A medida que las restricciones de confinamiento por el COVID-19 se relajan y la sociedad regresa a una situación de cierta normalidad, los empleados de todo el mundo están teniendo que adaptarse a una manera completamente diferente de trabajar.
Nuestros espacios de oficina vuelven a cobrar vida, recién diseñados en torno a una serie de reglas de distanciamiento social y estándares de limpieza maximizados. Pasillos familiares forman ahora complejos sistemas de un solo sentido que serpentean en torno al edificio, estaciones de desinfección de manos merodean en cada esquina y las salas de reuniones se sienten de repente mucho más amplias.
Si bien son muchos los que seguirán trabajando desde casa al menos parte del tiempo, muchos empleados están deseando volver a la oficina. Los beneficios del trabajo en remoto son numerosos y variados, pero existen limitaciones en cuanto a lo que puede lograrse mediante una videollamada. Aspectos como colaboración, cultura, innovación y mentoría pueden darse y aflorar cuando los equipos comparten el mismo espacio de trabajo físico.
¿Cómo pueden los negocios garantizar que están haciendo todo lo posible para proteger la salud y la seguridad de sus equipos una vez que estén listos para regresar a la oficina? Cada oficina es diferente, pero hay una serie de adaptaciones que la mayoría de los lugares de trabajo habrá introducido, entre las que se incluyen las siguientes:
- Implementación de pautas de limpieza más exhaustivas y frecuentes
- Colocación de señalización ubicada estratégicamente para guiar a los trabajadores alrededor de la oficina
- Entrega de equipos de desinfección como dispensadores de jabón y toallitas
- Mejora del flujo de aire a través del edificio mediante sistemas de climatización y ventanas
- Obligación de uso de mascarillas cuando no pueda mantenerse el distanciamiento social
Por encima de todo, una serie de directrices sobre el distanciamiento social comunicadas claramente y fáciles de seguir sentarán las bases del nuevo lugar de trabajo. Pero antes de revisar algunas de las maneras con las que puedes empezar a practicar el distanciamiento social en el trabajo, hablemos sobre qué significa realmente el distanciamiento social.
¿Qué es el distanciamiento social?
El distanciamiento social es un conjunto de medidas diseñado para ayudar a prevenir la propagación del COVID-19 limitando el contacto físico entre las personas. Esto se logra principalmente evitando espacios muy concurridos, manteniendo una distancia de al menos dos metros entre las personas y evitando interacciones sociales como abrazos y apretones de mano.
Para potenciar su efectividad a la hora de ralentizar la transmisión de enfermedades, el distanciamiento social se practica junto con otras medidas de prevención como son evitar tocarse los ojos y la boca, utilizar mascarillas en público y lavarse las manos periódicamente con agua y jabón durante 20 o más segundos. Si tu reloj interno no es muy preciso, se trata más o menos del tiempo que se tarda en cantar el cumpleaños feliz dos veces.
¿Por qué es importante el distanciamiento social?
Según los Centros para el Control de Enfermedades (CDC) de los Estados Unidos, el distanciamiento social es una de las medidas más eficaces disponibles que ayuda a reducir la transmisión del COVID-19 a medida que la sociedad sigue reanudando su actividad de manera segura. Los científicos todavía están aprendiendo sobre cómo funciona el coronavirus, pero las investigaciones realizadas por organizaciones de la salud mundiales sugieren que la rápida velocidad a las que se propaga el COVID-19 se debe en parte al comportamiento de las personas que presentan síntomas leves de la enfermedad o ningún síntoma en absoluto.
Estos portadores asintomáticos transmiten el virus en las superficies que tocan y a través de gotitas microscópicas que exhalan al aire. Debido a que se sienten físicamente sanos, hay más probabilidades de que participen en sus actividades sociales habituales, como acudir a casa de sus amigos.
El distanciamiento social es importante no solo porque disminuye el riesgo personal de contraer el virus, sino también porque reduce enormemente las posibilidades de que aquellos que ya están infectados contagien sin darse cuenta el COVID-19 a otra persona a través de la proximidad física. El distanciamiento social es de especial importancia para una minoría de personas que presentan mayor riesgo de enfermar gravemente tras contraer el virus, como las personas mayores o aquellas con afecciones subyacentes, según informan los CDC.
Se está descubriendo constantemente información nueva sobre el COVID-19, pero un aspecto en el que los expertos coinciden es que el distanciamiento social funciona. Muchos factores diferentes contribuyen a la velocidad en la que surgen nuevos casos de COVID-19, pero los expertos, incluidos los CDC concluyen que cuando se aplica correctamente, la práctica del distanciamiento social ha sido una herramienta muy eficaz a la hora de frenar la propagación de la enfermedad.
WeWork ha introducido diversas medidas nuevas para garantizar que tu equipo pueda trabajar en nuestros espacios de coworking en los que se priorizan la salud y la seguridad al tiempo que se cumplen las reglas de distanciamiento social adecuadas. Además de medidas de desinfección mejoradas en todos nuestros edificios, hemos modificado los espacios compartidos para crear zonas de separación mediante asientos escalonados e introducido señalización conductual para guiar a los equipos de manera segura alrededor de sus espacios de trabajo. Muchas de las características clave de WeWork se mantienen y contribuyen a proporcionar un entorno acogedor, entre las que se incluyen espacios de oficinas privadas y rincones de trabajo individuales.
Consejos para mantener la distancia en el trabajo
1. Mantente a una distancia de dos metros de tus compañeros de trabajo
Esta es la regla de oro del distanciamiento social. Siempre que puedas, mantente a una distancia de dos metros de tus compañeros de trabajo. Estas son otras acciones que puedes realizar para mantener esta regla:
- Cambia la costumbre de presentarte con un apretón de manos o un beso
- Redistribuye los escritorios para priorizar el espacio personal; organiza los asientos de manera que no haya dos personas sentadas frente a frente mientras trabajan
- Proporciona a los demás suficiente margen de maniobra durante tus desplazamientos por el edificio
Para ayudar a los equipos a cumplir estas nuevas reglas de distanciamiento social, WeWork ha des-densificado espacios comunes y salas de reuniones para crear más espacio para cada persona. Observarás mejoras como zonas de separación y pegatinas que indican qué asientos pueden ocuparse en los lounges y cocinas, señalización en el suelo para indicar desplazamientos en una sola dirección y reducción de la capacidad en los ascensores.
Animamos a aquellos miembros que están en oficinas privadas a que adapten su espacio de trabajo para cumplir las directrices de distanciamiento social mediante la introducción de elementos físicos, como divisiones transparentes, además de cambios en la organización, como, por ejemplo, modelos de rotación de personal. El personal de WeWork está a tu disposición para asesorarte sobre la mejor manera de rediseñar tu espacio de trabajo.
2. Evita las zonas concurridas
Identifica lugares en el edificio donde las personas suelan congregarse, como comedores, cocinas, vestíbulos y cafeterías, y planifica en torno a ellos o evítalos por completo. Plantéate comer en tu escritorio en lugar de en la zona de comedor comunal y organiza tus descansos para el almuerzo evitando la hora punta de mediodía en el ascensor.
Hemos mantenido las áreas de servicios de los espacios de WeWork lo más abiertas posible. Las salas de juego, las mesas de billar y las cafeterías con barista se limpian periódicamente siguiendo nuevos estándares mejorados, al tiempo que la señalización comunica claramente las directrices de distanciamiento únicas de cada sala así como la capacidad máxima.
3. Celebra las reuniones al aire libre
Intenta reducir la frecuencia de las reuniones presenciales en la medida de lo posible. Si no puedes evitar reunir al equipo en un solo sitio, plantéate celebrar la reunión en otro sitio al aire libre o en una sala de reuniones correctamente adaptada para permitir el distanciamiento social.
En WeWork, hemos configurado todas nuestras salas de reuniones disminuyendo el aforo máximo, retirando sillas y marcando qué asientos deben utilizarse. La aplicación para miembros mostrará las nuevas capacidades de las salas de reuniones, y la señalización en puertas y mesas recordará a los asistentes que deben mantener una distancia saludable mientras utilizan la sala. Muchos edificios de WeWork también ofrecen áreas al aire libre, como terrazas y jardines, con abundante espacio abierto para que nuestros miembros puedan reunirse de manera segura.
4. Utiliza herramientas para videollamadas
Durante estos últimos meses se ha producido un aumento meteórico en el uso de software para videollamadas. A medida que un número cada vez mayor de personas regresa a la oficina, herramientas como Zoom, Google Hangouts Meet y Skype seguirán jugando un papel importante en la manera que tienen los equipos de comunicarse y colaborar, no solo a nivel interno, sino también con clientes con los que en el pasado se reunían personalmente.
Si puedes, utiliza las videollamadas como alternativa a las reuniones presenciales con tus clientes para conectar con compañeros que siguen trabajando en remoto e, incluso, para hablar con compañeros que están trabajando en el mismo edificio. En muchos espacios de WeWork, las cabinas telefónicas seguras son la manera ideal de responder a videollamadas al tiempo que permaneces distanciado socialmente de otros que se encuentran a tu alrededor.
5. Evita compartir artículos como bolígrafos y documentos impresos
Siempre ha sido una buena práctica evitar imprimir cualquier cosa que no vayas a necesitar, pero en estos momentos hay que evitar compartir cualquier artículo físico, como material de papelería y documentos impresos, con el equipo. El COVID-19 no solo puede permanecer sobre superficies duras durante horas e incluso días, sino que, además, a menos que dobles tus impresiones formando aviones de papel, romperás las reglas de distanciamiento social si las entregas en mano.
Esto podría exigir la re-estructuración del flujo de trabajo habitual de tu equipo para eliminar la necesidad de pasarse documentos impresos. Comunica el protocolo nuevo antes de que tu equipo regrese a la oficina y mantente atento ante cualquiera que vuelva, sin darse cuenta, a las viejas costumbres.
6. Si puedes, utiliza las escaleras
Reserva los ascensores para aquellos que más los necesitan y familiarízate con la orientación actualizada de tu edificio sobre su uso. En la mayoría de los casos, la capacidad de los ascensores se habrá reducido en al menos un 50 por ciento, así que cumple el distanciamiento social mientras esperas en el vestíbulo manteniendo una distancia de al menos dos metros entre tú y el resto de los pasajeros. En los vestíbulos de los ascensores y dentro de los ascensores en espacios gestionados por WeWork, las pegatinas en el suelo recordarán las directrices sobre el mantenimiento de una distancia segura.
Si puedes hacerlo, plantéate utilizar las escaleras y tómalo como costumbre. En aquellos lugares donde ha sido posible hacerlo, las escaleras son ahora de una sola dirección, reduciendo enormemente las posibilidades de que te cruces con otro trabajador cuando vas o vienes de tu escritorio. WeWork ha trabajado con arrendadores y administradores de propiedades para implementar nuevas directrices de uso para ascensores y límites de pasajeros.
7. Ten en cuenta la señalización nueva
Al igual que lo que ya ocurre en grandes almacenes y espacios públicos interiores, las oficinas se decorarán con diferentes señales que ayudarán a guiar a las personas alrededor del edificio utilizando un sistema de una sola dirección. Esto podría significar que te pidamos que utilices otro camino para evitar pasar por delante de otros trabajadores en un pasillo, o que tu escalera habitual se haya designado solo para subir o bajar. La cooperación es realmente importante aquí. Cuantas más personas sigan las señales, más eficaz será el sistema.
Esto es a lo que tienes que prestar atención ahora en los espacios de coworking de WeWork. Ahora encontrarás avisos impresos en lounges y pasillos en los que se pueden ver nuevas orientaciones e instrucciones claras sobre prácticas recomendadas. En el suelo y en las paredes verás pegatinas de vinilo que indican sistemas de flujo de tráfico unidireccional, separadas normalmente a una distancia de dos metros para ayudarte a medir la distancia segura. En las áreas comunes y en las salas de reuniones verás pegatinas de colores que crean espacios de división entre los asientos.
8. Pronúnciate si ves algo que no está bien
Muchas de las medidas diseñadas para promover el distanciamiento social en el espacio de trabajo se habrán diseñado antes de que nadie regrese a la oficina, así que podría haber algunas cosas inesperadas que solo serán obvias una vez que las personas vuelvan a usar el espacio.
Si encuentras áreas en la oficina en las que no puedes mantener una distancia social de manera segura, toma nota y habla de ello con tu equipo y el gerente de oficina. Las nuevas distribuciones de oficinas deben poder adaptarse y ser flexibles en función de las necesidades existentes, de manera que cualquier atasco o señalización que cree confusión puedan corregirse fácilmente.
9. Utiliza una mascarilla
Es inevitable que haya lugares y situaciones en los que simplemente no sea posible mantener una distancia de más de dos metros, como, por ejemplo, un pasillo o ascensor de tamaño reducido. En esas situaciones deberás utilizar tu mascarilla y limitar el contacto cara a cara tanto como sea posible.
En WeWork, nuestros equipos de Comunidad y proveedores diarios utilizarán mascarillas y guantes cuando manipulan objetos como alimentos y el correo. Te recomendamos llevar una mascarilla donde quiera que vayas. Pero si has perdido la tuya o te la has olvidado, habla con un miembro del equipo. Podrán proporcionarte una mascarilla desechable de un solo uso.
Cómo elaborar una estrategia de distanciamiento social para tu equipo
Comprender la capacidad habitual de tu oficina es la base de una estrategia de distanciamiento social efectiva. Antes de empezar a mover escritorios, de cambiar distribuciones y de colocar señalización, necesitas tener una idea fiable del número de personas que ocuparán cada parte de la oficina en un momento dado. Una vez que hayas evaluado cuántos trabajadores caben cómodamente en tu oficina respetando las distancias sociales, puedes empezar a diseñar medidas de control de aglomeraciones para ayudarles a desplazarse de manera segura entre diferentes áreas.
Determina quién tiene que estar en la oficina
Ten en cuenta las responsabilidades y preferencias de los empleados para decidir quién puede seguir trabajando en remoto y quién querría regresar a la oficina, ten en cuenta también sus circunstancias personales. Un factor a tener en cuenta es si ellos o algún familiar presentan afecciones que podrían ponerles en una situación de riesgo de enfermedad grave si contrajeran el COVID-19.
Mide todas las áreas de trabajo para evaluar su capacidad
Crear suficiente espacio entre escritorios es un punto de partida importante, pero ten en cuenta que los empleados tendrán que poder mantener la distancia social en el resto de la oficina. Identifica áreas muy transitadas como ascensores y entradas, habitaciones más pequeñas como cocinas y cuartos de baño, así como espacios más pequeños alrededor de impresoras, escáneres y otras instalaciones compartidas donde es probable que se reúna la gente.
Escalona la asistencia agrupando a empleados
Evita tener una oficina llena dividiendo al equipo en uno o más grupos y escalonando su asistencia. Por ejemplo, una mitad del equipo podría trabajar desde la oficina una semana y luego intercambiarse con la otra mitad para trabajar desde casa la siguiente. Esto reduce a la mitad la ocupación en la oficina en un momento dado y des-densifica el espacio, permitiendo que los empleados mantengan la distancia social con mayor facilidad.
Ayuda a los empleados a evitar el transporte público
Tu estrategia de distanciamiento social va más allá de las puertas de la oficina. Dale a tu equipo la flexibilidad de llegar e irse antes o más tarde para evitar las horas punta de viaje. Presta atención a cualquier aviso emitido por las autoridades de transporte locales de tu ciudad e incorpora sus orientaciones a tus políticas. Plantéate también ofrecer incentivos para el uso de formas alternativas de transporte, como vales para bicicletas o crédito para el uso de servicios de transporte compartido.
Sea cual sea la forma en que decidas abordar la estrategia de distanciamiento social, asegúrate de que comunicas claramente el plan y que lo haces con antelación, antes de que nadie regrese a la oficina. La pandemia del coronavirus ha transformado la oficina de maneras que nadie podría haber predicho, y la salud y la seguridad de todos en el lugar de trabajo es ahora, más que nunca, la prioridad principal. Deberás ser flexible y estar preparado para ajustar tu orientación a medida que tu equipo se acostumbre a la nueva manera de trabajar.
Steve Hogarty es escritor y periodista, y reside en Londres. Es editor de viajes para el periódico City AM y subdirector de la revista City AM Magazine, donde su trabajo se centra en tecnología, viajes y entretenimiento.
