코로나19로 인한 제재가 완화되고 다시 정상으로 돌아가려는 사회의 노력이 진행됨에 따라 모든 직원이 완전히 달라진 업무 방식에 적응해야 하는 상황이 되었습니다.
WeWork의 오피스 공간 역시 사회적 거리두기 규칙에 맞춘 새로운 디자인과 한층 강화된 청소 기준과 함께 정상적인 운영 상태로 돌아오는 중입니다. 친숙했던 복도는 이제 일방 통행으로 건물을 빙빙 도는 형태로 탈바꿈했고 구석구석에는 손세정제를 비치했습니다. 미팅룸도 보다 널찍하게 느껴지실 겁니다.
업무 시간 중 일부라도 재택근무를 계속하길 원하는 직원도 있겠지만 대부분은 오피스로 복귀하고 싶어 합니다. 원격 근무에는 다양한 장점이 있지만 화상 통화만으로는 부족한 부분이 있는 것도 분명한 사실이죠. 협업, 문화, 혁신, 멘토링 등은 모두가 동일한 업무공간을 사용해야만 더 발전할 수 있는 부분입니다.
그렇다면 팀원이 다시 오피스로 복귀할 준비가 되었을 때, 직원들의 건강과 안전을 보호하기 위해 기업에서 할 수 있는 일은 무엇일까요? 오피스마다 다르겠지만 대부분 업무공간에 적용되어야 할 사항은 다음과 같습니다.
- 보다 집중적이고 잦은 청소 체계 실행
- 오피스에서 근무하는 직원들을 위해 전략적으로 배치한 표지판
- 비누 디스펜서 및 물티슈와 같은 위생 관련 물품 제공
- 냉난방공조 시스템 및 창문을 활용한 실내 공기 흐름 개선
- 사회적 거리 유지가 불가능한 경우를 대비한 마스크 착용의 의무화
무엇보다 명확하게 전달되고 쉽게 준수할 수 있는 사회적 거리두기 지침이 탈바꿈한 업무공간의 기반이 될 것입니다. 업무공간에서의 사회적 거리두기를 구현할 방법을 살펴보기 전에, 사회적 거리두기의 의미에 대해 이야기해보도록 하겠습니다.
사회적 거리두기란?
사회적 거리두기는 코로나19의 확산을 방지하기 위해 사람 간 물리적 접촉을 제한하는 조치입니다. 주로 붐비는 공간을 피하고 사람 간 최소 2m를 유지하며 포옹이나 악수와 같은 사회적 신체접촉을 피하는 방식이죠.
질병의 확산을 늦추기 위해서는 사회적 거리두기와 함께 눈과 입을 만지는 것을 피하고 공공장소에서는 마스크를 착용하며, 비눗물로 20초 이상 손을 씻는 등의 예방 조치가 함께 이루어져야 합니다. 20초는 "생일 축하합니다" 노래를 2번 부르는 것과 비슷한 시간입니다.
사회적 거리두기가 중요한 이유
미국 질병통제예방센터(CDC)에 따르면 사회적 거리두기는 사회를 안전하게 다시 개방하는 과정에서 코로나19의 확산을 줄일 수 있는 가장 효과적인 방법입니다. 코로나바이러스의 기능 방식에 대한 연구가 여전히 진행 중이지만, 글로벌 보건 기구의 연구를 통해 밝혀진 부분은 코로나19가 증상을 가볍게 앓은 감염자나 무증상 감염자를 통해 빠르게 확산된다는 점입니다.
무증상 보균자는 접촉하는 표면과 눈에 보이지 않는 공기 중 비말을 통해 바이러스를 퍼뜨립니다. 자신이 건강하다고 느끼기 때문에 친구 집을 방문하는 등의 사회적 활동을 계속할 확률이 크죠.
사회적 거리두기가 중요한 이유는 개인이 바이러스에 감염될 위험을 방지할 뿐만 아니라, 감염자가 근처에 있는 사람에게 무의식적으로 코로나19를 전염시킬 확률을 크게 줄여주기 때문입니다. 사회적 거리두기는 노년층이나 기저질환이 있는 사람들처럼 바이러스 감염 시 심각한 증상이 발현될 확률이 큰 소수의 사람을 보호하는 데 특히 중요합니다.
코로나19와 관련해 새로운 정보가 계속 밝혀지고 있지만 모든 전문가가 동의하는 한 가지는 바로 사회적 거리두기가 바이러스 확산 방지에 큰 도움이 된다는 점입니다. 코로나19 환진 사례가 다시 증가하는 요인에는 여러 가지가 있지만 CDC를 비롯한 전문가들은 사회적 거리두기를 제대로 실천하기만 해도 질병의 확산을 크게 늦출 수 있다는 결론을 내렸습니다.
WeWork는 여러분의 팀이 건강과 안전을 최우선으로 생각하고 사회적 거리두기를 준수하는 코워킹 스페이스에서 업무를 볼 수 있도록 다양한 조치를 새롭게 도입했습니다. WeWork의 모든 빌딩에 강화된 방역 기준이 적용되었으며, 공용 공간을 재설계해 지그재그식 좌석배치로 버퍼 존을 만들었습니다. 또한 팀이 안전하게 업무공간을 사용할 수 있도록 안내 표지판을 비치했습니다. 넉넉한 프라이빗 오피스와 1인용 열린 업무공간 등 WeWork의 핵심 기능은 대부분 그대로 유지하면서 모두를 위한 환경을 조성할 것입니다.
팀별 사회적 거리두기를 위한 팁
1. 동료와 2m 간격 유지
사회적 거리두기의 기본입니다. 동료와 최소 2m의 간격을 유지하세요. 다음을 통해 이 규칙을 지킬 수 있습니다.
- 소개 자리에서 악수나 포옹을 하는 습관 없애기
- 개인 공간 확보를 우선시하는 책상 재배치- 업무 시 두 사람이 서로 마주보지 않도록 좌석 배치
- 빌딩을 돌아다닐 때 편안하게 돌아다닐 수 있는 간격 유지
팀이 이 새로운 사회적 거리두기 규칙을 지킬 수 있도록 WeWork는 공용 공간과 미팅룸 사용 가능 인구 밀도를 조정해 각자 공간을 더 많이 확보할 수 있도록 했습니다. 버퍼 존이나 라운지와 팬트리에서 사용 가능 좌석을 표시한 스티커, 일방 통행을 나타내는 표지판, 엘리베이터 사용 가능 인원 축소 등으로 개선 사항을 확인하실 수 있습니다.
프라이빗 오피스의 멤버는 투명 파티션을 설치하거나 로테이션 근무 같은 조직적 변화를 통해 사회적 거리두기 지침을 준수하는 방향으로 업무공간을 개조하는 것이 좋습니다. WeWork 직원이 업무공간 재설계를 위한 조언을 해드립니다.
2. 밀집 구역 피하기
빌딩에서 카페테리아, 키친, 로비, 커피 바와 같이 사람들이 모이는 공간을 확인해 계획을 세우거나 이 같은 공간에 아예 접근하지 않도록 합니다. 공용으로 사용하는 식당이 아닌 자기 자리에서 식사를 하거나 사람들이 엘리베이터를 많이 사용하는 시간대를 피하도록 점심 시간을 바꿔보세요.
WeWork는 가능한 공간에서는 편의시설 구역을 계속 운영하고 있습니다. 게임룸, 당구대, 바리스타 바는 새롭게 강화된 기준에 맞춰 정기적으로 청소하고, 각 공간마다 고유한 거리두기 지침 및 최대 수용 인원을 명확히 알리기 위한 표지판을 비치하고 있습니다.
3. 외부 미팅 주최
대면 미팅은 최대한 줄이도록 하세요. 팀이 한 곳에 모여야만 하는 상황이라면 사회적 거리두기를 지킬 수 있는 빌딩 외부 또는 미팅룸에서 회의를 주최하는 것이 좋습니다.
WeWork는 최대 수용 인원을 줄이고 의자를 없애며 사용 가능한 좌석을 라벨로 표시하는 등 모든 미팅룸을 새롭게 구성했습니다. 멤버 앱에는 새로운 미팅룸 인원이 표시되고 문과 테이블에는 미팅룸 사용 시 참석자 간 거리를 유지해야 한다는 표지판이 붙어 있습니다. WeWork 빌딩 많은 곳에서 테라스와 정원 같은 야외 공간을 제공하고 있으며, 이는 멤버가 안전하게 만날 수 있는 넓은 개방 공간입니다.
4. 영상 회의 툴 활용
지난 몇 달 동안 영상 회의 소프트웨어의 사용률이 크게 증가했습니다. 사람들이 점점 더 많이 오피스로 복귀해도 Zoom, Google Hangouts Meet, Skype 같은 툴은 계속 팀의 소통과 협업에 중요한 역할을 할 것입니다. 이는 기업 내부뿐 아니라 지금껏 대면해 왔던 클라이언트나 고객과의 관계에도 적용될 확률이 큽니다.
가능하다면 대면 미팅 대신 영상 회의 툴을 활용하세요. 원격 근무 중인 동료는 물론 같은 건물에 있는 동료와 얘기할 때도 영상 회의 툴을 사용하는 것이 좋습니다. 많은 WeWork 공간에는 개별적으로 사용할 수 있는 폰 부스가 마련되어 있습니다. 주변 사람들과 사회적 거리두기를 유지하며 영상 회의에 참석할 수 있는 이상적인 공간이죠.
5. 펜이나 문서 같은 물건 공유 금지
꼭 필요한 것이 아니라면 인쇄는 최대한 피하는 것이 좋습니다. 이는 환경을 위해서도 항상 염두에 두어야 하는 부분이죠. 또한 지금과 같은 시기에는 문구류나 문서 같은 물건을 팀에서 공유하지 않는 편이 좋습니다. 코로나19는 단단한 표면에서 몇 시간은 물론 며칠 동안 생존할 수 있습니다. 인쇄 문서를 종이 비행기로 접어 날리지 않는 이상 문서를 다른 팀원에게 넘기는 행위는 사회적 거리두기를 위반하는 것입니다.
이를 준수하려면 인쇄 문서를 활용하던 기존의 업무 방식을 버리고 새로운 방식을 고안해야 할 수 있습니다. 팀이 오피스로 복귀하기 전 새로운 규정을 알리고 무심결에 평소 습관대로 행동하는 이가 없는지 주의를 기울이시기 바랍니다.
6. 가능한 한 계단 이용하기
엘리베이터는 정말로 사용해야 할 이들을 위해 남겨두고 업데이트된 빌딩 이용 지침을 숙지하세요. 대부분 엘리베이터 정원을 최소 50%로 줄였습니다. 로비에서 엘리베이터를 기다리는 동안에도 주변 사람들과 최소 2m의 간격을 유지해야 합니다. 공간 내 엘리베이터 로비와 엘리베이터 내부는 WeWork에서 관리하며 층마다 표지판에는 안전한 거리두기 지침이 안내되어 있습니다.
가능하다면 계단을 이용하는 습관을 들이세요. 가능한 한 계단을 한 방향으로만 사용하도록 지정해 두었기 때문에 데스크까지 이동하며 다른 사람과 스칠 확률이 크게 줄어듭니다. WeWork는 임대인과 자산 관리자와 협력하여 새로운 엘리베이터 지침과 탑승객 제한을 시행하고 있습니다.
7. 새로운 표지판 숙지
사람들이 일방 통행을 하며 빌딩을 이용할 수 있도록 대형 상점이나 공공 장소에서처럼 오피스에도 이를 안내하는 다양한 표지판이 게시될 예정입니다. 즉, 복도에서 다른 사람과 스치는 일을 방지하기 위해 평소 이용하던 길이 아닌 다른 길을 이용하거나 자유롭게 이용하던 계단은 올라가거나 내려가는 한 가지 용도로만 지정될 수 있다는 의미죠. 그러니 협력이 특히 중요합니다. 사람들이 안내를 잘 따를수록 시스템 효과도 높아집니다.
WeWork 코워킹 스페이스에서 살펴봐야 할 사항은 다음과 같습니다. 이제 라운지와 복도에는 새로운 지침과 모범 사례를 명확하게 알려주는 안내가 게시됩니다. 바닥과 벽면에 한 방향 움직이기를 도울 비닐 표지가 보이실 겁니다. 이는 대부분 안전 거리를 나타내는 2m 간격으로 붙어 있습니다. 공용 공간과 미팅룸에서는 좌석 간 버퍼 존 확보를 위한 컬러 표지 확인할 수 있습니다.
8. 잘못된 부분은 알리기
대부분의 조치는 직원의 오피스 복귀 전 업무공간 내 사회적 거리두기 준수를 위해 고안되었기 때문에 실제로 사람들이 공간을 사용하기 시작하면 예기치 않은 문제가 발생할 수도 있습니다.
오피스에서 안전한 사회적 거리두기가 불가능한 구역을 발견하시면 이를 적어 두었다가 팀 및 오피스 매니저에게 알려주시기 바랍니다. 새로운 오피스 배치는 상황에 따라 유연하게 변경할 수 있어야 하므로 병목 현상이 생기게 되는 부분이나 모호한 표지판은 수정될 수 있습니다.
9. 마스크 착용
사방이 막힌 통로나 엘리베이터 등 불가피하게 2m 간격을 유지할 수 없는 경우도 있습니다. 이런 경우에는 반드시 마스크를 착용해야 하며 얼굴을 마주하는 일은 최대한 피해야 합니다.
WeWork 커뮤니티 팀과 협력업체는 음식이나 우편물을 처리할 때 항상 마스크와 장갑을 착용합니다. 어디에 있든 마스크를 소지하는 것이 좋으며, 만약 마스크를 분실했거나 깜빡 잊었다면 팀 멤버에게 말하세요. 일회용 마스크를 제공해줄 수도 있습니다.
팀별 사회적 거리두기 전략
오피스의 평상시 수용 인원을 파악하는 것이 효과적인 사회적 거리두기 전략의 핵심입니다. 데스크를 옮기고 배치를 변경하고 표지판을 배치하기 전 정해진 시간 오피스의 각 구역에 몇 명의 사람이 있을 것인지 제대로 파악하는 것이 좋습니다. 일단 사회적 거리두기를 유지하는 선에서 오피스에 몇 명의 직원이 상주할 수 있을지 파악한 다음 안전한 이동을 위한 관리 조치를 계획하세요.
오피스에 있을 직원 결정
직원의 업무와 원격 근무가 가능한 사람, 오피스로 돌아오고 싶어하는 사람 등을 파악하고, 직원의 개인적 상황도 고려해야 합니다. 직원이나 직원 가족이 코로나19에 감염될 경우 중증에 걸릴 위험이 큰 사람이 있는지 확인하는 것도 좋습니다.
모든 업무공간의 수용 인원 측정
데스크 간 공간을 충분히 확보하는 것이 중요 시작점이지만 직원이 오피스의 모든 구역에서 사회적 거리를 유지할 수 있어야 한다는 점을 명심하시기 바랍니다. 엘리베이터나 출입구처럼 통행량이 많은 곳이나 키친이나 화장실 같은 소규모 공간은 물론 프린터, 스캐너, 기타 공유 시설로 인해 사람들이 모일 확률이 높은 공간을 파악하세요.
직원을 몇 개 그룹으로 나눠 시차를 두고 출근하도록 하기
오피스가 꽉 차는 상황이 발생하지 않도록 팀을 하나 이상의 그룹으로 나눠 시차를 두고 출근하도록 합니다. 예를 들어, 팀을 반으로 나눠 한 주씩 돌아가며 오피스 근무와 재택 근무를 하게 합니다. 이렇게 하면 오피스의 인원이 반으로 줄어 공간 밀도가 감소하며 직원 간 사회적 거리두기도 더 쉽게 준수할 수 있습니다.
직원이 대중교통 이용을 자제하도록 지원
사회적 거리두기 전략은 오피스를 벗어난 곳까지 확장되어야 합니다. 팀원이 러시아워를 피해 출퇴근 시간을 자율적으로 선택할 수 있도록 합니다. 현지 교통 당국에서 권고하는 사항에 주의를 기울이고 관련 지침을 정책에 통합하세요. 직원에게 자전거 사용 바우처나 차량 공유 서비스 크레딧을 제공하는 등 대안적인 교통 수단을 활용할 동기를 부여하는 것도 좋습니다.
팀을 위한 사회적 거리두기 전략을 세우기로 결정했다면 직원이 오피스로 복귀하기 전 이러한 계획을 분명히 알려야 합니다. 코로나바이러스 팬데믹은 그 누구도 예측할 수 없는 방식으로 업무 규범을 바꿔놓았으며, 업무공간을 사용하는 사람들의 건강과 안전이 그 어느 때보다도 중요한 우선순위를 차지하게 되었습니다. 팀이 새로운 업무 방식에 익숙해질 수 있도록 준비된 자세로 유연하게 지침을 조정해 나가세요.
Steve Hogarty는 런던에 기반을 둔 작가이자 저널리스트입니다. City AM 신문의 여행 에디터이자 City AM Magazine의 부편집장으로 기술, 여행, 엔터테인먼트를 주로 다룹니다.
