Os ocupantes de edifícios e corretores imobiliários estão tentando se adaptar às mudanças sem precedentes impostas pela pandemia. O local de trabalho mudou para sempre. Estratégias de longa data estão sendo descartadas. À medida que novas estruturas são desenvolvidas para o mundo do trabalho, as empresas estão pensando não apenas em custo e portfólio, mas também querem que os dados sobre o uso do local de trabalho ajudem a traçar o caminho mais eficiente e sustentável para o futuro.
Em um webinar recente, William Sandford, diretor sênior de desenvolvimento de negócios da WeWork, conversou com Armen Vartanian, vice-presidente sênior de serviços para locais de trabalho globais da empresa de software Okta, e Sam Hocking, cofundador e presidente da Vertis, sobre como as empresas remotas podem utilizar melhor os dados para estruturar os locais de trabalho enquanto entramos em 2022. Estes são alguns dos destaques da conversa.
A experiência dos funcionários nunca foi tão importante
Ambos os convidados concordaram que a disponibilização do espaço de trabalho ideal agora vai além de meramente atender às necessidades de metragem quadrada e local. Armen disse que funções como a que desempenha precisam ser expandidas para acompanhar as demandas dos negócios e dos funcionários em um ambiente dinâmico.
“Agora mais do que nunca com o panorama da pandemia e dos pedidos de demissão em massa, juntamente com uma estrutura de contratação mais distribuída, a experiência do funcionário, distribuída por áreas em que todos os líderes devem prestar atenção, tornou-se importantíssima”, disse Armen.
Enquanto a força de trabalho da Okta costumava ser aproximadamente 30% remota antes da pandemia, Armen disse que a contratação em mercados fora dos locais dos escritórios agora se aproxima de 60%. Ele observou que o desafio é conscientizar as empresas para fazerem contratações ponderadas em relação a localizações geográficas. “Se sua organização valoriza as interações presenciais para que as pessoas estejam de acordo com sua cultura e tenham um senso de conectividade e identificação com a organização, ao mesmo tempo mantendo a flexibilidade, você precisa elaborar um plano estratégico para saber onde contratar”, disse ele.
Ao criar estratégias, os líderes estão analisando mais o envolvimento e a utilização dos funcionários, em vez do custo, disse William. “Cada vez mais as decisões no local de trabalho estão sendo tomadas por um conselho de líderes de negócios, finanças e pessoal para que essas metas sejam alcançadas com novos modelos de presença”, disse ele.
Decisões mais embasadas, funcionários mais felizes
Sam, da Vertis, observou uma mudança marcante nos modelos operacionais de muitas empresas e está preparado para ajudar a facilitar essa mudança com dados.
“Os dados podem ajudar a mapear onde os funcionários estão”, disse ele. “Com isso, você pode pensar sobre os recursos imobiliários que precisamos nessas áreas. Será que precisamos de uma estratégia que envolva flexibilidade com a WeWork? Quais são nossas necessidades a longo prazo?”
Mas esse é apenas o primeiro passo, disse Sam. “Assim, você pode classificar as pessoas com base no que estão fazendo, se elas estão trabalhando em um modelo remoto, híbrido ou em tempo integral”, acrescentou. “Enquanto obtém cada vez mais dados como esses, você pode visualizá-los e criar análises que ajudam a tomar decisões estratégicas.”
A experiência do funcionário, distribuída por áreas em que todos os líderes devem prestar atenção, tornou-se importantíssima.
Armen Vartanian, vice-presidente sênior de locais de trabalho globais da Okta
Assim como a maioria das empresas, a Okta avalia dados do custo de vida e imobiliários, mas também analisa dados sobre aspectos como padrões de migração de funcionários, disse Armen. Aspectos como “onde os engenheiros realmente estão trabalhando em programação em diferentes regiões. A disponibilidade desses conjuntos de dados nos ajuda a ser estratégicos no desenvolvimento de um modelo de contratação flexível.”
Antes da pandemia, as empresas não se preocupavam muito em saber onde todos moravam, observou Sam. Agora é diferente. As empresas estão realmente refletindo se a disponibilização de escritórios mais próximos dos funcionários incentivaria essas pessoas a utilizar o escritório com mais frequência. A pandemia também levou as empresas a repensar como os espaços de trabalho são desenvolvidos e usados de modo geral.
“Você tem uma oportunidade melhor de moldar a maneira como contrata, onde contrata e como desenvolve seus espaços”, disse Armen. “É necessário consolidar as contratações em diferentes mercados e apresentar oportunidades para que essas pessoas se reúnam ocasionalmente ou regularmente”, disse ele. Esse ambiente não deve ser apenas sustentável, mas também deve estimular um senso de comunidade, colaboração e desenvolvimento de relacionamentos.
“Embora muitos de nossos clientes estejam em sintonia com a visão da Okta sobre a evolução da relação entre funcionários e local de trabalho, apenas alguns têm um caminho claro para chegar lá”, disse William. “Com o teste cuidadoso de novos modos de trabalho entre mercados, unidades de negócios ou empresas, as empresas poderão coletar os dados necessários para criar um ambiente de trabalho competitivo e colaborativo nos próximos anos”, acrescentou.
Criando espaço para todos, da forma como todos precisam
A Okta, membro do WeWork All Access, observou um aumento na utilização dos escritórios no final do ano passado. A empresa está fazendo a transição para um design dinâmico mais flexível, centrado em “bairros”, com algumas mesas alocadas para equipes específicas nos últimos anos.
“Aplicamos proporções a essa organização, porque sabemos que as pessoas não comparecerão todos os dias”, disse Armen. “Temos áreas de contato para que as equipes possam trabalhar colaborativamente, fazer apresentações com quadro branco digital e reuniões pelo Zoom, possibilitando sessões em grupos e oferecendo às pessoas presentes a tecnologia que, muitas vezes, não está disponível em casa.”
Com esse modelo, eles estão acompanhando o comportamento dos funcionários, geralmente com sensores, crachás virtuais, armários inteligentes e um aplicativo do local de trabalho com o qual os funcionários podem interagir. “Estamos acompanhando a utilização de determinados tipos de salas de reunião projetadas. Como as pessoas estão usando as áreas de assentos macios? É mais eficaz desenvolver espaços parecidos com um ambiente de coworking ou com um saguão de aeroporto?” disse Armen. “Sabemos que não é apenas para pessoas que permanecem o dia inteiro, mas também para alguém que só precisa de um lugar para trabalhar por uma ou duas horas.”
Repensando a relação entre longo e curto prazo
A mudança na dinâmica da cultura em geral e da cultura do local de trabalho em organizações individuais faz com que a ideia de encontrar uma solução e permanecer com ela pareça antiquada. Para Sam, chegou o momento de abandonar essa ideia e pensar na constante evolução das soluções do local de trabalho.
“Acho que o efeito é que as pessoas têm mais agilidade e tratam isso como uma situação dinâmica, e não acreditam que tudo terminará com o fim da pandemia e uma forma de trabalhar baseada no retorno ao escritório”. disse Sam. “Os funcionários estão exigindo mudanças, e os empregadores estão encontrando maneiras de se adaptar. Churchill disse algo valioso que resume bem a situação: ‘Este não é o fim. Nem sequer o princípio do fim. Mas é, talvez, o fim do princípio.’”
Repensando seu espaço de trabalho?
