Ba bí quyết để xây dựng một văn phòng truyền cảm hứng sáng tạo

Tốt hơn, nhanh hơn, mạnh hơn: Đó là lý do tại sao những công ty thành công nhất phải tránh những không gian văn phòng bất biến khi hướng đến sự đổi mới

Không gian là một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy tương tác, truyền cảm hứng sáng tạo và nâng cao năng suất. Nhưng thế nào là một không gian tối ưu? Tại Science of Space, chúng tôi khám phá cách mà khoa học thiết kế có chủ ý biến bất cứ môi trường làm việc nào trở thành một trải nghiệm toàn diện.

Có rất nhiều áp lực đối với các doanh nghiệp để đổi mới so với các đối thủ cạnh tranh. Khả năng đi trước hai (hoặc 10) bước trước đối thủ cho phép đạt mức lợi nhuận tối ưu.

Con đường dẫn đến sự đổi mới dường như rất đơn giản: Bắt đầu bằng việc thuê những người tài năng nhất để nghĩ ra những giải pháp mới lạ và độc đáo; đưa vào thực tiễn; học hỏi và lặp lại. Nhưng trong thế giới ngày nay, mọi chuyện không kết thúc ở đó.

Việc thuê những tài năng hàng đầu và sau đó yêu cầu họ làm việc tốt nhất có thể trong một môi trường văn phòng chưa được tối ưu là một công thức thảm họa. Bạn đã từng trải nghiệm (hoặc có thể là đang trải nghiệm ngay bây giờ) một môi trường khiến bạn nghĩ đến một bộ phim Không gian văn phòng hơn là một siêu trung tâm sáng tạo chưa?

Các công ty sáng tạo nhất thế giới luôn tối ưu hóa mọi khía cạnh kinh doanh của họ—bao gồm cả không gian làm việc thực tế.

Khả năng suy nghĩ sáng tạo, tưởng tượng các trường hợp có thể xảy ra, kết nối những liên hệ để thúc đẩy kinh doanh trong tương lai có vẻ như bất khả thi khi bạn dành cả ngày trong văn phòng không có cửa sổ hay ánh sáng tự nhiên. Hoặc khi bạn cảm thấy mình bị xiềng xích vào bàn làm việc. Một không gian làm việc thực tế buồn chán có thể cản trở ngay cả những người tài năng nhất nghĩ về các ý tưởng lớn tiếp theo của họ.

Vậy, các nhà lãnh đạo nên tạo tiền đề đổi mới cho không gian làm việc như thế nào? Là một phần của nhóm chiến lược nơi làm việc WeWork, chúng tôi đã dành nhiều thời gian để tối ưu hóa trải nghiệm nơi làm việc để nhân viên có thể làm việc một cách tốt nhất. Dưới đây là ba cách bạn có thể cân nhắc cho không gian làm việc để khuyến khích sự đổi mới cho đội ngũ của bạn.

1. Tạo không gian làm việc "tự do truy cập"

Khi các nhóm được giao nhiệm vụ sáng tạo, luôn có một kỳ vọng rằng các nhân viên sẽ nhanh chóng mường tượng, tạo mẫu và thử nghiệm mọi thứ—vậy phải chăng không gian làm việc của họ cũng nên linh hoạt hơn? Nói cách khác, liệu nhân viên có nên được ủy quyền để "tự do truy cập" thiết lập văn phòng thông thường không?

Điều đó nghĩa là gì? Từ bàn làm việc đến ghế ngồi, sofa hay bàn, nhân viên nên được phép nhào nặn không gian làm việc của họ thành những gì họ cần, hơn là những gì người chủ của họ có thể đã hình dung ban đầu. Ví dụ, WeWork đã đảm bảo một số đồ nội thất của chúng tôi có thể được di chuyển bằng cách thêm tay cầm và các tín hiệu thị giác khác. Nhân viên có thể định cấu hình không gian cho nhu cầu của họ, cho dù đó là một nhóm động não lớn hay một nơi thoải mái để làm việc một mình. Về bản chất, chúng tôi nghĩ về không gian làm việc như "phần mềm", hoặc sở hữu khả năng cập nhật theo yêu cầu, thay vì "phần cứng", tĩnh và cố định. Nhân viên nên được khuyến khích tạo ra một môi trường mà họ cảm thấy thoải mái và được truyền cảm hứng—giống như cảm giác của một ngôi nhà dân bình thường.

Một ví dụ tuyệt vời về điều này xuất phát từ chuyến thăm gần đây của tôi đến IDEO, một công ty tư vấn và thiết kế quốc tế được thành lập tại Palo Alto, California. Triết lý của họ là không gian làm việc "tự do truy cập" giúp công việc của nhân viên trở nên chính xác và mang tính trải nghiệm. Chẳng hạn, khi tưởng tượng có một bức tường trong một không gian nhất định, các nhân viên IDEO đã dựng bìa cứng làm tường và thử nghiệm các cách sắp xếp khác nhau để xem hành vi sẽ thay đổi thế nào trong không gian như vậy.

Kết quả của tất cả các thử nghiệm không gian tự do này là gì? Một môi trường không gian làm việc mà mọi người nhiệt tình chia sẻ ý tưởng và giải quyết vấn đề. Hơn nữa, các nhân viên trong không gian tự do có thể thoải mái bày tỏ ý tưởng và ý kiến mà không bị trừng phạt; nói cách khác, các nhân viên cảm thấy an toàn về mặt tâm lý để thể hiện bản thân

Tâm lý an toàn quan trọng như thế nào? Trong nghiên cứu sự năng động của các nhóm hiệu suất cao, bộ phận nghiệp vụ của Google đã xác định an toàn tâm lý là yếu tố quan trọng đầu tiên trong số năm thành phần cần thiết. Không còn lo lắng về hậu quả khi thử một thứ gì đó mới khiến nhân viên cảm thấy được trao quyền để chấp nhận rủi ro, thảo luận thẳng thắn và động não các giải pháp sáng tạo. Đối với họ, thất bại là một kinh nghiệm và đối mặt với các vấn đề dẫn đến kết quả tích cực. Tất cả điều này có thể được bồi dưỡng và khuyến khích bởi không gian làm việc phù hợp. 

Uống cà phê là một nghi thức phổ biến tại WeWork ở Bogotá, Colombia .

2. Xây dựng một văn hóa độc đáo với các nghi lễ

Tất cả các công ty đều có các nghi thức—từ các thói quen hàng ngày (uống cà phê, uống trà) đến các nghi lễ lớn, không thường xuyên như các cuộc họp thường niên và các bữa tiệc hưu trí. Chúng là những hành động đơn giản giúp kết nối chúng ta với chính mình, với nơi chốn và khoảnh khắc hiện tại. Nhưng bạn có biết rằng các nghi thức tại không gian làm việc cũng có thể ảnh hưởng đến nhân viên khi liên quan đến sự đổi mới?

Nhân viên được khuyến khích và trao quyền để bắt đầu các hoạt động cụ thể trong môi trường làm việc có xu hướng tăng cường sự gắn kết với nhóm. Về bản chất, các nghi thức tạo ra một danh tính chung giữa người với người. Ví dụ, các huấn luyện viên thể thao thành công thường sử dụng các nghi thức để xây dựng mối liên hệ giữa các thành viên trong đội.

Điều quan trọng cần lưu ý là sự khác biệt giữa một nghi thức tiêu chuẩn và những nghi thức được thiết kế để khuyến khích sáng tạo. Ví dụ, tại WeWork, chúng tôi không chỉ phục vụ cà phê tươi hàng ngày; chúng tôi còn làm vậy trong một phòng bếp được thiết kế như một "trung tâm trọng lực"—nơi mà mọi người muốn tự nhiên tụ tập, trò chuyện và chia sẻ ý tưởng. Chúng tôi không chỉ có một khu vực tiếp tân; chúng tôi có cả một nhóm cộng đồng có nhiệm vụ đảm bảo các nhân viên cảm thấy đang được chăm sóc. Và vào thứ Hai, bữa tối của nhóm chúng tôi không chỉ là về thức ăn—mà còn là gặp nhau sau ngày nghỉ cuối tuần để kết nối và thảo luận về tuần tới. Tất cả những nghi thức này góp phần làm cho nhân viên cảm thấy họ là một phần của cộng đồng, điều này giúp họ cảm thấy đủ an toàn để sáng tạo.

Về bản chất, thiết kế không gian làm việc có thể giúp tạo ra những nghi thức đó, nhưng chính lớp kết nối đó mới thực sự củng cố các hoạt động hàng ngày với những ký ức tích cực. Ngày qua ngày, những nghi thức này kích thích cảm xúc và giảm lo lắng, đồng thời tăng cảm giác thân thuộc và tạo môi trường phù hợp cho sự đổi mới. 

3. Thêm yếu tố vui chơi

Kết hợp sự vui tươi vào mọi thứ chúng ta làm là điều cần thiết trong việc phát triển tính linh hoạt mà bộ não cần để tiếp cận sự đổi mới và sáng tạo (điều này sẽ giảm đi đáng kể khi chúng ta già đi). Theo Bác sĩ Stuart Brown và Christopher Vaughan, những tác giả của cuốn Play: How It Shapes the Brain, Opens the Imagination, and Invigorates the Soul, vui chơi theo bản chất của nó là hành động thực hiện mọi thứ "vì nó cần phải như thế". 

Vui chơi là:

  • Không có mục đích cụ thể
  • Tự nguyện
  • Sức hấp dẫn vốn có
  • Quên đi thời gian
  • Giảm bớt tự ý thức cái tôi
  • Tiềm năng cải thiện
  • Theo đuổi đam mê

Trong não bộ, vui chơi sẽ trực tiếp kích thích các yếu tố thần kinh (tăng trưởng thần kinh), amygdala (xử lý cảm xúc) và vỏ não trước trán (quyết định thực hiện). Các nghiên cứu đã chứng minh, chẳng hạn chuột sẽ phát triển não bộ hơn nữa thông qua đa dạng kích thích trong khi chơi đồ chơi và giao tiếp với những con chuột khác.

Cụ thể, các chỉ số cho sự đổi mới có thể được tìm thấy trong những ký ức vui chơi đầy cảm xúc ban đầu, nó trở nên mạnh mẽ hơn đối với trẻ em khi não bộ của chúng phát triển. Nhưng trên thực tế, khi nói đến sự đổi mới, vui chơi không nên dừng lại ở thời thơ ấu. Nếu bạn kết hợp nhiều cơ hội hơn để vui chơi tại không gian làm việc, bạn sẽ giúp nhân viên của mình vận động các cơ bắp tư duy sáng tạo để hướng đến ý tưởng sáng tạo tiếp theo. 

Ví dụ: hãy thử mời nhân viên của bạn động não mà không giới hạn thời gian (nghĩa là đảm bảo rằng không ai cảm thấy có lỗi khi tạm dừng các dự án) vào một buổi chiều nào đó để họ có thêm thời gian vui chơi cho lịch trình. Bằng cách khuyến khích khoảng thời gian này, bạn đang đặt kỳ vọng với nhân viên của mình rằng công việc của họ là sáng tạo và đổi mới và trách nhiệm của bạn với tư cách là người sử dụng lao động để tạo ra một môi trườnggiúp đổi mới.

Thiết lập giai đoạn đổi mới

Những công ty sáng tạo nhất trên thế giới luôn tối ưu hóa mọi khía cạnh của doanh nghiệp họ—bao gồm cả không gian làm việc vật lý. Không chỉ để thuê những người giỏi nhất trong số những người giỏi nhất để đổi mới với tốc độ cạnh tranh là không đủ, bởi lẽ những tài năng cần một không gian để làm tốt công việc của họ. Điều này cho phép bạn thiết lập giai đoạn cho những ý tưởng sáng tạo sẽ thúc đẩy doanh nghiệp của bạn tiến lên.

WeWork cung cấp cho các công ty giải pháp không gian ở mọi kích cỡ, giúp họ giải quyết những thách thức kinh doanh khó nhằn nhất.

Bạn quan tâm đến không gian làm việc? Hãy liên hệ.