基于活动的工作基本指南

今天的员工渴望更灵活、更自主以及有能力选择工作时间和工作地点。了解基于活动的工作如何帮助员工和雇主

空间是促进参与、激发创新、提高生产力的有力工具。但是,最佳空间到底是什么样的呢?在空间科学中,我们将探讨目标设计学将工作环境转变为整体体验的过程。

由于科技的发展,传统的一人一张办公桌的工作模式正在不断受到冲击。取而代之的是:有各种空间类型的工作场所,从类似客厅的休息室,具有可写表面用于头脑风暴的协作区域,到可以用于打私人电话的电话间。欢迎拥抱基于活动的工作。

这就是基于活动的工作 (ABW)

基于活动的工作是一种工作风格,允许员工根据他们所做工作的性质,从各种各样的地点中进行选择,并结合工作场所体验,使他们能够全天使用这些空间。其理念是,当员工有合适的空间来完成他们需要完成的任务时,他们会更有效率。想想看:今天,从电视节目到食物,从音乐到旅行,一切都可以“按需”提供。办公空间不也应如此吗?要迈向未来的工作环境,办公空间本身应该被视为活的、会呼吸的有机体,以适应员工的需求。 

ABW 的四个定义要素

ABW 并不仅仅是在工作场所增添一些沙发和电话间。要使 ABW 在公司扎根,必须具备四个要素:设计、感官体验、行为强化和迭代学习。

  1. 设计。ABW 办公空间在一个屋顶下设计了多种不同的空间类型。 需要一个空间专心致志地工作?在书房里找一张桌子,每个人在那里都可以在他们需要或想要的时候安静地集中注意力。必须在一间大的会议室里召开客户会议?立即为您的团队预订一间。想和团队一起吃个午餐?把他们集中在一个餐厅式的隔间里。给同事打个简短的电话怎么样?去电话间吧。无论是什么活动,都有相应的空间类型等着您。

  2. 感官体验。ABW 空间需要为员工提供一些明示或暗示来说明如何使用空间。无论他们从事的工作是需要高能量空间还是低能量空间,员工都应该能够轻松判断当下哪个空间适合他们。WeWork 办公空间的厨房区就是高能量空间的一个例子。一走进去,您就能闻到鲜煮咖啡的味道,听到扬声器里播放的音乐,还能感受到空间里其他人的能量。这些元素吸引着人们进来,让他们觉得倒杯咖啡和与同事聊几句是受欢迎的。而在能量谱的另一端,WeWork 纽约总部的书房从您走进来的那一刻起就是安静的,这为您提供了足够的精神空间,可让您专注于下一个演讲或设计项目。通过这种方式,不同的环境元素提供了独特的线索,并作为物理设计的一个附加特性,从内在分享如何以不同的方式使用每个空间。

  3. 行为强化。通过最佳的 ABW 设计和感官暗示,当人们意识到空间的期望时,空间本身的效果最好:在书房里保持安静,使用电话间打电话,随身携带个人物品以允许他人使用这个空间,并感到自己被团队和领导赋予了权力,可以根据自己的需要和手头的工作来使用这个空间。如果团队领导不允许下属离开办公桌,那么再多的免费咖啡也无法让他们在厨房开会。 

  4. 迭代学习。当公司领导完全接受思维方式的改变,并结合不断发展的工作场所的设计、行为和程序设计时,员工才真正有权采用新的工作方式,如 ABW。当领导者致力于通过定性和定量数据创建反馈循环,并实施这些调查结果来改进办公空间时,他们就在助力确保 ABW 空间的成功。

基于活动的工作的起源 

虽然 ABW 与我们的按需文化是天生一对,但这个概念并不新鲜。这一切都正式开始于美国建筑师 Robert Luchetti。1983年,他与其他人共同发明了为各种办公室任务(如打字或主持会议)创建“活动地点”的想法。虽然 ABW 在当时的美国并不十分流行,但像澳大利亚、丹麦、荷兰和瑞典这样的国家很容易就接受了它。

“基于活动的工作”一词是荷兰顾问 Erik Veldhoen (Veldhoen + Co) 在其《工作的艺术》(The Art of Working) 一书中创造的,另外他还著有《办公室的消亡》(The Demise of the Office) 一书。20 世纪 90 年代,Veldhoen + Co. 与荷兰最大的保险公司之一 Interpolis 合作,在他们的办公室里实行基于活动的工作方式。在了解到这种新方式给员工带来了实实在在的灵活性和自由度之后,Interpolis 不断前进:他们摆脱了固定的办公桌,鼓励经理们给员工完全的自主权,让他们选择工作的时间、地点和时长。

新的 Interpolis 办公空间的灵活性渗入了公司的文化之中。员工们不必每天打卡上下班,也不用感受因为整天坐在或站在同一个地方而带来的压力。该公司的座右铭是:“只要工作完成就好。”

“今天最有效的管理风格建立在信任和自主而非命令和控制之上。而物理空间可以强化或抵触这些努力,”我的同事,WeWork 应用研究和 cultureOS 高级负责人 Claire Rowell 说道,“举个例子,如果员工对整天定在一个位置感觉到有压力,他们可能会疑惑‘老板是根据我的表现还是我存在于办公室来评价我?’” 

这种工作方式与传统工作场所截然不同。“传统”对某些人来说是格子间,而对其他人来说,它可能意味着开放式办公桌,但无论如何,它都意味着“缺乏灵活性”。Rowell 指出,“传统的办公室布局已经失去了意义。当公司授权员工在他们想要的时间、地点和方式工作时,他们就会有最佳表现。”

CBRE 2018 年美国占用者调查 (Americas Occupier Survey 2018) 显示,这就是为什么 45% 的房地产高管预计会搬到以活动为基础的办公空间,以提高员工的工作效率和未来的设计灵活性。

从传统方式到 ABW 需要改变思维方式

ABW 向公司领导者提出了一个具有挑战性的问题:“无论职位和专业技能如何,人们到底需要什么?”然后,他们需要信任员工,并授权员工使用任何其认为合适的空间,只要其需要。要做到这一点,许多公司需要改变文化观念。

“我们最大的障碍是让人们摆脱他们一直以来的传统工作文化思维模式。”AECOM 高级副总裁兼全球房地产负责人 Luigi Sciabarrasi 说道。AECOM 是一家为政府、企业和组织设计、建造、融资和运营基础设施资产的跨国公司。 

让每个人都适应新的工作方式或投入任何灵活的工作环境中,这需要将教育、IT 投资和员工投入相结合。AECOM 使用项目前调查来了解员工的工作方式,以及需要和缺少哪些工具,以便持续倾听并改进他们的产品。

同时改变思维方式和空间设计的力量

对于 ABW,转变观念是改变的关键。因此,适应不断变化的工作环境的责任主要落在了空间内的人身上。然而,重要的是要注意到,未来工作场所的成功取决于人与空间的平衡,同时适应和发展。机会在于将空间视为灵活、灵活和可适应的,而不是静态的或一成不变的。

这种思维也与房地产的未来相似。“在无法预计三年以上员工人数计划的情况下,为什么要签一个长达 15 年的传统租约呢?”WeWork 全球房地产咨询负责人 John Lewis 问道。“通过拥抱灵活性,WeWork 正在颠覆传统模式。我们将房地产视为一种流动资产,而非固定资产。”

在过去,面对多种传统的房地产选择,重点通常放在新工作区的前端设计、建设和物流方面。一旦公司签约并入驻,在较为传统的模式下,任何改变(无论是租赁期限还是空间本身的设计)都不容易实施。讽刺的是,只有在员工入驻之后才有可能了解空间的设计和功能对其的影响。在传统模式下,要在不妨碍正常业务的情况下完全实施设计变更可能需要 10 年甚至 20 年的时间。

在房地产体验设计水平这两方面拥抱和利用变化的能力有可能重构公司看待其工作场所的核心观念。换句话说,我们正越来越接近一个以人为中心的员工工作场所,同时也为公司效益带来好处。这是一个双赢的局面。

未来的工作环境是灵活的,且以人为中心

如果运用得当,ABW 可为员工和雇主提供一种提高工作效率和生产力的方法,并展示其灵活性和适应性。人才正变得比以往任何时候都更加全球化和流动化,工作场所要适应并跟随这种趋势一起发展,这一点非常重要。

对于我们 WeWork 团队来说,ABW 是一个令人兴奋的机会。它使我们能够将空间、设计和研究的力量结合起来,继续推进,挖掘世界各地工作场所的人们的基本需求背后的更深层次的真相。现在,我们把让每个人都能更好地工作视为我们的责任。

Corinne Murray 是 WeWork 基于活动的工作和变更专家,她负责开发和测试新概念,为同事和客户释放更大的潜力并提供更好的体验。Corinne 具有宗教哲学背景,她致力于理解和促进空间、设计、人和文化之间关系的演变。在加入 WeWork 之前,Corinne 曾在 GenslerAmerican ExpressCBRE 帮助宣传人员和制度。

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