Esta é uma versão levemente editada de um artigo criado pela Hamilton Place Strategies em parceria com a Replica. Leia o artigo completo aqui.
A pandemia da covid-19 nos forçou a pensar sobre como trabalhamos e o que valorizamos no local de trabalho. Antes da pandemia, apenas 3,4% dos americanos trabalhavam em casa. Mas, no auge da paralisação, um relatório da Upwork, em parceria com o MIT, descobriu que quase metade da força de trabalho dos EUA estava trabalhando remotamente. Hoje, a questão em todos os setores é se haverá uma mudança permanente na maneira como as empresas, os trabalhadores e os clientes pensam sobre o local de trabalho.
O escritório continuará sendo importante para muitas empresas e trabalhadores, e os benefícios de um ambiente de escritório – como treinamento, orientação e colaboração – permanecem tão essenciais como sempre. Com uma vacina viável ainda vai levar meses, como podemos perceber as vantagens de um ambiente de escritório enquanto mantemos os funcionários seguros e saudáveis? Uma das lições mais importantes aprendidas é que empresas e os trabalhadores desejam flexibilidade, e o espaço do escritório precisará se adaptar.
Devemos voltar ao local de trabalho?
CEOs e líderes empresariais, de Sundar Pichai do Google a Julie Sweet da Accenture, falaram sobre a importância do escritório: A interação pessoal é importante para inovação, relacionamento, cultura e muito mais. De fato, um Relatório da McKinsey de abril de 2020 descobriu que as equipes instaladas têm mais facilidade para criar confiança e tomar decisões rapidamente. Provavelmente, porque as pessoas preferem comunicar informações complexas pessoalmente, segundo um Relatório da Brookings Institution encontrado.
Os funcionários querem voltar ao escritório. Em uma pesquisa CivicScience de maio de 2020 da área metropolitana de Nova York, o número de entrevistados dizendo que (exceto por questões de segurança) eles prefeririam trabalhar no escritório, pelo menos, parte do tempo foi mais do que o dobro do número que disse que preferia ficar totalmente remoto.
A maioria – 76% – dos entrevistados disse que achava que um ambiente de escritório era “muito importante” ou “de certa forma importante” para colaboração e inovação. Aproximadamente um terço dos entrevistados disseram sentir que a inovação e a engenhosidade de longo prazo da América acabariam sendo prejudicadas se muitas empresas continuassem a trabalhar remotamente.
O treinamento e orientação de um ambiente de escritório pode ser mais importante para aqueles que estão iniciando suas carreiras; grandes porcentagens de trabalhadores da geração Y e da geração Z relatam sentir-se menos conectados aos colegas de trabalho ou estão tendo dificuldades em se comunicar como resultado do trabalho remoto, de acordo com uma pesquisa da Smartsheet. Garantir que todos tenham um assento à mesa pode ser difícil durante a videoconferência, e a “fadiga do zoom” é algo real.
Uma estrutura de flexibilidade para retornar com segurança ao escritório
Quando os empregadores começam a planejar trazer dezenas, centenas ou milhares de funcionários de volta ao escritório, há três dimensões a serem consideradas: espaço, geografia e tempo.
Espaço
Os funcionários precisarão se sentir seguros quando estiverem no escritório. Isso significa criar espaço para se espalhar e garantir condições de trabalho limpas e sanitárias.
Isso significa espaço de escritório “desdensificado” com “distanciamento profissional” de acordo com as diretrizes dos Centros de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) e autoridades locais. Isso inclui considerar a metragem quadrada apropriada por funcionário e ajustar as mesas para garantir uma distância segura entre cada funcionário.
O espaço para “desdensificar” o escritório também exigirá uma reimaginação de áreas comuns e como as pessoas interagem e se movimentam pelo escritório. Isso pode levar a uma melhor ventilação, maior salas de conferência, novo protocolo para a cozinha, vias unilaterais e capacidade reduzida em elevadores. Protocolos de limpeza aprimorados e a disponibilidade onipresente de desinfetante para as mãos e suprimentos de desinfecção serão essenciais.
Geografia
Na pesquisa da CivicScience da área metropolitana de Nova York, 70% dos entrevistados disseram preferir um espaço de escritório a uma curta distância de casa. Mais da metade – 55% – dos entrevistados disseram que se sentiriam “um pouco” ou “muito” desconfortáveis ao irem para o escritório antes de haver uma vacina para covid-19.
Para reduzir o deslocamento dos funcionários, a capilaridade das empresas precisarão ser dispersas, com escritórios espalhados pelas cidades para atender as pessoas mais perto de casa. Alguns chamam isso de modelo ‘hub-and-spoke’: Empresas e organizações têm um escritório centralizado com escritórios espalhados por toda a cidade nos bairros onde os funcionários moram.
Horário
Em curto prazo, os empregadores provavelmente precisarão implementar abordagens escalonadas ou em fases para retornar ao trabalho e atender às recomendações de distanciamento profissional, com grupos de menos funcionários indo para o escritório a qualquer momento. A longo prazo, trabalhar no escritório e trabalhar em casa não será mais uma opção binária, com algumas empresas oferecendo aos funcionários a oportunidade de fazer as duas coisas.
Com escritórios desdensificados e escritórios espalhados, os empregadores precisarão determinar a “massa crítica” de funcionários necessária para cada local de escritório para colher os benefícios da colaboração e das interações pessoais. Depois que essas agendas escalonadas ou faseadas são implementadas, os funcionários podem entrar no escritório prontos para enfrentar os desafios que exigem maior colaboração.
Os empregadores já sabem que vale à pena oferecer aos funcionários um horário flexível. No estudo Pulse of the American Workforce Study da Prudential, realizado em junho de 2019, os entrevistados foram questionados sobre quais fatores, além da remuneração, incentivariam os trabalhadores americanos a permanecerem em seu atual empregador: 48% disseram que gostariam de um horário de trabalho flexível.
Como os espaços de trabalho flexíveis podem nos levar de volta ao trabalho
Os espaços de trabalho flexíveis estão posicionados de forma exclusiva para ajudar as pessoas a voltarem a trabalhar com segurança e rapidez. No entanto, nem todos os empregadores têm recursos, financeiros ou de outros tipos, para implementar rapidamente um modelo de espaço de trabalho flexível que se estende por toda a cidade.Empresas como WeWork, IWG e Industrious têm como objetivo fornecer aos empregadores essa flexibilidade e já refletiram sobre essas questões de espaço, geografia e tempo para seus clientes.
Com a WeWork e a cidade de Nova York como modelo, abaixo está como os espaços de trabalho flexíveis podem apoiar uma transição segura de volta ao ambiente de escritório.
Espaço
Como maior inquilino de espaço de escritório de Manhattan, a WeWork oferece às empresas espaço para expandir suas operações e implementar práticas de distanciamento adequadas. Só em Manhattan, a WeWork tem quase 2740 quilômetros quadrados em mais de 60 locais.
Em todos os espaços, a WeWork tem padrões elevados de limpeza e higiene para se alinhar com as orientações fornecidas pelo CDC e organizações de saúde locais para manter os funcionários seguros.
Os funcionários não só podem se sentir confiantes de que seu espaço de escritório é seguro, como também os empregadores podem economizar dinheiro; uma empresa de quatro pessoas pode economizar US $ 24.000 em média anualmente ao alugar na WeWork em comparação com imóveis comerciais tradicionais, de acordo com o Relatório de Impacto Global 2019 da WeWork.
Essas economias de custo se tornam especialmente importantes, pois empresas de todos os tamanhos enfrentam condições econômicas incertas. Conforme o tempo passa e as restrições de distanciamento diminuem, as empresas podem aumentar o espaço de escritório adicional conforme necessário para permitir que mais funcionários retornem ao escritório ao mesmo tempo.
Geografia
Através da rede existente de espaços de trabalho flexíveis em toda a cidade de Nova York, a WeWork e outros fornecedores semelhantes podem ajudar as empresas a oferecer a seus funcionários locais para se reunir e trabalhar que estejam a uma curta distância a pé ou de bicicleta.
Em uma análise original da Replica, uma ferramenta de planejamento urbano que ajuda as cidades a responder às principais perguntas sobre transporte, cerca de um terço dos funcionários de escritórios da cidade de Nova York – aproximadamente 303.000 pessoas – fica a 15 minutos a pé da WeWork mais próximo. Mais de 58% dos trabalhadores de escritório na cidade – aproximadamente 565.500 pessoas – vivem a 15 minutos de bicicleta de um escritório da WeWork.
Vendo os bairros individualmente, a análise da Replica descobriu que o impacto é sentido mais fortemente em Manhattan, onde 379.865 indivíduos, que representam 96% dos funcionários de escritórios locais, vivem a 15 minutos a pé ou de bicicleta da WeWork. Metade de todos os funcionários de escritório no Brooklyn e um quarto desses funcionários no Queens moram a 15 minutos de bicicleta ou a pé de uma WeWork.
Para os funcionários de escritório em todos os cinco distritos, o deslocamento médio é de quase dez quilômetros. Enquanto isso, os funcionários de escritório estão distantes apenas uma caminhada de 15 minutos da WeWork mais próxima, podendo reduzir o trajeto em até 1,5 quilômetros. Isso significaria uma redução de 85% nos quilômetros percorridos para esses trabalhadores.
Uma maior capilaridade de escritórios também traria benefícios externos importantes. A análise da Replica mostrou que, se os funcionários fizessem uma caminhada ou andassem 15 minutos de bicicleta para se locomover até a WeWork mais próxima, em vez de irem para o local de trabalho padrão, Nova York veria aproximadamente 45.000 menos viagens de carro e 225.000 menos veículo-milhas-percorridas (VMT) diariamente – mais de um milhão de VMT por semana.
Uma redução em 225.000 VMT por dia é aproximadamente equivalente ao corte de 448 toneladas métricas em emissão de CO2 , ou ao plantio de cerca de 7.500 árvores urbanas a cada semana, de acordo com o Agência de Proteção Ambiental.
Além disso, uma abordagem de centro operacional pode ter benefícios secundários para outros setores – ajudando as empresas do bairro a se recuperarem, permitindo que os funcionários trabalhem, comprem e comam mais perto de casa.
Horário
Espaços de trabalho flexíveis como a WeWork também já estão configurados para oferecer suporte às diferentes maneiras como as pessoas usam um escritório. Alguns querem estar em um escritório das 8 às 18 horas para ter limites distintos entre trabalho e casa, outros querem usar um escritório porque podem ter uma conexão à Internet mais confiável ou mais rápida ou usar impressoras de alta qualidade.
Cada local da WeWork apresenta um conjunto único de amenidades incluindo necessidades tecnológicas, como Ethernet com fio e acesso a WiFi, impressoras multifuncionais e placas inteligentes, e também benefícios para a comunidade, como eventos de networking.
É por isso que 80% dos membros da WeWork relataram aumento da produtividade desde a adesão e 54% creditam à WeWork a aceleração no crescimento da empresa. Em longo prazo, esses espaços podem fornecer uma maneira econômica de os empregadores aumentarem ou reduzirem o tamanho, conforme necessário. Os funcionários mantêm os benefícios da colaboração, produtividade e construção de relacionamentos resultantes do trabalho em um escritório.
A pandemia da covid-19 mudou a maneira como trabalhamos, mas temos a oportunidade de reformular o futuro do local de trabalho– e esse futuro é flexível. É fundamental pensar em soluções que funcionem para cada setor e segmento da população – incluindo funcionários de escritório. Com a flexibilidade que a WeWork e outras empresas como ela podem oferecer, Nova York e cidades de todo o país podem voltar ao trabalho com segurança de uma maneira que beneficie os funcionários, a economia e o meio ambiente.
A Hamilton Place Strategies (HPS) é uma empresa de consultoria em assuntos públicos analíticos, com escritórios em Washington, DC, Nova York e Califórnia. HPS usa análise substantiva para compreender tópicos complexos e ferramentas criativas de relações públicas para explicar os problemas para o público-alvo e para alcançar partes interessadas críticas.
Os dados da Replica são uma estimativa de movimentos e métricas associadas derivadas de uma composição de dados de localização móvel não identificados e outras fontes de dados de terceiros. A metodologia técnica contém uma série de medidas preventivas para garantir que um único indivíduo não possa ser identificado novamente.
A CivicScience realizou uma pesquisa de 27 de maio de 2020 a 1º de junho de 2020, entre adultos de 18 anos ou mais e ponderou esses dados de acordo com os números do Censo dos EUA para o DMA da cidade de Nova York para sexo e idade.
