Dodržování nových pravidel o osobním prostoru na pracovišti

Studium takzvané proxemiky nám může pomoct přizpůsobit se radikálním změnám v osobním prostoru při návratu do kanceláří

Prostor je silný nástroj na podporu zapojení pracovníků, na inspiraci k inovacím a posílení produktivity. Jak ale takový optimální prostor vlastně vypadá? V sekci Prostor je věda se zabýváme tím, jak cílený design může proměnit jakékoli pracoviště v holistické prostředí.

Interpersonální prostor, tedy množství fyzického prostoru mezi lidmi, vypovídá hodně o našem prostředí a naší kultuře. Protože náš návrat do kanceláře probíhá v prostředí sociálního distancování, budeme muset nově definovat, jak chápeme osobní prostor – ať už náš vlastní nebo ve vztahu k ostatním. 

Věda zabývající se interpersonální oblastí je známá jako proxemika. Jedním z jejích důležitých aspektů je nonverbální komunikace. Neptáme se každého na ulici, jestli kolem něj můžeme projít: podle řeči těla se snažíme vyhodnotit, jak nejlépe to provést. 

Po návratu na pracoviště nás čekají kanceláře plné tipů, jak si zachovat bezpečný odstup od kolegů. Ale dvoumetrové rozestupy je třeba chápat pouze jako výchozí hodnotu. Prostor, který každý zaměstnanec potřebuje k tomu, aby se v kanceláři cítil bezpečně, bude u každého individuální. 

Skutečnost, že proxemika vychází z osobních a zároveň nonverbálních základů, značně komplikuje pobyt v kanceláři během koronavirové pandemie. Z hlediska zaužívaných standardů proxemiky jsme v poslední době zažili náhlé a radikální změny a nyní musíme nově promyslet způsob, jak proxemiku chápat v komunikaci s kolegy. 

Co je proxemika?

Počátky klasické teorie proxemiky spadají do šedesátých let 20. století a spojují se se jménem antropologa Edwarda T. Halla. Právě on nadefinoval čtyři základní interpersonální zóny, neboli proxemické zóny, které v životě rozlišujeme:

1. Veřejná zóna

V této vzdálenosti (3,6 až 7,6 m) je třeba zvýšit hlas, chcete-li, aby vás ostatní slyšeli, a zároveň je obtížnější udržet oční kontakt. Spojení mezi dvěma lidmi je proto minimální.

2. Společenská zóna

V této vzdálenosti (1,2 až 3,6 m) závisí navázání spojení na zrakových a sluchových vjemech, na doteky či vnímání tělesného tepla jsou lidé příliš daleko od sebe.

3. Osobní zóna

Tuto vzdálenost (60 cm až 1,2 m) si udržujeme při interakci s přáteli. Důležité jsou zrakové vjemy, oční kontakt je intenzivní a konverzace plyne velmi snadno.

4. Intimní zóna

V této vzdálenosti (do 60 cm) vytváří aura člověka silnější spojení než zrakové či sluchové podněty. Podílí se na tom i tělesné teplo a čich.

Studium proxemiky je důležité – fyzickou blízkost totiž potřebujeme k tomu, abychom navazovali kontakt a efektivně komunikovali. Řada lidí by souhlasila s tvrzením, že proxemika hraje podstatnou roli pro duševní zdraví. Když řešíme vzdálenost mezi námi a ostatními, snažíme se nastavit míru našeho vystavení druhým tak, aby nám byla příjemná. Při komunikaci s přáteli například stojíme těsně u sebe a dotýkáme se, ale když mluvíme s učitelem po přednášce, máme tendenci držet se zpátky a udržovat oční kontakt. Když k nám někdo cizí stojí příliš blízko, může to v nás vyvolat negativní reakci, protože situaci můžeme vnímat jako narušení našeho osobního prostoru. Interakce mezi dvěma lidmi se může změnit z veřejné na intimní v rozpětí jednoho a půl metru, což může vyvolat značnou úzkost. 

Náhlá změna proxemických zón

V posledních čtyřech měsících se pojetí proxemiky dramaticky proměnilo. Všichni jsme byli nuceni akceptovat, že ve sféře interperosnálního prostoru existuje nová norma, tedy nutnost dodržování rozestupů s cílem zpomalit šíření covidu-19. Například jedenapůlmetrové rozestupy, které doporučuje americké Středisko pro kontrolu a prevenci nemocí se rychle staly normou a ovlivnily doslova každý kout veřejného prostoru, od parků až po supermarkety.

Zároveň jsme zažili globální karanténu, která nás přiměla akceptovat nové pojetí blízkosti: radikálně intenzivní v případě mnoha nukleárních rodin, nebo naopak radikálně chybějící v případě těch, kteří žijí sami. V každém případě šlo vždy o soukromý prožitek, který každý vnímal trochu jinak, a média zaplavily příběhy lidí, kteří se s těmito novými mantinely pokoušeli vyrovnat. 

Osobní interakce mohou vést ke zvýšení produktivity na pracovišti. Komunikace je snazší, když své kolegy z týmu potkáváme tváří v tvář a lépe se tak prohlubují vztahy, čímž se v organizacích buduje pozitivní kultura. Fyzická blízkost zvyšuje pravděpodobnost, že se lidé spřátelí, protože cítíme silnější spojení s těmi, kteří jsou nám fyzicky nablízku. Díky těmto interakcím se také můžeme od ostatních učit, jednoduše tím, že je pozorujeme. 

Ale zvládnutí proxemiky po návratu na pracoviště v době covidu-19 bude vyžadovat intenzivnější komunikaci s našimi kolegy.

Jak respektovat osobní prostor na pracovišti v době covidu-19

Ačkoli je proxemika z podstaty nonverbální, je v dnešní době důležité, abychom se kolegů aktivně ptali, zda je jim množství osobního prostoru, který jim svou blízkostí dopřáváte, dostatečné. Zároveň si musíte umět sami určit, jaká míru blízkosti tolerujte vy sami, abyste se cítili příjemně. 

Vedoucí týmu mohou s každým jeho členem prodiskutovat úroveň blízkosti, které je pro ně vhodná. Otevřený a upřímný rozhovor o proxemice zmírní stres z možného narušení osobního prostoru druhých a zároveň z toho, že někdo naruší osobní prostor nám. 

Týmy mohou rovněž přicházet s kreativními řešeními, která pomohou posílit osobní spolupráci a zároveň zachovat pohodlné rozestupy. Pro některé týmy může být řešením vyšší počet dezinfekčních stanic a shoda na tom, jak často po sobě mají jednotliví členové týmu utírat povrchy. Pro jiné to může být lepší strukturování společně tráveného času během pracovního dne. Úzká spolupráce může probíhat jen jednou denně během krátkých schůzek a po zbytek pracovní doby pak členové týmu mohou pracovat samostatně. 

Ředitelé globálních společností by měli zvážit, jak tyto diskuze vést ve větším měřítku. Důležité je mít na paměti, že téma blízkosti je ryze individuální. Jedna firemní politika nebude vyhovovat všem. Zavede-li se naopak praxe, kdy se kolegů vždy nejprve zeptáme, než něco uděláme, bude to prospěšné pro všechny členy týmu. Získají prostor, který potřebují, aby se cítili bezpečně, a možnost pracovat tak, jak chtějí.

Kultura na pracovišti se zlepší pouze tehdy, když budeme tolerovat individuální rozdíly v přístupu k blízkosti. Po návratu na pracoviště během pandemie bychom měli si měli více všímat odlišností mezi jednotlivými pracovníky a budovat tak inkluzivnější kulturu. Budeme-li proxemiku chápat jako součást firemních pravidel a způsobu, jak pracujeme v týmu, pomůžeme tím nejen těm, kteří se obávají možné nákazy koronavirem. Učiníme tím i důležitý krok vpřed směrem k toleranci mnoha dalších rozdílů a odlišností na pracovišti, které tak bude rozmanitější, živější a produktivnější.

Ashley Bryanová působí jako seniorní stratég ve společnosti WeWork. V rámci týmu zákaznického marketingu a technologií se zaměřuje na zkoumání cílových skupin a segmentaci zákazníků a hledá spojitosti mezi vlastnostmi jednotlivých členů a jejich zkušenostmi. Bryanová má zkušenosti z oboru architektury a strategie značky, osm let pracovala v agenturách v New Yorku a San Franciscu. 

Máte zájem o pracovní prostor? Kontaktuje nás.