De wetenschap achter slim ontworpen kantoren

Een geslaagde kantoorruimte is flexibel, intuïtief en altijd in ontwikkeling: net als de mensen die er werken

Ruimte is een krachtig hulpmiddel om betrokkenheid, innovatie en productiviteit te stimuleren. Maar hoe ziet de optimale ruimte er eigenlijk uit? In The Science of Space onderzoeken we hoe een wetenschappelijk onderbouwd, doelbewust ontwerp een werkomgeving kan transformeren in een holistische ervaring.

Jij werkt hard in je ruimte, maar werkt jouw ruimte ook hard voor jou?

Tijdens ‘The Science of Space‘, een recent leer-event gehouden op WeWork 12130 Millennium Dr in Los Angeles, hebben Liz Burow, WeWork VP voor werkplekstrategie, en Chrisoula Kapelonis, Google Designer en voormalig onderzoeker bij MIT Media Lab, gesproken over kantoorontwerpen die je geheugen, je humeur én je merk bevorderen.

Een goed ontworpen werkplek is meer dan alleen een visueel aantrekkelijke ruimte. Het is een plek waar je je werk gedaan krijgt, waar je gemotiveerd blijft en waar je in contact blijft met je team. Volgens Burow kunnen medewerkers hierdoor "vrijuit werken omdat ze zeker weten dat alles goed is geregeld". Wanneer je een gebouw ziet als een kans om diverse gegevens te combineren, krijg je waardevol inzicht in de werkwijze van mensen: hoe lang blijven ze in bepaalde ruimten, waar voeren ze de meest levendige gesprekken, en welk soort meubilair stimuleert de creativiteit.

Burow legde uit dat communicatie afneemt naarmate de afstand groeit (de zogenaamde Allen-curve). Daarom zijn diverse ruimten, van de keuken tot de meeting room, ontworpen om teams met verschillende taken, functies, en persoonlijkheden dicht bij elkaar te houden. Wanneer je let op de ruimte, kun je gemakkelijk zien hoe het ontwerp je manier van werken beïnvloedt. Smalle gangen bevorderen bijvoorbeeld de verbondenheid en interactie, terwijl een logische stroom van kantoorunits naar gemeenschappelijke ruimten het geheugen stimuleert doordat er minder afleiding is. (Volgens Burow voorkom je hiermee het afschuwelijke moment dat je in een ruimte komt en je niet meer weet waarom.)

Mensen hebben ruimten altijd gebruikt voor dezelfde instinctieve taken zoals veiligheid, slaap en samenzijn. Burow vertelt dat het ontwerp van moderne kantoren deze thema’s vertaalt naar systemen waar mensen zich ofwel kunnen terugtrekken, bijvoorbeeld in compartimenten, kantoren of telefooncellen, of juist contact met de gemeenschap kunnen zoeken. (In tegenstelling tot onze voorouders hebben we wel veel stopcontacten nodig.) Het vinden van een gevoel van ‘onzichtbare tactiliteit’ (de relatie van het lichaam met de omgeving) is gerelateerd aan de principes van autonomie, rede, herkenbaarheid en comfort.

Uit onderzoek van Kapelonis blijkt hoe het ontwerp van ruimten van invloed is op de manier waarop we ze gebruiken. Kapelonis voorspelt ook hoe we technologie kunnen integreren om nieuwe ervaringen te creëren. Volgens haar zijn de meeste ruimten niet voldoende afgestemd op de gebruikers. Bij het MIT heeft Kapelonis de Escape Pod ontworpen, een ruimte waarin werknemers alles kunnen aanpassen, van zichtbaarheidsinstellingen tot bureauhoogte, waardoor "momenten van productiviteit en ontspanning binnen één enkele ruimte" gemakkelijker kunnen worden afgewisseld.

Bij het ontwerpen van de ‘perfecte werkplek’ moet worden bedacht dat niet alle medewerkers (en functies) identiek zijn, aldus Kapelonis. Het combineren van subjectieve en objectieve gegevens is de enige manier om ruimten te ontwerpen waarin uiteenlopende mensen zich op hun gemak voelen. In de Escape Pod werd dit delicate evenwicht bereikt door gebruikers maximale flexibiliteit te bieden en ze in staat te stellen om de specifieke kenmerken van de ruimte zelf aan te passen met afzonderlijke panelen (zoals een hightech versie van een bedkast, waarmee een woonkamer eenvoudig kan worden veranderd in een slaapkamer). Het is een 21e-eeuwse, volledig naar eigen wens in te richten manier van werken.

Kapelonis is ervan overtuigd dat de snel evoluerende technologie in de nabije toekomst zal leiden tot werkplekken waarin steeds meer ‘slimme’ materialen zijn geïntegreerd, dat wil zeggen producten die op een gecontroleerde manier door externe stimuli, zoals licht, temperatuur, of zelfs stress kunnen worden geregeld. Zover zijn we nog niet, maar volgens haar kunnen we technologie nu al gebruiken om gegevens over productiviteit en emotioneel welzijn in kaart te brengen op dezelfde manier als we dat doen voor onze fysieke gezondheid. Kapelonis heeft ook onderzoek gedaan naar wearables die vreugde en stress meten aan de hand van menselijke interactie (waardoor communicatie en conflictoplossing kunnen worden verbeterd) en individuele sonische handtekeningen die je waarschuwen wanneer er zich vrienden of relaties in een bepaalde locatie bevinden. Het is tenslotte alleszins aannemelijk dat een ruimte waarin je zo veel uren van je leven doorbrengt, een belangrijke invloed heeft op je humeur. De integratie van functionaliteit die een positieve invloed heeft op ons gemoed, zal een belangrijke rol spelen bij de ontwerpen voor de toekomst.

Een geslaagde kantoorruimte is flexibel, intuïtief en altijd in ontwikkeling; net als de mensen die er werken. En zoals onze ruimten ons werk beïnvloeden, zo zijn onze werkwijzen ook van invloed op goede ontwerpen. We hebben misschien geen vliegende auto’s, maar we hebben wel intuïtieve kantoren, dus daar gaan we voor.  

Heb jij al een ruimte die voor jou werkt? Er zijn een aantal eenvoudige trucs waarmee je je omgeving nu direct al een boost kunt geven.

Werk met kleuren. We worden sterk beïnvloed door kleuren, dus het aanbrengen van de juiste kleurnuances in je kantoor is een belangrijke bouwsteen voor een goede dag, volgens Kapelonis. Gele en oranje tinten bevorderen de creativiteit, terwijl blauw en groen kalmerend werken. Als het niet mogelijk is de muren te schilderen, kun je kunstwerken met deze kleuren gebruiken als snelle en gemakkelijke oplossing om de kracht van de regenboog te benutten.

Pas je verlichting aan. Met de juiste verlichting kun je beter focussen, worden je ogen minder snel moe en heb je een betere werkdag. Plaats je bureau zo dicht mogelijk bij natuurlijk licht en investeer waar mogelijk in aanpasbare kleurschakeringen (zoals in de Escape Pod). Je kunt ook een dimmer op je plafondverlichting installeren of een regelbare lamp aanschaffen die je kunt aanpassen aan verschillende stemmingen tijdens de dag, bijvoorbeeld wanneer je leest, achter de computer zit of even pauze neemt.

Blijf in beweging. Het kan verleidelijk zijn om je bureau geheel zelfvoorzienend te maken. Maar als je nooit een reden hebt om op te staan, kan dit je werkcapaciteit op een dag negatief beïnvloeden, zegt Burow. Door strategisch gelegen gemeenschappelijke plekken te creëren, zoals de koffiemachine of de voorraadkast, blijf je in contact met je team en houd je de communicatie open.

Het event werd afgesloten met een tour door de ruimte van WeWork 12130 Millennium Dr, waar de deelnemers zelf konden constateren hoe een optimaal ontworpen ruimte eruitziet. Wil jij ook eens een kijkje nemen? Boek een rondleiding bij jou in de buurt.

Geïnteresseerd in een werkplek? Neem contact met ons op.