Comment Cimpress, réfractaire au télétravail, en est venue à le privilégier

L’équipe de Cimpress/Vista a préparé un guide de référence pour un avenir privilégiant le télétravail

Les employés de Cimpress se réunissent pour une réunion informelle au WeWork 501 Boylston St à Boston. Photos de David Degner

Avant la pandémie, Cimpress, la société mère de Vista, le partenaire de conception et de marketing de petites entreprises, était une entreprise réfractaire au télétravail, avec une culture très centrée sur le bureau. Mais lors du confinement mondial, nos équipes ont commencé à prendre conscience des nombreux avantages du travail à distance, et ont continué à atteindre nos objectifs.

Forts de cette expérience réussie du télétravail, en août 2020 nous avons commencé notre transition pour devenir une entreprise privilégiant le télétravail. Cela ne signifie pas que nous travaillons uniquement à distance. Notre culture est fondée sur des moments partagés, et il y des choses qui sont toujours mieux effectuées en personne. C’est pourquoi nous avons fait évoluer notre stratégie immobilière pour convertir notre espace de travail existant, qui avait été conçu pour une culture centrée sur le travail au bureau, en centres de collaboration à distance conviviaux répartis à travers le monde. Dans le cadre de cette stratégie, nous disposons d’un bureau pouvant accueillir 250 membres de l’équipe au WeWork 501 Boylston Street à Boston, et nous fournissons à certains des membres de notre équipe mondiale basés ailleurs des passes WeWork All Access

Prioriser l’harmonie vie professionnelle-vie personnelle 

Le terme équilibre vie professionnelle-vie personnelle sous-entend de jongler constamment. Le concept d’harmonie entre le travail et la vie privée, quant à lui, permet de faire coexister travail et vie tout au long de la journée. Chacun est habilité à définir l’harmonie entre vie professionnelle et vie personnelle pour lui-même, tant qu’il accomplit son travail.

Par exemple, une personne peut se plier à un horaire de travail traditionnel, car c’est à ce moment là qu’elle est seule chez elle. Un autre membre de l’équipe peut être un noctambule qui préfère commencer à travailler plus tard dans la journée. La plupart du temps, les membres de l’équipe feront une pause en milieu de journée pour accomplir des tâches personnelles. 

Les espaces communs sont un excellent moyen pour les employés de Cimpress d’apprendre à se connaître.

Nous permettons aux membres de notre équipe d’avoir une meilleure relation avec le travail de bien des manières. Cela va bien au-delà des avantages de base, tels que la réduction du temps de trajet domicile-travail, et englobe les politiques, les pratiques, les outils et les ressources conçus judicieusement dont nos équipes ont besoin pour profiter pleinement des avantages du télétravail. C’est un changement complet de mentalité.

Des outils et des politiques qui permettent de privilégier le télétravail

L’harmonie vie professionnelle-vie personnelle a un impact positif sur la satisfaction et la productivité des membres de l’équipe, mais elle n’est réalisable que lorsqu’il existe des outils, des politiques et des pratiques pour l’appuyer. Voici quelques exemples de ce que nous avons fait chez Cimpress/Vista :

  • Lancé en novembre 2020, notre guide de référence général est la source unique d’informations fiables en matière de priorisation du télétravail. Avec l’aide de membres de l’équipe qui ajoutent de la documentation, laissent des commentaires avec des idées et mettent à jour les informations, il est passé de quelques pages à plusieurs centaines de pages.
  • Nous privilégions une collaboration asynchrone lorsque cela est possible, ce qui permet de faire avancer les projets sans avoir besoin que deux personnes ou plus soient en ligne en même temps. Cela est rendu possible par des technologies telles que Slack, Box, et notre outil de tableau blanc virtuel, Miro. Au début de la pandémie, les réunions Zoom dominaient la plupart de nos journées. Désormais, nous accordons la priorité aux réunions réellement nécessaires, aux tâches qui peuvent être effectuées de manière asynchrone, et à la façon d’améliorer la qualité globale des réunions.
  • En 2021, nous avons testé une « Journée du bien-être » et les « Vendredis recharge batterie » pendant les mois d’été. En 2022, nous avons institué les « Vendredis de concentration », qui permettent aux membres de l’équipe de se réunir le vendredi après-midi pour se consacrer au développement de carrière, à la réflexion approfondie, et à d’autres tâches professionnelles qui nécessitent de la concentration.
  • Nous fournissons des ressources de bien-être dans un format adapté aux télétravail. Pour les membres de l’équipe de Cimpress/Vista aux États-Unis (et pour certains de nos sites européens), nous avons établi un partenariat avec l’application de méditation Headspace. Les grands événements font partie intégrante de notre culture et, dès que nous pourrons le faire en toute sécurité, nous recommencerons à réunir des centaines de membres de l’équipe tout au long de l’année pour des conférences de plusieurs jours, au cours desquelles nous consacrerons du temps à des activités de création de liens, à discuter de la stratégie, et à apprendre les uns des autres. 
  • Nous collaborons avec un prestataire d’évaluations ergonomiques à distance, Rising Workplace, pour proposer des webinaires trimestriels et des consultations individuelles sur l’espace de travail. Nous nous sommes également associés à Peloton, qui fournit aux membres de l’équipe basés aux États-Unis un accès gratuit au contenu de fitness en ligne de Peloton et un prix préférentiel sur l’équipement.

Nous avons constaté les effets positifs du travail à distance dans des sondages hebdomadaires sur l’engagement qui mesurent l’engagement des membres de l’équipe, le plaidoyer, et la satisfaction globale de l’entreprise. Notre score d’engagement des membres de l’équipe qui travaillent à distance est 3,5 fois plus élevé qu’en octobre 2020, ce qui place Cimpress/Vista parmi les 25 % des entreprises de technologie les plus engagées, selon le point de référence de Workday’s Peakon Employee Voice.

Le télétravail comme modèle privilégié, mais pas exclusif

Pour favoriser le bien-être des membres de notre équipe, plusieurs options en matière d’espace où ils peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes leur sont proposées. Tous les membres de l’équipe qui privilégient le télétravail peuvent bénéficier d’une compensation mensuelle des dépenses pour couvrir certains des coûts du télétravail, comme les meubles de bureau, les fournitures et le Wi-Fi, afin d’optimiser leur expérience de travail. 

Grâce à notre partenariat avec WeWork, nous fournissons des centres de collaboration et des espaces de coworking dans des endroits où les membres de l’équipe sont concentrés. Ces établissements offrent un espace calme pour le travail individuel, l’accès aux services inclus, et des zones polyvalentes pour que les équipes puissent se rencontrer et se concentrer sur les tâches à accomplir.

À Boston, nous avons quitté l’espace que nous occupions avant la pandémie dans l’établissement WeWork One Lincoln Street pour nous installer dans un espace de 17 000 pieds carrés au WeWork 501 Boylston Street, qui dispose de nombreux espaces de collaboration et de travail de concentration pouvant accueillir jusqu’à 250 membres de l’équipe. Dans les régions où nous sommes peu présents mais en pleine expansion, comme New York et Oakland, nous avons fourni aux membres de l’équipe un abonnement WeWork All Access. Nous disposons également d’espaces de bureaux attribués dans des établissements WeWork en Inde

La culture d’une entreprise ne dépend pas d’un bureau physique ; elle découle de la façon dont nous collaborons pour atteindre nos objectifs communs. En permettant aux membres de l’équipe de travailler au moment et à l’endroit où ils sont le plus aptes à donner le meilleur d’eux-mêmes, et en privilégiant l’harmonie entre vie professionnelle et vie personnelle, toute entreprise peut concrétiser les avantages du télétravail priorisé dont nous bénéficions chez Cimpress/Vista. La productivité est possible partout où vous disposez des bons outils.

Maureen Carroll est directrice principale chargée de l’acquisition mondiale de talents, ainsi que de la diversité, de l’équité et de l’inclusion chez Cimpress/Vista. Elle supervise l’équipe d’acquisition de talents qui a constaté des effets directs positifs à la suite de la décision audacieuse de passer au télétravail.

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