Enquanto o fim da pandemia COVID-19 se aproxima, as empresas no mundo todo estão reavaliando como o local de trabalho será em um mundo pós-pandemia. Após um ano trabalhando em casa, comprovando que mais trabalho remoto não significa menos produtividade, a maioria dos funcionários deseja mais liberdade para escolher onde e quando trabalhar, mesmo após a pandemia. Para atender à demanda cada vez maior de mais flexibilidade no local de trabalho, empresas com visão inovadora estão adotando um futuro em que os locais de trabalho híbridos são comuns, e os dias em que os funcionários permaneciam presos a sua mesa ficaram para trás.
Em um modelo de local de trabalho híbrido, os funcionários decidem onde preferem usar o tempo em uma constelação de espaços de trabalho. Esses espaços de trabalho podem incluir escritórios centrais, escritórios-satélites menores, espaços de coworking como a WeWork, espaços de terceiros como cafeterias ou residências. Embora cada modelo híbrido seja diferente dependendo das necessidades específicas de uma empresa, a ideia principal é a mesma: o futuro do local de trabalho é flexível.
A WeWork reuniu recentemente quatro especialistas no setor de imóveis comerciais para discutir como as empresas estão configurando os escritórios do futuro no primeiro WeWork Innovation Summit deste ano. O moderador Tom Osmond, Diretor de Operações de Recursos Humanos da WeWork, contou com a participação de líderes das empresas CBRE, Cushman & Wakefield, Willis Towers Watson e Okta. Assista à discussão sob demanda aqui.
O grupo discutiu os benefícios dos modelos de local de trabalho híbrido, seus desafios comuns e como a flexibilidade é uma solução para as incertezas do local de trabalho moderno. Estes são alguns dos destaques da discussão.
WeWork: O que é uma estratégia de local de trabalho híbrido?
Rachel Casanova, Diretora-geral Sênior de Inovação no Local de Trabalho da Cushman & Wakefield: o termo “híbrido” se refere a um modelo intermediário entre todos trabalhando em casa e todos trabalhando no escritório. A propósito, nem todos estavam no escritório (antes da pandemia). Estamos adotando o que as organizações vêm pensando nos últimos dez anos. Vivemos um momento de grandes mudanças para as organizações. O modelo híbrido é o melhor caso neste momento. Nem todos os funcionários podem retornar ao escritório. Não chegamos a um ponto em que a pandemia de COVID-19 tenha ficado para trás, portanto essa aceleração levará algum tempo.
Armen Vartanian, Vice-presidente Sênior de Serviços Globais de Local de Trabalho da Okta: Até 2025, a grande maioria da força de trabalho será composta pela geração do milênio. A Geração Z está ingressando no mercado de trabalho agora. Essa geração tem preferências muito diferentes das gerações anteriores. Quando começamos a pensar sobre suas preferências, entendemos que elas estão fundamentadas em flexibilidade.
Na verdade, o modelo híbrido significa um retorno a essa noção de oferecer o que as pessoas desejam. Não se trata de ir ao escritório e permanecer no escritório por um determinado número de dias. Uma pessoa pode optar por estar no escritório por algumas horas ou um dia ou pode trabalhar em uma mesa na Starbucks. O ambiente de trabalho deixou de ser apenas o escritório e agora é um ecossistema de locais onde o trabalho acontece.
Christelle Bron, Líder de Prática de Agilidade da CBRE nas Américas: O ciclo de tempo em que uma organização repensa e reformula seu local de trabalho provavelmente ocorre uma vez a cada 10 ou 15 anos. A comunidade de fornecedores flexíveis constrói um novo espaço a cada dois dias. Eles aprendem e reconstroem e continuam aprimorando o espaço. O progresso na maneira como os espaços de trabalho podem se adaptar àquilo que as pessoas desejam deu um salto gigantesco desde que os espaços de coworking como a WeWork decolaram.
O que você sugere para a adoção desse tipo de modelo? Você começa com o próprio espaço físico ou com as finanças?
Casanova: A abordagem é diferente para cada pessoa. Estamos realmente incentivando os clientes — por mais desconfortável que seja — a fazer testes e descobrir. A maneira como construímos no passado não foi feita para mudanças. Construímos e assumimos que estivesse perfeito. Até mesmo a avaliação pós-ocupação costuma ser deixada para o projeto seguinte e não para a correção do que foi feito de errado.
Nossos programas de mudança só funcionarão se ouvirmos o que as pessoas têm a dizer. Houve um tempo em que dizíamos o que elas fariam — isso agora não funcionará de maneira nenhuma. É fundamental pensar sobre isso como um ciclo de aprimoramento contínuo. Enquanto testamos este modelo híbrido, precisamos nos certificar de que a experiência seja excelente primeiro para depois continuarmos entendendo.
Vartanian: No ano passado, passamos de uma empresa 30% remota para a contratação de 60% de nossa força de trabalho em mercados nos quais não temos escritórios. Fizemos isso para ir aonde o talento está. Contaremos com menos pessoas nos mercados nos quais temos escritórios. Agora estamos criando uma camada de flexibilidade por meio da qual não é necessário estar no escritório todos os dias. Haverá uma redução na utilização de escritórios.
Existem outros aspectos além da questão financeira. Precisamos pensar na experiência no local de trabalho. Se você está acumulando todo esse espaço para que os funcionários tenham flexibilidade para utilizá-lo em qualquer dia, como será esse escritório quando metade dos espaços estiver em uso? Você está criando um espaço sem utilidade. Esse não é um ambiente no qual alguém realmente queira trabalhar.
A sede da WeWork transmite entusiasmo e energia que atraem as pessoas para ir a um escritório. Elas querem estar em um espaço em que não seja possível ser reproduzido em um ambiente doméstico. Com menos utilização, não há justificativa para criar espaços regionais maiores. Queremos começar a investir esse dinheiro em locais menores para criar uma rede de escritórios mais próximos da residência dos funcionários.
Bron: Também estamos observando as soluções sob demanda. Não quero apenas que minha rede de locais de trabalho seja composta por meu escritório e talvez uma suíte ou um espaço de coworking. Quero que seja a rede inteira. Quero que as pessoas possam reservar um espaço com um toque no celular da mesma maneira como reservarmos um Uber e podemos nos perguntar: “Para onde vou hoje? Onde estão meus colegas? Onde nosso encontro seria mais apropriado?” É um processo muito mais fluido para consumir imóveis.
A tecnologia de digitalização e reserva será a solução para conseguir tudo isso. Se agora os funcionários são consumidores e nós os tratamos como tal, realmente precisaremos começar a avaliar seu comportamento, entender o que eles querem e nos adaptar a tudo o que eles desejam.
Casanova: Se não fizermos isso da melhor forma, o índice de desocupação aumentará. A mentalidade do consumidor é “eu escolho com minha ausência”. Se o consumidor entra e não consegue encontrar um assento, ou se ele tem muita dificuldade para acordar cedo e garantir uma vaga na aula da academia, a exaustão que isso causa o desmotiva a retornar. E continuaremos reduzindo nossos números de utilização por descuido.
O cuidado de se colocar no lugar do consumidor (é fundamental). Qual é a maneira mais fácil de reservar um espaço com um clique? Não me importa o número do assento. Não quero saber onde meus colegas estão. Vocês fazem isso nos bastidores e me ajudam a ser excelente no que faço. Esse é o verdadeiro desafio agora.
Como vocês pensaram no fator de gestão de mudanças em tudo isso? Como vocês obtêm a adesão da liderança e a aceitação dos funcionários?
Vartanian: A experiência quando os funcionários começarem a retornar em massa será muito importante. Acredito que o sistema falha quando as pessoas têm uma experiência terrível quando usam um produto que é novo para elas. Elas exigirão a maneira como costumavam trabalhar, porque era um modelo mais uniforme.
A tecnologia tem um papel importante nessa tarefa. Estamos investindo em aplicativos móveis para ajudar a conectar os funcionários onde eles estão para que possam reservar seus recursos. Minha expectativa é de que cada funcionário utilize os aplicativos todas as manhãs para ver quem estará no escritório e tome a decisão por si mesmo para utilizar o escritório ou não.
Assista à discussão sob demanda aqui.
J. Agrelo é jornalista freelancer em Chicago.
