Ocho tendencias en espacio de trabajo flexible de líderes inmobiliarios

Colliers, WeWork, Microsoft y EY comparten las estrategias y tecnologías que tendrán un impacto en el espacio flexible

Colliers publicó recientemente su anticipado informe sobre espacios de trabajo flexibles de 2020 en EE. UU. (U.S. Flexible Workspace Report), que refleja importantes tendencias en el mercado en cuanto al papel del trabajo en remoto hoy en día, la forma en la que el espacio de trabajo flexible puede encajar en las estrategias de la cartera inmobiliaria de cara al futuro, y el modo en el que la tecnología puede influir en el futuro del espacio flexible. 

Francesco De Camilli, vicepresidente de espacios de trabajo flexibles de Colliers, se reunió con el director ejecutivo de WeWork Sandeep Mathrani, el vicepresidente de bienes inmobiliarios globales y de seguridad de Microsoft Michael Ford y el líder en temas inmobiliarios para las Américas de Ernst & Young David Kamen para hablar sobre los resultados del informe de Colliers y sus predicciones personales sobre el futuro del espacio de trabajo flexible. 

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La demanda de espacio de trabajo flexible ha cambiado drásticamente en los últimos 18 meses

Colliers determinó que en la primera mitad de 2019, la demanda de espacio de trabajo flexible había aumentado aproximadamente un 20,5 por ciento con respecto a 2018 en los 28 principales mercados metropolitanos de los Estados Unidos. En la primera mitad de 2020, el crecimiento seguía siendo superior al del año anterior, pero tan solo un 1,6 por ciento. Es innegable que el COVID-19 ha afectado significativamente a esta ralentización. Se ha hablado mucho recientemente sobre qué ocurrirá en los próximos seis meses y sobre cómo un repunte en la demanda de espacio de trabajo flexible en los suburbios podría afectar al crecimiento.

Para obtener más información sobre el inventario suburbano, Colliers examinó el crecimiento del inventario durante un periodo de 21 meses (entre el cuarto trimestre de 2018 y el segundo trimestre de 2020). Calcularon que en el segundo trimestre de este año se contaba con aproximadamente 1,99 millones de metros cuadrados (21,4 millones de pies cuadrados) de espacio de trabajo flexible en los suburbios en comparación con los 3,85 millones de metros cuadrados (41,1 millones de pies cuadrados) de espacio de trabajo flexible del mercado del distrito central de negocios. En los suburbios podemos encontrar aproximadamente el 50 por ciento del inventario de los distritos centrales de negocios, pero muchos esperan que esto cambie drásticamente en los próximos 18 meses a medida que los suburbios con menor densidad reciban una cuota desproporcionada de nueva demanda. 

Una mayoría de los ocupantes cree que la vuelta al trabajo impulsará la demanda de espacio de trabajo flexible

El espacio de trabajo flexible sigue siendo una parte mínima del mercado general de espacio de oficina en los Estados Unidos (solo el 1,5 por ciento). Pero muchos creen que existen grandes oportunidades para los operadores inmobiliarios, ya que las empresas están viendo cómo regresar al trabajo después del COVID-19. En una encuesta que Colliers realizó a miles de sus ocupantes en todo el mundo, un tercio de los encuestados predijo que no habría más demanda de espacio flexible en el futuro; el 20 por ciento de los encuestados estaba seguro de que la demanda aumentaría; y otro 40 por ciento creía que posiblemente habría más demanda. En otras palabras, la mayoría de los ocupantes anticipaba un repunte. 

WeWork 725 Ponce en Atlanta.

En la misma encuesta, Colliers preguntó a los encuestados con qué frecuencia trabajaban desde casa antes del COVID-19 y con qué frecuencia les gustaría trabajar desde casa después del COVID-19. El cincuenta y ocho por ciento de los encuestados no había trabajado nunca desde casa antes del COVID-19. Pero el 43 por ciento de ellos quiere trabajar desde casa al menos dos o tres días por semana después del COVID-19. Se trata de un cambio drástico y hay algunas empresas que se inclinan hacia estrategias de trabajo en remoto como parte del nuevo modelo, siendo Microsoft es una de ellas. 

La mayoría de los empleados desea compaginar el trabajo en remoto con el trabajo en la oficina

Según Michael Ford de Microsoft, aproximadamente el 5 por ciento de los empleados de Microsoft trabajaba desde casa habitualmente antes de la pandemia. La empresa prevé que ahora esa cifra pueda alcanzar hasta el 20 por ciento. No obstante, ha averiguado que la mayoría de los empleados de Microsoft quiere regresar a la oficina. Entre el 80 y el 85 por ciento de los empleados respondió que quería trabajar en la oficina más de tres días por semana. Pero eso no significa la vuelta del espacio de oficina tal y como lo conocíamos. 

Después del COVID-19, los empleados de Microsoft esperan mayor flexibilidad en tres áreas: 

  1. Lugar de trabajo: ¿están trabajando en casa, en una ubicación de Microsoft o en un espacio flexible? 
  2. Horario de trabajo: si no están trabajando en un espacio de oficina tradicional de 9 a 5 todos los días, y siguen haciendo su trabajo, ¿importa en realidad cuándotrabajan? 
  3. Ubicaciones de oficinas mundiales: como empresa internacional, esto sigue siendo importante. 

Todos estos factores influyen en la estrategia de la cartera inmobiliaria internacional de Microsoft de cara al futuro, dado que la empresa desea crear una cartera flexible que pueda adaptar al empleado y no al revés.

Para ello, el equipo de Microsoft está trasladando todo lo aprendido en materia de salud y seguridad del COVID-19 para crear un ambiente seguro y productivo. Esto incluye reducir la densidad de las oficinas y seguir normas de distanciamiento social en toda la cartera de la empresa. 

La empresa también amplió su cartera, y lo hizo o bien en su propio espacio o mediante espacio arrendado, para incluir espacios de trabajo flexibles que ofrecen áreas donde concentrarse, espacios comunes o sin asignar, y salas de reuniones que pueden reservarse cuando los equipos tienen que acudir a la oficina para colaborar. Microsoft ya ha demostrado que las personas pueden trabajar remotamente y seguir siendo productivas, pero la empresa quiere ofrecer a sus empleados una serie de opciones en función de sus necesidades.   

Los espacios flexibles tienen más sentido desde el punto de vista financiero para las empresas

Sandeep Mathrani, director ejecutivo de WeWork, señaló que la capacidad de los espacios de oficina antes de la pandemia era de aproximadamente el 60 por ciento, si bien las empresas o los arrendatarios seguían pagando el 100 por cien de la factura mensual del espacio de oficinas. Muchos empleados no estaban acudiendo regularmente a sus oficinas físicas. Estaban con clientes, viajando para conseguir negocio o trabajando desde casa uno o dos días por semana. Así que, si bien la pandemia ha generado un cambio más notable en el trabajo desde casa, una vez que las empresas vuelvan al trabajo, pueden aprovechar mejor su espacio de trabajo arrendando espacios flexibles que ofrecen a los empleados mayores opciones y que cuestan menos a las empresas. 

WeWork Gav-Yam Negev en Be’er Sheva, Israel.

Mathrani también aclaró que «espacio de oficina flexible» no quiere decir que las personas o empleados compartan espacio con otra persona o estén sentados junto a alguien de otra empresa. De hecho, a día de hoy, más de la mitad de los inquilinos de WeWork son clientes empresariales que están invirtiendo en espacios flexibles y utilizan todo un piso o edificio en función de la cantidad de tiempo y espacio que necesitan. Pueden adaptar sus necesidades de espacio y arrendarlo por tan solo un mes o por hasta un periodo de 10 años.  

Los datos están ayudando a las empresas a tomar decisiones sobre el espacio de trabajo más informadas

David Kamen de Ernst & Young dijo que EY lleva ofreciendo programas de espacios de trabajo flexibles a sus empleados desde hace casi una década. La empresa cuenta con una cantidad enorme de datos que se utilizan para hacer un seguimiento de la presencia en las oficinas todos los días, conocer en qué lugares prefiere reunirse la gente y cuánto tiempo están allí, y ha cambiado su oferta en función de estos hallazgos. Pero los datos anteriores al COVID-19 podrían no predecir con precisión el uso de las oficinas de cara al futuro. El equipo sigue haciendo un seguimiento del uso allí donde puede, pero han comenzado a pensar en que quizás tienen que usar sus datos y la tecnología de otra manera. 

La tecnología está afectando, y aumentando, el uso de espacio flexible

Muchas empresas están usando la tecnología para mejorar la experiencia en la oficina. Microsoft, por ejemplo, ha creado una aplicación llamada My Hub que incluye tecnologías de Microsoft y aplicaciones de terceros para ayudar a los empleados de Microsoft desde el momento en que se despiertan por la mañana hasta que llegan a la oficina y cuando se marchan a casa.

Tal y como Michael Ford explicó, si las personas quieren ir al trabajo en su coche, My Hub ofrece aparcamiento inteligente cuando llegan al campus. Si quieren ir en transporte público, la aplicación indica la mejor hora para coger el autobús. Pueden encargar comida antes de llegar para no tener que hacer cola y esperar, y reservar espacios de trabajo en función de sus necesidades o preferencias. El objetivo de Microsoft es ofrecer a sus empleados la mejor experiencia posible de manera que sientan que tienen la flexibilidad que necesitan para ser creativos e innovadores de cara al futuro.

WeWork también ha incorporado más tecnología para mejorar su flexibilidad y la oferta de productos. Con WeWork All Access, los miembros pueden acceder a cientos de espacios de WeWork en 150 ciudades siempre que quieran y dondequiera que estén. Los particulares pueden pagar una suscripción mensual para reservar espacio desde su teléfono y trabajar en diferentes espacios. Las grandes empresas también pueden pagar para que sus empleados trabajen en cualquier espacio de WeWork, ya sea en su misma calle para evitar los desplazamientos o en la otra punta del mundo si viajan por motivos de trabajo.  

All Access ha recibido una muy buena acogida por parte de las empresas que quieren ofrecer a sus empleados un espacio físico donde puedan ir. Sus oficinas corporativas estarían cerradas, y sus empleados podrían no tener el lugar ideal donde poder trabajar en casa. Podrían vivir en un piso pequeño, no tener espacio de oficina, tener que compaginar las responsabilidades de una familia o ser distraídos por la presencia de sus compañeros de piso. Sin embargo, quieren un lugar donde poder concentrarse y ser productivos. All Access se ha convertido en una magnífica solución para muchas personas.  

Para tener aun más flexibilidad, WeWork On Demand es una aplicación que permite a las personas comprar espacio para trabajar por horas, días, semanas o meses, incluso si no son miembros de WeWork. En estos momentos está disponible en 11 ciudades y en 160 ubicaciones de WeWork en Estados Unidos.

Las empresas están utilizando diferentes modelos para aprovechar el espacio flexible

No se puede aplicar una solución única. En WeWork, Sandeep Mathrani ha visto cómo las empresas adoptan diferentes soluciones. Algunos negocios están buscando la manera de des-densificar la distribución de sus oficinas. Otras grandes corporaciones han renunciado por completo a las sedes centrales y han adoptado el modelo de núcleo y radios. Las empresas tecnológicas más jóvenes, por otro lado, ven el valor de estar juntos y cómo la colaboración conduce a la innovación. Las empresas tecnológicas están aprovechando los espacios flexibles y han vuelto a instalarse para mantenerse por delante de la competencia y adelantarse en la innovación.

No puede ignorarse el impacto que tiene sobre las personas trabajar desde casa

Muchas personas no van solo a la oficina para trabajar, acuden para colaborar o hacer vida social. Si bien se desconoce cuál será el impacto a largo plazo de que las personas trabajen desde casa, muchas personas experimentan aislamiento y están estresadas. Si bien las oficinas están cerradas para evitar la exposición al COVID-19, muchas personas siguen yendo a los bares, gimnasios y restaurantes, y están contrayendo el virus de todos modos. Un lugar de trabajo que prioriza la salud y la seguridad podría ayudar a los empleados a sentirse menos aislados y más conectados.

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