Dernière mise à jour: 24 mai 2023
WeWork se soucie de votre confidentialité et s’engage à conserver votre confiance en protégeant vos données personnelles.
WeWork fournit des espaces de travail flexibles et des services associés aux particuliers et aux entreprises de toutes tailles. Nos offres flexibles vont de l’espace de travail dédié ou non dans un bureau partagé, aux bureaux privés et aménageables, jusqu’a un ou plusieurs étages ou bâtiments entiers. A WeWork, nous appelons les personnes et les entreprises qui achètent des espaces de travail nos « Membres » ou « Sociétés membres ».
Dans le cadre de la prestation de nos services, nous traitons régulièrement des données personnelles sur les invités et visiteurs de nos Membres et employés dans les sites WeWork (collectivement désignés ci-dessous par le terme « visiteurs »).
La présente Politique de confidentialité pour invités et visiteurs (la « Politique ») décrit la manière dont WeWork collecte, utilise, divulgue et, de façon générale, traite les données personnelles dans le cadre de votre accès et votre utilisation de tout service en tant que visiteur d’un site WeWork.
La présente Politique fait partie d’une série de politiques qui ensemble énoncent nos pratiques de confidentialité concernant les différents produits et services que nous proposons. Pour plus d’informations sur les pratiques de WeWork en matière de confidentialité, veuillez consulter la Politique mondiale de confidentialité de WeWork.
WeWork est composée de nombreuses entités affiliées et sociétés du groupe à travers le monde, chacune pouvant agir en tant que responsable du traitement de vos données personnelles. Veuillez consulter la liste générale de nos entités pour connaître le nom et les coordonnées de l’entité WeWork responsable de vos données personnelles. L’entité WeWork dans le pays du site WeWork que vous visitez sera responsable du traitement de vos données personnelles.
Nous utilisons une plateforme de gestion des visiteurs (la « Plateforme ») pour fournir des services de planification de l’espace, de gestion des visiteurs et d’analyse du lieu de travail et pour générer un identifiant numérique pour votre visite. Le terme “Plateforme” dans la présente Politique signifie le logiciel de gestion des visiteurs que vous utilisez dans le cadre de votre visite.
Nous pouvons recueillir, utiliser, divulguer et, de façon générale, traiter d’autres données personnelles (par exemple, si vous avez eu la COVID ou si vous présentez des symptômes de la COVID) dans le cadre se notre gestion de la COVID. Pour plus d’informations sur les pratiques de WeWork en matière de traitement des données liées à la COVID-19, veuillez consulter notre Déclaration de confidentialité relative à la COVID-19.
Nous recueillons des données personnelles auprès de vous de plusieurs manières selon la façon dont votre visite a été configurée, selon que vous rendez visite à un Membre ou à un employé de WeWork, et selon le lieu où vous vous rendez (voir la Section 3 pour plus d’informations).
Nous collectons également des informations par des moyens automatisés, par exemple via la Plateforme, ou par d’autres moyens, par exemple via notre système de vidéosurveillance sur site :
Informations que nous recueillons par le biais d’un moyen automatisé : nous utilisons une gamme de technologies pour rendre votre visite aussi simple que possible, notamment par l’utilisation de codes d’accès QR et d’identifiants numériques de visiteurs. En outre, lorsque vous vous connectez à nos services Wi-Fi invités, nous collectons et traitons certaines informations sur votre appareil.
Autres informations : lorsque vous visitez un site WeWork, nous pouvons collecter certaines informations lorsque vous utilisez nos installations et équipements, le Wi-Fi invité, les espaces de travail partagés, les services communautaires et les événements. Tous les sites WeWork utilisent la vidéosurveillance pour garantir la sûreté et la sécurité de nos bâtiments, de nos employés et de nos Membres.
Dans le cadre de votre visite, nous pouvons traiter différents types de données personnelles vous concernant. Nous décrivons ci-dessous les données personnelles que nous traitons et les raisons pour lesquelles nous le faisons. Nous avons organisé ces informations en catégories qui correspondent généralement aux différents aspects de votre visite.
Nous recueillons ou recevons des informations avant votre visite et lorsque vous arrivez pour la première fois dans nos établissements comme suit :
Vos coordonnées : lorsque vous rendez visite à un Membre ou un employé de WeWork, cette personne peut nous transmettre vos coordonnées. Ces informations comprendront généralement votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, les coordonnées de votre société et les personnes que vous venez voir. Ces informations seront téléchargées sur la Plateforme afin que vous puissiez facilement vous enregistrer à votre arrivée. Nous pouvons vous envoyer par e-mail une notification de votre prochain rendez-vous, notamment un lien pour utiliser votre appareil mobile dans le cadre de votre visite (voir ci-dessous).
Nous utilisons votre adresse e-mail afin de vous envoyer un lien pour télécharger le code d’accès QR de votre visite sur votre appareil mobile.
Nous utilisons vos coordonnées plus généralement pour vous fournir votre identifiant numérique et dans le cadre des exigences de sécurité de notre site.
Informations sur les appareils et l’utilisation : si vous utilisez votre appareil mobile dans le cadre de votre visite, nous vous enverrons un code d’accès QR que vous pouvez choisir d’ajouter au portefeuille numérique de votre appareil mobile. Pour ce faire, nous devrons recueillir et traiter certaines informations sur votre appareil, notamment l’identifiant de votre appareil (adresse MAC, numéro IMEI, adresse IP, etc.).
Identifiant numérique : dans le cadre des politiques de sécurité du site, tous les visiteurs reçoivent un identifiant numérique pour accéder aux sites WeWork. Nous prenons également votre photo sur la Plateforme afin de créer une pièce d’identité numérique. Nos équipes de sécurité utilisent ces informations et les envoient par e-mail à votre hôte à votre arrivée. Nous recueillons ces informations lors de l’inscription (veuillez consulter la section ci-dessous sur la manière dont nous traitons les données photographiques).
Dans le cadre des politiques de sécurité du site, nous demandons à tous les visiteurs de créer une pièce d’identité numérique lorsqu’ils visitent les sites WeWork.
Lorsque vous arriverez pour votre visite, il vous sera demandé de vous connecter à l’aide de la Plateforme et de fournir vos coordonnées (ou de confirmer vos coordonnées si vous nous avez déjà fourni ces informations ou les avez fournies à votre hôte avant votre visite). Après avoir confirmé vos coordonnées, la Plateforme prendra ensuite votre photo.
Pour prendre votre photo, la Plateforme utilise une technologie appelée « détection de visage » pour détecter si votre visage se trouve bien positionné dans le cadre pour prendre votre photo. La « détection du visage » ne doit pas être confondue avec la technologie de « reconnaissance faciale » qui scanne votre visage pour créer un profil unique. La Plateforme n’utilise pas la technologie de « reconnaissance faciale » sur les visiteurs des sites WeWork.
Si, pour une raison quelconque, vous ne souhaitez pas être pris en photo dans le cadre de notre procédure d’enregistrement, veuillez le signaler à votre arrivée pour qu’un membre de notre équipe puisse discuter d’autres options avec vous.
L’identifiant numérique généré via la Plateforme est uniquement partagé avec les équipes de sécurité de WeWork responsables de la gestion des sites que vous visitez et avec votre hôte.
Les données personnelles saisies sur la Plateforme ne sont conservées que pendant une période de 30 jours. Aucune information personnelle n’est stockée sur la Plateforme au-delà de cette période.
Lorsque vous visitez nos sites, il se peut que vous utilisiez certains équipements et services, tels que le Wi-Fi invité, les espaces de travail partagés, les services et événements communautaires, etc.
Dans ce cadre, nous pouvons traiter des informations sur l’appareil que vous utilisez pour accéder à ces services, y compris les identifiants de l’appareil, l’adresse IP, l’adresse MAC WIFI, l’adresse Bluetooth, les données de géolocalisation (par ex., via le signal GPS ou Wi-Fi de votre appareil mobile), des informations sur les contacts de votre appareil (en fonction des paramètres de votre appareil et si vous installez notre application) et des informations sur vos activités en ligne.
Lorsque vous utilisez nos services Wi-Fi invités, nous collectons votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone ainsi que des informations sur votre appareil et son utilisation. Les détails de votre compte sur les réseaux sociaux seront recueillis si vous choisissez de vous connecter à l’aide d’un compte de réseaux sociaux.
En outre, nous utilisons une technologie appelée Spatial and People Analytics Sensors (« SPA Sensors ») dans les bureaux, cuisines, salles de conférence et autres espaces de certaines installations. Les capteurs SPA collectent passivement des informations sur le moment et la manière dont les personnes utilisent cet espace particulier. Nous utilisons ces informations de manière anonyme et agrégée pour promouvoir une utilisation plus efficace et plus confortable de nos installations. Les capteurs SPA peuvent être, par exemple, des capteurs d’occupation des bureaux, des capteurs environnementaux, des hubs de réseau Wifi ou des capteurs à caméra optique.
Vidéosurveillance : Les bâtiments et installations de WeWork sont équipés de systèmes de vidéosurveillance afin de protéger tous nos invités, Membres et employés. Pour plus de détails, veuillez consulter la section correspondante ci-dessous.
Pixels de suivi et technologies de cookies : nous utilisons des cookies et autres technologies associées sur une gamme de services que vous pouvez utiliser. En particulier, lorsque nous vous envoyons par e-mail votre code d’accès QR, nous utilisons des pixels de suivi dans ces e-mails afin de confirmer que vous l’avez ouvert et/ou reçu. Pour en savoir plus à propos de l’utilisation de ces technologies, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies.
Communications : lorsque vous interagissez avec WeWork par le biais de nos différents modes de communication, par exemple, par e-mail, les demandes faites par le biais de plateformes de commentaires, de chabots automatisés ou autres technologies similaires, ainsi que les invitations du calendrier, nous collectons toutes les informations que vous choisissez de partager avec nous par le biais de ces services.
Nous pouvons divulguer vos données personnelles à des fins professionnelles aux catégories suivantes de tiers :
les entités affiliées et les sociétés du groupe WeWork ;
nos titulaires de licence qui exploitent des sites dans certains pays ;
nos prestataires de services, notamment les fournisseurs de technologies et de systèmes logiciels cloud tels que les fournisseurs de bases de données, de distribution d’e-mails et de stockage;
propriétaire et gestion d'immeuble;
les tiers avec qui vous interagissez, tels que votre hôte Membre ou employé de WeWork ; et
d’autres tiers à qui vous nous avez demandé de divulguer vos données personnelles dans le cadre de votre visite sur les sites WeWork.
Lorsque nous partageons vos données personnelles avec nos prestataires de services, nous leur demandons de protéger vos données personnelles et ne les autorisons pas à utiliser ou à partager vos données personnelles à des fins autres que la prestation de services en notre nom. Les tiers à qui nous transmettons vos données personnelles, par exemple nos titulaires de licence, responsables du traitement de ces informations, peuvent les divulguer ou les transférer à d’autres entreprises conformément à leur politique de protection des données.
Nous pouvons également partager vos données personnelles avec d’autres tiers dans d’autres cas particuliers, notamment les cas où le partage est obligatoire en raison d’une obligation légale ou réglementaire, ou si nous pensons que le partage contribuera à protéger la sécurité, vos bien et votre bien-être, nos employés, Membres, d’autres personnes et espaces de travail, ou encore dans le cas où un tiers est impliqué dans une restructuration, vente ou acquisition de tout ou partie de nos activités ou de nos actifs ou autrement en cas de fusion, réorganisation ou événement similaire.
Tous nos sites utilisent la vidéosurveillance dans le cadre de nos intérêts commerciaux légitimes pour protéger la sécurité de nos clients, Membres, employés, autres personnes et biens.
Les pratiques de WeWork en matière de vidéosurveillance reposent sur une évaluation des intérêts relatifs à la protection des données des personnes concernées par rapport à nos intérêts légitimes. Cela peut impliquer un examen, par exemple, de la probabilité et de l’impact d’une conduite illégale ou inadmissible sur nos communautés ainsi que des attentes en matière de confidentialité dans des locaux ou espaces particuliers pouvant faire l’objet d’une vidéosurveillance.
Une signalétique bien visible est affichée à tous les endroits où la vidéosurveillance est utilisée. La vidéosurveillance n’est déployée que dans les zones autorisées par la législation applicable.
Les enregistrements de vidéosurveillance sont conservés pendant une durée limitée. Les enregistrements de vidéosurveillance peuvent être conservés plus longtemps si WeWork le juge approprié, par exemple en lien avec une enquête ou un incident, ou à la demande des autorités compétentes.
Les équipes de sécurité des sites WeWork ont accès aux enregistrements et aux équipements de vidéosurveillance. Les enregistrements peuvent être mis à la disposition des Membres ou d’autres tiers dans la mesure où la loi nous y autorise et où il nous semble raisonnable de le faire.
Les enregistrements de vidéosurveillance peuvent être partagés avec les forces de l’ordre locales dans le cadre de notre intérêt légitime à dissuader ou à prévenir la criminalité sur nos sites et dans leurs environs. Ils peuvent également être partagés avec les autorités compétentes en réponse à une assignation ou à une demande de production de données formulée par les autorités compétentes conformément aux lois applicables
Dans certaines juridictions, les lois sur la protection des données nous imposent d’avoir un motif légitime pour traiter vos données personnelles. La loi désigne chaque motif comme une « base juridique ». Les finalités pour lesquelles nous utilisons vos données personnelles et la base juridique sur laquelle nous nous appuyons diffèrent en fonction du type de données et de la manière dont nous utilisons ces données, mais comprennent généralement : (i) le respect de nos obligations légales ; (ii) la protection de vos intérêts vitaux ou de ceux d’autrui ; et (iii) la poursuite de nos intérêts légitimes.
Nous utiliserons vos données personnelles pour respecter nos obligations légales :
pour protéger votre sécurité et votre bien-être, ceux de nos employés, Membres et pour protéger nos espaces de travail (par ex., grâce à l’utilisation de la vidéosurveillance et en partageant votre identifiant numérique avec les équipes de sécurité de nos sites) ;
pour nous conformer aux ordonnances d’un tribunal ou à d’autres demandes légales valides ;
pour nous conformer à toute obligation de signalement ou demande gouvernementale en vertu des lois applicables ou des mandats juridiques ; et
pour traiter et résoudre toutes les réclamations que nous recevons concernant notre traitement de vos données personnelles.
Dans le cadre de votre sécurité sur nos sites, nous utiliserons vos données personnelles pour vous identifier et vous localiser, par exemple en cas d’urgence.
Nous pouvons utiliser et traiter vos données personnelles si cela est nécessaire à la poursuite des intérêts légitimes de l’entreprise, ou ceux d’un tiers, aux fins suivantes :
le traitement est nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise et pour que nos bureaux restent ouverts ;
dans le cadre de la prestation de services à nos Membres, par exemple par le biais des services de réservation de nos clients ;
pour protéger l’hygiène et la sécurité de nos employés, visiteurs et Membres ; et
Pour protéger la sûreté et la sécurité de nos sites.
Le siège social de WeWork se trouve aux États-Unis. Vos informations seront collectées dans votre pays et peuvent être transférées ou stockées dans un autre pays, notamment aux États-Unis ou dans un autre pays qui peut avoir des protections de la confidentialité moins strictes que celles de votre juridiction. Conformément à la loi en vigueur, nous adoptons des mesures afin de nous assurer que tout transfert des données personnelles est protégé et sûr. Vous pouvez obtenir davantage d’informations à propos de ces mesures en nous contactant à l’aide des coordonnées ci-dessous.
Nous n’utilisons pas les données personnelles collectées par le biais de la Plateforme ou en lien avec votre accès physique aux sites WeWork dans le but de vous envoyer des communications marketing. Toutefois, nous pouvons nous appuyer sur nos intérêts légitimes de commercialisation de nos services si vous fournissez vos données personnelles à ces fins, utilisez nos services dans les sites WeWork (y compris, sans s’y limiter, nos services Wi-Fi invités) ou lorsque cela est autrement autorisé par la loi applicable.
Vous pouvez refuser de recevoir des communications marketing de notre part à tout moment via les liens de désabonnement ajoutés à chaque e-mail de communication publicitaire.
Vous disposez de certains droits en ce qui concerne vos données personnelles en vertu de la loi sur la protection des données. Avant de pouvoir exercer ces droits, nous pouvons vous demander des informations pour confirmer votre identité ou clarifier votre demande. Sauf dans de rares cas, nous vous répondrons dans un délai d’un mois à compter de la date à laquelle nous avons confirmé votre identité (ou, si aucune confirmation n’est nécessaire, à compter de la date à laquelle nous avons reçu votre demande).
En particulier, vous pouvez avoir le droit de :
nous demander de confirmer si nous stockons, utilisons ou partageons vos données personnelles et être informé des tiers avec qui vos données personnelles ont été partagées ;
obtenir l’accès à vos données personnelles ou une copie de celles-ci ;
recevoir une copie électronique des données personnelles que vous nous avez fournies ou nous demander d’envoyer ces informations à une autre société (c.-à-d., le « droit de portabilité des données ») ;
limiter nos utilisations de vos données personnelles ou, comme décrit ci-dessus, vous opposer à ces utilisations ou limiter notre partage de vos données personnelles ;
demander la rectification de données personnelles inexactes, partielles, fausses ou incomplètes ; dans certains cas, nous pouvons fournir des outils en libre-service qui vous permettent de mettre à jour vos données personnelles ;
demander l’effacement, l’anonymisation ou le blocage des données personnelles que WeWork détient à votre sujet, sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi, si le traitement est basé sur votre consentement ou si le traitement est inutile, excessif ou non conforme ; ou
retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles. Si vous vous abstenez de fournir des données personnelles ou si vous retirez votre consentement au traitement durant votre visite, nous nous efforcerons dans la mesure du possible de vous proposer d’autres moyens pour vous permettre de visiter nos sites.
Si vous souhaitez déposer plainte ou si vous avez des questions sur la manière dont nous utilisons ou conservons vos données personnelles, vous pouvez contacter WeWork à l’adresse suivante : privacy@wework.com.
En outre, si vous pensez que la façon dont nous traitons vos données personnelles enfreint la loi applicable, il est possible que vous puissiez déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente de la juridiction des sites que vous visitez. Nous vous suggérons de nous contacter dans un premier temps afin que nous puissions essayer de répondre à vos préoccupations.
Nous pouvons occasionnellement modifier la présente Politique. Lorsque la loi en vigueur l’exige, nous vous informerons de tout changement en publiant une version à jour sur notre site Internet. Nous vous conseillons de vérifier régulièrement les éventuels changements et de consulter la Politique chaque fois que vous visitez nos sites.
Si vous résidez en Californie, cette section vous concerne et vient compléter les autres sections de la présente Politique. Les pratiques de confidentialité décrites dans les Sections 2 à 5 de la présente Politique décrivent les catégories de données personnelles recueillies au cours des douze (12) derniers mois ainsi que les finalités et les utilisations de ces données personnelles. Comme décrit dans ces autres sections, nous collectons ce type d’informations auprès de vous par le biais de nos interactions avec vous et d’autres personnes, par certains moyens automatisés et auprès de tiers tels que votre hôte Membre ou employé de WeWork.
Au cours des douze (12) derniers mois, nous avons divulgué ces catégories d’informations à des tiers si nécessaire à des fins commerciales ou si nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales. Nous divulguons vos données personnelles à des fins professionnelles aux catégories suivantes de tiers :
les entités affiliées et les sociétés du groupe WeWork ;
nos titulaires de licence qui exploitent des sites dans certains pays ;
nos prestataires de services, notamment les fournisseurs de technologies et de systèmes logiciels cloud tels que les fournisseurs de bases de données, de distribution d’e-mails et de stockage ;
les tiers avec qui vous interagissez, tels que votre hôte Membre ou employé de WeWork ; et
d’autres tiers à qui vous nous avez demandé de divulguer vos données personnelles dans le cadre de votre visite sur les sites WeWork.
Comme décrit dans la Section 4, nous pouvons également partager vos données personnelles avec d’autres tiers dans d’autres cas particuliers.
Aux fins de la CCPA, WeWork ne « vend » pas d’Informations personnelles, et nous n’avons aucune connaissance réelle de la « vente » de données personnelles de mineurs de moins de 16 ans.
Non-discrimination. Les résidents californiens ont le droit de ne pas recevoir de traitement discriminatoire de notre part pour l’exercice de leurs droits conférés par la CCPA.
Vous pouvez exercer vos droits en tant que résident californien en contactant WeWork à l’adresse privacy@wework.com ou en appelant le 888-914-9661, puis en saisissant le code PIN 767325. Vous ne ferez pas l’objet de discrimination pour avoir exercé vos droits et vos choix, bien que votre accès et votre utilisation de certains services, en tant que visiteur des sites WeWork, puissent être restreints comme le permet le CCPA. Afin de vérifier votre demande, vous devez fournir suffisamment d’informations pour nous permettre de vérifier raisonnablement que vous êtes la personne sur laquelle nous avons recueilli des données personnelles et devez décrire votre demande avec suffisamment de détails pour nous permettre de la comprendre, de l’évaluer et d’y répondre correctement.
Délai de réponse. Nous nous efforçons de répondre à votre demande d’accès, de portabilité ou de suppression dans les 45 jours suivant sa réception. Si nous avons besoin d’un délai supplémentaire, nous vous informerons de la raison et de la période d’extension.
Agent autorisé. Seul vous, ou quelqu’un légalement autorisé à agir en votre nom, pouvez faire une demande de consommateur vérifiable concernant vos informations personnelles. Vous pouvez également faire une demande de consommateur vérifiable au nom de votre enfant mineur. Pour désigner un agent autorisé, veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessus.
Vérification. Pour protéger votre vie privée, nous prendrons les mesures suivantes pour vérifier votre identité avant de répondre à votre demande. Lorsque vous faites une demande, nous vous demanderons de fournir suffisamment d’informations qui nous permettent de vérifier raisonnablement que vous êtes la personne à propos de laquelle nous avons recueilli des informations personnelles ou un représentant autorisé, qui peuvent inclure votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et/ou votre adresse postale.
Les résidents californiens ont le droit de demander et d’obtenir certaines informations sur la divulgation de certaines catégories de données personnelles à des tiers à leurs propres fins de marketing direct. Les demandes peuvent être envoyées à privacy@wework.com.
Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la présente Politique, contactez-nous à l’adresse suivante : privacy@wework.com.
Si vous souhaitez nous contacter par e-mail, consultez la liste générale de nos entités en haut de la présente Politique pour obtenir les coordonnées du responsable du traitement des données de votre juridiction.
Si vous résidez à Singapour et si vous avez des questions, veuillez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante : DPO.Singapore@wework.com.
Si vous résidez en Inde, vous pouvez soumettre vos questions auprès du Responsable des griefs à l’adresse suivante : privacy@wework.com.
Si vous êtes basé dans une juridiction où la loi exige que WeWork dispose d’un Délégué à la protection des données, veuillez envoyer votre demande à privacy@wework.com
WeWork traitera vos questions et tentera de résoudre tout problème de confidentialité rapidement.