Una società sceglie un modo creativo per collaborare di persona

Grazie a WeWork On Demand, lo spazio flessibile ad uso ufficio aiuta un’agenzia a interagire costruttivamente con un nuovo dipendente

Anne du Boucheron, CEO e fondatrice di una società di consulenza per artisti a New York City, è convinta che accada qualcosa di magico quando i suoi collaboratori riescono a lavorare assieme nello stesso spazio. Fotografia g.c. di Alexi Lubomirski

Il nostro modo di lavorare è cambiato radicalmente. Le persone non si accontentano di raggiungere un equilibrio tra lavoro e vita privata ma vogliono avere la possibilità di scegliere quando, dove e come lavorare, vogliono essere libere di organizzarsi come meglio credono, di lavorare a ciò che ritengono rilevante e di poter disporre di uno spazio in grado di adattarsi alle loro esigenze specifiche. È finito il tempo in cui le giornate lavorative andavano dalle 9 alle 18 per tutti. In Tutti i modi di lavorare i membri WeWork raccontano come stanno reinventando la loro vita professionale e ottenendo successo in questo nuovo mondo del lavoro.

Lo scorso marzo, come è accaduto a tutti noi, i dipendenti di Anne du Boucheron Inc., una società di consulenza per artisti e fotografi con sede a New York City, hanno iniziato a lavorare da casa. Trattandosi di una piccola azienda, sono riusciti a passare alla nuova normalità in tempi relativamente brevi. Tuttavia, a settembre, quando Anne du Boucheron, fondatrice e CEO dell’azienda, ha assunto un nuovo collaboratore, ha iniziato a cercare delle soluzioni per riunire il suo team in un unico spazio, anche solo per pochi giorni.

“Non pensavo che l’inserimento di un nuovo collaboratore nell’organico senza passare del tempo assieme [potesse funzionare]” ha dichiarato. Anche se sei su Zoom con i tuoi collaboratori, non puoi andare avanti così per otto ore. Se si è tutti nello stesso ambiente, ti sentono per tutto il giorno e possono farti delle domande. Sembra molto più funzionale.”

La società di consulenza di Anne du Boucheron offre un’ampia serie di prestazioni a seconda del cliente. Si tratta di un’agenzia tradizionale, nel senso che aiuta gli artisti a trovare lavoro e a negoziare i contratti, oltre a proporre iniziative più strategiche, come un brainstorming sull’andamento creativo della carriera degli artisti. 

“Molto di ciò che facciamo riguarda il tono, il modo in cui parliamo con clienti e artisti, e come ci rapportiamo in base alle idee, per cui uno dei metodi di apprendimento migliori è vedere all’opera qualcun altro, ed è così che ho imparato molto di quello che so – ha detto, e ha aggiunto – Non si è trattato tanto di una formazione tradizionale, quanto piuttosto di mettersi in disparte per ascoltare gli altri.” 

In questo senso, era importante per Anne du Boucheron trovare un modo per poter interagire costruttivamente con i collaboratori, tra cui il neoassunto, senza dover prendere in affitto uno spazio ad uso ufficio a tempo pieno. Aveva sentito parlare di persone che affittano sale riunioni per un giorno e ha pensato che potesse essere una soluzione, così si è messa a cercare su Google per vedere quali offerte ci fossero. 

Quando si è imbattuta in WeWork On Demand Anne du Boucheron è rimasta sorpresa. Aveva già sentito parlare del marchio, ma non si era mai resa conto dell’esistenza di una nuova app che consentiva di prenotare spazi in numerose sedi WeWork, quando necessario, senza sottoscrivere contratti a lunga scadenza. Grazie all’app WeWork On Demand è possibile prenotare, per uno o più giorni, uno spazio di lavoro in 190 sedi WeWork in 11 città degli Stati Uniti, senza alcun impegno mensile.

“Mi piace molto l’idea che [On Demand] non mi vincoli in alcun modo. Non costituisce un grosso onere finanziario. Non ci si deve porre il problema del dover andare per forza in ufficio perché si paga l’affitto, dal momento che si prenotano gli spazi solo quando servono.”

All’inizio erano previsti due incontri alla settimana, il lunedì e il martedì, i giorni in cui il figlio di Anne du Boucheron seguiva le lezioni in presenza, ma solo per poche settimane. Lo scopo era aiutare il neoassunto ad acquisire familiarità con la cultura aziendale, oltre che con le migliori prassi e le direttive dell’azienda. Ma alla fine Anne du Boucheron e i suoi collaboratori si sono trovati perfettamente a loro agio nel poter lavorare di nuovo assieme. Hanno continuato a incontrarsi ogni settimana, anche molto tempo dopo l’inserimento del nuovo collega. 

“È fantastico essere di nuovo in mezzo alla gente, con tutto il personale in presenza – ha confessato, ed ha aggiunto – A volte si incontrano anche senza di me, perché vogliono vedersi di persona per più giorni alla settimana, vanno sull’app e prenotano la sede WeWork più comoda.”

Grazie a On Demand, negli ultimi mesi il personale di Anne du Boucheron Inc. ha lavorato in diverse sedi WeWork, iniziando da WeWork 199 Water St nel quartiere di Lower Manhattan, perché si trova a tre soli isolati dalla scuola del figlio. Il team ha anche lavorato nella sede WeWork 134 N 4th St a Williamsburg, perché è vicina alle abitazioni di alcuni dipendenti dell’azienda, e in WeWork 980 6th Avenue, nei pressi dell’Empire State Building e vicina all’edificio in cui si trova l’ufficio del partner di un dipendente. 

“Penso che se [lo spazio] fosse affollato non mi sentirei così a mio agio. Ma [WeWork funziona] benissimo per gestire il numero di persone che possono accedervi. Le persone indossano le mascherine e mantengono il distanziamento sociale. È una soluzione che rispetta a fondo le norme” ha dichiarato Anne du Boucheron.

La flessibilità è un altro aspetto di WeWork On Demand molto utile a detta di Anne du Boucheron. “Se dobbiamo fare un salto nel West Side per un servizio fotografico senza rinunciare alla presenza in ufficio, possiamo semplicemente scegliere una sede vicino allo studio: il massimo della comodità.”

Si è anche resa conto che poter lavorare in presenza per alcuni giorni alla settimana ha contribuito a concentrarsi maggiormente sugli obiettivi aziendali. “È una specie di magia che si verifica quando le persone si riuniscono, per cui ritengo che sia molto utile” ha affermato.

Anne du Boucheron e i suoi dipendenti di solito lavorano negli spazi comuni delle sedi WeWork, ma alcune volte si servono delle cabine telefoniche per le chiamate private o delle sale riunioni per incontri importanti di maggiore durata. In futuro, quando ci saranno più incontri tradizionali con i clienti, hanno intenzione di prenotare le sale conferenze per approfittare della privacy. 

Anne du Boucheron ha confermato che anche la presenza delle cucine costituisce un vantaggio che non si aspettava. “Mangiamo in cucina e usiamo il frigorifero e la macchina del caffè, una vera chicca. È un buon posto dove andare quando si vuole staccare per qualche istante dalla routine del lavoro alla scrivania.” 

Il lavoro a distanza potrebbe essere la norma per il prossimo futuro, e Anne du Boucheron sembra aver trovato una soluzione per riunire i collaboratori quando serve o lo ritiene opportuno. “Secondo me le videoconferenze… hanno un qualcosa in più rispetto al telefono. Ma lavorare in presenza è molto più proficuo, è qualcosa difficile da sostituire” ha raccontato.

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Charlee Dyroff è una scrittrice e insegnante di Boulder, Colorado. 

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