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Das Ende der COVID-19-Pandemie rückt näher und Unternehmen auf der ganzen Welt denken darüber nach, wie der Arbeitsplatz nach der Pandemie aussehen wird. Nach einem Jahr der Heimarbeit, das gezeigt hat, dass mehr Remote-Arbeit nicht weniger Produktivität bedeutet, wünschen sich die meisten Mitarbeiter mehr Freiheit bei der Wahl des Arbeitsortes und der Arbeitszeiten – auch nach der Pandemie. Um dem immer lauter werdenden Ruf nach mehr Flexibilität am Arbeitsplatz gerecht zu werden, setzen vorausschauende Unternehmen auf hybride Arbeitsplätze. Die Zeiten, in denen Mitarbeiter an ihren Schreibtisch gefesselt waren, sind vorbei.
In einem hybriden Arbeitsplatzmodell entscheiden die Angestellten, wie sie ihre Arbeitszeit über verschiedene Arbeitsbereiche verteilen. Diese Arbeitsbereiche können zentrale Büros, kleinere Satellitenbüros, Co-Working-Spaces wie WeWork, Dritträume wie Cafés oder das eigene Zuhause sein. Jedes hybride Modell wird je nach den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anders aussehen, aber die Grundidee ist die gleiche: Die Zukunft des Arbeitsplatzes ist flexibel.
Vor kurzem brachte WeWork vier Experten für Unternehmensimmobilien zusammen, um auf dem dieses Jahr erstmals stattfindenden WeWork Innovation Summit zu diskutieren, wie Unternehmen die Büros von morgen gestalten.Moderator Tom Osmond, Chief Operating Officer of Human Resources bei WeWork, sprach mit Führungskräften von CBRE, Cushman & Wakefield, Willis Towers Watson und Okta. Du kannst dir die Diskussionsrunde hier auf Abruf ansehen.
Die Diskussionsrunde erörterte die Vorteile von hybriden Arbeitsplatzmodellen sowie deren gemeinsame Herausforderungen, aber auch wie Flexibilität eine Lösung für die Unsicherheit des modernen Arbeitsplatzes ist. Hier sind einige der Highlights aus der Diskussion.
WeWork: Was ist eine hybride Arbeitsplatzstrategie?
Rachel Casanova, Senior Managing Director of Workplace Innovation, Cushman & Wakefield: Als hybrid bezeichnet man alles zwischen „jeder arbeitet von zu Hause aus“ und „jeder arbeitet im Büro“ – übrigens arbeiteten auch vor der Pandemie nicht alle im Büro. Wir setzen das um, was Organisationen in den letzten 10 Jahren bereits überlegt haben. Wir befinden uns in einer Zeit des großen Wandels. Hybrid ist im Moment die beste Lösung. Wir können nicht alle ins Büro zurückkehren. Wir sind noch nicht an einem Punkt angelangt, an dem wir die COVID-19-Pandemie hinter uns haben, das Hochfahren wird also Zeit brauchen.
Armen Vartanian, Senior Vice President of Global Workplace Services, Okta: Bis 2025 wird die große Mehrheit der Belegschaft aus Millennials bestehen. Die Gen-Z tritt gerade in das Berufsleben ein. Sie haben ganz andere Präferenzen als ältere Generationen. Ihre Vorstellungen drehen sich um Flexibilität.
Im Prinzip geht es bei Hybrid darum, Menschen genau das zu bieten, was sie wollen. Es geht nicht darum, ins Büro zu kommen und dort X Tage zu verbringen. Jemand kann sich entscheiden, für ein paar Stunden oder einen Tag ins Büro zu kommen … oder er kann von einem Starbucks aus arbeiten. Die Arbeitsplatzumgebung ist jetzt nicht mehr nur das Büro, sondern vielmehr dieses Ökosystem von Orten, an denen Arbeit stattfindet.
Christelle Bron, Agile Practice Leader Amerika, CBRE: Der Zyklus, in dem eine Organisation ihre Arbeitsplätze überdenkt und neu gestaltet, findet wahrscheinlich alle 10 bis 15 Jahre statt. Flexible Anbieter bauen jeden zweiten Tag einen neuen Bereich. Sie lernen und bauen um und verbessern die Bereiche ständig weiter. Seitdem Co-Working-Spaces wie WeWork durchgestartet sind, hat sich der Fortschritt, wie sich Arbeitsbereiche an die Wünsche der Menschen anpassen können, enorm verbessert.
Was ist dein Ratschlag für die Einführung eines solchen Modells? Beginnst du mit dem physischen Bereich selbst oder mit den Finanzen?
Casanova: Das ist für jeden anders. Wir ermutigen unsere Kunden – so unangenehm das auch sein mag – das selbst herauszufinden. Bei Bauvorhaben in der Vergangenheit waren Veränderungen nicht vorgesehen. Wir haben gebaut und angenommen, dass alles so prima ist. Selbst die Evaluierung nach der Inbetriebnahme hat sich in der Vergangenheit auf das nächste Projekt konzentriert und nicht darauf, zu korrigieren, was falsch gemacht wurde.
Unsere Veränderungsprogramme werden nur funktionieren, wenn wir auf das hören, was die Menschen uns sagen. Es gab eine Zeit, in der wir den Leuten vorgeschrieben haben, was sie zu tun haben – das würde heute auf keinen Fall mehr funktionieren. Es ist wichtig, dies als einen kontinuierlichen Optimierungszyklus zu betrachten. Beim Ausprobieren des Hybridmodells müssen wir zunächst sicherstellen, dass es gut funktioniert, und es dann weiter ausarbeiten.
Vartanian: Im vergangenen Jahr sind wir von einem Unternehmen, das zu 30 Prozent remote arbeitet, dazu übergegangen, 60 Prozent unserer Mitarbeiter in Märkten einzustellen, in denen wir keine Niederlassungen haben. So können wir dahin „gehen“, wo die besten Kräfte sind. In den Märkten, in denen wir Niederlassungen betreiben, werden wir weniger Mitarbeiter haben. Wir setzen jetzt auf eine Flexibilität, bei der man nicht jeden Tag ins Büro kommen muss. Die Auslastung wird geringer sein.
Die Dinge, an die wir dabei denken müssen, sind nicht nur finanzieller Natur. Die Erfahrung am Arbeitsplatz spielt eine Rolle. Wenn du viel Platz für deine Mitarbeiter bereithältst, damit sie an jedem Tag flexibel sein können, wie wirkst sich das dann auf die Atmosphäre im Büro aus, wenn nur die Hälfte der Räume besetzt ist? Du schaffst toten Raum. In so einer Umgebung möchte eigentlich niemand gerne arbeiten.
Die WeWork Hauptgeschäftsstelle strahlt eine Dynamik und Energie aus, die Menschen dazu animiert, gerne ins Büro kommen. Sie wollen an einen Ort kommen, der zu Hause einfach nicht nachgebildet werden kann. Bei geringerer Auslastung gibt es keinen Grund, größere regionale Niederlassungen zu bauen. Wir wollen diese Gelder in kleinere Standorte investieren, um ein Netzwerk von Büros zu schaffen, die näher an den tatsächlichen Wohnorten der Mitarbeiter sind.
Bron: Was wir auch viel sehen, sind diese On-Demand-Lösungen. Ich möchte nicht, dass mein Netzwerk von Arbeitsplätzen nur aus meinem Büro und vielleicht einer Suite oder einem Co-Working Space besteht. Ich möchte, dass es das ganze Netzwerk ist. Ich möchte, dass die Leute mit einem Klick auf ihrem Telefon einen Bereich buchen können, genauso wie man ein Uber bucht und sagt: „Wohin fahre ich heute? Wo sind meine Kollegen? Wo wäre es sinnvoll, sich zu treffen?“ Es ist ein viel fließenderer Prozess, Immobilien zu nutzen.
Die Digitalisierung und Buchungstechnologie wird der Schlüssel zu all dem sein. Wenn Mitarbeiter Konsumenten sind und wir sie als solche behandeln, müssen wir ernsthaft anfangen, ihr Verhalten zu analysieren, zu verstehen, was sie möchten, und uns an alles anpassen, was sie wollen.
Casanova: Wenn wir das nicht gut hinbekommen, werden die Leerstandszahlen steigen. Die Einstellung der Konsumenten ist „Ich stimme mit meinen Füßen ab", und wenn ich reinkomme und keinen Platz finde, oder wenn es wirklich schwer ist, früh aufzustehen, um einen Platz in meinem Sportkurs zu bekommen, dann sorgt der daraus resultierende Überdruss dafür, dass ich nicht hingehe. Und wir werden unsere Auslastungszahlen weiter versehentlich reduzieren.
Es ist zwingend notwendig, das Ganze aus der Sicht eines Konsumenten zu betrachten. Wie kann ich am einfachsten mit einem Klick reinkommen? Es ist mir egal, welchen Platz ich habe. Ich will nicht erst rauskriegen müssen, wo meine Kollegen sind. Ihr erledigt das für mich hinter den Kulissen und helft mir so dabei, dass ich einen guten Job machen kann. Das ist momentan die wirkliche Herausforderung.
Was hast du über das Change Management von all dem gedacht? Wie bekommst du die Akzeptanz der Führungskräfte und Mitarbeiter?
Vartanian: Entscheidend ist, was passiert, wenn die Mitarbeiter in Massen zurückkommen. Das System wird scheitern, wenn die Menschen auf ein völlig neues Produkt treffen und damit schlechte Erfahrungen machen. Sie werden die Arbeitsweise von früher einfordern, weil die für sie reibungslos funktioniert hat.
Die Technologie spielt dabei eine große Rolle. Wir investieren in mobile Apps, damit die Mitarbeiter dort, wo sie sind, miteinander in Kontakt kommen und ihre Ressourcen buchen können. Meine Vorstellung ist, dass jeder Mitarbeiter jeden Morgen einen Blick darauf wirft, um zu sehen, wer ins Büro kommt, und dann selbst entscheidet, ob er auch hingehen sollte.
Du kannst dir die Diskussionsrunde hier auf Abruf ansehen.
J. Agrelo ist freiberuflicher Journalist in Chicago.