de Conteúdo Global da WeWork, conduziu uma discussão com quatro especialistas do setor sobre como promover conexão e colaboração de maneiras significativas quando os funcionários se reúnem virtualmente. Confira três tendências que foram apresentadas na sessão. Assista à conversa sob demand aqui.
Faça nossos momentos juntos valerem a pena
Com o fechamento dos escritórios em decorrência da pandemia, os funcionários se acostumaram aos benefícios do trabalho remoto, como mais tempo com a família e eliminação do tempo de ida e volta ao trabalho. Por conseguinte, a ideia de retornar ao antigo modelo de cinco dias por semana em um escritório tornou-se menos realista. Faça nossos momentos juntos valerem a pena. A maioria dos profissionais precisa da interação no escritório, e é por isso que as empresas estão buscando um modelo híbrido de trabalho no futuro.
Em um panorama de funcionários que dividem o tempo entre trabalho virtual e presencial, os convidados da discussão concordaram que é imprescindível fazer mais planejamento para que o tempo no escritório seja significativo — e que o percurso entre casa e trabalho valha a pena. "Enquanto observamos as pessoas produzirem modelos três-dois (dias no escritório e dias de trabalho remoto), dois-três ou três-um-um, os dias que elas passam no escritório devem ser por vontade própria", explica LJ Louis, vice-presidente de Aquisição de Talentos Globais e Inclusão e Diversidade da WeWork.
No caso de uma pessoa que trabalha remotamente na maior parte do tempo e que vai ao escritório ocasionalmente, ela acrescentou que "a última coisa que queremos é que esse funcionário venha ao escritório apenas para participar de videochamadas o dia inteiro, algo que ele realmente poderia fazer em casa". Louis sugere que as reuniões presenciais sejam agendadas para os dias de trabalho presencial e que as salas de reunião sejam reservadas.
Os convidados da discussão concordaram que, para que o modelo de equipes distribuídas funcione, a integração também precisa mudar para acomodar os novos funcionários que não estão se reunindo fisicamente com seus colegas e gestores.
"Especialmente agora, o processo de integração precisa ser bem definido e estruturado", diz Boaz Inbal, diretor-geral de Centros de Inovação do Wix.com. Ele explicou que é importante contar com um processo organizado que inclua mentoria, para que os recém-chegados que trabalham fora do escritório possam ter acesso à ajuda e à orientação de que precisam para formar relacionamentos virtualmente.
Otimize a conexão de novas maneiras
A conexão é diferente quando trabalhamos remotamente, mas existe um fato que ajuda a preencher a lacuna acima de todos os outros. Ver o rosto dos colegas em uma videochamada é indispensável para formar uma equipe distribuída coesa.
"Sempre que temos uma reunião, queremos fazer uma videochamada", conta Alex Campos, fundador e CEO da Vensure. Ele explicou que isso "faz grande diferença" e ajuda no engajamento. Campos também observou que as reuniões on-line costumam ser mais eficientes. "Uma chamada de cinco minutos dispensa um e-mail de 30 minutos."
A inclusão é essencial quando pensamos em como estamos nos conectando em diferentes locais. Em um artigo do Ideas by WeWork, Louis descreveu várias maneiras de tornar os escritórios com equipes distribuídas mais inclusivos, por exemplo, garantir que as apresentações internas para públicos mistos de participantes presenciais e on-line sejam realizadas em laptops, em vez de utilizar uma tela grande.
"Aqueles que talvez tenham dificuldade para ouvir podem fazer leitura labial com mais facilidade, ver as expressões faciais, acessar outras pistas não verbais e, assim, podem participar de maneira mais completa", diz ela.
Outra grande mudança serão mais linhas de comunicação aberta. "Não há mais intermediários", acrescenta Louis, incentivando as pessoas a entrar em contato com mais executivos de nível sênior que estariam por trás de barreiras físicas antes da pandemia. Campos corroborou essa opinião, sugerindo que as pessoas "aproveitem esse novo acesso".
Também é um ótimo momento para se conectar a pessoas em equipes diferentes, independentemente de você já ter trabalhado com elas ou não. Inbal sugere formar novos relacionamentos e iniciar os diálogos com ofertas de ajuda. "Pergunte o que você pode fazer pela outra pessoa?", diz ele. "Se você falar com alguém e oferecer algo, essa pessoa retornará o contato, e vocês poderão fazer algo juntos."
Promova o envolvimento emocional intencionalmente
Quando as equipes estão presentes, é fácil para os colegas se relacionarem de maneira orgânica. Essas ligações ajudam os funcionários a ter um senso de identificação, o que é fundamental para o sucesso da equipe. Com equipes distribuídas, o envolvimento espontâneo é menos provável. Os líderes têm que preparar condições favoráveis e cultivá-las. Os convidados apresentaram várias ideias sobre como fazer isso.
Travis Carson, fundador da Market Force, explicou que a criação da confiança e do envolvimento emocional significa não disfarçar a verdade. "Durante esta pandemia, talvez você parece realmente pouco empático quando tenta ser positivo demais", explica. Ele recomendou ser real e resoluto com os funcionários, reconhecendo os desafios do momento e ao mesmo tempo afirmando o compromisso de atender os clientes que contam com eles, independentemente dos desafios externos.
Carson também compartilhou táticas para ajudar a manter a motivação da equipe em alta e as conexões pessoais seguras em uma equipe distribuída. Sua empresa criou um bate-papo em grupo chamado "fun" (diversão), no qual era terminantemente proibido falar sobre trabalho. É um lugar para estar em contato com os colegas e falar sobre a vida em geral.
Observando que as equipes distribuídas têm menos oportunidades de reconhecer as contribuições dos membros, Louis explicou como o canal Slack de agradecimento da WeWork implementado em toda a empresa faz exatamente isso. Os colegas agora contam com uma maneira fácil de reconhecer quando um colega faz algo de que gostaram — e compartilhar esse reconhecimento com 5.000 pessoas.
Em um artigo do Ideas by WeWork, Balder Tol, diretor-geral da WeWork Austrália, contou como eles usam uma abordagem semelhante. Sua equipe realiza "círculos de gratidão" junto com "listening circles", algo como círculos de apoio, e happy hours on-line para promover a conexão. Para oferecer tempo e espaço irrestritos para a participação, Balder sugere o "horário de trabalho por meio do Zoom sem uma programação definida, apenas um fórum aberto para fazer perguntas ou bater papo durante um café".
As estratégias e ferramentas concretas que Balder e os outros convidados destacaram são úteis para conexão e colaboração em equipes distribuídas. No entanto, as atitudes são mais importantes do que as táticas. Temas de criatividade, adaptabilidade e positividade surgiram durante a discussão. Mesmo após um ano difícil, esses líderes conseguiram se concentrar nos aspectos positivos da pandemia e nas conquistas de suas empresas. Isso é importante porque os líderes dão o exemplo para suas equipes, mesmo quando estão no comando virtualmente.
Assista à conversa sob demand aqui.
Colette Coleman é escritora e estrategista de tecnologia educacional. Nos últimos anos, tem trabalhado em uma startup com uma equipe distribuída mundialmente.
