Данная статья представляет собой слегка отредактированную версию документа, подготовленного компанией Hamilton Place Strategies в партнерстве с Replica, с небольшими изменениями. Прочитать документ полностью можно здесь.
Пандемия COVID-19 заставила нас задуматься о том, как мы работаем, и что мы ценим на рабочем месте. До пандемии всего 3,4 процента американцев работали из дома. Но на пике изоляции согласно данным отчета Upwork в сотрудничестве с MIT почти половина сотрудников США работала удаленно. Сегодня все отрасли задаются вопросом, навсегда ли изменится понимание рабочего места бизнесом, работниками и клиентами.
Офис будет по-прежнему важен для многих компаний и сотрудников, а преимущества офисной среды, такие как обучение, наставничество и сотрудничество, останутся как никогда востребованными. Учитывая, что разработка действующей вакцины займет еще несколько месяцев — как реализовать преимущества офисной среды, обеспечивая безопасность и здоровье сотрудников? Одним из самых важных извлеченных уроков является то, что и компаниям, и сотрудникам нужна гибкость, и офисные помещения необходимо адаптировать.
Стоит ли нам возвращаться в офис?
Генеральные директора и руководители бизнеса, от Сундара Пичаи (Sundar Pichai) из Google до Джули Свит (Julie Sweet) из Accenture, говорили о важности офиса. Личное взаимодействие способствует развитию инноваций, укреплению взаимоотношений, культуры и не только. На самом деле, согласноотчету McKinsey за апрель 2020 г., в командах с совместным размещением легче выстраивается доверие и быстрее принимаются решения. Вероятно, это связано с тем, что люди предпочитают передавать сложную информацию лицом к лицу, говорится в отчете Brookings Institution.
Сотрудники хотят вернуться в офис. По данным опроса CivicScience, проведенного в мае 2020 года, в Нью-Йоркской агломерации количество респондентов, заявивших, что они предпочли бы работать в офисе хотя бы часть времени, не принимая во внимание вопрос безопасности, более чем вдвое превышало число тех, кто сказал, что предпочел бы оставаться полностью в удаленном режиме.
Большинство (76 процентов) респондентов заявили, что, по их мнению, офисная обстановка «очень важна» или «в некоторой степени важна» для совместной работы и инноваций. Примерно треть респондентов считают, что инновации и развитие Америки в долгосрочной перспективе в конечном счете пострадают, если большинство компаний продолжат работать удаленно.
Обучение и наставничество в офисной среде могут иметь важное значение для тех, кто только начинает свою карьеру. Согласно опросу, проведенному Smartsheet, большой процент сотрудников поколения Z и миллениалов считают, что нарушена связь с коллегами или имеются трудности с общением в результате работы в удаленном режиме. Видеоконференцсвязь не всегда способна обеспечить каждому место за столом, и «Zoom fatigue» (усталость от Zoom) — это вполне реальное явление.
Гибкий и безопасный возврат в офис
Планируя возврат в офис десятков, сотен или тысяч сотрудников, работодатели должны учитывать три аспекта: пространство, расположение и время.
Офисное пространство
Сотрудники должны чувствовать себя в безопасности, когда они находятся в офисе. Сюда входят меры по увеличению пространства и обеспечению чистоты и санитарных норм труда.
«Менее плотное» офисное пространство с соблюдением «профессионального дистанцирования» в соответствии с рекомендациями Центра по контролю и профилактике заболеваний (CDC) и местных органов управления. А также сюда входит расчет соответствующей площади на каждого сотрудника и организация рабочих мест для обеспечения безопасного расстояния между людьми.
«Менее плотное» офисное пространство также требует переосмысления зон общего пользования, методов взаимодействия и перемещения людей по офису. В результате может понадобиться модернизация систем вентиляции, увеличение площади переговорных комнат, изменение правил содержания кухни, организация движения по коридору в одном направлении, а также снижение пропускной способности лифтов. Новые правила уборки и повсеместная доступность дезинфицирующих средств и принадлежностей также будут иметь важное значение.
Расположение
В опросе CivicScience 70 процентов респондентов Нью-Йоркской агломерации заявили, что предпочитают офисные пространства в пешей доступности от дома. Более половины — 55 процентов — респондентов заявили, что будут чувствовать себя «немного» или «очень» некомфортно, добираясь до офиса, пока не будет разработана вакцина от COVID-19.
Для сокращения количества поездок сотрудников на работу, необходимо рассредоточить присутствие компании, а офисы распределить по городам ближе к их дому. Некоторые называют это «разветвленной моделью»: компании и организации имеют централизованный офис с рассредоточенными ветвями офисов по всему городу в районах, где живут сотрудники.
Время
В краткосрочной перспективе работодателям, вероятно, потребуется внедрить поэтапный возврат на работу с соблюдением рекомендаций по профессиональному дистанцированию, когда небольшие группы сотрудников будут приходить в офис в определенный момент времени. В долгосрочной перспективе работа в офисе и работа из дома больше не будут взаимоисключающими, поскольку некоторые компании предоставляют сотрудникам возможность их комбинировать.
При снижении плотности офисов и распределении сотрудников работодатели должны будут определить «критическую массу» людей, необходимую для каждой локации, чтобы они могли воспользоваться преимуществами сотрудничества и личного общения. Как только будут составлены поэтапные графики выхода на работу, сотрудники смогут приходить в офис и будут готовы решать задачи, требующие более плотного взаимодействия.
Работодатели уже оценили преимущества гибкого графика. В исследовании настроения трудовых ресурсов Америки (Pulse of the American Workforce Study) компании Prudential, проведенном в июне 2019 года, респондентов спросили, какие факторы, помимо компенсации, способны заставить американских работников остаться работать у своего нынешнего работодателя: 48 процентов заявили, что хотели бы иметь гибкий график работы.
Как гибкие рабочие места могут вернуть нас на работу
Уникальные возможности гибкого рабочего пространства позволяют вернуть людей на работу безопасно и в короткий срок. Однако не у всех работодателей есть финансовые и прочие ресурсы, чтобы быстро реализовать модель гибких рабочих пространств по всему городу. Задача компаний WeWork, IWG и Industrious заключается в предоставлении работодателям такой гибкости, мы уже продумали для своих клиентов решение вопросов, касающиеся пространства, расположения и временных затрат.
На примере офисов компании WeWork в Нью-Йорке ниже показано, как гибкие рабочие пространства могут обеспечить безопасный переход обратно в офисную среду.
Офисное пространство
Как крупнейший арендатор офисных помещений на Манхэттене, WeWork, предлагает компаниям возможность расширить свою деятельность, чтобы должным образом адаптироваться к правилам дистанцирования. Только на Манхэттене WeWork занимает почти 9 миллионов квадратных футов в более чем 60 локациях.
Во всех пространствах WeWork внедрены усиленные правила уборки и дезинфекции помещений в соответствии с рекомендациями Центра по контролю заболеваний и местных организаций здравоохранения для поддержания безопасности сотрудников.
Сотрудники могут быть уверены в безопасности своего офиса, а работодатели могут сэкономить денежные средства. Компания из четырех человек может сэкономить 24000 долл. США в среднем в год, арендуя помещения в WeWork, по сравнению с традиционной коммерческой недвижимостью согласно Отчету о глобальном влиянии компании WeWork в 2019 г.
Эта экономия становится особенно важной, поскольку компании любого размера сталкиваются с неопределенностью в современных экономических условиях. Со временем, когда ограничения, связанные с дистанцирование будут ослаблены, компании смогут по мере необходимости расширить офисные площади, чтобы вернуть в офис больше людей.
Расположение
Благодаря имеющейся сети гибких рабочих пространств по всему Нью-Йорку, WeWork и другие поставщики подобных услуг могут помочь компаниям в организации мест для встреч и работы их сотрудников в нескольких минутах ходьбы или езды на велосипеде.
Согласно первоначальному анализу Replica, инструменту планировки городов, который помогает решать ключевые вопросы транспортной инфраструктуры, около трети офисных работников Нью-Йорка (примерно 303 000 человек) могут проживать в 15 минутах ходьбы от ближайшей локации WeWork. Более 58 процентов офисных работников города, примерно 565 500 человек, живет в пределах 15 минут езды на велосипеде от WeWork.
Если рассматривать районы по отдельности, анализ Replica показал, что сильнее всего влияние ощущается на Манхэттене, где около 379865 человек, что составляет 96 процентов местных офисных работников, живущих в пределах 15 минут ходьбы или езды на велосипеде от WeWork. Половина всех офисных работников в Бруклине и четверть таких же работников в Квинсе живут в пределах 15 минут езды на велосипеде или ходьбы от WeWork.
Для офисных работников во всех пяти районах средняя протяженность пути на работу составляет почти семь миль. Между тем, офисные работники, которые находятся в пределах 15 минут ходьбы до ближайшей локации WeWork, могут сократить маршрут до одной мили. То есть дорога на работу сократится на 85%.
Распределение сотрудников по офисам также будет иметь важные дополнительные преимущества. Анализ Replica показал, что если бы работники пользовались возможностью добираться за 15 минут пешком или на велосипеде до ближайшей локации WeWork, а не до стандартного места работы, количество поездок на автомобиле в Нью-Йорке сократилось бы примерно на 45 000, а расстояние, пройденное транспортными средствами (VMT), уменьшилось бы на 225 000 миль в день — более 1 млн. миль в неделю.
Сокращение расстояния, пройденного транспортными средствами, на 225 000 миль в день равно снижению уровня выбросов CO 2 на 448 метрических тонн или эффекту от еженедельной высадки около 7 500 деревьев, по данным Агентства по охране окружающей среды (Environmental Protection Agency).
Более того, разветвленная модель может иметь дополнительные преимущества для других отраслей. Предприятия поблизости могут обеспечивать возможность сотрудникам работать, делать покупки и питаться поближе к дому.
Время
Гибкие рабочие пространства, такие как WeWork, уже настроены на поддержку различных способов использования офиса. Некоторые хотят находиться в офисе с 8 утра до 6 вечера, чтобы четко разграничить работу и дом, другим нужен офис из-за более надежного или быстрого подключения к Интернету или возможности использовать высококачественные принтеры.
Каждая локация WeWork имеет уникальный набор услуг, включая технологически необходимые атрибуты, такие как проводной Ethernet и доступ к Wi-Fi, многофункциональные принтеры и умные доски, а также преимущества для резидентов, например мероприятия для создания деловых связей.
Вот почему 80 процентов резидентов WeWork сообщают о повышении производительности после того, как воспользовались данной возможностью, а 54 процента считают, что ускорение роста компании —это заслуга WeWork. В долгосрочной перспективе такие офисные пространства смогут обеспечить для работодателей экономичный способ расширения или уменьшение площадей в зависимости от необходимости. Сотрудники смогут и дальше пользоваться преимуществами совместной работы, продуктивности и выстраивания отношений, которые дает работа в офисе.
Пандемия COVID-19 изменила наш подход к работе, но у нас есть возможность переосмыслить будущее рабочего места, и это будущее заключается в гибкости. Крайне необходимо продумать решения, которые сработают для всех отраслей промышленности и сегментов населения, включая офисных работников. Благодаря гибкости, которую обеспечивает WeWork и другие подобные компании, Нью-Йорк и другие города по всей стране могут безопасно вернуться к работе, что принесет пользу сотрудникам, экономике и окружающей среде.
Hamilton Place Strategies (HPS) — аналитическая консалтинговая компания по публичной политике с офисами в Вашингтоне, округ Колумбия, Нью-Йорке и Калифорнии. HPS использует предметный анализ для понимания сложных тем, а также креативные инструменты публичной политики для объяснения проблем целевой аудитории и связи с важными заинтересованными лицами.
Данные Replica — это оценка перемещений и связанных с ними показателей, полученных из совокупности обезличенных данных мобильного местоположения и других сторонних источников данных. Техническая методика содержит ряд защитных мер, гарантирующих невозможность повторной идентификации отдельной личности.
Компания CivicScience проводила опрос с 27 мая по 1 июня 2020 года среди взрослого населения от 18 лет и старше и соотнесла эти данные с данными переписи США в Нью-Йоркской агломерации по полу и возрасту.
