Un espacio de oficina flexible es un tipo de espacio de trabajo diseñado para ofrecer a los empleados diferentes lugares y formas de trabajar. A diferencia de lo que ocurre en las oficinas tradicionales, en las que cada persona cuenta con un escritorio asignado, los trabajadores de un espacio de oficina flexible pueden elegir el área que mejor se adapta al trabajo que están haciendo en ese momento.
Los espacios de trabajo flexibles pueden reorganizarse con facilidad para adaptarlos a los objetivos de negocio en proceso de evolución, así como incrementar o reducir su escala para adaptarse a equipos de diferentes tamaños. Estos tipos de espacios de oficina flexibles suelen diseñarse para ser usados junto con acuerdos laborales flexible, con el fin de ofrecer a los equipos la libertad de trabajar, donde, cuando y como quieran.
¿Qué es el trabajo flexible?
El trabajo flexible es un término que se usa para describir cualquier patrón de trabajo que se sale de las ubicaciones u horarios de oficina tradicionales. Esto puede implicar desde trabajar en diferentes puntos de la misma oficina a hacerlo desde casa o en un escritorio remoto, o bien trabajar a tiempo parcial o con horarios escalonados.
Los trabajadores que no tienen que adaptarse a horarios inflexibles o soportar viajes de ida y vuelta del trabajo en autobuses o trenes abarrotados pueden dedicar más tiempo y energía a trabajar de manera eficiente. Además, suelen estar más satisfechos e incluso ser más productivos que sus compañeros en oficinas estándar. El trabajo flexible ofrece a la gente la oportunidad de trabajar como y donde quiere, lo que permite disfrutar de un mejor equilibrio laboral y personal. Al elegir sus propios horarios, los empleados pueden gestionar mejor situaciones como las citas médicas, dejar y recoger a los niños del colegio, y evitar el tráfico o el transporte público abarrotado de la hora punta.
El trabajo flexible no solo ofrece a los empleados la posibilidad de trabajar de una forma que se adapta a sus necesidades específicas, sino que además permite a las empresas reducir costes y sacar el máximo partido a la distribución de sus oficinas, al maximizar el espacio disponible. Al haber menos personas en la oficina en un momento dado, resulta más fácil crear áreas comunes en las que los equipos pueden reunirse y colaborar de forma espontánea. Los empleados también pueden moverse a una zona tranquila con su portátil para concentrarse en una tarea específica.
Aspectos importantes de un espacio de trabajo flexible
Los espacios de trabajo o de oficina flexibles se adaptan a las necesidades únicas y en constante cambio de una empresa en cualquier momento, por lo que naturalmente cada oficina tendrá un aspecto diferente. A pesar de ello, hay una serie de elementos básicos que encontrarás en la mayoría de espacios flexibles, cada uno de los cuales fomenta la versatilidad y la colaboración.
- Diseños abiertos. Las primeras oficinas de diseño abierto surgieron hace un siglo en Nueva York, aunque el diseño que vemos en la actualidad no comenzó a popularizarse hasta la década de 1960, en un momento en el que los diseñadores de interiores buscaban formas de acomodar de forma eficiente a grandes equipos eliminando las paredes que separaban a los trabajadores. En la actualidad, el concepto de oficina abierta se ha generalizado y es un elemento básico de los espacios de trabajo flexible, al permitir la colaboración sin obstáculos entre diferentes departamentos.
- Zonas tranquilas.Un efecto bien documentado de las oficinas abiertas es el incremento del ruido ambiente. Los espacios de trabajo flexible pueden mitigarlo mediante la inclusión de zonas tranquilas, que ofrecen a los empleados espacios en los que pueden concentrarse sin interrupciones. Este tipo de zonas pueden diseñarse de diferentes maneras: desde espacios abiertos en un rincón tranquilo del edificio hasta cabinas telefónicas privadas e insonorizadas.
- Estaciones de trabajo adaptables. El espacio de oficina flexible suele incluir formatos de estaciones de trabajo no tradicionales. Los escritorios para trabajar de pie en las áreas comunes fomentan la idea de moverse dentro del espacio y usarlo de diferentes maneras. En los puntos más relajados de la oficina, que pueden incluir barras para tomar café y áreas de recepción, incluir sillas cómodas e iluminación natural permite crear espacios flexibles y acogedores en los que la gente querrá quedarse.
- Servicios compartidos.Cuando se trabaja en un único espacio en la oficina, la gente tiende a almacenar las cosas que necesita para realizar sus actividades en torno a sus escritorios. Un espacio flexible centraliza estos recursos y los pone a disposición de cualquier persona que los necesite. Estos elementos compartidos pueden incluir material de oficina, impresoras y aperitivos, así como espacios completos como salas de reuniones o áreas comunes informales.
Beneficios de un espacio de trabajo flexible
Un espacio de trabajo flexible elimina muchas de las barreras a la productividad asociadas a un espacio de trabajo de oficina tradicional. Piensa en un proyecto típico, que suele empezar con una serie de reuniones presenciales informales y breves entre un pequeño grupo de personas, antes de pasar a un debate más estructurado. A continuación, los equipos suelen tener que dividirse en grupos pequeños o trabajar de forma independiente en sus tareas.
En un espacio de trabajo de oficina tradicional, estas fases tienen lugar en la misma ubicación fija, a pesar de que los requisitos en materia de espacio del proyecto pueden cambiar a medida que pase el tiempo. Sin embargo, si se dispone de un espacio de oficina flexible, la gente puede elegir la estación de trabajo que mejor se adapte a la tarea que se esté ejecutando en ese momento. Esto implica trabajar en un portátil en una zona tranquila en la que pueden concentrarse, usar un espacio compartido informal para conectar con el resto de miembros del equipo mientras se toma un café o trabajar en remoto durante uno o dos días por semana. Un espacio de trabajo flexible bien diseñado ofrece a los empleados el espacio que necesitan para rendir al máximo a su manera.
Para los propietarios de empresas, los espacios de trabajo flexibles ofrecen otros beneficios que van más allá de la productividad. Las distribuciones de oficina más adaptables permiten a las empresas en rápida evolución ampliar su presencia durante los periodos de crecimiento y reducirla cuando menos empleados acuden a trabajar de forma presencial a la oficina. Los espacios dinámicos que pueden reconfigurarse con facilidad permiten diseñar distribuciones de oficina con distancia social: un desafío esencial para garantizar la seguridad de los trabajadores a medida que vuelven a la oficina. Las oficinas flexibles también pueden gestionarse con un aforo cercano al 100 % de su capacidad, lo que contribuye a reducir los costes asociados al alquiler.
La importancia de la distribución de la oficina
La pandemia de COVID-19 ha hecho que se vuelva a prestar más atención al diseño y distribución de los espacios públicos. La forma en la que nos movemos por nuestras ciudades ha cambiado. A medida que las restricciones se relajan y volvemos gradualmente a bares, restaurantes, gimnasios y oficinas, la forma en la que usamos los espacios de interior también cambiará.
La mayoría de los lugares de trabajo se han adaptado, siguiendo las directrices en materia de distanciamiento social a la hora de reconfigurar la distribución de los escritorios, mejorar las rutinas de limpieza e implementar nuevos sistemas de dirección única. Los espacios de oficina flexibles ayudan a las empresas a hacer frente a este reto con un nivel de interrupciones mínimo y permiten que los equipos se repartan con facilidad por un espacio más amplio o que trabajen en remoto.
Si pensamos más allá de la pandemia, una buena distribución de oficina es aquella que optimiza la seguridad, la comodidad y la funcionalidad. Un espacio de oficina flexible mejora la productividad al ofrecer a los equipos acceso a los espacios compartidos y a los recursos que necesitan para realizar su trabajo. Cuando los trabajadores cuentan con una distribución de oficina que fomenta la creatividad y que responde a sus necesidades en constante cambio, tanto en el marco de un proyecto como a lo largo de una jornada laboral, pueden cumplir sus objetivos con mayor facilidad.
Cómo implementar un espacio flexible en tu oficina
Crear un espacio de oficina flexible es mucho más que colocar un par de sillas Sacco junto a la máquina de café. También tendrás que fomentar un entorno de trabajo flexible, que promueva la idea de usar las diferentes áreas de la oficina cuando sea necesario. Cambiar el diseño de la oficina es la parte sencilla: modificar la cultura de la oficina es el verdadero reto.
Intenta rediseñar aquellos espacios que suelen estar reservados para un único propósito. La sala de reuniones que solo usas para una reunión mensual puede ser el espacio ideal para un área de trabajo basada en actividades o simplemente para ponerse al día con el correo electrónico en un entorno tranquilo. Las cápsulas para reuniones y un mobiliario cómodo pueden ayudarte a crear zonas tranquilas en oficinas abiertas, sin que sea necesario instalar divisores de habitaciones.
La tecnología desempeña un papel importante en el diseño de oficinas flexibles. Asegúrate de incluir tomas a las que se pueda acceder con facilidad para la carga de dispositivos junto a la mayoría de asientos. Asimismo, despliega una sólida red inalámbrica a la que sea posible conectarse sin problemas desde cualquier punto de la oficina. Estandariza la configuración audiovisual para las presentaciones en las diferentes salas, para que sea posible hacerlas de la manera más sencilla posible en cualquier parte de la oficina.
Somos animales de costumbres. Una empresa necesitará tiempo para adaptarse a una nueva forma de trabajar. Sin embargo, al crear espacios versátiles y mostrar sensibilidad hacia las formas en que tus equipos los utilizan, podrás comenzar a disfrutar de los beneficios que ofrece el diseño de oficina flexible.
WeWork ofrece lugares de trabajo dinámicos, flexibles y con un diseño atractivo que se adaptan a las necesidades de los trabajadores en constante evolución. Descubre cómo WeWork ha reimaginado el futuro del trabajo flexible y explora las posibilidades para transformar la cultura de trabajo de tu empresa.
Steve Hogarty es escritor y periodista, y reside en Londres. Es editor de viajes para el periódico City AM y subdirector de la revista City AM Magazine, donde su trabajo se centra en tecnología, viajes y entretenimiento.
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