Bí mật đằng sau thiết kế văn phòng thông minh

Những không gian văn phòng hiệu quả là tấm gương phản chiếu nhân viên – biết thích nghi, nhanh nhạy và luôn thay đổi

Không gian là một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy tương tác, truyền cảm hứng sáng tạo và tăng cao năng suất. Nhưng thế nào là một không gian tối ưu? Trong Khoa học không gian, chúng tôi sẽ đi sâu vào cách mà môn khoa học thiết kế có chủ ý biến bất kỳ môi trường làm việc nào thành một trải nghiệm toàn diện.

Bạn làm việc chăm chỉ trong không gian của mình, nhưng không gian đó hỗ trợ bạn đến đâu?

Tại “Khoa học không gian”, một sự kiện nghiên cứu mới được tổ chức ở WeWork 12130 Millennium Dr tại Los Angeles, Phó Chủ tịch phụ trách chiến lược về không gian làm việc của WeWork là cô Liz Burow cùng nhà thiết kế của Google và từng là nhà nghiên cứu ở MIT Media Lab, cô Chrisoula Kapelonis đã thảo luận về việc một văn phòng có thiết kế phù hợp có thể thực sự cải thiện trí nhớ, cải thiện tâm trạng và củng cố thương hiệu của bạn như thế nào.

Không gian làm việc có thiết kế phù hợp không chỉ mang vẻ ngoài bắt mắt – mà còn hỗ trợ bạn hoàn thành công việc, tạo động lực cho bạn và kết nối bạn với nhóm của mình. Theo Burow, không gian đó sẽ giúp nhân viên "tự do làm việc khi biết rằng những thứ khác đã được sắp xếp ổn thỏa". Việc coi một tòa nhà là cơ hội để thống nhất dữ liệu sẽ mang đến những góc nhìn quý giá về cách mọi người làm việc – thời gian họ dành ra ở một số không gian nhất định, nơi họ chuyện trò sôi nổi nhất hay những món đồ nội thất nào sẽ kích thích trí sáng tạo.

Burow giải thích rằng theo "đường cong Allen", giao tiếp giảm tỷ lệ nghịch với khoảng cách, do đó mà nhiều loại không gian, từ khu pantry, nhà bếp cho đến vô số phòng họp, được thiết kế sao cho các nhóm luôn gần gũi và sao cho phù hợp với nhiều loại nhiệm vụ, chức năng và cá tính. Khi hòa hợp cùng không gian, bạn sẽ thấy ngay thiết kế ảnh hưởng ra sao đến cách bạn làm việc. Ví dụ, hành lang hẹp sẽ thúc đẩy tính kết nối và tương tác, còn lộ trình hợp lý từ khối văn phòng đến không gian chung sẽ tăng trí nhớ bằng cách giảm đi những mối phân tâm (Như Burow nói, bạn sẽ không còn gặp những khoảnh khắc hoang mang "mình bước vào phòng này làm gì vậy nhỉ?").

Con người luôn sử dụng không gian cho những công việc mang tính bản năng tương tự nhau, như bảo vệ an toàn, ngủ và giao tiếp cộng đồng. Burow dẫn chứng rằng khi thiết kế văn phòng hiện đại, người ta sẽ hướng đến và chuyển các chủ đề này thành những hệ thống mà con người có thế trú ngụ, ví dụ như buồng, văn phòng hoặc phòng điện thoại, hoặc có thể gắn kết với cộng đồng. (Tuy nhiên, không giống như tổ tiên, chúng ta cần rất nhiều ổ cắm điện). Việc kiếm tìm "cảm giác vô hình" – mối quan hệ giữa cơ thể và môi trường – về cơ bản chính là những nguyên tắc tự chủ, công bằng, quen thuộc và thoải mái.

Kapelonis nghiên cứu về ảnh hưởng của thiết kế không gian đối với quá trình chúng ta sử dụng không gian đó, cũng như đưa ra dự đoán về cách kết hợp công nghệ để xây dựng những trải nghiệm mới. Cô cho biết, đa số không gian chưa đủ khả năng đáp ứng người dùng. Ở MIT, Kapelonis là mẹ đẻ của Escape Pod, căn phòng mà người làm việc bên trong có thể điều chỉnh mọi thứ, từ bố trí tầm nhìn cho đến chiều cao bàn làm việc, tạo điều kiện cho "những giây phút làm việc hiệu quả và thư giãn chỉ trong một không gian".

Bàn về thiết kế "không gian làm việc hoàn hảo", Kapelonis giải thích rằng điểm mấu chốt là bạn phải nhận ra không phải ai (hay công việc) nào cũng như nhau. Kết hợp dữ liệu chủ quan và khách quan là cách duy nhất để thiết kế không gian mang đến sự thoải mái cho tất cả mọi người. Escape Pod đã có được sự cân bằng tinh tế này bằng cách mang đến cho những người làm việc bên trong sự linh hoạt tối đa và khả năng tự bổ sung cho không gian qua những bảng điều khiển cá nhân có tính năng thay đổi đặc điểm của không gian đó (bạn hãy tưởng tượng một chiếc giường âm tường trang bị công nghệ cao, phòng khách biến thành phòng ngủ chỉ với một nút bấm). Đó chính là phong cách làm việc tự chọn của thế kỷ 21.

Khi công nghệ ngày càng phát triển và cải thiện, Kapelonis cho rằng việc ứng dụng những vật liệu "thông minh" – những sản phẩm có khả năng thay đổi một cách có kiểm soát do tác nhân bên ngoài như ánh sáng, nhiệt độ hay thậm chí là tâm trạng căng thẳng – vào không gian làm việc chính là xu hướng của tương lai Hiện tại, khi còn chưa đạt đến trình độ đó, cô cho rằng chúng ta có thể dùng công nghệ để tổ chức dữ liệu về năng suất và sức khỏe cảm xúc cũng giống như theo dõi sức khỏe thể chất vậy. Trong nghiên cứu của mình, Kapelonis tìm hiểu về những thiết bị đeo đo đạc mức độ hạnh phúc và căng thẳng dựa trên tương tác con người (có tiềm năng dẫn đến giao tiếp tốt hơn và giải quyết xung đột) và những ký hiệu siêu âm cá nhân thông báo cho bạn biết khi có bạn bè hoặc người quen ở một địa điểm nhất định. Sau cùng, không gian nơi bạn dành nhiều giờ trong cuộc đời có ảnh hưởng đáng kể đến tâm trạng của bạn là điều hiển nhiên. Việc tếp tục kết hợp những tính năng có ảnh hưởng tích cực đến con người nội tại của chúng ta sẽ đóng vai trò quan trọng trong thiết kế cho tương lai.

Những không gian văn phòng hiệu quả là tấm gương phản chiếu nhân viên – biết thích nghi, nhanh nhạy và luôn thay đổi. Cũng như việc không gian ảnh hưởng đến công việc của chúng ta, cách chúng ta làm việc cũng ảnh hưởng đến thiết kế hiệu quả. Có thể chúng tôi chưa có xe bay, nhưng chúng tôi có những văn phòng trực quan và đó là một điều đáng tự hào.  

Bạn đã sẵn sàng biến không gian thành công cụ hiệu quả? Chúng tôi có một số mẹo đơn giản giúp bạn cải thiện ngay môi trường làm việc.

Ứng dụng màu sắc. Theo Kapelonis, màu sắc ảnh hưởng rất nhiều đến chúng ta. Do đó, chọn đúng tông màu cho văn phòng là một yếu tố quan trọng để có một ngày vui vẻ. Những mảng vàng và cam sẽ kích thích trí sáng tạo, còn màu xanh dương và xanh lục lại đem đến cảm giác êm dịu. Nếu không thể sơn tường, bạn có thể trưng bày tác phẩm có những màu sắc này. Đây là một cách nhanh và dễ dàng để tận dụng sức mạnh của màu sắc.

Đừng bỏ quên ánh sáng. Ánh sáng phù hợp sẽ giúp bạn tăng sự tập trung, bớt mỏi mắt và trên hết là một ngày làm việc hiệu quả hơn. Hãy di chuyển bàn làm việc lại gần nơi có ánh sáng tự nhiên, đầu tư mua rèm chỉnh sáng (tái tạo lại trải nghiệm ánh sáng tùy chỉnh của Escape Pod). Lắp đặt bộ điều chỉnh độ sáng cho đèn trần hoặc mua đèn bàn có thể điều chỉnh độ sáng cũng sẽ giúp bạn nảy sinh những tâm trạng khác nhau trong ngày, tùy thuộc vào việc bạn đang đọc sách, dùng máy vi tính hay chỉ đang nghỉ ngơi.

Di chuyển. Theo Burow, mọi người thường có xu hướng biến bàn làm việc thành "cửa hàng tiện lợi" không thiếu thứ gì, nhưng việc ngồi lì một chỗ sẽ hạn chế bao điều mà bạn có thể làm trong một ngày làm việc. Bố trí những vị trí chung chiến lược, chẳng hạn như chỗ uống cà phê đến chỗ lấy đồ, sẽ giúp bạn liên kết với nhóm và duy trì thói quen giao tiếp.

Kết thúc sự kiện là chuyến tham quan không gian WeWork 12130 Millennium Dr, khách tham gia sẽ được khám phá những giải pháp thực tiễn trong việc đưa thiết kế không gian tối ưu vào cuộc sống. Bạn muốn xem tận mắt? Đặt tour tham quan ở gần bạn ngay hôm nay.

Bạn quan tâm đến không gian làm việc? Hãy liên hệ.