В период все более широкого использования модели удаленной работы, офисов с открытой планировкой и общих пространств для коворкинга незакрепленные рабочие места стали основным элементом современной трудовой жизни. Это не просто тенденция, это инструмент, который позволяет людям работать когда и где они хотят, и используется как самозанятыми лицами, так и устоявшимися компаниями, чтобы сохранять продуктивность и оставаться на связи везде, куда бы их ни привела их работа. Гибкие решения, такие как приложение WeWork On Demand и форма резидентства Безлимитный доступ WeWork, обеспечивают легкий доступ к незакрепленным местам.
Незакрепленные места имеют множество преимуществ, от очевидных — удобства и гибкости — до менее заметной, но не менее важной функции формирования сообщества и развития креативности. Но как это работает и подходит ли для вашей компании?
Что такое незакрепленные рабочие места?
Незакрепленные рабочие места — это система организации рабочего пространства, в которой рабочие столы используются разными людьми в разное время, исходя из необходимости и ситуации. Как правило, цель — максимально эффективно использовать пространство и снизить риски, связанные с недвижимостью, за счет сокращения избыточных офисных площадей. Практика незакрепленных мест может применяться как в отдельных офисах, так и в помещениях для коворкинга. Гибкость, которая ассоциируется с незакрепленными местами гибкость, часто связывают с увеличением инновационного потенциала сотрудников, в то время как социальный аспект этой системы упоминается как способ стимулирования междисциплинарного и межотраслевого сотрудничества.
Как работает система незакрепленных рабочих мест?
Найдите рабочее место, подключите его и приступайте к работе: незакрепленные места дают профессионалам пространство для работы по мере необходимости — как в отдельных офисах, так и в общих офисных помещениях. Это означает, что частные особенности незакрепленных мест могут варьироваться в зависимости от окружающей обстановки, но есть основные факторы, которые следует учитывать.
Доступ к розеткам электропитания и телефонам
Незакрепленные места обычно имеют собственные розетки и подключение к Wi-Fi. В общих помещениях для коворкинга типа WeWork есть специально выделенные пространства для приема звонков поодаль от рабочего места — например, телефонные будки или общие лаунж-зоны. В помещениях с отдельными офисами, особенно в торговых компаниях, на рабочем месте, скорее всего, установлен стационарный телефон, которым могут пользоваться разные сотрудники по мере необходимости.
Доступные для бронирования переговорные комнаты
Условия использования большинства незакрепленных мест в общих помещениях для коворкинга позволяют бронировать переговорные комнаты через приложение или через веб-интерфейс. Благодаря разнообразию предлагаемых услуг и множеству решений по благоустройству, как у WeWork, вы также получаете доступ к общим лаунжам, кухням, зонам для мозгового штурма, переговорным комнатам и глобальной сети профессионалов.
Оборудование для печати
В помещениях с незакрепленными местами часто находится центральный принтер, который работники могут использовать через приложение или веб-авторизацию, аналогично бронированию переговорных комнат. В общих рабочих пространствах этими принтерами управляет команда комьюнити, а внутри отдельных офисов — офис-менеджеры.
Хранение личных вещей
Часто упоминаемая проблема, связанная с работой на основе незакрепленных рабочих мест, — это отсутствие специальной «базы» для хранения пользователями своих сумок, пальто и рабочих принадлежностей. Эта проблема решается по-разному в разных рабочих пространствах: в некоторых помещениях для коворкинга пользователям разрешается оставлять свои вещи на незакрепленном месте на определенное время, пока они находятся на встречах или обедают. В других общих пространствах предусмотрены ячейки для хранения или запирающиеся шкафчики для клиентов, работающих на незакрепленных местах. В отдельных офисах сотрудники чаще всего занимают одно и то же рабочее место в течение всего дня, независимо от совещаний или обеденных перерывов.
Технологии и Интернет
Работа по системе незакрепленных мест была бы невозможна без ноутбуков, планшетов и смартфонов, и все офисы c организацией работы на основе незакрепленным мест должны быть оснащены Wi-Fi. Однако некоторым пользователям требуется больше, чем ноутбук, чтобы эффективно работать. По этой причине некоторые незакрепленные места укомплектованы монитором и разъемами под стандарты VGA, DVI или HDMI, что позволяет пользователям временно подключать и использовать второй экран.
Санузлы, кухни и другие места общего пользования
Как и в большинстве офисных помещений, такие удобства, как туалеты и кухни, входят в условия соглашения о предоставлении незакрепленных мест, и уборка, пополнение запасов, обслуживание и ремонт осуществляется силами административно-хозяйственной службы. В таких комплексных решениях, как предлагает WeWork, соглашения о незакрепленных местах предусматривают доступ к безлимитному кофе, тихим комнатам для медитации, душевым, туалетно-косметическим принадлежностям, таким как лосьон и средства для волос, плюс такие бонусы, как обеды сообщества и частые мероприятия для создания деловых связей.
Отдельное помещение, когда это необходимо
Специфика большинства профессий предполагает необходимость уединиться в течение рабочего дня — для проведения совещаний, либо стратегического планирования, либо обсуждения финансовых вопросов. Подобные разговоры скорее всего носят слишком конфиденциальный характер для незакрепленных мест, особенно когда вы окружены людьми из других команд или других компаний, и требуют более приватной обстановки.
Как в отдельных офисах, так и в помещениях для коворкинга предлагаются доступные для бронирования переговорные комнаты для проведения частных встреч или совершения конфиденциальных звонков. Однако такие решения для организации рабочих пространств, как у WeWork, также включают звуконепроницаемые индивидуальные телефонные будки. Кроме того, в лаунж-зонах, спроектированных специальным образом, имеются укромные уголки, чтобы поговорить по телефону или просто побеседовать.
Преимущества незакрепленных рабочих мест
Преимущества незакрепленных рабочих мест варьируются в зависимости от вашего стиля работы и требований. Если фрилансеры ценят возможность иметь место для работы и встреч с потенциальными клиентами, то владельцам бизнеса нравятся гибкие условия аренды и возможность нанимать или направлять сотрудников в рабочие пространства в разных городах.
Незакрепленные рабочие места для самозанятых лиц
Если вы являетесь консультантом, фрилансером или предпринимателем, работающим в одной и той же локации, незакрепленные рабочие места — это гибкое и экономичное решение для тех, кто в поиске офисного пространства, — без обязательств или жестких условий долгосрочной аренды офиса. Это помогает избежать изоляции при работе из дома и дает возможность находиться в окружении профессионалов, которые также работают удаленно или работают на себя.
Для самозанятых лиц, выполняющих одновременно несколько проектов в разных местах, система незакрепленных мест также позволяет найти рабочее пространство и оставаться на связи — даже между городами. Эта удобная практика способствует повышению продуктивности и обеспечивает бонусы офисного пространства (выделенное место для работы, профессиональная обстановка для встреч с клиентами) везде, куда бы вас ни привела работа.
Незакрепленные рабочие места для корпоративных компаний
Подвижность является ключевым фактором, когда речь идет о росте вашей команды и расширении или сокращении вашего бизнеса, и работа с незакрепленными рабочими местами дает вам возможность нанимать удаленных сотрудников без крупных стартовых инвестиций. Ежемесячные индивидуальные соглашения позволяют оперативно выходить на ключевые рынки и покидать их при необходимости, при этом избавляя от рисков, связанных с открытием собственного офиса.
Кроме того, такая организация работы позволяет компаниям нанимать лучших специалистов независимо от их местонахождения. «Вместо того, чтобы продолжать работать изолированно в нашем головном офисе в Пало-Альто, мы сейчас нанимаем самых талантливых специалистов в разных городах мира», — говорит Тамми Йи, вице-президент по международным кадрам в компании TripActions, являющейся резидентом WeWork. Благодаря системе незакрепленных мест к вашей команде сможет присоединиться специалист там, где он проживает, и вам не придется самим создавать пространство для работы или покрывать расходы на переезд.
Наряду с адаптивностью и ростом, крупные предприятия также привлекает значительная экономия средств, которая достигается благодаря гибким соглашениям об аренде, аутсорсингу офисного персонала и уборщиков, а также за счет стоимости предоставляемых услуг. Согласно результатам недавнего опроса более 550 руководителей предприятий коммерческой недвижимости, треть компаний, использующих гибкое пространство, сообщили,что экономия затрат на аренду и содержание помещений составила более 5 процентов.
Наконец, как показывает опыт, при работе в условиях помещений для коворкинга повышается уровень вовлеченности и производительности сотрудников, и незакрепленные рабочие места — эффективный способ использовать это по максимуму. «Для сотрудника, работающего на местах, приятно бывать в рабочем пространстве в сообществе, — говорит Эшли Свайгерт, вице-президент по коммерческим стратегиям в Pabst Brewing Company, являющейся резидентом WeWork.
Имея головной офис в Лос-Анджелесе и офисы в Сан-Антонио и Далласе, Pabst также нанимает более 300 удаленных сотрудников по всей стране. «Все пространства WeWork отличаются красивым дизайном и гостеприимной обстановкой, — говорит Свайгерт. — Я просто в восторге от того, что можно взаимодействовать с таким количеством разных людей, ведь это очень меня вдохновляет и мотивирует».
Использование незакрепленных рабочих мест связывают с расширением сотрудничества и ростом инноваций — для всех
Будь то отдельный офис или более просторное помещение для коворкинга, незакрепленные рабочие места объединяют людей из разных команд или компаний, создавая разносторонний микрокосм профессионалов. Такое взаимодействие часто приводит к новым возможностям, и новые клиенты, инвесторы, партнеры или сотрудники приобретаются благодаря знакомству в ходе работы на незакрепленных местах.
Согласно исследованиям 2018 года, пространства для коворкинга особенно ценны для налаживания контактов между «предпринимателями, другими направлениями бизнеса, стартапами и инновационными компаниями». Это достигается за счет продуманного информационного проектирования рабочего пространства, которое включает в себя общие пространства и инфраструктуру, а также такие технологии, как приложения или онлайн-сообщества для коворкинга.
Многие исследования связывают использование незакрепленных рабочих мест с ростом инноваций и предпринимательства. Частично это происходит из-за гибкости, предоставляемой пользователям незакрепленных мест — они могут работать в том месте и в то время, где их посетит вдохновение. Это также происходит благодаря обмену знаниями, социальному взаимодействию и децентрализации инновационных процессов в условиях работы на незакрепленных местах. Открытие новых идей и процессов происходит естественным образом, когда вокруг вас находится множество разноплановых квалифицированных и компетентных специалистов. Кроме того, постоянно меняющаяся рабочая обстановка снижает риск эмоционального выгорания и усталости от проекта.
Как понять, что вам не подходит работа на основе незакрепленных рабочих мест
Конечно, несмотря на то, что преимущества незакрепленных рабочих мест могут быть многочисленными, такой способ организации работы подходит не для всех отраслей или стилей работы. Сотрудники, имеющие дело с очень конфиденциальной информацией, могут предпочесть решение с более закрытыми условиями работы, в то время как смена рабочих мест может выбивать из колеи и вызывать негативные ощущения у команд, работа которых требует упорядоченной стабильной структуры и непрерывного взаимодействия в течение рабочего дня. Обучение новых сотрудников предполагает много различных аспектов, которые необходимо учитывать, а поиск коллег может потребовать предварительной разведки через чат-клиенты. В этих случаях стоит рассмотреть закрепленные рабочие места или небольшой отдельный офис в пределах помещения для коворкинга. Подобные варианты организации рабочих мест обеспечивают вам и вашей команде более контролируемое, персонализированное рабочее пространство, сохраняя при этом бонусы общего пространства и коворкинг-сообщества.
Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером или управляете удаленной командой, незакрепленные рабочие места способствуют повышению производительности в разных местах. Это позволяет вам принимать смелые бизнес-решения — например выходить на новые рынки или нанимать лучших специалистов удаленно — не обременяя себя долгосрочными обязательствами и затратами на содержание традиционных офисных помещений. Наконец, это открывает вам новые возможности для инноваций, предоставляя доступ к динамичному сообществу профессионалов.
Более гибкие решения
С целью эффективного обслуживания растущего числа работающих удаленно сотрудников и компаний, внедряющих модели гибридных рабочих пространств, WeWork сделала гораздо более открытым и гибким доступ к незакрепленным местам и другим рабочим пространствам, таким как комнаты для переговоров и отдельные офисы. Гибкость и доступность достигаются не только за счет мер по обеспечению безопасности и социального дистанцирования, по мере того, как WeWork по прежнему уделяет первостепенное внимание безопасность вашего сообщества путем усовершенствования методов уборки и обновления помещений для обеспечения эффективного дистанцирования в рабочих пространствах.
Если вам и вашей компании подходит модель работы с незакрепленными местами, то следующие продукты WeWork могут быть идеальны для этого.
WeWork On Demand
Приложение WeWork On Demand предлагает беспрецедентную гибкость, предоставляя вам доступ к незакрепленным местам и переговорным комнатам в более чем 190 доступных локациях в 17 крупных городах и все это без привязки к ежемесячным обязательствам. Просто скачайте приложение, найдите ближайшую к вам локацию WeWork, забронируйте ее и отправляйтесь туда.
Безлимитный доступ WeWork
Форма резидентства Безлимитный доступ WeWork открывает доступ к незакрепленным местам, переговорным комнатам и отдельным офисам в сотнях локаций WeWork по всему миру, в 150 городах 30 стран. Вот простые шаги для активации в качестве нового или уже существующего резидента.
Эта статья была впервые опубликована 21 октября 2019 г. и с тех пор несколько раз целиком обновлялась редакцией.
Кейтлин Бишоп (Caitlin Bishop) — автор рубрики WeWork Ideas by We, живет в Нью-Йорке. Ранее она работала журналистом и редактором в Mamamia.com.au в Сиднее, Австралия, а также работала репортером в Gotham Gazette.
Подбираете новое рабочее пространство?
