Um espaço de escritório flexível é um tipo de espaço de trabalho projetado para fornecer aos funcionários uma variedade de locais e maneiras diferentes de trabalhar. Ao contrário de escritórios tradicionais (com posições de mesa fixas e definidas), os trabalhadores em um espaço de escritório flexível podem escolher a área do escritório mais adequada ao tipo de trabalho que precisam fazer naquele momento.
Espaços de trabalho flexíveis podem ser facilmente reorganizados para acomodar mudanças nos objetivos de negócios ou rapidamente redimensionados, aumentando ou diminuindo, para atender equipes de diferentes tamanhos. Esses tipos de espaços dinâmicos são normalmente projetados para serem usados em modelos de trabalho flexíveis, para fornecer às equipes a liberdade de trabalhar onde, quando e como quiserem.
O que é trabalho flexível?
Trabalho flexível é um termo usado para descrever qualquer padrão de trabalho que não se encaixe no horário de expediente ou em locais tradicionais. Isso pode significar trabalhar em diferentes locais no mesmo escritório, em casa ou em uma mesa remota, em meio período ou durante horas escalonadas.
Os trabalhadores que não precisam se ater a horas de trabalho inconvenientes ou enfrentar deslocamentos no trânsito não só conseguem gastar mais tempo e energia fazendo um ótimo trabalho, mas geralmente são mais felizes e produtivos do que seus colegas que trabalham no escritório. O trabalho flexível proporciona às pessoas a oportunidade de trabalhar como e onde quiserem, promovendo um equilíbrio saudável entre vida e trabalho no processo. Ao escolher o próprio horário, os funcionários podem administrar compromissos, como consultas médicas e deixar os filhos na escola, evitando o tráfego da hora do rush e trens lotados.
O trabalho flexível não apenas oferece aos funcionários individuais a opção de trabalhar de uma maneira que atenda às suas necessidades específicas, mas também ajuda as empresas a reduzir custos e tirar o máximo proveito dos layouts de escritório, maximizando o espaço disponível. Com menos pessoas no escritório simultaneamente, torna-se mais fácil criar áreas comuns onde as equipes possam se reunir e colaborar espontaneamente, ou que os trabalhadores possam usar como áreas silenciosas com um laptop e se concentrar em uma tarefa específica.
Aspectos importantes de um espaço de trabalho flexível
Espaços de trabalho ou escritórios flexíveis podem ser adaptados para atender aos requisitos únicos e variáveis de uma empresa em um determinado momento. Dessa forma, naturalmente, cada escritório terá uma aparência um pouco diferente. Mas há vários elementos básicos que você encontrará na maioria dos espaços flexíveis, que promovem versatilidade e colaboração.
- Projetos de planta aberta.Os primeiros escritórios de planta aberta surgiram há mais de um século na cidade de Nova York, mas os layouts de planta aberta no estilo que vemos hoje ganharam popularidade na década de 1960, enquanto os designers de interiores buscavam maneiras de acomodar equipes maiores com eficiência, removendo paredes físicas entre os trabalhadores. Hoje em dia, o conceito de escritório de planta aberta está por todos os lados e tornou-se um aspecto fundamental do espaço de trabalho flexível, permitindo a colaboração livre entre diferentes departamentos.
- Áreas silenciosas.Um efeito conhecido do design de escritórios em planta aberta é o aumento do ruído do ambiente. Espaços de trabalho flexíveis atenuam esse problema com a designação de áreas silenciosas, para que os trabalhadores tenham um lugar onde possam se concentrar nas tarefas sem interrupções. Eles podem ser criados em várias formas e tamanhos, desde espaços abertos em algum canto tranquilo do edifício até cabines telefônicas privativas com isolamento acústico.
- Estações de trabalho adaptáveis. Muitas vezes, espaços de escritório flexíveis incluem estações de trabalho em estilos nada tradicionais. Mesas para uso em pé em áreas comuns promovem a ideia de movimento e uso do espaço de maneiras diferentes. Em cantos descontraídos do escritório (como áreas de café e recepção), cadeiras confortáveis e iluminação natural criam espaços flexíveis e convidativos onde as pessoas queiram conviver.
- Amenidades compartilhadas.Quando presas a um único local no escritório, as pessoas naturalmente têm a tendência de armazenar o material de trabalho na própria mesa ou espalhado pela mesa. Um espaço flexível centraliza esses recursos e os disponibiliza para todos que precisam deles. Esses recursos compartilhados podem incluir material de escritório, impressoras, lanches ou espaços inteiros, como salas de reunião ou áreas comuns informais.
Benefícios de um espaço de trabalho flexível
Um espaço de trabalho flexível remove muitas das barreiras à produtividade que existem em um espaço de trabalho de escritório tradicional. Pense no cronograma necessário para um projeto típico, que comece com uma série de reuniões rápidas e informais com poucas pessoas antes de um debate maior e mais estruturado. Então, as equipes talvez precisem ser divididas em pequenos grupos ou trabalhar sozinhas nas tarefas.
Em um espaço de trabalho de escritório tradicional, todas essas etapas acontecem no mesmo local fixo, apesar dos requisitos de espaço do projeto mudarem ao longo do tempo. No entanto, com um escritório de trabalho flexível, as pessoas podem escolher uma estação que faça mais sentido para o trabalho que estão fazendo naquele momento. Isso pode significar trabalhar em um laptop em uma área silenciosa para se concentrar, usar um espaço compartilhado informal para conversar com outros líderes de equipe durante um café ou usar um ou dois dias para trabalhar remotamente. Um espaço de trabalho flexível bem projetado oferece aos funcionários a tranquilidade de que precisam para fazer o melhor trabalho, da sua maneira.
Para proprietários de empresas, espaços de trabalho flexíveis oferecem outros benefícios que vão muito além da produtividade. Os layouts de escritório mais adaptáveis permitem que empresas dinâmicas se expandam rapidamente durante períodos de crescimento ou reduzam o tamanho quando menos trabalhadores estão indo para o escritório. Espaços dinâmicos que podem ser facilmente reconfigurados ajudam a projetar layouts de escritório com distanciamento social, um desafio fundamental para garantir a segurança dos trabalhadores no retorno ao escritório. Escritórios flexíveis também podem ser operados com maior proximidade da ocupação máxima, ajudando a reduzir o custo do aluguel.
A importância do layout do escritório
A pandemia da COVID-19 renovou o foco no design e layout de nossos espaços públicos. A maneira como nos locomovemos em nossas cidades mudou e, à medida que as restrições diminuem e gradativamente voltamos para bares, restaurantes, academias e escritórios, a maneira como usamos os espaços internos também está mudando.
A maioria dos locais de trabalho se adaptou às diretrizes de distanciamento social reconfigurando layouts de mesa, aprimorando as rotinas de limpeza e introduzindo novos sistemas de deslocamento interno. Espaços de escritório flexíveis ajudam as empresas a enfrentar esse desafio específico com o mínimo de interrupção, permitindo que as equipes se espalhem facilmente por um espaço maior ou trabalhem remotamente.
Pensando além da pandemia, um bom layout de escritório é aquele que otimiza a segurança, o conforto e a funcionalidade. Um espaço de escritório flexível aumenta a produtividade, fornecendo às equipes acesso a espaços compartilhados e recursos necessários para colocar a mão na massa. Quando os funcionários podem contar com um layout de escritório que promove a criatividade e responde às necessidades em constante mudança (no decorrer de um projeto ou durante um dia), tornar-se mais fácil atingir os objetivos.
Como implementar espaços flexíveis em seu escritório
Criar um espaço de escritório flexível envolve muito mais do que simplesmente deixar alguns pufes ao lado da cafeteira. Você também precisa promover um ambiente de trabalho ágil, que promova a ideia de usar diferentes áreas do escritório quando necessárias. Alterar o layout do escritório é a parte fácil; mudar a cultura do escritório é o desafio.
Experimente reduzir a formalidade de espaços que normalmente são reservados para uma única finalidade. A sala de reunião entulhada que você usa apenas para uma reunião mensal pode ser o espaço perfeito para uma área de trabalho baseada em atividades ou simplesmente um lugar para ler e-mails em silêncio. Salas de reunião menores e móveis confortáveis podem criar áreas silenciosas em escritórios de planta aberta sem a necessidade de construir divisórias antiquadas.
A tecnologia desempenha um papel importante no design do escritório flexível. Garantir que existam tomadas de fácil acesso para recarregar dispositivos ao lado da maioria das cadeiras e uma rede interna robusta para dados sem fio em todos os cantos do escritório. Padronizar a configuração dos equipamentos audiovisuais para apresentações em diferentes salas para facilitar ao máximo a realização de reuniões em qualquer parte do escritório.
Nosso comportamento requer hábitos. Pode levar algum tempo para uma empresa se adaptar a uma nova maneira de trabalhar. Mas ao criar espaços versáteis e compreender a forma como suas equipes os usam, você pode começar a perceber os benefícios do design do escritório flexível.
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Steve Hogarty é escritor, jornalista e reside em Londres. Ele é editor de viagens do jornal City AM e editor-adjunto da City AM Magazine, com foco em tecnologia, turismo e entretenimento.
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