So entwickelst du eine Hybridstrategie, die zu deinem Unternehmen passt

Da der Übergang zu virtuellen und hybriden Arbeitsmodellen durch COVID-19 beschleunigt wurde, denken derzeit Unternehmen auf der ganzen Welt und aus allen Branchen darüber nach, wie sich die Zukunft der Arbeitswelt neu gestalten lässt. Sie erkunden dabei, was sich in den vergangenen 18 Monaten bewährt hat und was nicht, und überlegen, wie sie hybride Strategien entwickeln können, die auf Dauer tragfähig sind.

Die von Colliers Anfang 2021 durchgeführte Umfrage sollte ein besseres Verständnis der Präferenzen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern in Bezug auf Arbeitsformen ermöglichen und veranschaulichen, wie diese sich mit hybriden Modellen vereinbaren lassen. Bisher hat Colliers mehr als 9.400 Führungskräfte und Mitarbeiter aus verschiedenen Branchen und Regionen in den USA befragt.

Dieser Artikel fasst die wichtigsten Erkenntnisse der Umfrage zusammen und legt dar, wie es Unternehmen gelingen kann, von einem Einheitsmodell auf eine hybride Strategie umzustellen, die zu ihrer ganz individuellen Organisationsform und ihren einzigartigen Mitarbeitern passt.

Hybride Arbeitsmodelle im Trend: Was Mitarbeiter und Management über die Zukunft der Arbeit denken

Bei den Untersuchungen von Colliers haben sich drei Haupttrends herauskristallisiert, die widerspiegeln, wie sich die Wahrnehmung von virtuellen und hybriden Arbeitsweisen seit dem Ausbruch der Pandemie bis heute verändert hat.

1. Es gibt immer mehr Mitarbeiter, die virtuell arbeiten möchten.

Laut der Umfrage sank der Prozentsatz der Personen, die angaben, dass sie nie von zu Hause aus arbeiten würden, von fast der Hälfte (47 %) auf nur 6 %.

2. Mehr als die Hälfte der befragten Angestellten und Manager gaben an, dass die Mitarbeiterproduktivität gestiegen bzw. deutlich gestiegen sei, seit sie virtuell arbeiten.

Außerdem begrüßt auch das Management es mehrheitlich, wenn die Mitglieder ihres Teams häufig oder den Großteil ihrer Zeit virtuell arbeiten.

3. Viele Tätigkeiten können genauso gut virtuell wie vor Ort im Büro erledigt werden.

Die Zusammenarbeit mit Kollegen stellt in dieser Beziehung einen Sonderfall dar: Beinahe 40 % der befragten Personen waren der Meinung, dass diese sich entweder weitaus besser oder zumindest etwas besser vor Ort als bei einem virtuellen Arbeitsmodell gestalten lässt.

Welches hybride Arbeitsplatzmodell ist das richtige für dein Unternehmen?

„Hybrid“ wird oft etwas undifferenziert als Sammelbegriff verwendet. Der Begriff der hybriden Arbeit wird von Unternehmen zu Unternehmen teils stark unterschiedlich mit Inhalt gefüllt und kann für einen Arbeitgeber etwas völlig anderes bedeuten als für seine Mitarbeiter. 

Es gibt zwar kein einheitliches Hybridmodell, das für alle Unternehmen passt, aber es haben sich drei verschiedene Arten von Hybrid-Arbeitsplatzmodellen herauskristallisiert, die derzeit von mittleren bis großen Unternehmen genutzt werden. Hier das Wichtigste zu jedem dieser Modelle.

Nr. 1 – Maximale Flexibilität: Remote hat Priorität, individuelle Wahlmöglichkeit

• Mitarbeiter können spontan entscheiden, wo sie arbeiten möchten
• Es gibt keinen festgelegten Rhythmus oder Zeitplan, wann Mitarbeiter wo anwesend sein müssen
• Die Entscheidung über Arbeitszeit/Arbeitsort wird individuell getroffen
• Hohe Flexibilität

Nr. 2 – Kerntage-Modell: Office-First-Strategie

• Alle Mitarbeiter verbringen einen gewissen Teil ihrer Arbeitszeit im Büro, Meetings werden durch Absprache innerhalb des Teams geplant
• Der Rest der Woche kann flexibel eingeteilt werden
• Die Entscheidung über Arbeitszeit/Arbeitsort wird im Team getroffen
• Gewisse Flexibilität

Nr. 3 – Geringste Flexibilität: Top-down-Ansatz

• Die Mitarbeiter müssen an festen Tagen im Büro erscheinen
• Diese Strategie sorgt für die Einhaltung der personellen Belegung
• Die Entscheidung über Arbeitszeit/Arbeitsort wird vom Vorgesetzten getroffen
• Keine Flexibilität

Will Burchfield, Head of Flex Workspace Consulting bei Colliers, hat Nutzer zu allen Spielarten der oben erwähnten Hybridlösungen beraten. Ein wichtiger Erfolgsfaktor besteht darin, Test und Wiederholung als Teil des Prozesses zu akzeptieren und bereit zu sein, strategische Veränderungen vorzunehmen, wenn sich die gewünschten Ergebnisse zu Anfang nicht einstellen. Damit Hybrid-Strategien funktionieren können, müssen Mitarbeiter und Vorgesetzte sich darüber im Klaren sein, was sie voneinander erwarten. Es empfiehlt sich, mit Abstand und Ruhe darüber nachzudenken, was von Mitarbeitern und Vorgesetzten erwartet wird. Danach sollte sichergestellt werden, dass alle Beteiligten von denselben Voraussetzungen ausgehen.

Neun Tipps für eine erfolgreiche Strategie für hybride Arbeitsplätze

Wenn Unternehmen anfangen, mit neuen Hybridmodellen zu experimentieren, ist eine gewisse Bereitschaft, die Dinge wieder und wieder zu testen und Veränderungen anzunehmen, von entscheidender Bedeutung.

Darüber hinaus sollten Unternehmen auf Schlüsseldaten achten, z. B. auf schwankende Mitarbeiterbindung. Letztendlich ist das Gefühl der Mitarbeiter einer der wichtigsten Grundvoraussetzungen für den Erfolg.

Zusätzlich zu diesen Schritten empfehlen die Experten von Colliers, auch die folgenden Ansätze zu nutzen, damit aus dem neuen hybriden Arbeitsplatzmodell ein Erfolg wird:

1. Nutze Umfragen und Fokusgruppen, um die Bedürfnisse deines Unternehmens besser verstehen zu lernen, und setze die gewonnenen Erkenntnisse in die Praxis um.
2. Überdenke und definiere die Funktion des Büros neu. Achte darauf, dass die Räumlichkeiten für hochwertige Aktivitäten wie Innovation und gemeinsame Kreation ausgelegt sind, gleichzeitig jedoch auch die Bedürfnisse derjenigen berücksichtigt werden, die virtuell teilnehmen.
3. Schaffe gewisse Normen für dein Team. Überlege dir, welche Momente wichtig sind, lege fest, bei welchen Meetings oder Veranstaltungen das Team persönlich zusammenzukommen sollte, und setze Prioritäten, wer wann wo sein sollte.
4. Lege klar und deutlich fest, was von Mitarbeitern und Führungskräften erwartet wird.
5. Biete Schulungen für Führungskräfte an, in denen es darum geht, wie Mitarbeiter in hybriden Arbeitsumgebungen effektiver arbeiten können.
6. Investiere in Technologie, die unterschiedliche Kommunikationsstile ermöglicht, und lege Kommunikationsprotokolle fest, die eine virtuelle Arbeitsumgebung unterstützen.
7. Lege spezifische Ziele dazu fest, wie die Räumlichkeiten genutzt werden sollen, damit du den Erfolg messen kannst.
8. Verfolge die Motivationswerte deiner Mitarbeiter und andere Datenpunkte, wie z. B. Kennzahlen zu Anwesenheit und Raumnutzung (z. B. die in Konferenzräumen verbrachten Stunden), um die Auswirkungen deiner Bemühungen zu messen und sicherzustellen, dass die Annahmen über die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter auch wirklich mit ihrem tatsächlichen Verhalten und ihren Aktivitäten übereinstimmen.
9. Stelle dich auf einen ständigen Wechsel aus Testen, Lernen und Weiterentwickeln ein.

Die hier vorgestellten Ansätze – z. B. das regelmäßige Gespräch mit deinen Mitarbeitern, die laufende Kontrolle von Personal-KPIs (z. B. zur Mitarbeiterbindung) und die klare und rechtzeitige Kommunikation von veränderten Erwartungen – werden umso wichtiger, als COVID-19-Varianten und erneute Ausbrüche weiterhin zu Unsicherheiten in unserem Arbeitsumfeld und den übrigen gesellschaftlichen Bereichen führen werden.

Ryne Raymond ist Vice President des Bereichs Arbeitsplatzberatung bei Colliers. Charlotte Timms ist Senior Director bei Colliers. Mary Kearl besitzt einen BA in Journalismus von der NYU sowie einen MBA in Marketing der Baruch College Zicklin School of Business. Sie ist Autorin und Marketingexpertin und hat mit Dutzenden der weltweit renommiertesten Marken und Publikationen zusammengearbeitet, darunter Adobe, Pinterest, Zillow, Target, HuffPost, Business Insider und viele mehr.